Phần mềm quản lý khu nghỉ dưỡng hoạt động như thế nào?

1. Bắt đầu bằng yêu cầu hoặc đặt chỗ nghỉ dưỡng

Một số kỳ nghỉ dưỡng bắt đầu bằng việc đặt chỗ trực tuyến trực tiếp.

Một số trường hợp bắt đầu bằng việc người tổ chức hỏi về ngày, số lượng phòng, quy mô nhóm, nhu cầu chương trình, bữa ăn, không gian họp hoặc gói dịch vụ.

Điều quan trọng là thông tin thu thập lúc ban đầu có thể tiếp tục được sử dụng trong cùng quy trình đặt chỗ về sau.

Với Booking Ninjas, Công cụ đặt chỗ có thể hỗ trợ đặt chỗ trực tuyến, trong khi nhân viên có thể xử lý các đặt chỗ thông qua Quản lý đặt chỗ .

Nếu bạn muốn tìm hiểu đơn giản hơn về phía khách hàng, Trung tâm Kiến thức giải thích cách thức hoạt động của đặt chỗ trực tuyến .

2. Hệ thống kiểm tra tình trạng còn chỗ thực tế

Trước khi xác nhận một kỳ nghỉ dưỡng, hệ thống cần biết chính xác những gì có thể được đặt.

Các hạng mục này có thể bao gồm phòng riêng, phòng chung, cabin, nhà nghỉ, phòng họp, không gian tổ chức hoạt động hoặc các tài nguyên khác có thể đặt.

duy trì kết nối các hạng mục có thể đặt với những đặt chỗ hiện có và các quy tắc chi phối thời điểm có thể cung cấp chúng. Quản lý tình trạng còn chỗ

Các trung tâm nghỉ dưỡng cũng có thể cần phân biệt một dịch vụ còn trống hay không với sức chứa của dịch vụ đó. Trung tâm Kiến thức giải thích tình trạng còn chỗ và sức chứa khác nhau như thế nào .

Điều này đặc biệt hữu ích khi có nhiều kỳ nghỉ dưỡng diễn ra vào những ngày gần nhau.

3. Nhóm nghỉ dưỡng được kết nối mà vẫn quản lý riêng từng khách

Đặt chỗ theo nhóm là một trong những lý do chính khiến việc quản lý nghỉ dưỡng phức tạp hơn đặt phòng thông thường.

Một người tổ chức có thể đặt nhiều phòng, nhưng nhân viên vẫn cần biết ai ở phòng nào, khách nào đã thanh toán, còn thiếu thông tin gì và khách nào thuộc cùng một kỳ nghỉ dưỡng.

Booking Ninjas Đặt chỗ theo nhóm có thể giữ nhiều phòng, khách, ngày, không gian hoặc các đặt chỗ liên quan được kết nối theo cùng một nhu cầu nhóm.

Có thể xem cả nhóm như một thể thống nhất, đồng thời quản lý riêng thông tin từng khách khi cần.

Trung tâm Kiến thức cũng giải thích cách hoạt động của đặt chỗ theo nhóm .

4. Khách được phân vào đúng phòng và không gian

Khi kỳ nghỉ dưỡng bắt đầu thành hình, cần phân công phòng và không gian thực tế cho nhóm.

Một người tham gia có thể cần phòng riêng. Hai khách có thể ở chung. Một gia đình có thể ở cùng nhau. Một số người có thể ở bên ngoài khu nghỉ dưỡng nhưng vẫn tham gia chương trình.

Các phân công này cần luôn được liên kết với hồ sơ đặt chỗ và tình trạng còn chỗ.

Nếu khu nghỉ dưỡng cũng sử dụng phòng họp, phòng trị liệu, không gian tổ chức hoạt động hoặc các tài nguyên dùng chung khác, Lập lịch tài nguyên có thể được đưa vào khi cần quy trình đó.

5. Giá và gói nghỉ dưỡng luôn được liên kết

Giá nghỉ dưỡng có thể được tính theo nhiều cách.

