Việc áp dụng công nghệ quản lý bất động sản thành công khi tổ chức coi việc triển khai như một sự thay đổi hoạt động, không chỉ đơn thuần là cài đặt phần mềm. Các nhóm cần hiểu các quy trình làm việc đang thay đổi, dữ liệu và hệ thống liên quan, những người có trách nhiệm, và các điều kiện xác định một sự triển khai thành công.
Phần mềm đám mây, tự động hóa quy trình làm việc, tích hợp và AI có thể làm cho một số phần của hoạt động bất động sản dễ quản lý hơn. Không có cái nào trong số đó loại bỏ nhu cầu lập kế hoạch triển khai, chuẩn bị dữ liệu, quản trị, đào tạo, hoặc quản lý thay đổi.
Điều gì quan trọng nhất khi áp dụng công nghệ quản lý bất động sản mới?
- Bắt đầu với quy trình làm việc hoặc vấn đề kinh doanh, không phải danh sách tính năng.
- Tách biệt chi phí phần mềm khỏi tổng nỗ lực cần thiết cho việc triển khai.
- Xem xét yêu cầu di chuyển dữ liệu và tích hợp trước khi cam kết với kiến trúc.
- Tham gia người dùng thực tế trước khi quy trình làm việc cuối cùng được phê duyệt.
- Giới thiệu tự động hóa chỉ sau khi quy trình cơ bản và các quy tắc ngoại lệ được hiểu rõ.
- Đo lường xem mọi người có thực sự sử dụng quy trình làm việc mới sau khi ra mắt hay không.
Tại sao các dự án công nghệ quản lý bất động sản lại gặp khó khăn?
Các vấn đề trong việc áp dụng công nghệ thường được mô tả là sự kháng cự đối với thay đổi, nhưng nguyên nhân thực sự có thể tồn tại từ rất sớm trong dự án.
Một nhóm có thể được yêu cầu sử dụng một hệ thống mới trước khi ai đó đã xác định rõ quy trình hiện tại nào nên thay đổi, thông tin nào cần di chuyển, hoặc cách xử lý một ngoại lệ.
| Rào cản áp dụng | Điều gì thường nằm dưới nó | Điều gì cần giải quyết |
|---|---|---|
| Trường hợp kinh doanh không rõ ràng | Tổ chức biết rằng họ muốn phần mềm mới nhưng chưa xác định chính xác vấn đề hoạt động. | Nêu rõ quy trình làm việc, hạn chế, quyết định, hoặc vấn đề thông tin cần cải thiện. |
| Mối quan tâm về chi phí | Giá thuê bao đang được đánh giá riêng biệt với việc triển khai, di chuyển, tích hợp, đào tạo và nỗ lực nội bộ. | Xây dựng một cái nhìn toàn diện về chi phí triển khai và hoạt động. |
| Kháng cự từ người dùng | Nhân viên có thể không hiểu tại sao quy trình làm việc lại thay đổi hoặc có thể thấy rằng quy trình mới tạo ra các bước bổ sung. | Tham gia người dùng vào thiết kế quy trình và thử nghiệm quy trình làm việc với các kịch bản thực tế. |
| Sự không chắc chắn về tích hợp | Các hệ thống kế toán, CRM, thanh toán, truy cập hoặc các hệ thống khác vẫn cần trao đổi thông tin. | Xác định các hệ thống, API, quyền sở hữu dữ liệu, hướng đi, thời gian, xác thực và xử lý ngoại lệ. |
| Chuẩn bị dữ liệu kém | Các hồ sơ hiện có có thể bị trùng lặp, không đầy đủ, không nhất quán, hoặc được cấu trúc khác với hệ thống tương lai. | Quyết định những gì nên di chuyển, cách nó được ánh xạ, và những gì cần dọn dẹp hoặc xác thực. |
| Phạm vi triển khai quá mức | Quá nhiều quy trình đang được thiết kế lại cùng một lúc. | Xác định bản phát hành đầu tiên tối thiểu và sắp xếp các giai đoạn sau một cách có chủ ý. |
| Quyền sở hữu yếu | Mọi người tham gia, nhưng không ai sở hữu quyết định, sự chấp nhận, đào tạo, hoặc việc áp dụng sau khi ra mắt. | Gán chủ sở hữu cho kinh doanh, kỹ thuật, dữ liệu và hoạt động. |
Tại sao việc triển khai nên bắt đầu với quy trình làm việc thay vì phần mềm?
