Spravovaná jednotka je položka, kterou organizace potřebuje sledovat a spravovat jako vlastní záznam.
Může to být pokoj, postel, stůl, kancelář, hřiště, byt, vozidlo, kus vybavení nebo jiný zdroj. Co dělá položku spravovanou jednotkou, není název. Je to skutečnost, že položka potřebuje své vlastní informace, stav, vztahy, historii, pravidla nebo reportování.
Proč udělat něco svou vlastní spravovanou jednotkou?
Udělat z položky vlastní záznam dává systému jasné místo pro uložení informací o této konkrétní položce.
- Její název, kód, typ nebo umístění.
- Její kapacita nebo velikost.
- Její aktuální stav.
- Její dostupnost nebo provozní hodiny.
- Rezervace nebo úkoly s ní spojené.
- Pravidla cen nebo fakturace, pokud jsou relevantní.
- Historie údržby, inspekce nebo problémů.
- Zprávy o využití, obsazenosti nebo výkonu.
Ne každá spravovaná jednotka potřebuje každé pole. Záznam by měl obsahovat informace potřebné pro správu této položky správně.
Jak se spravovaná jednotka liší od rezervovatelné jednotky?
| Termín | Hlavní myšlenka | Příklad |
|---|---|---|
| Spravovaná jednotka | Položka, kterou organizace potřebuje spravovat jako svůj vlastní záznam. | Budova, pokoj, vozidlo, stroj, postel nebo hřiště. |
| Rezervovatelná jednotka | Spravovaná položka, která může být rezervována nebo přidělena prostřednictvím rezervačního procesu. | Zasedací místnost, kterou si zákazníci mohou rezervovat. |
Spravovaná jednotka nemusí vždy být rezervovatelná. Budova může obsahovat mnoho rezervovatelných pokojů. Údržbový majetek může potřebovat historii práce, i když si ho nikdo nezarezervuje. Viz Rezervovatelná jednotka pro užší rezervační termín.
Jak se spravované jednotky propojují s ostatními záznamy?
Spravovaná jednotka se stává užitečnější, když je propojena s ostatními záznamy, které popisují, co se s ní stalo.
- Pokoj může být propojen s jeho rezervacemi.
- Rezervace může být propojena se zákazníkem, který používá pokoj.
- Údržbový problém může být propojen se stejným pokojem.
- Pracovní objednávka může ukázat, co bylo opraveno a kdy.
- Zpráva může použít tyto záznamy k zobrazení využití, prostojů nebo příjmů.
Salesforce podporuje vztahy mezi záznamy, takže související data mohou být zobrazena společně. To je užitečné, když se spravovaná jednotka potřebuje propojit s rezervacemi, lidmi, úkoly nebo jinými obchodními záznamy.
Jak fungují spravované jednotky s Booking Ninjas?
Booking Ninjas může spravovat rezervace a rozvrhy napříč nemovitostmi, jednotkami, službami, zařízeními, pokoji, lidmi, vybavením a dalšími zdroji. Když položka potřebuje pravidla rezervace, může být rezervace přímo spojena s touto položkou a její dostupností.
Viz Správa rezervací a Plánování zdrojů.
Mohou mít spravované jednotky hierarchii?
Ano, když má skutečná operace úrovně. Místo může obsahovat budovu. Budova může obsahovat patra. Podlaží může obsahovat pokoje. Pokoj může obsahovat vybavení.
Přesná struktura by měla zůstat co nejjednodušší. Přidejte úroveň pouze tehdy, když to pomáhá s rezervací, přístupem, údržbou, reportováním nebo jiným skutečným procesem.
Nevytvářejte záznamy jen proto, že můžete
Spravovaná jednotka by měla mít jasný účel. Pokud nikdo nepotřebuje její vlastní stav, historii, pravidla, vztahy nebo reportování, nemusí být nutně samostatným záznamem.
Co může být považováno za spravovanou jednotku?
Pro širší seznam příkladů v oblasti pohostinství, coworkingu, rekreace, bydlení a vybavení viz Co může být považováno za spravovanou jednotku?.
Zdroje a další čtení
- Booking Ninjas: Správa rezervací — popisuje rezervace napříč nemovitostmi, jednotkami, službami, zařízeními a sdílenými zdroji.
- Booking Ninjas: Plánování zdrojů — popisuje plánování lidí, pokojů, vybavení a aktiv společně.
- Salesforce Help: Přehled vztahů objektů — vysvětluje, jak mohou být záznamy Salesforce propojeny, aby uživatelé mohli vidět související data společně.
„Spravovaná jednotka“ se zde používá jako koncept platformy Booking Ninjas. Přesný design záznamu závisí na implementaci.