Constructor University doveva sostituire un sistema di alloggio per studenti obsoleto, ma sostituire il vecchio software con un altro database isolato avrebbe creato solo un nuovo problema.
Constructor University si basava già su Salesforce per le informazioni sugli studenti. Booking Ninjas ha lavorato con quell'ambiente esistente affinché l'alloggio potesse diventare un'altra parte connessa del record universitario dello studente.
Il progetto ha riunito prenotazioni per alloggi, self-service per studenti, regole di assegnazione, pagamenti, dati operativi e reportistica attorno alla base di Salesforce di cui Constructor si fidava già.
La sfida: l'alloggio toccava molto più della disponibilità delle stanze
Constructor si stava allontanando dal suo precedente sistema di alloggio, Mercury.
Ciò significava che le proprietà esistenti, i contatti degli studenti, le prenotazioni, la storia degli alloggi e i processi operativi dovevano essere considerati come parte della transizione.
Ma l'alloggio stesso era anche più complicato che assegnare una stanza vuota.
- Record degli studenti
- Preferenze abitative
- Idoneità della stanza
- Prenotazioni
- Depositi e pagamenti
- Assegnazione delle stanze
- Reportistica della vita residenziale
- Check-in e check-out
Gli studenti del primo anno e quelli che tornano potevano seguire percorsi diversi. Alcuni tipi di stanze avevano regole di idoneità diverse. I team di alloggio avevano bisogno di report modificabili. Gli studenti avevano bisogno di un modo utilizzabile per completare la loro parte del processo.
La decisione più importante: mantenere Salesforce come base dei dati degli studenti
Constructor aveva già il proprio ambiente Salesforce e record degli studenti consolidati.
Una preoccupazione iniziale era se la nuova piattaforma di alloggio avrebbe creato una struttura dati personalizzata separata che avrebbe poi necessitato di un'altra integrazione con l'università.
Booking Ninjas ha invece lavorato con la struttura esistente di Contatti e Account Person di Salesforce di Constructor.
Le informazioni sugli alloggi potevano rimanere collegate ai record degli studenti già utilizzati altrove nell'università, e i team autorizzati potevano accedere alle informazioni rilevanti senza che ogni utente dovesse lavorare all'interno dell'applicazione di Booking Ninjas stessa.
Questo ha affrontato una delle preoccupazioni più chiare sollevate durante il progetto: l'alloggio non doveva diventare un'altra isola di dati.
Booking Ninjas spiega questa struttura più ampia in Cos'è un'Organizzazione Salesforce?
Il percorso di alloggio per studenti potrebbe diventare un flusso connesso
L'esperienza utile inizia con il record dello studente e continua attraverso il ciclo di vita dell'alloggio.
Inizia dalle informazioni sugli studenti che Constructor già mantiene in Salesforce.
Dai allo studente un punto di accesso all'alloggio con il marchio e le informazioni e azioni rilevanti per loro.
Lo stato dello studente, le preferenze, il tipo di stanza e i requisiti applicabili plasmano il passo successivo.
La prenotazione può seguire la regola di pagamento o approvazione che si applica a quello studente.
Il record di alloggio rimane disponibile per assegnazioni, vita residenziale, reportistica e lavoro successivo nel ciclo di vita.
Come si incastrava la configurazione di Constructor
| Bisogno di Constructor | Approccio di Booking Ninjas | Cosa ha reso possibile |
|---|---|---|
| Sostituire i dati di alloggio legacy | Struttura di migrazione nativa Salesforce | Proprietà, contatti, prenotazioni e dati storici rilevanti potevano muoversi verso il nuovo ambiente invece di partire con un sistema di alloggio vuoto. |
| Mantenere i record degli studenti esistenti | Struttura esistente di Contatti / Account Person di Salesforce | L'alloggio poteva lavorare attorno alle informazioni sugli studenti già consolidate dall'università invece di creare un altro database studentesco indipendente. |
| Dare agli studenti il self-service | Portale per studenti | Gli studenti potevano ricevere accesso a un ambiente con marchio Constructor e completare autonomamente parti rilevanti del percorso di alloggio. |
| Applicare diverse regole abitative | Regole di prenotazione + flussi di lavoro Salesforce | Gli studenti del primo anno, quelli che tornano, i tipi di stanza, le preferenze e altri attributi degli studenti potevano influenzare il processo mostrato allo studente. |
| Gestire i depositi per l'alloggio | Elaborazione dei pagamenti | Le attività di pagamento applicabili potevano rimanere collegate allo studente e alla prenotazione piuttosto che essere riconciliate separatamente. |
| Mantenere le prenotazioni incomplete utilizzabili | Stato della prenotazione + flusso di lavoro dei pagamenti | Uno studente poteva tornare a un passaggio in sospeso invece di dover ricostruire la richiesta di alloggio dall'inizio. |
| Supportare report modificabili | Report e Dashboard di Salesforce | La vita residenziale poteva costruire diverse visualizzazioni attorno a edifici, stanze, occupazione, attributi degli studenti o assegnazioni dallo stesso dato. |
Gli studenti potevano gestire più autonomamente il percorso di alloggio
Constructor aveva bisogno di più di una schermata amministrativa per l'alloggio.