Một danh sách tính năng cho bạn biết một nền tảng có thể làm gì. Nó không cho bạn biết tổ chức của bạn nên sử dụng nó như thế nào.
Trước khi cấu hình công nghệ, hãy tài liệu hóa trình tự hoạt động hiện tại.
- Điều gì bắt đầu quy trình?
- Ai hoặc nhóm nào sở hữu mỗi giai đoạn?
- Hồ sơ nào được tạo ra hoặc cập nhật?
- Phê duyệt nào là cần thiết?
- Hệ thống nào tham gia?
- Thông tin nào di chuyển giữa chúng?
- Điều gì xảy ra khi quy trình bình thường thất bại?
- Kết quả nào đánh dấu quy trình là hoàn thành?
Khi trình tự đó trở nên rõ ràng, nhóm triển khai có thể quyết định những gì nên giữ lại thủ công, những gì nên được tiêu chuẩn hóa, và những gì có thể hợp lý được tự động hóa.
Booking Ninjas' Quản lý Quy trình & Quy trình cung cấp định tuyến, phê duyệt, phân công, thông báo, leo thang và thực hiện quy trình làm việc có cấu trúc bên trong Salesforce.
Bạn có cần thay thế mọi hệ thống hiện có ngay lập tức không?
Không. Một dự án hiện đại hóa công nghệ không phải lúc nào cũng yêu cầu thay thế ngay lập tức mọi ứng dụng đang được sử dụng.
Một số hệ thống hiện có có thể vẫn quan trọng cho kế toán, ERP, thanh toán, kiểm soát truy cập, tiếp thị, giao tiếp, phân tích, hoặc các chức năng chuyên môn khác.
Câu hỏi về triển khai do đó là: hệ thống nào nên sở hữu mỗi hồ sơ và quy trình, và các hệ thống còn lại nên kết nối như thế nào?
Booking Ninjas' Tích hợp kiến trúc hỗ trợ kết nối với các nền tảng bên ngoài thông qua API, phần mềm trung gian và các mẫu tích hợp khác. Nỗ lực chính xác phụ thuộc vào hệ thống bên ngoài, các giao diện có sẵn, chất lượng dữ liệu, xác thực và luồng dữ liệu yêu cầu.
Các nhà quản lý bất động sản nên xây dựng trường hợp kinh doanh cho công nghệ mới như thế nào?
Tránh bắt đầu với một tỷ lệ ROI giả định.
Bắt đầu bằng cách xác định vấn đề hoạt động hiện tại bằng các thuật ngữ có thể đo lường và quyết định bằng chứng nào sẽ chứng minh sự cải thiện.
| Câu hỏi về trường hợp kinh doanh | Những gì cần tài liệu hóa |
|---|---|
| Điều gì khó khăn ngày hôm nay? | Nhập liệu trùng lặp, dữ liệu không kết nối, phê duyệt thủ công, trì hoãn báo cáo, phối hợp dịch vụ, hoặc một vấn đề rõ ràng khác. |
| Quy trình hiện tại yêu cầu gì? | Con người, hệ thống, các bước thủ công, chuyển giao, ngoại lệ và quản trị nội bộ. |
| Chi phí triển khai sẽ là bao nhiêu? | Phần mềm, cấu hình, di chuyển, tích hợp, đào tạo, dịch vụ bên ngoài và thời gian dự án nội bộ. |
| Điều gì nên thay đổi? | Xác định quy trình làm việc hoặc cải tiến thông tin dự kiến sau khi triển khai. |
| Tổ chức sẽ biết như thế nào? | Xác định các biện pháp áp dụng, quy trình, chất lượng dữ liệu, dịch vụ, tài chính hoặc hoạt động liên quan đến vấn đề ban đầu. |
Một trường hợp kinh doanh mạnh mẽ hơn khi các kết quả dự kiến vẫn có thể đo lường nhưng không được trình bày như là kết quả phần mềm đảm bảo.
