Μια κραυγαλέα αλήθεια είναι γεγονός ότι ο κόσμος ακολουθεί τον δρόμο της τεχνολογίας και κάθε διαδικασία αυτοματοποιείται. Από τον τρόπο που πληρώνουμε χρήματα μέχρι τον τρόπο που λαμβάνουμε, αγοράζουμε ή διεξάγουμε συναλλαγές, τα πράγματα δεν είναι πλέον όπως ήταν. Ως εκ τούτου, έχει καταστεί επιτακτική ανάγκη κάθε επιχείρηση να εντείνει τα παιχνίδια της για να γνωρίσει τα τελευταία γεγονότα μέσα και γύρω από τις επιχειρήσεις της. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης που διαχειρίζεται ένα ξενοδοχείο, πώς θέλετε να ενισχύσετε τις διοικητικές σας δεξιότητες στην ξενοδοχειακή επιχείρηση; Πώς θέλετε να διασφαλίσετε ότι χρησιμοποιείτε τους σωστούς τύπους εξοπλισμού για τη διαχείριση του ξενοδοχείου και ότι επιτυγχάνεται η βέλτιστη; Για αρχή, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό λογιστικής του ξενοδοχείου.
Τι είναι το Λογισμικό λογιστικής ξενοδοχείων;
Είναι ένα είδος λογισμικού, ειδικά σχεδιασμένο για ξενοδοχεία για να τα βοηθά να διαχειρίζονται τις καθημερινές δραστηριότητες που περιλαμβάνουν λογιστική και διαχείριση χρημάτων. Αυτό το είδος λογισμικού ασχολείται με οτιδήποτε έχει να κάνει με τη λογιστική πτυχή της ξενοδοχειακής επιχείρησης. Από τον προϋπολογισμό μέχρι τις εγγραφές, τη διαχείριση μισθών, τον προγραμματισμό ή την πρόβλεψη, τη διαχείριση κερδών, καθώς και άλλα απαραίτητα στοιχεία που θα βοηθήσουν μια ξενοδοχειακή επιχείρηση να λειτουργεί ομαλά. Ένα λογιστικό λογισμικό ξενοδοχείου μπορεί να κατασκευαστεί ειδικά για κάθε ξενοδοχείο ανάλογα με τις ανάγκες του ή ένας συγκεκριμένος τύπος θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί από ένα ή περισσότερα ξενοδοχεία, εάν ταιριάζει στις ανάγκες τους. Ωστόσο, είναι δουλειά του διευθυντή και του λογιστή να καταλάβουν και να ξέρουν ποιο τους λειτουργεί καλύτερα.
Γιατί τότε κάθε ξενοδοχείο πρέπει να χρησιμοποιεί λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείων;
1. Υψηλότερη απόδοση
Ο άνθρωπος έχει ένα όριο όταν πρόκειται για ορισμένα πράγματα και φυσικά δεν μπορεί να επιτευχθεί 100% αποτελεσματικότητα όταν εργάζεται. Ως αποτέλεσμα, οι άνθρωποι κάνουν λάθη. Έχετε σκεφτεί ποτέ πώς ένα λάθος στα οικονομικά θα μπορούσε να οδηγήσει ένα ξενοδοχείο στην πτώση του; Φορολογικά ζητήματα, απάτη, κλοπή και πολλά άλλα πράγματα θα μπορούσαν να συμβούν με υπεύθυνους ανθρώπους. Με το λογισμικό, είστε αρκετά βήματα πιο κοντά στην απόκτηση 100% αποτελεσματικότητας στη λογιστική του ξενοδοχείου σας. Ο αυτοματισμός σάς βοηθά να παρακολουθείτε κάθε δαπάνη, έλεγχο και λάθη. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για εξαπάτηση ή ψέματα όταν το λογισμικό σας είναι υπεύθυνο. Η παρακολούθηση γίνεται επίσης εύκολη με τη μνήμη υψηλής χωρητικότητας.