Booking Ninjas Quản lý giá có thể hỗ trợ cơ cấu giá mà trung tâm nghỉ dưỡng sử dụng, bao gồm các loại chỗ ở, ngày, gói dịch vụ khác nhau và các quy tắc giá đã cấu hình.

Mô hình định giá cụ thể phụ thuộc vào cách trung tâm nghỉ dưỡng bán các kỳ lưu trú và chương trình.

6. Tiền đặt cọc, hóa đơn và số dư vẫn được liên kết với đặt chỗ

Việc thanh toán trở nên phức tạp khi thông tin đặt chỗ được lưu ở một nơi, còn tiền đặt cọc, hóa đơn và các khoản phí phát sinh lại nằm ở nơi khác.

Với Quản lý hóa đơn , hồ sơ thanh toán có thể được liên kết với khách, nhóm, đặt chỗ hoặc dịch vụ phát sinh khoản phí.

Tùy theo quy trình thanh toán đã cấu hình, các mục này có thể bao gồm tiền đặt cọc, khoản thanh toán một phần, phí nghỉ dưỡng, phí lưu trú, dịch vụ bổ sung, hóa đơn và số dư còn lại.

Trung tâm Kiến thức đưa ra một ví dụ đơn giản về cách đặt chỗ liên kết với hóa đơn .

Booking Ninjas không nhất thiết phải thay thế hệ thống kế toán tổng hợp của trung tâm nghỉ dưỡng. Phần mềm kế toán có thể vẫn hoạt động riêng và kết nối thông qua các tích hợp được hỗ trợ khi cần.

7. Khách có thể tự xem những thông tin mình cần

Nhân viên khu nghỉ dưỡng thường xuyên phải trả lời đi trả lời lại cùng những câu hỏi.

Một Cổng thông tin khách có thể cung cấp một nơi tự phục vụ để xem thông tin đặt chỗ, thanh toán, tài liệu, yêu cầu và các thông tin khác mà trung tâm nghỉ dưỡng lựa chọn hiển thị.

Trung tâm Kiến thức giải thích khái quát hơn về khách hàng có thể làm gì thông qua cổng thông tin .

Khách không cần quyền truy cập vào toàn bộ hệ thống nội bộ. Cổng thông tin là giao diện dành cho khách, trong khi nhân viên tiếp tục làm việc với các hồ sơ vận hành phía sau.

8. Việc đặt chỗ tiếp tục được sử dụng trong suốt kỳ nghỉ thực tế

Việc đặt chỗ không nên trở nên vô ích sau khi khách đến nơi.

Booking Ninjas Nhận phòng / Trả phòng giúp liên kết việc khách đến và rời đi với thông tin đặt chỗ.

Trong thời gian lưu trú, nhân viên cũng có thể cần xử lý việc đổi phòng, yêu cầu, hoạt động, bữa ăn, giao dịch mua hàng và các dịch vụ khác.

Quản lý yêu cầu có thể giúp liên kết yêu cầu của khách hoặc yêu cầu vận hành với những người chịu trách nhiệm xử lý.

Một trung tâm nghỉ dưỡng bán đồ ăn, thức uống, hàng hóa, liệu pháp hoặc các mặt hàng khác tại chỗ cũng có thể bổ sung Điểm bán hàng .

POS là một tiện ích mở rộng tùy chọn, không phải trung tâm nghỉ dưỡng nào cũng cần.

Điều quan trọng là các hoạt động tại chỗ không nhất thiết phải trở thành một bộ phận hoàn toàn tách biệt trong hoạt động vận hành.

Còn các lớp học, hoạt động, bữa ăn và chương trình nghỉ dưỡng thì sao?

Không phải trung tâm nghỉ dưỡng nào cũng hoạt động giống nhau.

Một khu nghỉ dưỡng chăm sóc sức khỏe có thể tổ chức các lớp yoga và liệu pháp. Một khu nghỉ dưỡng tâm linh có thể có các buổi sinh hoạt nhóm và giờ ăn. Một khu nghỉ dưỡng giáo dục có thể tổ chức hội thảo và sử dụng phòng họp. Một khu nghỉ dưỡng thiên nhiên có thể kết hợp nhà gỗ với các hoạt động có hướng dẫn.

