Ένα σύστημα διαχείρισης είναι ένα σύστημα που επιτρέπει στις εταιρείες να παρακολουθούν και να συντηρούν τις εργασίες τους. Διευκολύνει την επικοινωνία και την ανάθεση καθηκόντων, ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησης. Για τους σκοπούς του σχεδιασμού, της εκτέλεσης έργων, της οικοδόμησης μιας κοινότητας κατάλληλης, συνεργατικής και επεκτάσιμης, είναι απαραίτητο ένα σύστημα διαχείρισης.
Αν και πολλοί οργανισμοί αναγνωρίζουν ότι το σύστημα λειτουργεί και βοηθά να γίνουν πολλά σε λίγο χρόνο, το λάθος που πολλοί συνεχίζουν να κάνουν είναι ότι πιστεύουν ότι μια αυστηρή πολιτική είναι ο καλύτερος τρόπος για να υπονοηθεί η πειθαρχία και η επιβολή της. Ωστόσο, με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι δεν είναι σε θέση να έχουν καλή σχέση με το σύστημα, καθώς έχουν περιορισμένη χωρητικότητα. Οι μέθοδοι που μπορούν να εισαγάγουν διέπονται και είναι περιορισμένες, και ακόμη και οι ιδέες που παρουσιάζουν δεν μπορούν να αξιοποιηθούν βέλτιστα όταν δεν είναι πολύ εξοικειωμένοι με το σύστημα διαχείρισης.
Είστε ένας οργανισμός που θέλει να έχει ένα σύστημα διαχείρισης για τους εργαζομένους σας; Τότε, θα ήταν καλύτερο να κοιτάζατε πολλά πράγματα περισσότερο από το να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Ναί! Η ολοκλήρωση της δουλειάς έχει σημασία, αλλά μια κρίσιμη πτυχή που δεν πρέπει να αφαιρεθεί είναι η φιλικότητα του συστήματος. Πόσο καλά είναι σε θέση οι υπάλληλοί σας να χρησιμοποιούν το σύστημα διαχείρισης στα εργασιακά τους θέματα.
Εδώ είναι μερικά από τα πλεονεκτήματα που πρόκειται να κερδίσετε με ένα φιλικό προς τα μέλη σύστημα διαχείρισης στο χώρο εργασίας σας.
1. Διατηρεί τα μέλη χαρούμενα και παρακινημένα
Ένα φιλικό προς τα μέλη σύστημα διαχείρισης είναι βέβαιο ότι θα κρατήσει τα μέλη χαρούμενα και με κίνητρα. Είναι σε θέση να πλοηγούνται στο σύστημα εύκολα χωρίς πρόβλημα, και αυτό τους επιτρέπει να διατηρήσουν τον ρυθμό και να κάνουν καλά τη δουλειά τους. Μπορούν να θέτουν στόχους, να εργάζονται πάνω τους και να τους επιτυγχάνουν όταν μπορούν να κάνουν χρήση του συστήματος. Το άγχος του να πρέπει να ανησυχείτε για το πώς να πλοηγηθείτε και να καταλάβετε πώς λειτουργεί το σύστημα αφαιρείται, και επομένως, δεν είναι δύσκολο να κάνουν τη δουλειά τους όταν πρέπει. Ένας χαρούμενος και με κίνητρο εργαζόμενος, φυσικά, είναι βέβαιο ότι θα συμβάλει θετικά στην ανάπτυξη της εταιρείας.
2. Διευκολύνει την καλύτερη επικοινωνία
Ένα άλλο πλεονέκτημα του να έχετε ένα φιλικό προς τα μέλη σύστημα διαχείρισης στον χώρο εργασίας σας είναι ότι διευκολύνει την καλύτερη επικοινωνία. Ανεξάρτητα από το τμήμα ή την τοποθεσία, οι υπάλληλοι μπορούν να εργαστούν, να κατανοήσουν ο ένας τον άλλον και να έχουν μια καλύτερη πλατφόρμα για την ανταλλαγή ιδεών. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να συνδυάσουν ιδέες, να προτείνουν ή να ψηφίσουν, καθώς και να πραγματοποιήσουν διαφορετικά πράγματα χωρίς το άγχος της σωματικής άσκησης. Σε σύγκριση με την παραδοσιακή μέθοδο επικοινωνίας, που είναι το email, είναι πολύ χρήσιμο, ειδικά καθώς το e-mail μπορεί να καταλήξει στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή να χρειαστεί χρόνος για να απαντηθεί όταν αναβληθεί. Όταν χρησιμοποιείτε το φιλικό προς τα μέλη σύστημα διαχείρισης, χρειάζεστε απάντηση σε μια ερώτηση; Ρωτήστε και λάβετε την απάντησή σας αμέσως.