2. Αποθήκευση
Εξακολουθώντας να μιλάμε για τη μνήμη, ένας άλλος λόγος για τον οποίο τα ξενοδοχεία σας πρέπει να χρησιμοποιούν το λογισμικό λογιστικής ξενοδοχείων είναι η χωρητικότητα αποθήκευσης που συνοδεύει. Είτε σκοπεύετε να κρατήσετε τα αρχεία σας για ένα έτος, δύο χρόνια, δέκα χρόνια ή ακόμα περισσότερο, ένα εξαιρετικό λογισμικό λογιστικής ξενοδοχείου θα μπορεί να το χειριστεί πολύ εύκολα. Καταργεί την ανάγκη τήρησης μεγάλων λογιστικών βιβλίων για περιόδους μεγαλύτερες από τις αναγκαίες. Με λειτουργική χωρητικότητα αποθήκευσης, έχετε ακόμη και την ευκαιρία να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας ανά πάσα στιγμή όταν απαιτείται. Τι δεν πρέπει να θέλετε σε αυτό το φανταστικό λογισμικό;
3. Παράγοντας χρόνος
Το λογιστικό λογισμικό του ξενοδοχείου σας όχι μόνο σας προσφέρει αποτελεσματικότητα αλλά λαμβάνει επίσης υπόψη τον παράγοντα χρόνο. Με το λογισμικό, έχετε περισσότερο χρόνο στη διάθεσή σας. Εκείνοι οι χρόνοι που ξοδεύετε προσπαθώντας να εξισορροπήσετε έναν λογαριασμό, να εντοπίσετε μια βλάβη, να διευθετήσετε έναν λογαριασμό και να καταλάβετε σε ποιον να πληρώσετε και σε ποιον να αφαιρέσετε τις εκπτώσεις; Μπορούν να χρησιμοποιηθούν καλά με λογισμικό. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να βεβαιωθείτε ότι ο προγραμματιστής σας κατανοεί τις ανάγκες σας από την αρχή. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να ενσωματώσει όλες τις λειτουργίες ή τις εφαρμογές που χρειάζεστε σε αυτό. Η λογιστική γίνεται εύκολη όταν χρησιμοποιείτε καλό λογισμικό λογιστικής ξενοδοχείων.
4. Βοηθά τον προγραμματισμό
Στο τέλος κάθε έτους, αφιερώνετε χρόνο για να ελέγξετε τα υπόλοιπα σας και να σχεδιάσετε ή να κάνετε προβλέψεις για το μέλλον. Ξέρεις ότι δεν χρειάζεται να περιμένεις ξανά μέχρι το τέλος του χρόνου; Με το λογισμικό λογιστικής ξενοδοχείων, μπορείτε να έχετε όλα τα αρχεία που χρειάζεστε σε χρόνο ρεκόρ. Εύκολα, μπορείτε να δείτε τη σύγκριση, την αντίθεση και να κατανοήσετε την οικονομική κατάσταση του ξενοδοχείου και όλα όσα συμβαίνουν εδώ και πολύ καιρό. Μπορείτε ακόμη και να το αναπαραστήσετε σε γραφήματα, αν αυτό θα σας διευκολύνει. Με αυτό, μπορείτε να προγραμματίσετε καθώς θα έχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Αυτός είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο τα ξενοδοχεία πρέπει να χρησιμοποιούν λογισμικό λογιστικής ξενοδοχείων.