Tại sao di chuyển dữ liệu thường là một vấn đề áp dụng hơn là chỉ là một vấn đề CNTT?
Người dùng đánh giá một hệ thống mới phần nào dựa trên việc họ có thể tin tưởng vào các hồ sơ bên trong nó hay không.
Nếu hồ sơ khách hàng, bất động sản, đặt chỗ, thanh toán, bảo trì, hoặc các hồ sơ khác đến không đầy đủ hoặc bị trùng lặp, nhân viên có thể quay lại các bảng tính hoặc ứng dụng cũ vì những nguồn đó vẫn cảm thấy đáng tin cậy hơn.
Kế hoạch di chuyển do đó nên trả lời:
- Hồ sơ nào cần di chuyển?
- Hồ sơ lịch sử nào thực sự hữu ích?
- Các trường nào ánh xạ trực tiếp?
- Giá trị nào cần chuyển đổi?
- Các bản sao nào cần được giải quyết?
- Ai xác thực các hồ sơ đã di chuyển?
- Nguồn nào vẫn là chính thức?
- Điều gì xảy ra khi các hồ sơ không thể được di chuyển một cách sạch sẽ?
Xác thực dữ liệu nên diễn ra trước khi người dùng được kỳ vọng tin tưởng vào quy trình làm việc mới trong sản xuất.
Làm thế nào để bạn giảm thiểu sự kháng cự của nhân viên đối với một hệ thống quản lý bất động sản mới?
Khó khăn trong việc chấp nhận công nghệ dễ hiểu hơn khi nhóm triển khai phân tách ba nguyên nhân khác nhau.
Mọi người không hiểu tại sao sự thay đổi lại xảy ra
Kết nối quy trình mới với một vấn đề cụ thể mà nhân viên đã nhận ra thay vì trình bày phần mềm như là lý do cho sự thay đổi.
Mọi người hiểu mục tiêu nhưng không thích quy trình làm việc mới
Kiểm tra quy trình với người dùng thực. Một cấu hình kỹ thuật hợp lệ có thể vẫn tạo ra những cú nhấp chuột không cần thiết, công việc trùng lặp, quyền sở hữu không rõ ràng, hoặc xử lý ngoại lệ kém.
Mọi người cần nhiều thực hành hơn
Đào tạo nên tập trung vào những gì mỗi vai trò thực sự làm thay vì trình diễn mọi tính năng trong nền tảng.
Đào tạo công nghệ nên bao gồm những gì?
Đào tạo nên dựa trên vai trò, quy trình làm việc và ngoại lệ.
| Lớp đào tạo | Những gì người dùng cần hiểu |
|---|---|
| Bối cảnh | Tại sao quy trình thay đổi và vấn đề mà quy trình làm việc mới dự kiến giải quyết là gì. |
| Quy trình làm việc hàng ngày | Các hồ sơ, màn hình và hành động mà vai trò cụ thể sử dụng thường xuyên. |
| Ngoại lệ | Phải làm gì khi dữ liệu bị thiếu, một sự phê duyệt thất bại, một khoản thanh toán không khớp, hoặc một trường hợp bất thường khác xảy ra. |
| Trách nhiệm | Vai trò nào sở hữu mỗi giai đoạn và khi nào công việc chuyển sang một người hoặc phòng ban khác. |
| Hỗ trợ | Nơi người dùng nên đến khi họ không thể hoàn thành quy trình như đã thiết kế. |
Booking Ninjas hiện đang cung cấp triển khai, onboarding, đào tạo, tài liệu và tài nguyên hỗ trợ xung quanh nền tảng của mình. Trung tâm Kiến thức cung cấp một lớp tham khảo tự phục vụ bên cạnh các quy trình triển khai và hỗ trợ.
