.png)
מתרגמי התנ" נזקקו לדרך טובה יותר לנהל את פעילות הדירות הפנימית שלהם. החלק הקשה לא היה פשוט לשמור על לוח שנה של כ-40 דירות.
הצוות ענה על שאלות זמינות, בדק בקשות, ארגן שהות קבוצתית, הקצה דירות, טיפל בדרכי תשלום שונות, תיאם ניקוי, ובנה מחדש דוחות סביב אותן שהות.
יותר מדי מהעבודה הזו תלויה באנשים שמעבירים מידע בין טפסים, מיילים, גיליונות אלקטרוניים ו-Salesforce.
הבעיה: יותר מדי זמן הושקע במענה על "האם יש לנו מקום?"
לפני Booking Ninjas, בקשות דירות תלויות מאוד בטופס Google, מיילים ותיאום צוות.
אחת הנקודות הכואבות ביותר הייתה זמינות. חלק גדול מההודעות הקשורות לדירות היו אנשים ששואלים פשוט אם הדיור פתוח לתאריכים מסוימים.
הצוות היה צריך לעבוד על שאר הבקשה:
- בדוק זמינות דירות
- סקור בקשות אישיות
- סקור בקשות קבוצתיות
- בחר סוגי דירות
- הקצה יחידות ספציפיות
- הכן מידע חיוב
- ארגן ניקוי
- הכן דוחות
קבוצות הקשו על כך. קבוצה אחת יכולה הייתה להזדקק למספר דירות עם שני חדרי שינה ושלושה חדרי שינה, תאריכי הגעה ועזיבה שונים, משלמים שונים, ושמות דיירים שלא היו ידועים כאשר הבקשה הראשונה הוגשה.
הפתרון: לגרום לצעד אחד להוביל לצעד הבא
Booking Ninjas בנתה את זרימת העבודה של הדירות בתוך סביבת Salesforce הקיימת של וויקליף.
החלק השימושי לא היה תכונה אחת. זה היה מאפשר לאותה שהות לעבור דרך הצעדים שוויקליף כבר הייתה צריכה.
הצוות יכול לראות זמינות דירות, בקשות ממתינות, ושהות מאושרות לאורך תאריכים.
אורח או קבוצה יכולים לבקש את התאריכים וסוגי הדירות שהם צריכים.
וויקליף שומרת על שליטה על אישור, בלוקים קבוצתיים, והדירות המוקצות.
חשבוניות, דרכי תשלום, דיירים, ופרטי שהות נשארים מחוברים להזמנה.
צ'ק-אאוט יכול להוביל לעבודה ניקוי בזמן שהרשומות עצמן תומכות בדיווחים תפעוליים ופיננסיים.
זו הרעיון הרחב מאחורי פעולות עסקיות מחוברות : ההזמנה יכולה להישאר מחוברת לעבודה שמתרחשת לפני, במהלך ואחרי.
כיצד ההגדרה של וויקליף פתרה כל חלק בזרימת העבודה
| צורך של וויקליף | הגדרת Booking Ninjas | מה הפך לקל יותר |
|---|---|---|
| ראה זמינות דירות | לוח שנה של זמינות + ניהול הזמנות | הצוות יכול לעבוד מלוח שנה חזותי במקום לבנות מחדש את זמינות הדירות מטפסים, מיילים ובדיקות נפרדות. |
| שמור על בקשות זמניות קודם | זרימת עבודה של הזמנות מבוססות בקשה | בקשה יכולה להיבדק לפני שוויקליף מאשרת אותה ומקצה דירות ספציפיות. |
| טפל בקבוצות גדולות | הזמנה קבוצתית | מספר דירות, מטיילים, תאריכים ופרטים ברמת הקבוצה יכולים להישאר יחד במקום להפוך להזמנות לא קשורות. |
| הקצה מטיילים מאוחר יותר | בלוק קבוצתי + הקצאה אישית | וויקליף יכולה להזמין מספיק מלאי דירות קודם ולהחליט מי יתפוס כל דירה מאוחר יותר. |
| טפל במשלמים שונים | ניהול חשבוניות + חיוב מפוצל | תשלומים חיצוניים, חיובים פנימיים של מחלקות, ואחריות תשלום שונות יכולות להישאר קשורות להזמנה. |
| הכן דירות לאחר צ'ק-אאוט | ניהול הזמנות עבודה | שהות שהושלמה יכולה להוביל לעבודה ניקוי במקום להסתמך על העברת ידנית נפרדת. |
| תן לצוותים דוחות שונים | דוחות Salesforce + דיווח של Booking Ninjas | תפעול ופיננסים יכולים לעבוד מאותו נתוני הזמנה תוך שמירה על התצוגות שהם צריכים. |
הצגת זמינות לא אומרת לוותר על שליטה
זה היה חלק חשוב בזרימת העבודה של וויקליף.