5. Εξοικονομεί χρήματα
Η διοίκηση καταβάλλει πολλά για να διασφαλίσει ότι οι λογαριασμοί είναι ισοσκελισμένοι. Εάν απαιτείται, φέρνουν εξωτερικούς λογιστές ή ελεγκτές που αμείβονται επίσης για τη δουλειά τους. Τι θα γινόταν αν μπορούσατε να μειώσετε όλα αυτά τα κόστη στο ελάχιστο δυνατό; Τι γίνεται αν δεν χρειάζεται να συνεχίσετε να ξοδεύετε επιπλέον χρήματα σε λογαριασμούς; Είναι δυνατόν! Με το λογισμικό λογιστικής ξενοδοχείων, έχετε καλύψει όλους τους λόγους εάν κατανοείτε πώς να κάνετε την καλύτερη χρήση του λογισμικού σας. Εκτός και αν είναι απαραίτητο, η διεύθυνση του ξενοδοχείου δεν χρειάζεται να συνεχίσει να προσκαλεί επισκέπτες για τους λογαριασμούς. Ούτε χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε περισσότερα χέρια για συμμετοχές. Το λογισμικό σας καλύπτει!
6. Εύκολο στη χρήση
Το διοικητικό προσωπικό ή όποιος θα είναι υπεύθυνος για τους λογαριασμούς πρέπει να κατανοήσει πώς να χρησιμοποιεί το λογισμικό αποτελεσματικά. Φυσικά, δεν είναι ότι η χρήση του είναι δύσκολη. Ωστόσο, η διεπαφή μπορεί να διαφέρει από άλλη. Το να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το λογισμικό λογιστικής ξενοδοχείων είναι εύκολο, δεν διαφέρει πολύ από τον τρόπο λειτουργίας των διαφόρων τεχνολογιών ή εφαρμογών που υπάρχουν σήμερα. Δεν είναι όλα τα στελέχη σας πτυχιούχοι λογιστικής; Μην ανησυχείτε, δεν χρειάζονται πολλά για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το λογισμικό. Απλώς κατανοήστε το και ο καθένας μπορεί να υπολογίσει.
7. Βελτιστοποιημένη ταμειακή ροή
Ένα λογισμικό λογιστικής ξενοδοχείου προσφέρει την ακρίβεια της ξενοδοχειακής επιχείρησής σας και πραγματικές πληροφορίες, και αυτό βοηθά στη λήψη αποφάσεων πολύ εύκολη. Με το λογισμικό, αποκομίζετε το καλύτερο από τα χρήματά σας και κατανοείτε την εισερχόμενη και την εκροή χρημάτων. Μπορείτε να καθορίσετε εάν συγκεκριμένες χρεώσεις ταιριάζουν στον προϋπολογισμό ή όχι και εάν κατανέμονται. Το ξενοδοχείο παρακολουθεί στενά τα έξοδα και τα έσοδά του στο βαθμό που αποκομίζετε το καλύτερο δυνατό από τη ροή. Η αναφορά, οι εργασίες και η διαχείριση διαχειρίζονται από λογισμικό και όχι από άνθρωπο, αφήνοντας τον λογαριασμό ερμητικά κλειστό από λάθη.
8. Πολλαπλές προσβάσεις
Αυτήν τη στιγμή, πόσα άτομα έχουν πρόσβαση στα λογιστικά αρχεία του ξενοδοχείου; Ο λογιστής, η ρεσεψιονίστ ή κάποιο από το διοικητικό προσωπικό; Πόσο καιρό χρειάστηκε να περιμένετε μερικές φορές για να λάβετε σχόλια από αυτούς για την οικονομική κατάσταση του ξενοδοχείου; Μέρες; Εβδομάδες; Ή ακόμα και μήνες; Λοιπόν, με το λογισμικό, δεν χρειάζεται να περιμένετε τόσο πολύ. Ο καθένας από εσάς μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε ανά πάσα στιγμή, από διαφορετικά μέρη. Είτε είστε στα μισά του δρόμου στον κόσμο είτε στο σπίτι, μπορείτε να ελέγξετε τη λογιστική χωρίς να παρεμποδίσετε τη διαδικασία εργασίας του ξενοδοχείου ή να ενοχλήσετε κανέναν. Φυσικά, μόνο τα απαραίτητα άτομα θα έχουν τον κωδικό πρόσβασης ή οποιαδήποτε μέθοδο πρόσβασης αποφασίσετε για εσάς. Μπορείτε να μιλήσετε με τον προγραμματιστή σας σχετικά με αυτό.