Liệu việc triển khai theo từng giai đoạn có tốt hơn việc thay đổi mọi thứ cùng một lúc không?
Thường thì có, nhưng chỉ khi giai đoạn đầu tiên tạo thành một quy trình làm việc hoàn chỉnh và có thể sử dụng.
Chia một dự án thành các giai đoạn có thể giảm số lượng thay đổi mà người dùng và nhóm triển khai phải xác thực cùng một lúc. Tuy nhiên, việc phân mảnh một quy trình làm việc qua các hệ thống chưa hoàn thành có thể tạo ra sự nhầm lẫn thêm.
Một giai đoạn đầu tiên hữu ích nên có một khởi đầu, kết thúc, người sở hữu, hồ sơ hoạt động và tiêu chí chấp nhận rõ ràng.
Các giai đoạn sau có thể mở rộng nền tảng vào các quy trình làm việc bổ sung, tích hợp, tự động hóa hoặc báo cáo sau khi mô hình hoạt động đầu tiên ổn định.
Quy trình chấp nhận công nghệ quản lý tài sản thực tiễn là gì?
- Xác định vấn đề hoạt động. Nêu rõ những gì cần thay đổi và tại sao quy trình làm việc hiện tại không đủ.
- Lập bản đồ quy trình hiện tại. Xác định người dùng, hồ sơ, hệ thống, phê duyệt, chuyển giao, ngoại lệ và yêu cầu báo cáo.
- Xác định quy trình làm việc mục tiêu. Quyết định bước nào nên giữ lại, thay đổi, biến mất hoặc trở thành tự động.
- Kiểm kê dữ liệu và tích hợp. Xác định những gì phải di chuyển và hệ thống bên ngoài nào phải giữ kết nối.
- Xác định phạm vi triển khai có kiểm soát. Chọn một phiên bản phát hành đầu tiên hợp lý thay vì cố gắng thiết kế lại mọi quy trình cùng một lúc.
- Cấu hình và kiểm tra các kịch bản thực. Bao gồm các quy trình làm việc thông thường cũng như hủy bỏ, sửa đổi, thất bại phê duyệt, thanh toán bất thường và các ngoại lệ khác.
- Đào tạo người dùng theo vai trò. Dạy mọi người công việc họ thực hiện và cách xử lý các ngoại lệ liên quan đến họ.
- Đi vào hoạt động với quyền sở hữu rõ ràng. Thiết lập ai sẽ xử lý các câu hỏi về hệ thống, quyết định quy trình làm việc, vấn đề kỹ thuật và các ngoại lệ hoạt động khẩn cấp.
- Đo lường việc chấp nhận và tinh chỉnh. Xem xét việc sử dụng hệ thống thực tế, hiệu suất quy trình, mẫu hỗ trợ, chất lượng dữ liệu và các vấn đề quy trình chưa được giải quyết.
Liệu việc chọn phần mềm dựa trên đám mây có làm cho việc chấp nhận dễ dàng không?
Phân phối đám mây có thể loại bỏ nhu cầu cài đặt và duy trì ứng dụng trên các máy chủ cục bộ, nhưng nó không loại bỏ việc triển khai hoạt động.
Một hệ thống đám mây vẫn có thể yêu cầu:
- Cấu hình quy trình làm việc
- Di chuyển dữ liệu
- Công việc tích hợp
- Quyền người dùng
- Kiểm tra
- Đào tạo
- Quyền sở hữu quy trình
- Quản lý thay đổi
Đánh giá kiến trúc đám mây và sự sẵn sàng triển khai như là những câu hỏi liên quan nhưng tách biệt.
AI và tự động hóa phù hợp như thế nào trong việc chấp nhận công nghệ?
Tự động hóa hữu ích nhất sau khi tổ chức hiểu quy trình mà nó muốn tự động hóa.
Tự động hóa dựa trên quy tắc có thể hỗ trợ các nhiệm vụ như định tuyến, thông báo, phê duyệt, phân công và các bước quy trình làm việc có thể dự đoán khác.
