Softvér na správu retreatov prepája množstvo častí retreatu, ktoré by sa inak spravovali v samostatných tabuľkách, e-mailoch, rezervačných nástrojoch, záznamoch o platbách a poznámkach personálu.
Retreatové centrum spravidla nespravuje iba rezerváciu izby.
Jeden retreat môže zahŕňať organizátora, viacerých hostí, viacero izieb, stravovanie, kurzy, zasadacie miestnosti, zálohy, rozvrhy, formuláre, osobitné požiadavky, nákupy na mieste a konečný zostatok.
Preto softvér na správu retreatových centier nestačí iba prijímať rezervácie.
Cieľom je udržať rezerváciu a všetko, čo s ňou súvisí, usporiadané od prvej požiadavky až po záverečný záznam o pobyte.
Čím sa správa retreatov líši od bežnej rezervácie izby?
Bežná rezervácia ubytovania môže byť jednoduchá: jeden hosť, jedna izba, niekoľko nocí a jedna platba.
Retreaty môžu byť oveľa komplexnejšie.
Jeden retreat sa môže začať jedným organizátorom, no neskôr sa ho môže zúčastniť dvadsať hostí. Organizátor môže najprv rezervovať retreat, pričom jednotliví hostia neskôr poskytnú vlastné informácie, dostanú pridelené izby, uskutočnia platby alebo získajú prístup k podrobnostiam o svojom pobyte.
Retreat môže zahŕňať aj programy, kurzy, stravovanie, zasadacie miestnosti, aktivity, dopravu, dokumenty a dodatočné poplatky.
Ako funguje pracovný postup pri správe retreatu?
Z pohľadu Booking Ninjas by mal retreat prechádzať jedným prepojeným pracovným postupom, namiesto toho, aby sa z neho stalo niekoľko samostatných záznamov spravovaných rôznymi tímami.
Organizátor alebo hosť začne požiadavkou na retreat alebo rezerváciou.
Personál alebo rezervačný proces skontroluje izby, chatky, priestory, termíny a kapacitu.
Termíny, ubytovanie, podrobnosti o skupine, ceny, hostia a požadované služby sú prepojené.
Účastníci môžu mať vlastné záznamy a zároveň zostať súčasťou širšieho retreatu.
Hostia sa priraďujú k izbám, chatkám, spoločným priestorom alebo iným nakonfigurovaným zdrojom.
Poplatky za retreat, ubytovanie, zálohy, faktúry, doplnkové služby a zostatky zostávajú prepojené.
Hostia dostávajú povolené podrobnosti o rezervácii, pokyny, dokumenty a informácie o platbe.
Personál spravuje príchody, požiadavky, aktivity, nákupy, zmeny izieb a ďalšie každodenné úlohy.
Záverečné poplatky, zostatky, história pobytov, obsadenosť a vykazovanie zostávajú prepojené.
1. Začína sa požiadavkou na retreat alebo rezerváciou
Niektoré retreaty sa začínajú priamou online rezerváciou.
Iné sa začínajú tým, že organizátor zisťuje dostupné termíny, počet izieb, veľkosť skupiny, potreby programu, stravovanie, priestory na stretnutia alebo balík služieb.
Dôležité je, aby informácie získané na začiatku mohli neskôr pokračovať v tom istom pracovnom postupe rezervácie.
V Booking Ninjas môže Rezervačný systém rezerváciami, zatiaľ čo personál môže pracovať s Správa rezervácií .
Ak chcete jednoduchšie vysvetlenie zákazníckej časti, Centrum znalostí objasňuje, ako funguje online rezervácia .
2. Systém skontroluje skutočnú dostupnosť
Pred potvrdením retreatu musí systém vedieť, čo je skutočne možné rezervovať.
Môže ísť o súkromné izby, spoločné izby, chatky, lodge, zasadacie miestnosti, priestory na aktivity alebo iné rezervovateľné zdroje.
Správa dostupnosti udržiava prepojenie týchto rezervovateľných položiek s existujúcimi rezerváciami a pravidlami, ktoré určujú, kedy ich možno ponúknuť.
Retreatové centrá možno tiež potrebujú rozlišovať medzi tým, či je niečo dostupné, a tým, koľko ľudí sa tam zmestí. Centrum znalostí vysvetľuje, prečo sa dostupnosť a kapacita sa líšia .
