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Wycliffe Bible Translators aveva bisogno di un modo migliore per gestire la propria operazione interna di appartamenti. La parte difficile non era semplicemente tenere un calendario di circa 40 appartamenti.
Il personale rispondeva a domande sulla disponibilità, esaminava le richieste, organizzava soggiorni di gruppo, assegnava appartamenti, gestiva diversi metodi di pagamento, programmava la pulizia e ricostruiva report sui soggiorni.
Troppo di quel lavoro dipendeva dalle persone che trasferivano informazioni tra moduli, email, fogli di calcolo e Salesforce.
Il problema: troppo tempo speso a rispondere a "Abbiamo spazio?"
Prima di Booking Ninjas, le richieste di appartamenti dipendevano fortemente da un Google Form, email e coordinamento del personale.
Uno dei punti dolenti più chiari era la disponibilità. Una grande parte dei messaggi relativi agli appartamenti riguardava persone che semplicemente chiedevano se l'alloggio fosse disponibile per determinate date.
Il personale doveva quindi lavorare attraverso il resto della richiesta:
- Controllare la disponibilità degli appartamenti
- Esaminare le richieste individuali
- Esaminare le richieste di gruppo
- Scegliere i tipi di appartamento
- Assegnare unità specifiche
- Preparare le informazioni di fatturazione
- Organizzare la pulizia
- Preparare i report
I gruppi rendevano tutto più difficile. Un gruppo poteva aver bisogno di diversi appartamenti con due e tre camere da letto, diverse date di arrivo e partenza, diversi pagatori e nomi degli occupanti che non erano noti al momento della prima richiesta.
La soluzione: fare in modo che un passo conduca al successivo
Booking Ninjas ha costruito il flusso di lavoro degli appartamenti all'interno dell'ambiente Salesforce esistente di Wycliffe.
La parte utile non era una sola funzionalità. Era permettere allo stesso soggiorno di muoversi attraverso i passaggi di cui Wycliffe aveva già bisogno.
Il personale può vedere la disponibilità degli appartamenti, le richieste in sospeso e i soggiorni confermati nelle date.
Un ospite o un gruppo possono chiedere le date e i tipi di appartamento di cui hanno bisogno.
Wycliffe mantiene il controllo sull'approvazione, sui blocchi di gruppo e sugli appartamenti assegnati.
Le fatture, i metodi di pagamento, gli occupanti e i dettagli del soggiorno rimangono collegati alla prenotazione.
Il check-out può portare al lavoro di pulizia mentre gli stessi registri supportano le operazioni e i report finanziari.
Questa è l'idea più ampia dietro operazioni aziendali collegate : la prenotazione può rimanere collegata al lavoro che avviene prima, durante e dopo di essa.
Come la configurazione di Wycliffe ha risolto ogni parte del flusso di lavoro
| Esigenza di Wycliffe | Configurazione di Booking Ninjas | Cosa è diventato più facile |
|---|---|---|
| Vedere la disponibilità degli appartamenti | Calendario di disponibilità + Gestione delle prenotazioni | Il personale può lavorare da un calendario visivo invece di ricostruire la disponibilità da moduli, email e controlli separati. |
| Mantenere le richieste inizialmente provvisorie | Flusso di lavoro di prenotazione basato su richiesta | Una richiesta può essere esaminata prima che Wycliffe la approvi e assegni appartamenti specifici. |
| Gestire grandi gruppi | Prenotazione di Gruppo | Diversi appartamenti, viaggiatori, date e dettagli a livello di gruppo possono rimanere insieme invece di diventare prenotazioni non correlate. |
| Assegnare i viaggiatori in seguito | Blocco di gruppo + assegnazione individuale | Wycliffe può riservare prima un numero sufficiente di appartamenti e decidere chi occupa ciascun appartamento in seguito. |
| Gestire diversi pagatori | Gestione delle Fatture + Fatturazione Divisa | I pagamenti esterni, le spese interne dei dipartimenti e le diverse responsabilità di pagamento possono rimanere legate alla prenotazione. |
| Preparare gli appartamenti dopo il check-out | Gestione degli Ordini di Lavoro | Un soggiorno completato può portare al lavoro di pulizia invece di dipendere da un passaggio manuale separato. |
| Fornire report diversi ai team | Report di Salesforce + report di Booking Ninjas | Le operazioni e la finanza possono lavorare con gli stessi dati di prenotazione mantenendo le visualizzazioni di cui hanno bisogno. |
Mostrare la disponibilità non significava rinunciare al controllo
Questo era un aspetto importante del flusso di lavoro di Wycliffe.