Có thể bổ sung các quy trình đó vào cấu hình lưu trú và nghỉ dưỡng cốt lõi khi thực sự cần thiết.

Booking Ninjas không yêu cầu mọi trung tâm nghỉ dưỡng phải sử dụng tất cả các mô-đun.

Giải pháp Giải pháp Booking Ninjas dành cho trung tâm nghỉ dưỡng có thể bắt đầu với những quy trình đang gây tốn nhiều công sức nhất, sau đó bổ sung cổng thông tin, POS, chương trình, báo cáo, tích hợp hoặc các thành phần khác khi mô hình vận hành đòi hỏi.

Những thông tin nào cần được liên kết với nhau?

Giá trị của phần mềm quản lý khu nghỉ dưỡng không chỉ đơn giản là có nhiều tính năng hơn.

Giá trị nằm ở việc giữ cho các thông tin liên quan được kết nối với nhau.

Bối cảnh dùng chung này giúp nhân viên chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác trong khu nghỉ dưỡng mà không phải liên tục nhập lại cùng một thông tin.

Các nhân viên khác nhau sử dụng cùng một hệ thống như thế nào?

Các nhóm khác nhau không cần sử dụng phần mềm theo cùng một cách.

Nhân viên đặt chỗ có thể tập trung vào yêu cầu thông tin, ngày lưu trú, phòng và chi tiết khách.

Bộ phận tài chính có thể tập trung vào hóa đơn, khoản thanh toán và số dư chưa thanh toán.

Nhân viên chương trình có thể quan tâm đến người tham gia, không gian và hoạt động.

Bộ phận dịch vụ khách lưu trú có thể tập trung vào việc khách đến, phân phòng, yêu cầu và trao đổi thông tin.

Quản lý có thể cần thông tin báo cáo rộng hơn về hoạt động đặt chỗ, công suất phòng, doanh thu và vận hành.

Vì Booking Ninjas được xây dựng trên nền tảng Salesforce, các nhóm này có thể làm việc với những hồ sơ liên quan, đồng thời quyền truy cập, chế độ xem, quy trình làm việc và báo cáo được cấu hình phù hợp với vai trò của họ.

Trung tâm Kiến thức giải thích rộng hơn về lựa chọn nền tảng trong bài Vì sao Booking Ninjas sử dụng Salesforce .

Phần mềm quản lý khu nghỉ dưỡng có thể tự động hóa những gì?

Phần mềm quản lý khu nghỉ dưỡng có thể tự động hóa các bước có thể dự đoán khi các quy tắc đã rõ ràng.

Ví dụ, một quy trình đã cấu hình có thể tạo nhiệm vụ theo dõi, gửi xác nhận tiêu chuẩn, cập nhật trạng thái, chuyển yêu cầu đến đúng nơi hoặc kích hoạt một hành động lặp lại khác khi điều kiện cần thiết được đáp ứng.

Booking Ninjas Quy trình & Tiến trình có thể kết nối những bước, nhiệm vụ, phê duyệt và hoạt động theo dõi lặp lại này.

Nếu bạn muốn xem lời giải thích đơn giản hơn trước, hãy tham khảo ý nghĩa của tự động hóa quy trình làm việc trong Trung tâm Kiến thức.

Tự động hóa không có nghĩa là nên giao mọi quyết định cho hệ thống. Các nhu cầu đặc biệt của nhóm, trường hợp ngoại lệ, thay đổi giá quan trọng hoặc vấn đề của khách vẫn có thể cần người xem xét.

Điều gì xảy ra sau khi kỳ nghỉ kết thúc?

Việc trả phòng không nhất thiết là dấu chấm hết của hồ sơ.

Lịch sử đặt chỗ, mối quan hệ với khách, hóa đơn, thanh toán, tình trạng sử dụng phòng, thông tin nhóm và các hồ sơ vận hành khác có thể tiếp tục được lưu trữ để phục vụ báo cáo và theo dõi trong tương lai.

