L'International Student House di Washington, DC offre agli studenti internazionali, studiosi, tirocinanti e giovani professionisti più di una semplice stanza. Offre loro un luogo dove vivere, incontrare persone e diventare parte di una comunità.
Dietro a questa esperienza c'è un'operazione abitativa con residenti provenienti da molti paesi, che soggiornano per periodi diversi, pagando con scadenze diverse e necessitando di supporto durante il loro soggiorno.
Con la crescita della comunità, troppo tempo del personale veniva speso per mantenere in ordine le assegnazioni abitative, la fatturazione, i pagamenti, le informazioni sui residenti e la comunicazione.
La sfida: ogni soggiorno dei residenti creava più lavoro amministrativo
ISH può ospitare circa 100 residenti alla volta, con persone provenienti da oltre 70 paesi. Molti residenti soggiornano per sei mesi fino a un anno.
Ciò significa che il team non sta semplicemente registrando gli ospiti per alcune notti. Sta gestendo un viaggio residenziale più lungo.
- Domande di alloggio e prenotazioni
- Assegnazioni delle stanze
- Diverse lunghezze di soggiorno
- Liste d'attesa
- Fatturazione mensile
- Scadenze di pagamento
- Comunicazione con i residenti
- Report di alloggio
Il processo precedente costringeva il personale a spendere ore per mantenere manualmente questi aspetti. Le ammissioni dovevano gestire l'alloggio e la domanda. La contabilità doveva tenere in ordine fatture, saldi e pagamenti. Gli advisor dei residenti avevano bisogno di informazioni chiare quando aiutavano le persone durante il loro soggiorno.
La soluzione: mantenere il viaggio del residente connesso
Booking Ninjas ha fornito a ISH un modo per iniziare con le prenotazioni abitative e mantenere le parti successive del viaggio del residente connesse attorno a esse.
Il viaggio abitativo inizia con il residente e il soggiorno di cui ha bisogno.
Le prenotazioni e la disponibilità aiutano le ammissioni a gestire chi può essere collocato e quando.
Informazioni utili sui residenti possono rimanere connesse durante il soggiorno.
Le spese mensili, le fatture, i saldi e le attività di pagamento possono seguire il residente.
L'accesso al portale, la comunicazione e la reportistica aiutano il personale a supportare il residente dopo il trasloco.
Questo è dove Booking Ninjas funziona bene: la prenotazione è solo l'inizio, e diversi team devono ancora lavorare dallo stesso viaggio del residente in seguito.
Come la configurazione di ISH ha risolto i problemi quotidiani
| Esigenza di ISH | Configurazione di Booking Ninjas | Cosa è diventato più facile |
|---|---|---|
| Diverse lunghezze di soggiorno | Gestione delle prenotazioni | Le ammissioni possono gestire i soggiorni abitativi attorno alle date di cui ogni residente ha effettivamente bisogno. |
| Domanda quando l'alloggio si riempie | Gestione delle liste d'attesa | Gli applicant in lista d'attesa possono essere mantenuti in un flusso più chiaro invece di essere seguiti separatamente a mano. |
| Fatturazione mensile dei residenti | Fatturazione + Fatturazione ricorrente | Le spese mensili, i pagamenti programmati e i saldi dei residenti possono rimanere connessi allo stesso account. |
| Accesso ai pagamenti dei residenti | Portale per studenti | I residenti hanno un luogo dove visualizzare informazioni utili sul conto e sui pagamenti senza chiedere al personale ogni aggiornamento. |
| Diverse funzioni del personale | Utenti e accesso a Salesforce | Le ammissioni, gli advisor dei residenti, le strutture e la contabilità possono lavorare con le informazioni che contano per i loro lavori. |
| Reportistica manuale | Report + dashboard | I registri di alloggio e di pagamento già nel sistema possono essere utilizzati per la reportistica invece di essere raccolti di nuovo a mano. |
La fatturazione doveva seguire il residente, non vivere in un processo separato
Soggiorni più lunghi rendono la fatturazione particolarmente importante.
ISH aveva bisogno di prezzi mensili, pagamenti programmati, fatture e la possibilità di portare un saldo di conto nella dichiarazione attuale del residente.
Booking Ninjas ha aiutato la contabilità a configurare queste regole attorno al modo in cui ISH già fattura i suoi residenti.
Ciò significa che la prenotazione abitativa e il denaro ad essa collegato non devono diventare due storie separate.
Il Knowledge Center spiega la relazione di base in Come le Prenotazioni si Collegano alle Fatture .
I residenti possono gestire da soli di più le cose semplici
Un residente non dovrebbe dover contattare il personale ogni volta che vuole capire qualcosa di semplice sul proprio conto.