3. Διευκολύνει την πληρωμή με τον εξορθολογισμό
Κάθε μέλος της ομάδας αναμένεται να ενσωματωθεί στο σύστημα διαχείρισης για την εργασία του. Με αυτόν τον τρόπο, στην περίπτωση που αυτή η πληρωμή εξαρτάται από το μέγεθος της εργασίας που έχει γίνει, μπορεί να μετρηθεί και η πληρωμή μπορεί να γίνει εύκολα. Είτε είναι εντός του οργανισμού είτε εκτός του οργανισμού, η πληρωμή μπορεί να πραγματοποιηθεί τη στιγμή που πρέπει. Έτσι εξαλείφονται τα ταξίδια στις τράπεζες για πληρωμές αλλά και το άγχος. Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού υποστηρίζει πληρωμές και διατηρεί επίσης αρχεία για μελλοντική χρήση. Ο κίνδυνος που σχετίζεται με το χειρισμό χρημάτων ή τη χρήση λάθος πλατφόρμας αφαιρείται επίσης.
4. Φέρνει ανακούφιση στα μέλη
Χρειάστηκε ποτέ να βιαστείτε να συναντηθείτε με τους συναδέλφους σας; Το να φεύγεις από το σπίτι, να παίρνεις λεωφορεία, να περνάς μέσα από την κίνηση και όλο το άγχος που συνεπάγεται συνήθως δεν είναι πολύ εύκολο. Αλλά τότε τι γίνεται αν οι υπάλληλοι και ο συνάδελφός σας αισθάνονται άνετα με τις συναντήσεις από το σπίτι και τη χρήση του συστήματος για την εκτέλεση εργασιών; Αυτό θα είναι το καλύτερο. Η ανακούφιση είναι μόνο ένα από τα άλλα πλεονεκτήματα που έρχονται με τη χρήση ενός φιλικού προς τα μέλη συστήματος διαχείρισης. Η σκέψη των συναντήσεων δεν τρομάζει πλέον τους εργαζόμενους και νιώθουν ανακούφιση όταν συμμετέχουν από οπουδήποτε στον κόσμο ενώ ασχολούνται με άλλα πράγματα.
5. Εισάγεται η συνέπεια
Τα μέλη που αισθάνονται αρκετά άνετα με το σύστημα διαχείρισης που χρησιμοποιεί ο οργανισμός τους είναι σε θέση να καταρτίσουν σχέδια για τον τρόπο λειτουργίας τους και εισάγεται η συνέπεια. Εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να αναπτύξετε ένα στυλ ή μοτίβο που να λειτουργεί για όλους, έτσι ώστε τα έργα να περνούν από τη μια φάση στην άλλη μέχρι να ολοκληρωθούν. Όταν ολοκληρώσετε ένα έργο, η μέθοδος μπορεί ακόμα να χρησιμοποιηθεί για ένα άλλο και πολλά άλλα να γίνουν. Με αυτόν τον τρόπο, υπάρχει συνέπεια στον τρόπο με τον οποίο γίνονται ή χειρίζονται τα πράγματα και στο τέλος, διευκολύνεται ο τρόπος που διεξάγεται η επιχείρηση.