Vì những hồ sơ đó vẫn được kết nối, trung tâm có thể sử dụng Báo cáo hiệu suất để xây dựng các báo cáo vận hành dựa trên thông tin thu thập được trong quá trình đặt chỗ và lưu trú.

Điều này có thể giúp trung tâm xem xét các câu hỏi như:

Các báo cáo cụ thể phụ thuộc vào thông tin được thu thập và nhu cầu báo cáo đã cấu hình của trung tâm nghỉ dưỡng.

Phần mềm nghỉ dưỡng có phải thay thế mọi hệ thống khác không?

Không.

Trung tâm nghỉ dưỡng có thể đã sử dụng phần mềm kế toán, nhà cung cấp dịch vụ thanh toán, công cụ kiểm soát ra vào, hệ thống email hoặc các phần mềm chuyên dụng khác.

Mục tiêu không phải là tự động thay thế mọi công cụ.

Booking Ninjas Tích hợp có thể kết nối với các hệ thống bên ngoài được hỗ trợ khi giao diện cần thiết và phạm vi dự án cho phép.

Điều này cho phép Booking Ninjas trở thành lớp vận hành được kết nối, trong khi các hệ thống chuyên dụng tiếp tục thực hiện đúng chức năng của chúng.

Mọi trung tâm nghỉ dưỡng có cần một hệ thống quản lý toàn diện không?

Không.

Nếu trung tâm nghỉ dưỡng chỉ có một vài phòng, giá đơn giản, không có quy trình dành cho nhóm và rất ít việc cần làm sau khi đặt chỗ, một công cụ đặt chỗ nhỏ gọn có thể là đủ.

Một hệ thống quản lý khu nghỉ dưỡng kết nối toàn diện sẽ phù hợp hơn khi trung tâm cần phối hợp nhiều yếu tố sau cùng lúc:

Đó là kiểu mô hình vận hành mà Booking Ninjas dành cho các trung tâm nghỉ dưỡng được thiết kế để hỗ trợ.

Booking Ninjas tiếp cận việc quản lý khu nghỉ dưỡng như thế nào?

Chúng tôi không xem quản lý khu nghỉ dưỡng là một tính năng khổng lồ duy nhất.

Chúng tôi xem đây là tập hợp các quy trình làm việc được kết nối.

Thông thường, điểm khởi đầu là khâu đang tạo ra nhiều việc nhất hiện nay: đặt chỗ, kỳ nghỉ theo nhóm, tình trạng phòng trống, phân phòng, thanh toán, trao đổi với khách hoặc một quy trình rõ ràng khác.

Từ đó, hệ thống có thể kết nối thêm các hoạt động nghỉ dưỡng khi cần.

Cách tiếp cận này khả thi vì Booking Ninjas hoạt động nguyên bản trên Salesforce. Hồ sơ đặt chỗ, khách, thanh toán, quy trình làm việc, báo cáo, cổng thông tin và tích hợp có thể sử dụng chung nền tảng cơ sở rộng hơn.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý khu nghỉ dưỡng hiệu quả nhờ giữ mọi thứ được kết nối

Một kỳ nghỉ bắt đầu bằng việc đặt chỗ, nhưng nhanh chóng trở thành nhiều hơn thế.

Cần phân phòng. Khách cần thông tin. Tiền đặt cọc cần được theo dõi. Các chương trình cần được triển khai. Nhân viên cần biết những gì đã thay đổi. Các khoản phí có thể tiếp tục phát sinh trong thời gian lưu trú.

Phần mềm quản lý khu nghỉ dưỡng hoạt động bằng cách giữ các yếu tố này được kết nối với cùng một kỳ nghỉ, thay vì để mỗi yếu tố trở thành một bảng tính, hộp thư đến hoặc hệ thống riêng biệt.

Booking Ninjas dành cho các trung tâm nghỉ dưỡng Booking Ninjas dành cho các trung tâm nghỉ dưỡng .