L'organizzazione voleva che gli ospiti e i gruppi avessero un modo più chiaro per vedere cosa potesse essere disponibile e inviare una richiesta.
Ma un appartamento disponibile non significava automaticamente che quella richiesta dovesse diventare una prenotazione confermata.
Il personale di Wycliffe doveva comunque esaminare la richiesta, controllare la situazione abitativa più ampia, approvarla o rifiutarla e decidere quali appartamenti dovessero effettivamente essere utilizzati.
Booking Ninjas ha preservato quel passaggio invece di costringere Wycliffe a una conferma istantanea.
Il Knowledge Center spiega la differenza tra prenotazioni provvisorie e confermate .
I soggiorni di gruppo potevano rimanere insieme senza rendere ogni viaggiatore identico
Un grande gruppo non arriva e parte sempre come un'unità.
Wycliffe potrebbe aver bisogno di diversi appartamenti per lo stesso gruppo mentre i singoli viaggiatori avevano ancora date, assegnazioni di stanze o accordi di pagamento diversi.
Booking Ninjas ha separato il gruppo dai dettagli individuali.
Wycliffe poteva prima rispondere alla grande domanda: Abbiamo abbastanza appartamenti per questo gruppo?
L'inventario richiesto poteva quindi essere bloccato prima che ogni nome degli occupanti fosse noto. Le assegnazioni individuali potevano essere aggiunte in seguito man mano che il soggiorno diventava più chiaro.
Questo è ciò che rende le prenotazioni di gruppo diverse dal semplice creare un lungo elenco di prenotazioni individuali.
L'attuale capacità di Prenotazione di Gruppo di Booking Ninjas segue lo stesso modello più ampio: le informazioni a livello di gruppo e a livello individuale possono rimanere collegate mentre date, persone, stanze o risorse cambiano.
Il flusso di fatturazione doveva anche comprendere Wycliffe
Non ogni soggiorno in appartamento veniva pagato allo stesso modo.
Alcuni pagamenti potevano essere effettuati con carta di credito o contante. Altri potevano essere addebitati internamente a un dipartimento o a un giornale di Wycliffe.
Una prenotazione poteva anche avere più di un pagatore.
Booking Ninjas è stato configurato affinché quelle relazioni di pagamento potessero rimanere parte della stessa storia di prenotazione invece di costringere il personale a un processo di fatturazione esterno.
Le fatture potevano essere suddivise quando diverse persone o dipartimenti erano responsabili di diverse parti di un soggiorno. Una volta pagato, la storia di fatturazione poteva rimanere collegata alla prenotazione.
Per la struttura più ampia di prenotazione-fatturazione, vedere Come le Prenotazioni si Collegano alle Fatture .
La prenotazione poteva attivare il lavoro che segue il check-out
L'appartamento non è pronto per il prossimo ospite solo perché la prenotazione precedente è terminata.
Deve ancora essere pulito e preparato.
Booking Ninjas ha collegato quel passaggio operativo al check-out. Un soggiorno completato poteva creare il lavoro di pulizia necessario per l'appartamento.
Il personale di pulizia poteva lavorare attraverso stati semplici come in corso, completato o annullato, mentre i supervisori potevano vedere quali appartamenti avevano ancora bisogno di attenzione.
Questo ha trasformato la pulizia da un passaggio separato nel prossimo passo dello stesso flusso di lavoro dell'appartamento.