הארגון רצה שאורחים וקבוצות יהיו להם דרך ברורה יותר לראות מה עשוי להיות זמין ולהגיש בקשה.
אבל דירה פתוחה לא אומרת אוטומטית שהבקשה צריכה להפוך להזמנה מאושרת.
צוות וויקליף עדיין היה צריך לבדוק את הבקשה, לבדוק את המצב הרחב של הדיור, לאשר או לדחות אותה, ולהחליט אילו דירות יש להשתמש בהן בפועל.
Booking Ninjas שמרה על הצעד הזה במקום לכפות על וויקליף אישור מיידי.
מרכז הידע מסביר את ההבדל בין הזמנות זמניות והזמנות מאושרות .
שהות קבוצתית יכולה להישאר יחד מבלי להפוך כל מטייל לזהה
קבוצה גדולה לא תמיד מגיעה ועוזבת כיחידה אחת.
וויקליף יכולה להזדקק למספר דירות עבור אותה קבוצה בזמן שמטיילים אישיים עדיין היו עם תאריכים שונים, הקצאות חדרים או הסדרי תשלום שונים.
Booking Ninjas הפרידה בין הקבוצה לפרטים האישיים.
וויקליף יכלה קודם כל לענות על השאלה הגדולה: האם יש לנו מספיק דירות עבור קבוצה זו?
המלאי הנדרש יכול היה להיחסם לפני שכל שם דייר היה ידוע. הקצאות אישיות יכולות היו להתווסף מאוחר יותר כאשר השהות הפכה להיות ברורה יותר.
זה מה שעושה הזמנות קבוצתיות שונות מיצירת רשימה ארוכה של הזמנות אישיות.
היכולת הנוכחית של Booking Ninjas להזמנות קבוצתיות עוקבת אחרי אותו מודל רחב: מידע ברמת הקבוצה וברמה האישית יכול להישאר מחובר בזמן שתאריכים, אנשים, חדרים או משאבים משתנים.
זרימת החיוב גם הייתה צריכה להבין את וויקליף
לא כל שהות בדירה שולם באותה דרך.
חלק מהתשלומים יכולים להיות באמצעות כרטיס אשראי או במזומן. אחרים יכולים להיות מחויבים פנימית למחלקה או יומן של וויקליף.
הזמנה יכולה גם להיות עם יותר ממשלם אחד.
Booking Ninjas הוגדרה כך שהקשרים תשלום הללו יכולים להישאר חלק מאותה היסטוריית הזמנה במקום לכפות על הצוות לעבור לתהליך חיוב חיצוני.
חשבוניות יכולות היו להיות מפוצלות כאשר אנשים או מחלקות שונות היו אחראיות על חלקים שונים של שהות. לאחר תשלום, היסטוריית החיוב יכולה להישאר מחוברת להזמנה.
למבנה הרחב של הזמנה לחיוב, ראה כיצד הזמנות מחוברות לחשבוניות .
ההזמנה יכולה להפעיל את העבודה שמגיעה לאחר הצ'ק-אאוט
הדירה לא מוכנה לאורח הבא רק כי ההזמנה הקודמת הסתיימה.
עדיין צריך לנקות ולהכין אותה.
Booking Ninjas חיברה את הצעד התפעולי הזה לצ'ק-אאוט. שהות שהושלמה יכולה ליצור את העבודה הנדרשת לניקוי הדירה.
צוות הניקיון יכול היה לעבוד דרך סטטוסים פשוטים כמו בתהליך, הושלם או בוטל, בזמן שהמפקחים יכולים לראות אילו דירות עדיין זקוקות לתשומת לב.
זה הפך את הניקוי מצעד נפרד לצעד הבא של אותה זרימת עבודה של הדירה.
Booking Ninjas הייתה צריכה להתאים לארגון Salesforce של וויקליף, ולא להחליף אותו
וויקליף כבר הייתה עם Salesforce.
הצוות שלה כבר היה עם כללים סביב חשבונות, אנשי קשר, קשרי נתוני עמותות, שדות נדרשים, דיווח, איכות נתונים והרשאות.
התחלה מחדש במסד נתונים נפרד להזמנות הייתה יוצרת מקום נוסף לשמור עליו מסונכרן.
במקום זאת, Booking Ninjas עבדה עם המבנה הקיים של Salesforce של וויקליף ושיפרה את זרימת העבודה של הדירות סביבו.