To je obzvlášť užitočné, keď sa v rovnakom období koná viacero retreatov.
3. Skupinový retreat môže zostať pohromade bez toho, aby sa stratil prehľad o jednotlivých hosťoch
Skupinové retreaty sú jedným z hlavných dôvodov, prečo je správa retreatov náročnejšia než bežná rezervácia izby.
Jeden organizátor môže rezervovať viacero izieb, no personál stále môže potrebovať vedieť, kto býva v ktorej izbe, ktorí hostia zaplatili, ktoré informácie chýbajú a ktorí hostia patria k tomu istému retreatu.
Booking Ninjas Skupinové rezervácie môže prepojiť viacero izieb, hostí, termínov, priestorov alebo súvisiacich rezervácií v rámci tej istej skupinovej požiadavky.
Skupina môže zostať prehľadne zobrazená ako celok, pričom údaje o jednotlivých hosťoch sa v prípade potreby spravujú samostatne.
Centrum znalostí vysvetľuje aj ako fungujú skupinové rezervácie .
4. Hostia dostanú správne izby a priestory
Keď sa retreat začne formovať, treba skupine priradiť konkrétne izby a priestory.
Jeden účastník môže potrebovať súkromnú izbu. Dvaja hostia môžu bývať spolu. Rodina môže bývať spoločne. Niektorí ľudia môžu byť ubytovaní mimo zariadenia, no napriek tomu sa zúčastniť retreatu.
Tieto priradenia by mali zostať prepojené s rezerváciou a záznamami o dostupnosti.
Ak retreat zahŕňa aj zasadacie miestnosti, miestnosti na procedúry, priestory na aktivity alebo iné spoločné zdroje, Plánovanie zdrojov možno zahrnúť, keď si to daný pracovný postup vyžaduje.
5. Ceny a retreatové balíky zostávajú prepojené
Ceny retreatov môžu mať mnoho podôb.
- Ubytovanie za noc
- Jeden retreatový balík
- Rôzne typy izieb
- Skupinové ceny
- Sezónne ceny
- Poplatky za program
- Stravovanie alebo aktivity
- Voliteľné doplnky
Booking Ninjas Správa cien Správa cien môže podporovať cenovú štruktúru retreatového centra, vrátane rôznych typov ubytovania, termínov, balíkov a nakonfigurovaných pravidiel cien.
Presný cenový model závisí od toho, ako dané retreatové centrum predáva pobyty a programy.
6. Zálohy, faktúry a zostatky zostávajú prepojené s rezerváciou
Fakturácia sa komplikuje, keď je rezervácia uložená na jednom mieste a zálohy, faktúry a dodatočné poplatky niekde inde.
Vďaka Správa faktúr , fakturačné záznamy môžu zostať prepojené s hosťom, skupinou, rezerváciou alebo službou, na základe ktorej poplatok vznikol.
V závislosti od nakonfigurovaného fakturačného postupu to môže zahŕňať zálohy, čiastočné platby, poplatky za retreat, poplatky za ubytovanie, doplnkové služby, faktúry a zostávajúce zostatky.
Centrum znalostí uvádza jednoduchý príklad v článku ako sa rezervácie prepájajú s faktúrami .
Booking Ninjas nemusí nevyhnutne nahradiť všeobecný účtovný systém retreatového centra. Účtovný softvér môže zostať samostatný a v prípade potreby sa prepojiť prostredníctvom podporovaných integrácií.
7. Hostia majú vlastné miesto, kde nájdu potrebné informácie
Zamestnanci retreatového centra často opakovane odpovedajú na tie isté otázky.
- Na ktoré termíny mám rezerváciu?
- Koľko ešte dlhujem?
- Kde nájdem potvrdenie?
- Čo si mám priniesť?
- V ktorej izbe budem bývať?
- Kde nájdem svoje dokumenty?
Portál Portál pre hostí môže hosťom poskytnúť samoobslužné miesto na zobrazenie podrobností rezervácie, fakturácie, dokumentov, požiadaviek a ďalších informácií, ktoré sa retreatové centrum rozhodne sprístupniť.
Centrum znalostí podrobnejšie vysvetľuje čo môžu zákazníci robiť prostredníctvom portálu .