AI có thể thêm phân tích như tóm tắt, phát hiện mẫu, dự đoán, phân loại hoặc khuyến nghị nơi có dữ liệu và quy trình làm việc phù hợp.
Cả hai không nên được sử dụng để che giấu một quy trình hoạt động không rõ ràng.
Tại sao kiến trúc nền tảng cơ bản lại quan trọng?
Một quyết định công nghệ ảnh hưởng đến nhiều hơn là việc triển khai đầu tiên. Các yêu cầu trong tương lai có thể liên quan đến hồ sơ mới, quy trình làm việc, vai trò người dùng, tích hợp, báo cáo, tự động hóa hoặc các mô hình hoạt động bổ sung.
Booking Ninjas là một nền tảng gốc Salesforce cho việc đặt chỗ và hoạt động . Các ứng dụng hoạt động của nó có thể sử dụng nền tảng Salesforce rộng lớn hơn cho các mối quan hệ dữ liệu, quyền hạn, tự động hóa, báo cáo và tích hợp.
Điều này có thể giảm rủi ro tạo ra một ứng dụng hoạt động bị cô lập khác khi Salesforce đã đóng một vai trò quan trọng trong môi trường công nghệ của tổ chức.
Các yêu cầu mới đáng kể vẫn có thể yêu cầu thiết kế, cấu hình, phát triển, tích hợp, kiểm tra và công việc triển khai.
Tìm hiểu thêm về nền tảng Salesforce đứng sau Booking Ninjas .
Bạn nên đánh giá điều gì trước khi chọn một nền tảng mới?
| Khu vực đánh giá | Câu hỏi cần đặt ra |
|---|---|
| Sự phù hợp của quy trình làm việc | Nhà cung cấp có thể chứng minh quy trình thực tế của chúng tôi, bao gồm cả các ngoại lệ không? |
| Cấu hình | Yêu cầu nào là tiêu chuẩn, có thể cấu hình, tích hợp hoặc tùy chỉnh? |
| Dữ liệu | Những gì sẽ di chuyển, những gì sẽ không, và ai xác thực kết quả? |
| Tích hợp | Hệ thống nào còn lại, thông tin nào di chuyển giữa chúng, và cách xử lý các sự cố? |
| Người dùng | Vai trò nào sử dụng nền tảng, họ cần quyền gì, và cần đào tạo gì? |
| Triển khai | Các giai đoạn, phụ thuộc, trách nhiệm và tiêu chí chấp nhận là gì? |
| Hỗ trợ | Điều gì xảy ra sau khi đi vào hoạt động khi người dùng gặp sự cố hoặc quy trình làm việc cần điều chỉnh? |
| Mở rộng | Có thể thêm các quy trình trong tương lai mà không thay thế ngay lập tức nền tảng cơ bản không? |
Booking Ninjas tiếp cận việc chấp nhận công nghệ hoạt động như thế nào?
Booking Ninjas là một nền tảng gốc Salesforce cho việc đặt chỗ và hoạt động. Nền tảng này kết nối các hồ sơ hoạt động với quy trình làm việc Salesforce, quyền hạn, báo cáo, tự động hóa và khả năng tích hợp.
Việc triển khai vẫn cần được thiết kế xung quanh mô hình hoạt động thực tế của tổ chức, dữ liệu hiện có, hệ thống kết nối, người dùng và quy trình làm việc cần thiết.
Cấu hình các quy trình có cấu trúc, định tuyến, phê duyệt, phân công, leo thang và quy trình làm việc hoạt động.
Khám phá Quản lý Quy trình & Quy trình →Kết nối các nền tảng tài chính, CRM, thanh toán, phân tích và hoạt động bên ngoài theo kiến trúc yêu cầu.
Khám phá Tích hợp →Xem cách Booking Ninjas sử dụng Salesforce làm nền tảng cho hồ sơ hoạt động, quy trình làm việc, báo cáo, quyền truy cập và khả năng mở rộng.