Booking Ninjas doveva adattarsi all'org di Salesforce di Wycliffe, non sostituirlo
Wycliffe aveva già Salesforce.
Il suo team aveva già regole riguardo a conti, contatti, relazioni sui dati delle organizzazioni non profit, campi obbligatori, reportistica, qualità dei dati e permessi.
Ricominciando in un database di prenotazione separato si sarebbe creato un altro posto da mantenere sincronizzato.
Invece, Booking Ninjas ha lavorato con la struttura Salesforce esistente di Wycliffe e ha affinato il flusso di lavoro degli appartamenti attorno ad essa.
Ciò ha incluso dettagli specifici di Wycliffe come classificazioni degli appartamenti, preferenze di piano, esenzioni fiscali, tipi di pagamento, layout delle fatture, reportistica e terminologia.
La tecnologia sottostante può provenire da Booking Ninjas e Salesforce, ma Wycliffe decide ancora come deve funzionare la propria operazione di alloggio.
La configurazione ha continuato a migliorare quando gli utenti reali l'hanno testata
I test di accettazione degli utenti hanno evidenziato dettagli che è facile trascurare in un elenco di controllo di prodotto generico.
Gli utenti di Wycliffe hanno chiesto cose come preferenze per il primo e il secondo piano, differenze più chiare tra unità con due e tre camere da letto, limiti più realistici sulle richieste di gruppo, migliore visibilità del calendario, gestione delle esenzioni fiscali, report finanziari migliorati e modifiche ai layout di fatture e ricevute.
Queste richieste sono state utilizzate per affinare la versione del flusso di lavoro di Wycliffe.
Questo è un aspetto importante dell'implementazione: Salesforce fornisce una tecnologia forte, ma il prodotto utile appare quando le regole sullo schermo corrispondono al lavoro che le persone fanno realmente.
Cosa è diventato più facile nel flusso di lavoro di Wycliffe
Non ci sono risultati numerici post-lancio nel materiale utilizzato per questa storia, quindi il miglioramento è meglio mostrato attraverso il lavoro che è diventato connesso.
Il personale poteva lavorare da un calendario visivo degli appartamenti invece di ricostruire la risposta attraverso ripetuti controlli via email.
I blocchi di appartamenti, le informazioni di gruppo, i viaggiatori individuali e le diverse date potevano rimanere correlate.
Le richieste online potevano semplificare l'accettazione senza trasformare ogni richiesta in una prenotazione confermata automatica.
I pagamenti normali, le spese interne dei dipartimenti e le responsabilità divise potevano rimanere parte dello stesso flusso di prenotazione.
La fine di un soggiorno poteva creare il prossimo compito operativo invece di fare affidamento su un altro passaggio manuale.
Wycliffe non ha dovuto creare un altro database disconnesso per le operazioni sugli appartamenti.
La prenotazione era il nucleo, ma l'operazione aveva bisogno di più attorno ad essa
Wycliffe è un buon esempio del perché Booking Ninjas inizi con prenotazioni e riservazioni ma non deve fermarsi lì.
La Gestione delle Prenotazioni ha gestito il soggiorno principale. La Prenotazione di Gruppo l'ha estesa per gruppi più grandi. La Gestione delle Fatture e la Fatturazione Divisa hanno gestito il lato finanziario. La Gestione degli Ordini di Lavoro ha collegato il soggiorno alla pulizia. La reportistica di Salesforce ha supportato le operazioni e la finanza.
Questo è dove Booking Ninjas si adatta particolarmente bene: quando una prenotazione tocca diverse parti della stessa organizzazione e quelle parti devono rimanere collegate.
Un caso di prenotazione più semplice può utilizzare meno elementi. Wycliffe aveva bisogno di più perché il suo flusso di lavoro era più complesso.
Scopri di più su questo flusso di lavoro
Scopri come un gruppo può rimanere connesso mentre persone, spazi, date e dettagli individuali differiscono ancora.
Come Funzionano le Prenotazioni di Gruppo →Scopri come addebiti, fatture, pagamenti e la prenotazione possono rimanere collegati.
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