Hostia nepotrebujú prístup do celého interného systému. Portál je rozhraním určeným hosťom, zatiaľ čo personál naďalej pracuje s prevádzkovými záznamami v pozadí.
8. Rezervácia zostáva súčasťou procesu počas celého retreatu
Rezervácia by po príchode hosťa nemala stratiť svoj účel.
Booking Ninjas Registrácia príchodu/odchodu umožňuje prepojiť príchod a odchod s rezerváciou.
Počas pobytu môže personál potrebovať riešiť aj zmeny izieb, požiadavky, aktivity, jedlá, nákupy a ďalšie služby.
Správa požiadaviek Správa požiadaviek môže pomôcť prepojiť požiadavky hostí alebo prevádzky s ľuďmi zodpovednými za ich vybavenie.
Retreatové centrum, ktoré predáva jedlo, nápoje, suveníry, procedúry alebo iné položky priamo v areáli, môže pridať aj Pokladničný systém .
POS je voliteľné rozšírenie a nepotrebuje ho každé retreatové centrum.
Podstatné je, že aktivity priamo v centre nemusia tvoriť úplne oddelenú časť prevádzky.
Ako sa pracuje s kurzami, aktivitami, jedlami a retreatovými programami?
Každé retreatové centrum funguje inak.
Wellness retreat môže organizovať lekcie jogy a procedúry. Duchovný retreat môže zahŕňať skupinové stretnutia a časy podávania jedál. Vzdelávací retreat môže ponúkať workshopy a zasadacie miestnosti. Pobyt v prírode môže spájať chatky so sprievodnými aktivitami.
Tieto pracovné postupy možno podľa potreby doplniť k základnému nastaveniu ubytovania a retreatu.
Booking Ninjas nevyžaduje, aby každé retreatové centrum používalo každý modul.
Riešenie Riešenie Booking Ninjas pre retreatové centrá Riešenie Booking Ninjas pre retreatové centrá môže začať pracovnými postupmi, ktoré vytvárajú najviac práce, a neskôr pridať portály, POS, programy, reportovanie, integrácie či ďalšie súčasti podľa potrieb prevádzkového modelu.
Ktoré informácie by mali zostať prepojené?
Hodnota softvéru na správu retreatov nespočíva len v tom, že ponúka viac funkcií.
Ide o to, aby súvisiace informácie zostali prepojené.
| Záznam | S čím sa môže prepojiť |
|---|---|
| Retreat alebo skupina | Organizátor, termíny, hostia, izby, priestory, program, fakturácia, dokumenty a stav |
| Hosť | Kontaktné údaje, rezervácia, pridelená izba, platby, prístup na portál, požiadavky a história pobytov |
| Rezervácia | Termíny, ubytovanie, dostupnosť, sadzba, hosť, poplatky, zmeny a príchod/odchod |
| Izba alebo zdroj | Dostupnosť, pridelenie, kapacita, rezervácia, stav a umiestnenie |
| Faktúra | Hosť alebo skupina, rezervácia, poplatky, zálohy, platby a zostatok |
| Požiadavka alebo úloha | Hosť, retreat, rezervácia, zodpovedný zamestnanec, stav a následné prevádzkové úkony |
Práve tento spoločný kontext pomáha zamestnancom prechádzať od jednej oblasti retreatu k druhej bez toho, aby museli stále nanovo vytvárať tie isté informácie.
Ako rôzni zamestnanci používajú ten istý systém?
Jednotlivé tímy nemusia softvér používať úplne rovnakým spôsobom.
Pracovníci zodpovední za rezervácie sa môžu sústrediť na dopyty, termíny, izby a údaje o hosťoch.
Finančné oddelenie sa môže zameriavať na faktúry, platby a neuhradené zostatky.
Tím programov môžu zaujímať účastníci, priestory a aktivity.
Tím služieb pre hostí sa môže zameriavať na príchody, pridelenie izieb, požiadavky a komunikáciu.
Manažéri môžu potrebovať prehľad o rezerváciách, obsadenosti, príjmoch a širšom fungovaní prevádzky.
Keďže Booking Ninjas je natívne postavený na Salesforce, tímy môžu pracovať so súvisiacimi záznamami a oprávnenia, zobrazenia, pracovné postupy aj reportovanie možno nakonfigurovať podľa ich rolí.