Khám phá Salesforce →Xem xét việc hướng dẫn onboarding, nền tảng, cổng thông tin khách hàng và Salesforce-org xung quanh trải nghiệm của Booking Ninjas.
Khám phá Trung tâm Kiến thức →Xem xét các câu trả lời hiện tại về việc triển khai, di chuyển dữ liệu, đào tạo, hỗ trợ, tích hợp, giá cả và sử dụng nền tảng.
Khám phá Câu hỏi thường gặp của Booking Ninjas →Các câu hỏi thường gặp
Rào cản lớn nhất đối với việc áp dụng công nghệ quản lý bất động sản là gì?
Không có rào cản nào cho mọi tổ chức. Các vấn đề phổ biến bao gồm yêu cầu không rõ ràng, thiết kế quy trình làm việc yếu, sự không chắc chắn về tích hợp, chất lượng dữ liệu kém, chi phí triển khai, sự tham gia hạn chế của người dùng, đào tạo không đủ và quyền sở hữu không rõ ràng sau khi đi vào hoạt động.
Các nhà quản lý bất động sản có thể giảm bớt sự kháng cự đối với phần mềm mới như thế nào?
Liên quan đến những người thực hiện quy trình làm việc, giải thích lý do hoạt động cho sự thay đổi, thử nghiệm các kịch bản thực tế, đơn giản hóa các bước không cần thiết, đào tạo người dùng theo vai trò của họ, và duy trì một con đường hỗ trợ rõ ràng sau khi ra mắt.
Các nhà quản lý bất động sản có nên thay thế mọi hệ thống cũ cùng một lúc không?
Không nhất thiết. Các hệ thống kế toán, ERP, CRM, thanh toán, truy cập, hoặc các hệ thống chuyên biệt khác có thể vẫn là một phần của kiến trúc. Quyết định quan trọng là hệ thống nào sở hữu mỗi quy trình và hồ sơ và cách thông tin cần thiết di chuyển giữa các hệ thống.
Phần mềm đám mây có loại bỏ nhu cầu triển khai không?
Không. Phần mềm đám mây có thể giảm yêu cầu về cơ sở hạ tầng cục bộ, nhưng các tổ chức vẫn có thể cần cấu hình quy trình làm việc, di chuyển dữ liệu, tích hợp, quyền truy cập, thử nghiệm, đào tạo và quản lý thay đổi.
Tự động hóa có thể làm cho việc áp dụng phần mềm dễ dàng hơn không?
Tự động hóa có thể đơn giản hóa các bước quy trình làm việc có thể dự đoán sau khi tổ chức đã xác định quy trình, quy tắc, quyền sở hữu và các ngoại lệ. Tự động hóa một quy trình không rõ ràng có thể khiến các vấn đề triển khai khó xác định hơn.
AI nên được giới thiệu vào hoạt động quản lý bất động sản như thế nào?
Bắt đầu với một trường hợp sử dụng được xác định và dữ liệu cần thiết để hỗ trợ nó. AI có thể hỗ trợ các nhiệm vụ như tóm tắt, phân loại, dự đoán, phát hiện mẫu, ưu tiên, hoặc khuyến nghị khi có dữ liệu và quy trình làm việc phù hợp. Việc xem xét của con người vẫn có thể cần thiết cho các ngoại lệ hoặc các quyết định có tác động lớn.
Booking Ninjas có được xây dựng trên Salesforce không?
Có. Booking Ninjas là một nền tảng gốc Salesforce cho việc đặt chỗ và hoạt động. Các ứng dụng hoạt động của nó sử dụng nền tảng Salesforce cho dữ liệu kết nối, quy trình làm việc, quyền truy cập, tự động hóa, báo cáo và tích hợp.
Bắt đầu với quy trình làm việc mà bạn cần cải thiện
Cho Booking Ninjas thấy cách hoạt động hiện tại của bạn, nơi có rào cản và hệ thống nào cần được giữ kết nối. Cuộc thảo luận sau đó có thể tập trung vào việc triển khai cần thiết thay vì một buổi trình diễn tính năng chung.
.jpg)
