Billings Hotel & Convention Center, konferans alanı rezervasyonu ve sözleşmelerin daha net bir süreçte ilerlemesi için çözümler arıyordu.
Billings Hotel & Convention Center Montana, Billings'te, toplantılar, gruplar ve diğer etkinlikler için tasarlanmış otel konaklaması ile birlikte kongre ve etkinlik alanlarını yönetmektedir.
Etkinlik ekibi için alan rezervasyonu sadece işin bir parçasıydı. Rezervasyon ayrıca etkinlik detayları, sözleşmeler, imzalar ve nihai onay aşamalarından geçmeliydi.
Zorluk: Odanın rezervasyonu sadece başlangıçtı
Konferans ve kongre rezervasyonları, takvimde boş bir alan bulmaktan daha fazlasını içerir.
Ekip ayrıca hangi alanın etkinliğe uygun olduğunu, hangi tariilerin mevcut olduğunu, rezervasyonun nasıl ilerlediğini ve sözleşmenin tamamlanıp tamamlanmadığını anlamalıdır.
- Konferans alanları
- Farklı düzenler
- Kapasite gereksinimleri
- Etkinlik tarihleri
- Rezervasyon detayları
- Rezervasyon durumu
- Sözleşmeler
- Elektronik imzalar
Bu unsurlar ayrı ayrı ele alındığında, personel etkinliği bir sistemden veya adımdan diğerine taşımakla sorumlu hale gelir.
Çözüm: Etkinliğin tek bir bağlı yoldan ilerlemesine izin verin
Booking Ninjas, konferans alanları ve bu rezervasyonlara bağlı sözleşme süreci etrafında yapılandırılmış bir iş akışı uyguladı.
Uygun tarihler ve gereksinimleri karşılayan konferans veya etkinlik alanı ile başlayın.
Alan, tarihler, müşteri ve etkinlik bilgilerini tek bir rezervasyon kaydı etrafında tutun.
Sözleşme veya anlaşma, rezervasyondan sonra takip edilebilir ve ayrı bir süreç haline gelmez.
E-imza, belgeleri onay sürecinde ilerletir ve başka bir kopuk kağıt izi gerektirmez.
Rezervasyon ve tamamlanan sözleşme, etkinlik ilerledikçe daha kolay takip edilebilir.
Billings kurulumu nasıl bir araya geldi
| Etkinlik ekibi ihtiyacı | Booking Ninjas kurulumu | Ne daha kolay hale geldi |
|---|---|---|
| Rezerve edilebilir konferans alanlarını organize et | Konferans Alanı Yönetimi | Alanlar, resmi bir takvimde yalnızca isimler olarak değil, yapılandırılmış rezerve edilebilir envanter olarak ele alınabilir. |
| Etkinlik rezervasyonlarını takip et | Rezervasyon Yönetimi | Alan, tarihler, rezervasyon bilgileri ve durumu, etkinlik ilerledikçe bağlı kalabilir. |
| Rezervasyondan sözleşmeye geçiş yap | Rezervasyon İş Akışı | Belge adımı, etkinlik kaydından takip edilebilir ve personelin başka bir yerde bağlamı yeniden oluşturmasını gerektirmez. |
| İmzaları toplayın | Belge & E-İmza | Sözleşmeler, rezervasyon ve durumuna daha yakın bir şekilde elektronik imza ile ilerleyebilir. |
| İşlemi görünür tutun | Bağlı Salesforce Kayıtları | Personel, alan, rezervasyon, sözleşme ve bir sonraki adımın daha net bir kaydından çalışabilir. |
Konferans alanı da envanterdir
Bir otel odası rezerve edilebilecek tek şey değildir.
Kongre operasyonları, farklı kapasiteleri ve düzenleri destekleyebilecek balo salonları, toplantı odaları, salonlar, ara alanlar ve diğer alanları yönetmek zorunda kalabilir.
Bu, sistemin alanları gerçek rezerve edilebilir kaynaklar olarak, tarihler, kullanılabilirlik ve etrafındaki rezervasyon etkinliği ile anlaması gerektiği anlamına gelir.
Booking Ninjas'ın mevcut Kongre Merkezi çözümü, etkinlik ve salon rezervasyonlarını düzenler, düzenler, sözleşmeleri, faturalandırmayı, personeli, tesisleri ve Salesforce içindeki raporlamayı bağlayarak bu daha geniş modeli takip eder.
Billings için onaylanan proje kapsamı, daha dar bir şekilde konferans alanı yönetimi ve bu rezervasyonlara bağlı sözleşme iş akışına odaklandı.
Sözleşme, etkinlikle bağlantısını kaybetmemelidir
Bir etkinlik, ticari sözleşme tamamlanmadan önce geçici olarak tartışılabilir veya rezerve edilebilir.
Bu, rezervasyon tarafı ile belge tarafı arasında önemli bir geçiş yaratır.
Booking Ninjas, sözleşmenin ait olduğu etkinliğe daha yakın kalabilmesi için e-imza yeteneğini iş akışı ile bağladı.
Mevcut Belge & E-İmza yeteneği, bu aynı prensibi destekler: sözleşmeler oluşturulabilir, gönderilebilir, imzalanabilir, izlenebilir ve ilgili Salesforce kayıtlarına eklenebilir, böylece kopuk dosyalar haline gelmezler.