Centrum znalostí podrobnejšie vysvetľuje výber platformy v článku Prečo Booking Ninjas používa Salesforce .
Čo dokáže softvér na správu retreatov automatizovať?
Softvér na správu retreatov dokáže automatizovať predvídateľné kroky, keď sú pravidlá jasne stanovené.
Napríklad nakonfigurovaný pracovný postup môže vytvoriť úlohu na následné vybavenie, odoslať štandardné potvrdenie, aktualizovať stav, priradiť požiadavku alebo spustiť inú opakovateľnú akciu po splnení požadovanej podmienky.
Booking Ninjas Pracovný postup & proces môžu prepojiť tieto opakovateľné kroky, pridelené úlohy, schvaľovanie a následné kroky.
Ak chcete najskôr jednoduchšie vysvetlenie, pozrite si čo znamená automatizácia pracovných postupov v Centre vedomostí.
Automatizácia neznamená, že každé rozhodnutie treba nechať na systéme. Nezvyčajné potreby skupiny, výnimky, dôležité zmeny cien alebo problémy hostí si môžu stále vyžadovať posúdenie človekom.
Čo sa deje po skončení retreatu?
Odhlásenie nemusí znamenať koniec záznamov.
História rezervácií, vzťahy s hosťami, faktúry, platby, využitie izieb, podrobnosti o skupinách a ďalšie prevádzkové záznamy môžu zostať dostupné na účely budúcich reportov a následných krokov.
Keďže tieto záznamy zostávajú prepojené, centrum môže využívať Výkonnostné reporty pomocou informácií zhromaždených počas rezervácie a pobytu vytvárať prevádzkové prehľady.
Centrum tak môže vyhodnocovať otázky, ako napríklad:
- Ktoré retreaty sa blížia?
- Koľko izieb je rezervovaných?
- Ktoré zostatky ešte neboli uhradené?
- Ako sa mení obsadenosť?
- Ktoré lokality alebo programy sú najvyťaženejšie?
- Čo sa stalo počas predchádzajúceho pobytu skupiny?
Konkrétne reporty závisia od zhromaždených informácií a nakonfigurovaných potrieb retreatového centra v oblasti reportovania.
Musí retreatový softvér nahradiť každý iný systém?
Nie.
Retreatové centrum už môže používať účtovný softvér, poskytovateľa platieb, nástroje na kontrolu prístupu, e-mailové systémy alebo iný špecializovaný softvér.
Cieľom nie je automaticky nahradiť každý nástroj.
Booking Ninjas Integrácie môžu prepojiť podporované externé systémy, ak to umožňujú požadované rozhrania a rozsah projektu.
Booking Ninjas sa tak môže stať prepojenou prevádzkovou vrstvou, zatiaľ čo špecializované systémy naďalej vykonávajú úlohy, na ktoré sú určené.
Potrebuje každé retreatové centrum kompletný systém správy?
Nie.
Ak má retreatové centrum len niekoľko izieb, jednoduché ceny, žiadny pracovný postup pre skupiny a po rezervácii len minimum ďalšej práce, môže stačiť menší rezervačný nástroj.
Prepojený systém správy retreatov začína dávať väčší zmysel, keď centrum potrebuje koordinovať viacero z týchto oblastí naraz:
- Individuálne a skupinové rezervácie
- Viacero typov ubytovania
- Pridelenie izieb
- Programy alebo aktivity
- Plány platieb a záloh
- Samoobsluha pre hostí
- Nákupy na mieste
- Pracovné postupy personálu
- Viacero lokalít
- Prepojené reporty
Práve takýto prevádzkový model Booking Ninjas pre retreatové centrá je navrhnutý tak, aby ho podporoval.
Ako Booking Ninjas pristupuje k správe retreatov?
Správu retreatu nevnímame ako jednu obrovskú funkciu.
Vnímame ho ako súbor prepojených pracovných postupov.
Zvyčajne sa začína pri činnosti, ktorá dnes spôsobuje najviac práce: rezervácie, skupinové retreaty, dostupnosť, prideľovanie izieb, fakturácia, komunikácia s hosťami alebo iný konkrétny proces.
Odtiaľ môže systém podľa potreby prepájať ďalšie časti prevádzky retreatu.