Gli studenti avevano anche bisogno di un luogo chiaro per interagire con il processo.
Booking Ninjas ha configurato un Portale per Studenti con marchio dove l'accesso degli studenti poteva essere connesso al flusso di lavoro per l'alloggio dell'università.
Il portale poteva diventare il luogo in cui gli studenti vedono le informazioni sugli alloggi rilevanti per loro, mantengono preferenze applicabili, continuano i passaggi di prenotazione e completano azioni come un pagamento per l'alloggio applicabile.
Questo avvicina il lavoro di routine alla persona che già conosce la risposta.
L'attuale di Booking Ninjas Portale per studenti mantiene il self-service degli studenti direttamente connesso ai record di Salesforce piuttosto che mantenere un'altra copia dello studente al di fuori della piattaforma.
Le regole abitative universitarie potrebbero diventare parte del flusso di lavoro
Constructor non aveva un processo di alloggio identico per ogni studente.
Gli studenti del primo anno e quelli che tornano potevano avere requisiti diversi. Alcuni tipi di stanze potevano avere diverse idoneità. Le preferenze degli studenti e le informazioni universitarie esistenti potevano anche influenzare ciò che doveva accadere successivamente.
Invece di chiedere al personale di ricordare e spiegare ogni variazione manualmente, i dati di Salesforce e i flussi di lavoro di Booking Ninjas potevano aiutare a determinare il percorso abitativo appropriato.
Il progetto ha anche esplorato requisiti di assegnazione più approfonditi come preferenze per stanze, preferenze per piani, nazionalità, preferenze per fumatori, considerazioni sui compagni di stanza e comportamento dell'inventario controllato.
Queste idee avanzate di abbinamento e assegnazione dovrebbero essere comprese come aree che Constructor e Booking Ninjas stavano definendo e perfezionando durante l'implementazione, piuttosto che essere presentate tutte come funzionalità di produzione confermate.
Il pagamento potrebbe diventare parte dello stato della prenotazione
Constructor aveva anche diversi percorsi finanziari a seconda dello studente.
Ad esempio, gli studenti che tornano potrebbero aver bisogno di un deposito per l'alloggio mentre gli studenti del primo anno potrebbero seguire un altro processo.
Booking Ninjas ha lavorato per connettere l'attività di pagamento Stripe con lo studente e la prenotazione in modo che un pagamento applicabile potesse diventare parte del flusso di lavoro per l'alloggio stesso.
Questo crea una sequenza molto più chiara:
La stessa struttura aiuta anche con gli studenti che iniziano la prenotazione ma non completano immediatamente il pagamento. La prenotazione può mantenere il suo stato in modo che lo studente possa tornare al passaggio in sospeso piuttosto che ricominciare da capo.
Gli attuali strumenti di pagamento di Booking Ninjas collegano in modo simile le transazioni direttamente con le prenotazioni, le fatture e i registri dei clienti di Salesforce. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
La vita residenziale non voleva aspettare un fornitore di software ogni volta che aveva bisogno di un nuovo rapporto
Le domande sull'alloggio universitario cambiano costantemente.
Una persona potrebbe aver bisogno di studenti in un determinato edificio. Un'altra potrebbe aver bisogno di occupazione. Un'altra potrebbe aver bisogno di minori, informazioni sulla nazionalità, assegnazioni delle stanze o altri attributi degli studenti.
Il team di Constructor ha chiarito che un elenco fisso di rapporti non sarebbe stato sufficiente.
Poiché i registri abitativi rimanevano in Salesforce, i team autorizzati potevano utilizzare la reportistica di Salesforce e le esportazioni autorizzate per rispondere a domande diverse dallo stesso insieme di dati sottostante.
- Edifici e stanze
- Assegnazioni degli studenti
- Occupazione
- Attributi degli studenti
- Stato della prenotazione
- Stato del pagamento
- Eccezioni abitative
- Esportazioni operative
Gli utenti reali continuavano a plasmare il sistema
I test di accettazione degli utenti hanno rivelato i dettagli che contano quando il software raggiunge le operazioni universitarie quotidiane.
Constructor e Booking Ninjas hanno affrontato domande riguardanti i tipi di studenti, l'idoneità delle stanze, gli stati di prenotazione, il comportamento dei pagamenti, i rapporti, le preferenze, l'inventario, la terminologia e il lavoro del ciclo di vita abitativo.