זה כלל פרטים ספציפיים של וויקליף כמו סיווגי דירות, העדפות קומה, פטורים ממס, סוגי תשלום, פריסות חשבוניות, דיווח ומונחים.
הטכנולוגיה שמתחת יכולה להגיע מ-Booking Ninjas ו-Salesforce, אבל וויקליף עדיין מחליטה כיצד פעילות הדיור שלה צריכה לפעול.
ההגדרה המשיכה להשתפר כאשר משתמשים אמיתיים ניסו אותה
בדיקות קבלה של משתמשים העלו פרטים שקל לפספס ברשימת בדיקה של מוצר גנרי.
משתמשי וויקליף ביקשו דברים כמו העדפות קומה ראשונה ושנייה, הבדלים ברורים יותר בין יחידות עם שני חדרי שינה לשלושה חדרי שינה, גבולות יותר מציאותיים על בקשות קבוצתיות, נראות לוח שנה טובה יותר, טיפול בפטורים ממס, דוחות פיננסיים משופרים, ושינויים בפריסות חשבוניות וקבלות.
בקשות אלו שימשו לשיפור הגרסה של וויקליף של זרימת העבודה.
זהו חלק חשוב מהיישום: Salesforce מספקת טכנולוגיה חזקה, אבל המוצר השימושי מופיע כאשר הכללים על המסך תואמים את העבודה שאנשים עושים בפועל.
מה הפך לקל יותר בזרימת העבודה של וויקליף
אין תוצאות מספריות לאחר ההשקה בחומרים שנעשה בהם שימוש לסיפור הזה, כך שהשיפור מוצג בצורה הטובה ביותר דרך העבודה שהפכה להיות מחוברת.
הצוות יכול היה לעבוד מלוח שנה חזותי של דירות במקום לבנות מחדש את התשובה דרך בדיקות מייל חוזרות.
בלוקי דירות, מידע קבוצתי, מטיילים אישיים, ותאריכים שונים יכולים להישאר קשורים.
בקשות מקוונות יכולות להקל על הקליטה מבלי להפוך כל בקשה להזמנה מאושרת אוטומטית.
תשלומים רגילים, חיובים פנימיים של מחלקות, ואחריות מפוצלת יכולים להישאר חלק מאותו זרימת הזמנה.
סיום שהות יכול ליצור את המשימה התפעולית הבאה במקום להסתמך על העברת ידנית נוספת.
וויקליף לא נזקקה ליצור מסד נתונים נוסף מנותק לפעולות הדירות.
ההזמנה הייתה הליבה, אבל הפעולה נדרשה יותר סביבה
וויקליף היא דוגמה טובה מדוע Booking Ninjas מתחילה עם הזמנות אבל לא חייבת להפסיק שם.
ניהול הזמנות טיפל בשהות הליבה. הזמנה קבוצתית הרחיבה את זה עבור קבוצות גדולות יותר. ניהול חשבוניות וחיוב מפוצל טיפלו בצד הפיננסי. ניהול הזמנות עבודה חיבר את השהות לניקוי. דיווח Salesforce תמך בתפעול ובפיננסים.
שם Booking Ninjas מתאימה במיוחד: כאשר הזמנה אחת נוגעת למספר חלקים שונים באותו ארגון והחלקים הללו צריכים להישאר מחוברים.
מקרה הזמנה פשוט יותר יכול להשתמש בפחות חלקים. וויקליף נדרשה ליותר כי זרימת העבודה שלה הייתה מורכבת יותר.
למד עוד על זרימת העבודה הזו
ראה כיצד קבוצה אחת יכולה להישאר מחוברת בזמן שאנשים, חללים, תאריכים ופרטים אישיים עדיין משתנים.
כיצד עובדות הזמנות קבוצתיות →ראה כיצד חיובים, חשבוניות, תשלומים וההזמנה יכולים להישאר מחוברים.
כיצד הזמנות מחוברות לחשבוניות →ראה מדוע הזמנות, תשלומים, עבודת צוות, מתקנים ודיווח עובדים טוב יותר כאשר הרשומות יכולות לעקוב אחרי אותה פעולה.
כיצד Booking Ninjas מחברת פעולות עסקיות →יש לך יותר מדי קורה סביב שהות מאשר מערכת הזמנות רגילה יכולה להתמודד?
ראה כיצד Booking Ninjas יכולה לחבר הזמנות, קבוצות, אישורים, חיוב, עבודה תפעולית, דיווח, ונתוני Salesforce הקיימים שלך סביב האופן שבו הארגון שלך כבר עובד.
.jpeg)
.jpg)
