Cách Quản Lý Studio Yoga Kết Nối Mọi Thứ

1. Các lớp học, giảng viên và phòng nên được lên lịch như thế nào?

Một lịch lớp học không chỉ là một danh sách thời gian.

Mỗi buổi học đã lên lịch có thể cần xác định:

Kết nối những hồ sơ này giúp ngăn chặn các tình huống mà lịch trình nói rằng một lớp học có sẵn trong khi giảng viên, phòng, sức chứa hoặc quyền lợi của thành viên nói ngược lại.

Ninja Đặt chỗ' Quản lý Studio Yoga môi trường hỗ trợ lịch lớp học, giảng viên, đặt chỗ, tư cách thành viên, thanh toán và các hoạt động liên quan đến studio trên một nền tảng Salesforce.

2. Tư cách thành viên, gói lớp học và drop-in kết nối với đặt chỗ như thế nào?

Các studio yoga có thể bán quyền truy cập theo nhiều cách khác nhau. Một thành viên có thể có một tư cách thành viên định kỳ, một gói lớp học giới hạn, một lần mua drop-in, một thử nghiệm, hoặc một quyền lợi được cấu hình khác.

Điều đó có nghĩa là quy trình đặt chỗ có thể cần xác định:

Do đó, hồ sơ tư cách thành viên và hồ sơ đặt chỗ nên làm việc cùng nhau. Nếu không, nhân viên có thể cần xác minh đủ điều kiện thủ công cho mỗi đăng ký.

3. Đăng ký, sức chứa và danh sách chờ nên hoạt động như thế nào?

Đăng ký nên kết nối thành viên với một buổi học cụ thể và tình trạng sẵn có hiện tại của nó.

Quy trình đặt chỗ có thể bao gồm:

Ninja Đặt chỗ' Quản lý Đặt chỗ cung cấp một nền tảng đặt chỗ rộng hơn cho tình trạng sẵn có, đặt chỗ, tài nguyên, sức chứa, giá cả và quy trình đặt chỗ.

4. Quản lý hóa đơn và thanh toán studio yoga nên kết nối với thành viên như thế nào?

Việc thanh toán dễ dàng hơn khi hồ sơ tài chính giải thích những gì thành viên thực sự đã mua.

Tùy thuộc vào studio, các khoản phí có thể liên quan đến:

Ninja Đặt chỗ' Hóa đơn & Thanh toán các khả năng có thể kết nối hóa đơn, thu thập kỹ thuật số, thanh toán định kỳ, giao dịch và báo cáo với hồ sơ hoạt động rộng hơn.

Cổng thanh toán hoặc nhà xử lý bên ngoài vẫn có thể là một phần của kiến trúc giao dịch tùy thuộc vào nhà cung cấp được chọn, phương thức thanh toán, địa lý và triển khai.

5. Giao tiếp với thành viên nên kết nối với hoạt động studio như thế nào?

Giao tiếp hữu ích hơn khi nó xuất phát từ sự kiện vận hành khiến thông điệp trở nên cần thiết.

Các ví dụ bao gồm:

Booking Ninjas' Quản lý thông báo có thể kết nối các sự kiện hoạt động đã cấu hình với thông báo, quy tắc người nhận, leo thang và lịch sử giao tiếp.

Một Cổng thông tin thành viên có thể cung cấp một môi trường kiểm soát cho thành viên để thực hiện các hoạt động liên quan đến tài khoản, đặt chỗ, chương trình và tự phục vụ.

6. Các quy trình của studio nào nên trở thành quy trình có cấu trúc?

Không phải mọi quy trình đều cần tự động hóa phần mềm. Một số công việc đơn giản đủ để giữ lại dưới dạng danh sách kiểm tra hoặc hướng dẫn nhân viên.

Một quy trình có cấu trúc trở nên hữu ích hơn khi quy trình cần xác định quyền sở hữu, thời gian, trạng thái, leo thang hoặc lịch sử.