6. Κάνει τη διαχείριση εύκολη
Για τους επικεφαλής της ομάδας που συχνά έχουν να αντιμετωπίσουν πολλά άτομα υπό τους - ασκούμενους, συναδέλφους, συμβασιούχους και απομακρυσμένους εργαζόμενους, η διαχείριση συνήθως ξεφεύγει από τον έλεγχο επειδή κάθε άτομο μπορεί να απαιτεί διαφορετική προσέγγιση. Δυστυχώς, αυτό είναι συχνά δύσκολο να συμβαδίσει με αυτό. Με ένα φιλικό προς τα μέλη σύστημα διαχείρισης στον χώρο εργασίας σας, διευκολύνετε τη δουλειά των επικεφαλής ομάδων και των γενικών διευθυντών καθώς γίνεται ευκολότερο να συναλλάσσεστε με άτομα διαφορετικών επιπέδων. Όλες οι φόρμες που απαιτεί η θέση τους έρχονται χωρίς άγχος και μπορούν να βοηθήσουν τους άλλους να πετύχουν περισσότερα σε λίγο χρόνο.
7. Ανάπτυξη
Η χρήση ενός φιλικού προς τα μέλη συστήματος διαχείρισης έχει επίσης το πλεονέκτημα ότι επιφέρει ανάπτυξη όχι μόνο για τα μέλη αλλά και για τον οργανισμό. Καθώς το σύστημα διαχείρισης μπορεί να τροποποιηθεί για να κάνει διάφορα πράγματα, θα ήταν εύκολο για τον οργανισμό να δεχτεί προτάσεις από τα μέλη. Με το πλεονέκτημα της εξοικείωσης με το σύστημα, τα μέλη μπορούν να προτείνουν αλλαγές όταν χρειάζεται, να προσθέσουν τις δικές τους απόψεις ή ιδέες και να απολαύσουν το πλεονέκτημα της διαχείρισης των ιδεών τους. Στην περίπτωση που λειτουργεί επίσης, θα οδηγούσε στην ανάπτυξη και ανάπτυξη του οργανισμού.
8. Προσβασιμότητα
Το σύστημα διαχείρισης είναι λογισμικό που μπορεί να εγκατασταθεί σε οποιαδήποτε ψηφιακή συσκευή που είναι συμβατή με αυτό. Επομένως, μπορεί να μεταφερθεί και να χρησιμοποιηθεί βέλτιστα. Τα εμπόδια που έρχονται με τα ταξίδια και τις μετακινήσεις ή αυτά που εμποδίζουν την επαρκή απόδοση αφαιρούνται όταν οι εργαζόμενοι μπορούν να εργαστούν από οπουδήποτε στον κόσμο. Το μόνο που χρειάζεται ίσως είναι μια σύνδεση στο διαδίκτυο και μια φορτισμένη μπαταρία. Από εκεί, μπορούν να γίνουν διαβουλεύσεις, να υπογραφούν συμφωνίες, να γίνουν ερωτήσεις, ακόμη και να δοθούν ερωτήματα. Η προσβασιμότητα, φυσικά, είναι ζωτικής σημασίας για να διευκολυνθούν οι διαδικασίες οποιασδήποτε επιχείρησης.
9. Κάνει τα έργα πιο γρήγορα
Με τη σταθερή επικοινωνία, την προσβασιμότητα από οπουδήποτε στον κόσμο, τα κίνητρα, ακόμη και την ανακούφιση συνοδεύονται από έναν ταχύτερο τρόπο εκτέλεσης καθηκόντων. Οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται να περιμένουν μέρες για να αντιδράσει ο προϊστάμενός τους σε ένα έργο, και ακόμη και διορθώσεις μπορούν να γίνουν γρήγορα, ώστε το έργο να περάσει στο επόμενο τμήμα ή ομάδα. Με ένα σύστημα διαχείρισης φιλικό προς τα μέλη, ο καθένας κάνει τον ρόλο του σε χρόνο μηδέν και μεταβιβάζει το έργο στην επόμενη ομάδα ανθρώπων που θα ασχοληθεί με τη φάση. Περισσότερα έργα γίνονται σε λίγο χρόνο.