Il team ha anche esplorato come il checkout e l'ispezione delle stanze potessero diventare più strutturati, inclusa l'identificazione delle eccezioni e la riduzione della quantità di elaborazione manuale richiesta per le normali partenze di fine anno.
Alcuni di quei flussi di lavoro avanzati erano ancora in fase di definizione, ma quel processo di implementazione stesso ha mostrato come la versione della piattaforma di Constructor potesse continuare a prendere forma attorno alle reali operazioni abitative.
Cosa è diventato più connesso per Constructor
Non abbiamo risultati numerici verificati post-lancio per questa storia, quindi il valore è meglio mostrato attraverso il lavoro che Booking Ninjas ha collegato e i passaggi manuali che il sistema è stato progettato per ridurre.
L'università non aveva bisogno di trattare l'alloggio come un ambiente di informazioni sugli studenti completamente separato.
Il percorso abitativo potrebbe muoversi attraverso un portale brandizzato invece di dipendere solo dalle istruzioni del personale e dai follow-up manuali.
Lo stato dello studente e altre informazioni di Salesforce potrebbero aiutare a determinare quale processo abitativo si applicasse.
I depositi abitativi applicabili potrebbero diventare parte della stessa cronologia delle prenotazioni invece di un altro controllo disconnesso.
La reportistica di Salesforce ha dato alla vita residenziale maggiore flessibilità rispetto a fare affidamento solo su una libreria di rapporti di fornitori fissi.
Reali scenari di UAT potrebbero alimentare la configurazione piuttosto che costringere Constructor ad accettare un processo abitativo fisso.
La loro università. I loro studenti. Le loro regole abitative. La loro organizzazione.
Constructor University è un esempio particolarmente chiaro del modello nativo di Salesforce di Booking Ninjas.
L'università aveva già un'organizzazione, registri degli studenti, campi, permessi, rapporti e relazioni sui dati.
Booking Ninjas non aveva bisogno di chiedere all'università di buttare via quella fondazione per modernizzare l'alloggio.
Invece, l'alloggio potrebbe diventare un altro strato operativo all'interno dello stesso ambiente più ampio.
Questo è anche come Booking Ninjas descrive l'attuale piattaforma di Housing Studenti: informazioni su studenti, stanze, letti, assegnazioni, pagamenti, manutenzione e operazioni possono rimanere centralizzate in Salesforce.
Una prenotazione abitativa può diventare l'inizio di un flusso di lavoro residenziale più ampio
La gestione delle prenotazioni può fornire il record abitativo principale.
Attorno ad esso, un'università può collegare portali per studenti, disponibilità, assegnazioni di stanze e letti, pagamenti, reportistica, manutenzione, check-in, check-out, comunicazione e altri flussi di lavoro della vita residenziale secondo necessità.
Constructor aveva bisogno di una configurazione più ricca perché la sua operazione abitativa toccava già molte parti dell'università.
Una residenza più piccola può iniziare con meno pezzi.
Il punto utile è che entrambi possono utilizzare la stessa fondazione di Salesforce senza costringere ogni istituzione nello stesso processo abitativo.
Per il caso d'uso più ampio, vedere il Soluzione di Housing Studenti .
Scopri di più su questa configurazione di housing studentesco
Scopri come il self-service degli studenti può rimanere direttamente collegato ai dati di Salesforce, ai permessi, alla fatturazione e ai flussi di lavoro universitari.
Esplora il Portale Studenti →Scopri come registri, flussi di lavoro, utenti, reportistica, automazione e altri strumenti operativi possono vivere in un ambiente specifico per l'organizzazione.
Cos'è un'Organizzazione Salesforce? →Scopri come prenotazioni, regole politiche, disponibilità, modifiche e reportistica operativa possono rimanere collegati all'interno di Salesforce.
Esplora la Gestione delle Prenotazioni →A proposito di questa storia: Questa pagina riflette l'implementazione di Booking Ninjas di Constructor University e il materiale di test di accettazione degli utenti, inclusa la migrazione legacy, i registri degli studenti di Salesforce, le prenotazioni abitative, il self-service del portale, i flussi di lavoro di pagamento, la reportistica e la configurazione delle regole abitative. Il matching avanzato dei coinquilini, il controllo dell'overbooking e i flussi di lavoro di ispezione sono descritti solo come aree esplorate o affinate durante l'implementazione a meno che successivi elementi di prova di produzione non confermino il loro dispiegamento finale.
Modernizza l'alloggio studentesco senza creare un altro database per studenti.
Scopri come Booking Ninjas può collegare prenotazioni, stanze, studenti, pagamenti, portali, reportistica e flussi di lavoro della vita residenziale attorno all'ambiente Salesforce che la tua istituzione utilizza già.
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