Các ví dụ có thể bao gồm:

Booking Ninjas' Quản lý quy trình & Quy trình hỗ trợ các nhiệm vụ, định tuyến, phê duyệt, thông báo, leo thang, nhánh và xử lý ngoại lệ đã cấu hình.

7. Các studio yoga nên theo dõi điều gì về giảng viên?

Quản lý giảng viên cần đủ thông tin để phối hợp lịch trình mà không biến nền tảng studio thành một hệ thống HR không cần thiết.

Bối cảnh hoạt động liên quan có thể bao gồm:

Bảng lương, hồ sơ việc làm, thuế, phúc lợi và các chức năng lực lượng lao động chính thức khác có thể vẫn nằm trong các hệ thống HR hoặc bảng lương chuyên dụng. Nơi thông tin cần di chuyển giữa các hệ thống, xác định nền tảng nào sở hữu mỗi bản ghi và cách tích hợp hoạt động.

8. Các hội thảo, phiên riêng và chương trình đặc biệt nên phù hợp như thế nào?

Chương trình đặc biệt không nên yêu cầu studio phải phát minh ra một quy trình hoạt động hoàn toàn riêng biệt mỗi khi.

Một hội thảo, retreat, phiên riêng hoặc đào tạo giáo viên vẫn có thể sử dụng cùng một khối xây dựng cơ bản:

Những thay đổi nào là quy tắc kinh doanh xung quanh các bản ghi đó.

Đây là một lý do mà khả năng cấu hình quan trọng: các studio có thể có các quy tắc đặt chỗ và thanh toán khác nhau cho các lớp học định kỳ, hội thảo, đào tạo, cuộc hẹn riêng và các chương trình khác mà không làm mất kết nối chúng với lịch sử thành viên rộng hơn.

9. Tiếp thị phù hợp với quản lý studio yoga như thế nào?

Tiếp thị nên được kết nối với những gì studio thực sự cung cấp và mối quan hệ mà nó đã có với khách hàng tiềm năng và thành viên.

Bối cảnh tiếp thị hữu ích có thể bao gồm:

Điều đó không có nghĩa là mọi bản ghi hoạt động đều nên tự động được sử dụng cho tiếp thị. Giao tiếp nên tuân theo sự đồng ý, quyền riêng tư, sở thích và yêu cầu quản lý dữ liệu của tổ chức.

Vì Booking Ninjas là nền tảng Salesforce, các hoạt động studio có thể sử dụng nền tảng rộng hơn Salesforce cho hồ sơ khách hàng, quy trình làm việc, quyền, báo cáo, tự động hóa và tích hợp.

Các studio yoga nên quản lý thông tin tài chính như thế nào?

Phần mềm studio có thể cung cấp hồ sơ tài chính hoạt động như thành viên, hóa đơn, thanh toán, hoàn tiền, số dư còn lại, doanh thu chương trình và lịch sử giao dịch.

Quản lý có thể sử dụng thông tin đó để điều tra các câu hỏi như:

Một nền tảng quản lý studio không nên tự động được coi là sự thay thế cho sổ cái chung, kế toán theo quy định, bảng lương, quản lý thuế hoặc các hệ thống tài chính chuyên biệt khác.

Nơi một nền tảng kế toán hoặc ERP bên ngoài vẫn là hệ thống tài chính của bản ghi, tích hợp nên xác định dữ liệu nào di chuyển giữa các môi trường hoạt động và kế toán.

10. Các quản lý studio yoga nên đo lường điều gì?

Báo cáo nên trả lời các câu hỏi của quản lý thay vì chỉ đơn giản hiển thị mọi số liệu có sẵn.

Tùy thuộc vào mô hình hoạt động của studio, các biện pháp hữu ích có thể bao gồm:

Booking Ninjas' Thông tin chi tiết môi trường có thể cung cấp báo cáo và bảng điều khiển xung quanh các bản ghi hoạt động, khách hàng, đặt chỗ và tài chính được kết nối.