Tento prístup je možný, pretože Booking Ninjas funguje natívne na platforme Salesforce. Rezervačné, hosťovské, fakturačné, pracovné, reportovacie, portálové a integračné záznamy môžu využívať rovnaký základ širšej platformy.
Často kladené otázky
Čo je softvér na správu retreatov?
Softvér na správu retreatov pomáha centru spravovať rezervácie, ubytovanie, skupiny, hostí, dostupnosť, ceny, faktúry, platby, programy, služby pre hostí, prácu personálu a reporty súvisiace s retreatom.
Ako funguje softvér na správu retreatov?
Softvér na správu retreatov funguje tak, že prepája rezerváciu retreatu s ubytovaním, hosťami, pridelením izieb, dostupnosťou, sadzbami, fakturáciou, informáciami o hosťoch, pracovnými postupmi personálu a reportmi, takže súvisiace činnosti netreba spravovať v samostatných systémoch.
Dokáže retreatový softvér spravovať skupinové aj individuálne rezervácie súčasne?
Áno. Funkcia Booking Ninjas Group Booking môže prepojiť viacero izieb, hostí, dátumov, priestorov alebo súvisiacich rezervácií v rámci jedného skupinového retreatu, pričom podrobnosti o jednotlivých hosťoch možno podľa potreby spravovať samostatne.
Môžu mať hostia pridelené vlastné izby?
Áno. Podrobnosti o jednotlivých hosťoch a pridelení izieb môžu zostať prepojené so širšou skupinovou rezerváciou alebo rezerváciou retreatu podľa nakonfigurovaného pracovného postupu ubytovania a rezervácií.
Dokáže softvér na správu retreatov spracovať zálohy a faktúry?
Áno. Booking Ninjas môže prepojiť zálohy, čiastočné platby, poplatky za retreat, ubytovacie poplatky, faktúry, doplnkové služby a zostatky s príslušným hosťom, skupinou alebo rezerváciou podľa nakonfigurovaného fakturačného pracovného postupu.
Môžu hostia retreatu používať portál?
Áno. Portál Booking Ninjas Guest Portal môže hosťom poskytnúť prístup k rezervácii, fakturácii, dokumentom, požiadavkám a ďalším informáciám, ktoré sa retreatové centrum rozhodne sprístupniť.
Môžu nákupy na mieste zostať prepojené s pobytom hosťa?
Môžu, ak je nakonfigurovaný potrebný POS a fakturačný pracovný postup. Booking Ninjas Point of Sale možno pridať na predaj produktov, služieb, jedla, aktivít alebo iného tovaru na mieste, pričom transakcia zostáva súčasťou širšieho prevádzkového prostredia.
Nahrádza softvér na správu retreatov účtovný softvér?
Nie nevyhnutne. Booking Ninjas môže spravovať prevádzkovú fakturáciu a platobné záznamy, zatiaľ čo všeobecné účtovníctvo môže zostať v samostatnom účtovnom systéme, podľa potreby prepojenom prostredníctvom podporovaných integrácií.
Je softvér Booking Ninjas na správu retreatov postavený na Salesforce?
Áno. Booking Ninjas je natívne postavený na Salesforce, takže rezervácie retreatov, hostia, fakturácia, pracovné postupy, oprávnenia, reporty, portály, automatizácia a integrácie môžu využívať širšiu platformu Salesforce.
Správa retreatu funguje tak, že retreat zostáva prepojený
Retreat sa začína ako rezervácia, no rýchlo sa z neho stane oveľa viac než len rezervácia.
Treba prideliť izby. Hostia potrebujú informácie. Treba sledovať zálohy. Programy treba uskutočniť. Personál musí vedieť, čo sa zmenilo. Počas pobytu môžu pribúdať ďalšie poplatky.
Softvér na správu retreatov funguje tak, že tieto časti udržiava prepojené s tým istým retreatom, namiesto toho, aby sa každá z nich zmenila na ďalšiu tabuľku, e-mailovú schránku alebo samostatný systém.
Booking Ninjas pre retreatové centrá Booking Ninjas pre retreatové centrá .
Pozrite si Booking Ninjas pre retreatové centrá
Zistite, ako môžu rezervácie, skupiny, ubytovanie, hostia, fakturácia, aktivity na mieste a pracovné postupy personálu zostať prepojené.