9. Υποστηρίζει άλλες δυνατότητες
Γνωρίζετε ότι όχι μόνο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογιστικό λογισμικό σας μόνο για λογαριασμούς; Ένας λόγος για να επιλέξετε λογισμικό λογιστικής ξενοδοχείων είναι ότι θα μπορούσατε να ενσωματώσετε άλλες δυνατότητες και δραστηριότητες σε αυτό, οι οποίες θα βοηθούσαν επίσης την ομαλή λειτουργία του ξενοδοχείου. Εάν θέλετε, μπορείτε να μιλήσετε με τον προγραμματιστή σας σχετικά με την ενεργοποίηση μιας λειτουργίας κράτησης ή μιας λειτουργίας κράτησης ή παραγγελίας φαγητού. Είναι το λογισμικό σας και μπορείτε να το τροποποιήσετε ώστε να ταιριάζει στο στυλ χρήσης σας. Επιπλέον, το λογισμικό μπορεί να γίνει χαρακτηριστικό στο κύριο λογισμικό του ξενοδοχείου σας. Ίσως έχετε ήδη μια εφαρμογή λογισμικού ξενοδοχείου. μπορείτε να προσθέσετε τη δυνατότητα λογιστικής για να εξυπηρετήσετε τον επιδιωκόμενο σκοπό σας.
10. Ασφάλεια και ευελιξία
Έχετε συνηθίσει να κάνετε τη λογιστική με συγκεκριμένο τρόπο, αλλά θα θέλατε να εισαγάγετε ένα πιο ενεργό στυλ; Στη συνέχεια, μιλήστε με τον προγραμματιστή σας. Το λογισμικό μπορεί να τροποποιηθεί με διάφορους τρόπους για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί για τον σκοπό(ους) που προορίζονται. Απλώς πρέπει να κοινοποιήσετε το ενδιαφέρον σας στον προγραμματιστή σας, ενώ συμφωνείτε και οι δύο για τα χρήσιμα πράγματα. Αρκετά ευέλικτο! Υπάρχει επίσης μέγιστη ασφάλεια για τα δεδομένα και τις πληροφορίες σας, τα οποία είναι διαθέσιμα στο λογισμικό. Το ξενοδοχείο μπορεί να αποφασίσει τι μπορεί να έχει πρόσβαση το ευρύ κοινό ή τι μπορεί να δει ή να εργαστεί κάθε εργαζόμενος σε διαφορετικά στάδια.
Σε όλα αυτά, η σημασία της χρήσης καλού λογιστικού λογισμικού ξενοδοχείων δεν μπορεί να υπερτονιστεί, ειδικά για ένα ξενοδοχείο που θέλει να κάνει περισσότερα κέρδη, να ικανοποιήσει τους πελάτες του και ακόμη και να επεκταθεί. Το λογισμικό έρχεται να βοηθήσει με διάφορους τρόπους που θα βοηθήσουν μια επιχείρηση να αναπτυχθεί.
Ωστόσο, είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει καλή σχέση μεταξύ του προγραμματιστή και της διοίκησης ή της διοίκησης του ξενοδοχείου. Αυτό γίνεται για να μπορεί ο προγραμματιστής να δημιουργήσει καλό λογισμικό για το ξενοδοχείο ή να τον βοηθήσει στην επιλογή του καταλληλότερου. Η διεύθυνση του ξενοδοχείου πρέπει επίσης να κατανοήσει τι θέλουν και σε ποιο βαθμό θέλουν το λογιστικό λογισμικό να είναι ενεργό και προσβάσιμο. Η επιλογή ενός καλού λογιστικού λογισμικού ξενοδοχείου είναι μια ευκαιρία για ένα ξενοδοχείο να αναπτυχθεί.