Il portale per i residenti offre a ISH un luogo per condividere informazioni approvate e supportare l'attività di pagamento mantenendo separata la parte amministrativa.
Questo aiuta a ridurre le domande di routine per il personale senza rimuovere il supporto personale di cui i residenti hanno ancora bisogno.
Il Knowledge Center spiega questa idea in Cosa Possono Fare i Clienti Tramite un Portale? .
Per ISH, questo è importante perché il tempo del personale è meglio speso accogliendo i residenti, aiutandoli a sistemarsi, supportando la vita comunitaria e gestendo situazioni che richiedono effettivamente una persona.
La configurazione segue il modo in cui ISH lavora
L'International Student House non è un normale hotel e non è un edificio residenziale standard.
I suoi residenti soggiornano per periodi più lunghi, arrivano da tutto il mondo, seguono diversi programmi di fatturazione e interagiscono con diversi team di personale durante il loro tempo nella Casa.
Ecco perché la configurazione è stata modellata attorno alle regole abitative di ISH piuttosto che chiedere a ISH di cambiare la comunità per adattarsi a un sistema di proprietà generico.
Le ammissioni potevano lavorare con prenotazioni e liste d'attesa. La contabilità poteva lavorare con fatturazione e pagamenti. Gli advisor dei residenti potevano utilizzare strumenti per residenti e comunicazione.
Salesforce fornisce la tecnologia sottostante, ma le regole, gli utenti, i registri e i flussi di lavoro effettivi appartengono a ISH.
ISH è passata al nuovo flusso passo dopo passo
Il passaggio non è avvenuto chiedendo a ogni dipartimento di cambiare tutto da un giorno all'altro.
Booking Ninjas ha lavorato a fianco del processo esistente durante un periodo di onboarding di due mesi. I dati dei residenti sono stati portati in nuovi profili residenziali e il personale è stato formato attorno al lavoro che gestiva effettivamente.
Le ammissioni hanno imparato a gestire prenotazioni e liste d'attesa. Gli advisor dei residenti hanno lavorato con il portale e gli strumenti di comunicazione. La contabilità ha impostato regole di fatturazione, pagamenti e fatture.
Nel primo mese, ISH stava già conducendo prenotazioni e pagamenti attraverso il nuovo sistema.
Questo approccio graduale ha aiutato il nuovo processo a diventare parte del ritmo normale del team invece di diventare un altro progetto che il personale doveva gestire oltre al loro lavoro quotidiano.
Cosa è diventato più facile per l'International Student House
Le prenotazioni, i residenti, le liste d'attesa e altri registri abitativi non necessitano più della stessa quantità di manutenzione separata.
Le spese mensili, le fatture, i saldi e i pagamenti possono seguire il residente in un unico flusso connesso.
Il portale offre ai residenti un luogo per gestire semplici esigenze di conto e pagamento senza dover sempre chiedere al personale.
Le informazioni sui residenti e gli strumenti di comunicazione possono rimanere più vicini ai registri che il personale utilizza già.
I dati di alloggio e pagamento utilizzati ogni giorno possono anche supportare report senza essere ricostruiti manualmente.
Il personale può dedicare più attenzione ai residenti, agli eventi, al supporto e allo scambio interculturale invece di lavoro amministrativo di routine.
Un sistema abitativo può continuare a crescere attorno al viaggio del residente
Per ISH, la gestione delle prenotazioni e delle riserve fornisce il punto di partenza.
Da lì, la stessa configurazione può connettere liste d'attesa, profili dei residenti, fatturazione, pagamenti, portali, comunicazione, reportistica e altri flussi di lavoro quando necessario.
Questo è utile per l'alloggio per studenti perché la parte difficile raramente è una sola prenotazione. La parte più difficile è tutto ciò che deve rimanere connesso durante i mesi successivi al trasloco del residente.
Per il caso d'uso più ampio, vedere la soluzione per l'alloggio per studenti .
Scopri di più sul flusso residenziale connesso
Scopri come una prenotazione abitativa può rimanere connessa alle fatture e ai pagamenti che la seguono.
Come le Prenotazioni si Collegano alle Fatture →Scopri cosa possono gestire i residenti o i clienti tramite un portale e cosa rimane ancora con il personale.
Cosa Possono Fare i Clienti Tramite un Portale? →Scopri perché mantenere i team attorno agli stessi dati affidabili rende più facile il lavoro quotidiano.
Cosa Significa un'unica Fonte di Verità? →Dedica meno tempo a mantenere insieme le operazioni abitative.
Scopri come Booking Ninjas può connettere prenotazioni, residenti, fatturazione, pagamenti, portali e il lavoro quotidiano attorno a una comunità di alloggio a lungo termine.
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