Personelin bir arada tutması gereken daha az geçiş
Bağlı bir iş akışı olmadan, birinin hangi etkinliğin bir sözleşme beklediğini, hangi sözleşmenin gönderildiğini, imzalanıp imzalanmadığını ve hangi rezervasyonun şimdi onay aşamasına geçebileceğini hatırlaması gerekir.
Bu iş, etkinlik hacmi düşük olduğunda yönetilebilir olabilir.
Alanlar, tarihler, yapılandırmalar, müşteriler ve sözleşmeler arttıkça daha zor hale gelir.
Rezervasyon kaydını belge süreci ile bağlamak, personele nelerin gerçekleştiğini ve hangi konuların dikkat gerektirdiğini görmek için daha yapılandırılmış bir yer sağlar.
Bağlı iş akışının netleştirdiği unsurlar
Bu hikaye için doğrulanmış sayısal sonuçlarımız yok, bu nedenle değer, Booking Ninjas'ın bağladığı çalışmalarla en iyi şekilde gösterilmektedir.
Konferans envanteri, yalnızca izole bir takvim girişi olarak değil, bir rezervasyon iş akışının parçası olarak yönetilebilir.
Alan, tarihler, müşteri ve rezervasyon durumu, aynı işletim bağlamının parçası olarak kalabilir.
Sözleşme adımı, rezervasyonun doğal bir devamı haline gelebilir ve alakasız bir idari süreç haline gelmez.
E-imza, sözleşmeleri tamamlama yolunda daha net bir yol oluşturdu.
Ekip, etkinliğin rezervasyon tarafı ile belge tarafını manuel olarak bağlamak için daha az çaba harcayabilir.
Aynı Salesforce temeli, gerektiğinde ek etkinlik, faturalandırma, tesis, raporlama ve operasyonel iş akışlarını destekleyebilir.
Bir kongre rezervasyonu ticari ve operasyonel iş arasında yer alır
Bir etkinlik rezervasyonu, yalnızca bir odanın tutulmasıyla tamamlanmış değildir.
Müşterinin bir sözleşmeye ihtiyacı olabilir. Sözleşmenin onaylanması ve imzalanması gerekir. Alanın belirli bir düzenlemesi olabilir. Daha sonra, aynı etkinlik faturalandırma, personel, yemek hizmetleri, tesisler veya diğer operasyonel işler ile bağlantılı olabilir.
Bu nedenle, Booking Ninjas'ın mevcut Kongre Merkezi çözümü basit bir alan takviminden daha fazlasını sunar.
Billings, odaklanmış bir sorunla başladı: konferans alanı yönetimi ve e-imza.
Salesforce altyapısının değeri, bu ilk bağlı parçaların daha sonra etkinlik operasyonunun daha fazla kısmının bağlanması gerektiğinde başka bir izole sistem haline gelmemesidir.
İş akışı, mekanın gerçekten alan satma şekline uymalıdır
Farklı kongre mülklerinin farklı alanları, düzenleri, onay adımları, sözleşme gereksinimleri, personel rolleri ve bir etkinliği onay aşamasına taşıma yolları vardır.
Booking Ninjas'ın her mekanın aynı süreci takip etmesine gerek yoktur.
Salesforce altyapısı, altında kayıtları ve iş akışı araçlarını sağlar. Yapılandırma, ardından rezervasyon sürecini onu kullanan organizasyona göre şekillendirebilir.
Bu, bir mekan standart bir takvimden büyüdüğünde ancak her parçayı büyük bir etkinlik yönetim platformunun ilk gününde gerektirmediğinde özellikle yararlıdır.
Bağlı etkinlik rezervasyonu hakkında daha fazla bilgi edinin
Booking Ninjas'ın bir alanın veya kaynağın belirli bir zaman diliminde gerçekten rezerve edilip edilemeyeceğini nasıl yönettiğini görün.
Kullanılabilirliğin Yönetimi →Sözleşmelerin, imzaların, durum takibinin ve tamamlanmış belgelerin Salesforce kayıtlarıyla nasıl bağlı kalabileceğini görün.
Belge & E-İmza'yı Keşfedin →Alan rezervasyonlarının daha sonra düzenler, sözleşmeler, faturalandırma, personel, tesisler ve etkinlik operasyonları ile nasıl bağlanabileceğini görün.
Kongre Merkezi Yönetimini Keşfedin →Bu hikaye hakkında: Bu sayfa, Billings Hotel & Convention Center için konferans alanı yönetimi ve e-imza entegrasyonu etrafında onaylanmış Booking Ninjas kapsamını yansıtmaktadır. Doğrulanmamış gelir iyileştirmeleri, rezervasyon hacmi artışları veya mevcut proje kanıtlarının ötesinde işlevsellik iddia etmemektedir.
Etkinlik alanlarınız bir takvimden fazlasına mı ihtiyaç duyuyor?
Booking Ninjas'ın alanları, rezervasyonları, sözleşmeleri, imzaları ve mekanınızın etkinlikleri nasıl yönettiği etrafındaki operasyonel çalışmaları nasıl bağlayabileceğini görün.
.jpeg)
.jpg)
.png)