10. Ευκολία στη συνεργασία
Έχετε εργάτες από διάφορα μέρη του κόσμου που εργάζονται για εσάς; Τότε ένα σύστημα διαχείρισης φιλικό προς τα μέλη είναι αυτό που πρέπει οπωσδήποτε να αποκτήσετε. Θα δημιουργήσει μια κοινή πλατφόρμα για την εργασία των εργαζομένων σας, ανεξάρτητα από την προέλευσή τους. Θα μπορούσατε ακόμη και να βάλετε το σύστημα διαχείρισης να υποστηρίζει διάφορες γλώσσες, έτσι ώστε η γλώσσα να μην είναι πρόβλημα. Όταν ένα άτομο πληκτρολογεί μια γλώσσα, το άλλο άτομο μπορεί να τη μεταφράσει και να την κατανοήσει και στη συνέχεια να αντιδράσει/απαντήσει. Θα μπορούσατε ακόμη και να βάλετε το σύστημα να ενσωματώσει άλλες απαραίτητες λειτουργίες και εφαρμογές που θα κάνουν τη δημιουργία περιεχομένου, τον προγραμματισμό, τη σχεδίαση, το σχεδιασμό και ακόμη και τη ζωγραφική απλών εργασιών προς εκτέλεση.
Ένα φιλικό προς τα μέλη σύστημα διαχείρισης είναι ένα σύστημα ή λογισμικό που δεν ενδιαφέρεται μόνο για το αποτέλεσμα που μπορούν να επιτύχουν οι εργαζόμενοι, αλλά επίσης ανησυχεί για το πόσο καλά είναι σε θέση να πάρει τους υπαλλήλους μαζί, διασφαλίζοντας παράλληλα την ανάπτυξή τους.
Ως γενικός διευθυντής ή ιδιοκτήτης επιχείρησης που έχει πολλούς εργαζομένους ή μια μικρή επιχείρηση που θέλει να επεκταθεί, είναι σκόπιμο να λάβετε υπόψη τα πράγματα από τα οποία αποτελείται το σύστημα διαχείρισης και τους στόχους που θέλετε να επιτύχετε με αυτό. Οι εργαζόμενοι καθορίζουν ένα σημαντικό μέρος της επιτυχίας ενός οργανισμού και ως εκ τούτου, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την επιλογή του τύπου λογισμικού διαχείρισης που θα χρησιμοποιηθεί. Μπορείτε να ζητήσετε τη γνώμη τους στέλνοντας ερωτηματολόγια, ζητώντας τους να συμπληρώσουν φόρμες ή στείλτε τις προτάσεις τους σχετικά με το είδος των χαρακτηριστικών που πιστεύουν ότι θα κάνουν τα έργα τους καλύτερα. Στην περίπτωση που έχετε άτομα που έχουν εμπειρία στην εργασία σε λογισμικό διαχείρισης, θα μπορούσατε επίσης να πείτε σε αυτά τα άτομα να προτείνουν κάποιο λογισμικό φιλικό προς τα μέλη το οποίο έχουν χρησιμοποιήσει προηγουμένως. Αν ψάχνετε να φτιάξετε το δικό σας, τότε μπορείτε να ζητήσετε συμβουλές και από τον προγραμματιστή.
Γιατί το Booking Ninjas είναι κατάλληλο για εσάς
Το σύστημα Booking Ninjas συνδυάζει ένα σύστημα διαχείρισης ακινήτων (PMS) και ένα σύστημα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) για να δώσει στους χρήστες μας τη δυνατότητα να έχουν μια ολοκληρωμένη εμπειρία σε μία πλατφόρμα. Ένα τέτοιο σύστημα μπορεί να είναι επιτυχημένο μόνο εάν χτιστεί στην κατάλληλα ισχυρή πλατφόρμα που είναι κατάλληλη για αυτό.
Έχοντας αυτό κατά νου, μπορούμε πραγματικά να σας διαβεβαιώσουμε για την καλύτερη διαθέσιμη εμπειρία ψηφιακής διαχείρισης. Σκοπεύουμε να κινηθούμε με τρόπους που εγγυώνται το όραμά μας, το οποίο είναι να είμαστε ο κορυφαίος πάροχος ψηφιακών λύσεων στοχευμένων επισκεπτών στον κλάδο της φιλοξενίας. Το μόνο που μπορούμε να φτάσουμε εκεί είναι να παρέχουμε μακροπρόθεσμες ευεργετικές ψηφιακές λύσεις σε όλους τους χρήστες μας.