Bạn nên tìm kiếm điều gì trong phần mềm quản lý studio yoga?

Bắt đầu với quy trình làm việc của studio thay vì danh sách tính năng.

1. Lập bản đồ các chương trình. Xác định các lớp học định kỳ, hội thảo, phiên riêng, đào tạo, retreat và bất kỳ dịch vụ nào khác cần lên lịch.
2. Lập bản đồ lịch trình. Xác định cách mà các giảng viên, phòng, địa điểm, sức chứa và các phiên định kỳ nên được phối hợp.
3. Xác định thành viên và quyền truy cập. Tài liệu thành viên, gói lớp học, tham gia, thử nghiệm, quy tắc sử dụng, thời hạn và các yêu cầu đủ điều kiện khác.
4. Xác định quy tắc đặt chỗ. Bao gồm thời gian đăng ký, hủy bỏ, danh sách chờ, không xuất hiện, chuyển nhượng và ngoại lệ.
5. Lập bản đồ thanh toán và hóa đơn. Xác định những gì được lập hóa đơn, khi nào được lập hóa đơn, nhà cung cấp nào xử lý thanh toán và cách trạng thái giao dịch trở lại tài khoản của thành viên.
6. Lập bản đồ giao tiếp. Xác định các sự kiện hoạt động nào cần xác nhận, nhắc nhở, thay đổi, thông báo hoặc theo dõi.
7. Xác định trách nhiệm của nhân viên. Xác định ai quản lý lịch trình, giảng viên, thành viên, thanh toán, ngoại lệ, báo cáo và quản lý.
8. Xác định tích hợp. Xác định kế toán, bảng lương, tiếp thị, thanh toán, quyền truy cập hoặc các hệ thống khác cần trao đổi dữ liệu với nền tảng studio.
9. Xác định báo cáo. Quyết định các câu hỏi mà các quản lý cần hệ thống trả lời.
10. Kiểm tra các ngoại lệ thực tế. Kiểm tra các thay thế, hủy bỏ, lớp học đầy, thanh toán thất bại, thay đổi thành viên, hoàn tiền, không xuất hiện và các tình huống không tiêu chuẩn khác.

Một studio yoga có cần một hệ thống cho mọi thứ không?

Không nhất thiết.

Một studio có thể hưởng lợi từ việc tập trung các bản ghi hoạt động liên quan chặt chẽ—như thành viên, lớp học, đặt chỗ, thành viên, thanh toán, giao tiếp và báo cáo—trong khi vẫn sử dụng các hệ thống chuyên biệt cho kế toán, bảng lương, tiếp thị, xử lý thanh toán hoặc các chức năng khác.

Mục tiêu quan trọng hơn là một kiến trúc vận hành được quản lý rõ ràng: mỗi hệ thống có một công việc xác định, các hồ sơ quan trọng có một chủ sở hữu, và thông tin cần thiết có thể di chuyển giữa các hệ thống mà không cần sao chép thủ công không cần thiết.

Booking Ninjas hỗ trợ quản lý studio yoga như thế nào?

Booking Ninjas là một nền tảng gốc Salesforce cho việc đặt chỗ và vận hành . Các studio yoga có thể cấu trúc các lớp học, thành viên, giảng viên, đặt chỗ, tư cách thành viên, thanh toán, giao tiếp, báo cáo, quy trình làm việc, và tích hợp trên nền tảng Salesforce rộng lớn hơn theo cấu hình triển khai.

Mục tiêu là kết nối bối cảnh hoạt động phía sau studio thay vì duy trì các lịch trình riêng biệt, danh sách đặt chỗ, hồ sơ tư cách thành viên, theo dõi thanh toán, và lịch sử giao tiếp.

Câu hỏi thường gặp