מלון בילינגס ומרכז הכנסים נזקקו לתהליך ברור להזמנת חללי כנסים והסכמים.
מלון בילינגס ומרכז הכנסים בבילינגס, מונטנה מנהל אירוח מלונאי לצד חללי כנסים ואירועים שנבנו לפגישות, קבוצות ואירועים אחרים.
עבור צוות האירועים, הזמנת חלל הייתה רק חלק מהעבודה. ההזמנה גם נדרשה לעבור דרך פרטי האירוע, הסכמים, חתימות ואישור סופי.
האתגר: הזמנת החדר הייתה רק ההתחלה
הזמנות כנסים וכנסים כוללות יותר מאשר מציאת חלל פנוי בלוח שנה.
הצוות גם צריך להבין איזה חלל מתאים לאירוע, אילו תאריכים זמינים, כיצד ההזמנה מתקדמת, והאם ההסכם הושלם.
- חללי כנסים
- פריסות שונות
- דרישות קיבולת
- תאריכי האירוע
- פרטי ההזמנה
- סטטוס ההזמנה
- הסכמים
- חתימות אלקטרוניות
כאשר חלקים אלה מטופלים בנפרד, הצוות הופך אחראי על העברת האירוע ממערכת אחת או שלב אחד לשלב הבא.
הפתרון: לתת לאירוע לעבור דרך מסלול מחובר אחד
Booking Ninjas יישמו זרימת עבודה מסודרת סביב חללי הכנסים ותהליך ההסכם הקשור להזמנות הללו.
התחל עם חלל הכנס או האירוע שמתאים לתאריכים ולדרישות.
שמור את החלל, התאריכים, הלקוח ומידע האירוע סביב רשומת הזמנה אחת.
החוזה או ההסכם יכולים להמשיך מההזמנה במקום להפוך לתהליך נפרד.
חתימה דיגיטלית מעבירה את המסמך דרך האישור מבלי לדרוש מסלול ניירות מנותק נוסף.
ההזמנה וההסכם המושלם נשארים קלים יותר למעקב כאשר האירוע מתקדם.
כיצד הגדרת בילינגס התאימה יחד
| צורך צוות האירועים | הגדרת Booking Ninjas | מה הפך לקל יותר |
|---|---|---|
| ארגן חלל כנסים שניתן להזמין | ניהול חללי כנסים | חללים יכולים להתייחס כמלאי שניתן להזמין בצורה מסודרת ולא פשוט כשמות בלוח שנה לא רשמי. |
| עקוב אחרי הזמנות אירועים | ניהול הזמנות | חלל, תאריכים, מידע על ההזמנה וסטטוס יכולים להישאר מחוברים כאשר האירוע מתקדם. |
| מעבר מהזמנה להסכם | זרימת עבודה להזמנה | שלב המסמך יכול להמשיך מרשומת האירוע במקום לדרוש מהצוות לבנות מחדש את ההקשר במקום אחר. |
| אסוף חתימות | מסמך וחתימה דיגיטלית | ההסכמים יכולים לעבור דרך חתימה דיגיטלית תוך שמירה קרובה להזמנה וסטטוס שלה. |
| שמור על התהליך גלוי | רשומות Salesforce מחוברות | הצוות יכול לעבוד מרשומה ברורה יותר של החלל, ההזמנה, ההסכם והשלב הבא. |
חלל הכנס הוא גם מלאי
חדר מלון אינו הדבר היחיד שניתן להזמין.
פעולות כנסים עשויות להזדקק לנהל אולמות, חדרי ישיבות, אולמות, אזורי פיצול וחללים אחרים שיכולים לתמוך בקיבולות ופריסות שונות.
זה אומר שהמערכת צריכה להבין חללים כמקורות אמיתיים שניתן להזמין עם תאריכים, זמינות ופעילות הזמנה סביבם.
הפתרון הנוכחי של Booking Ninjas עבור מרכז הכנסים עוקב אחרי מודל רחב יותר זה על ידי חיבור הזמנות אירועים ואולמות עם פריסות, חוזים, חיובים, צוות, מתקנים ודיווחים בתוך Salesforce.
עבור בילינגס, היקף הפרויקט המאושר התמקד יותר בניהול חללי הכנסים ובזרימת העבודה של ההסכם הקשור להזמנות הללו.
ההסכם לא צריך לאבד את הקשר לאירוע
אירוע יכול להיות נדון באופן זמני או להזמין לפני שההסכם המסחרי הושלם.
זה יוצר העברה חשובה בין צד ההזמנה לצד המסמך.
Booking Ninjas חיברו את יכולת החתימה הדיגיטלית עם הזרימה כך שההסכם יכול להישאר קרוב לאירוע שהוא שייך אליו.
היכולת הנוכחית של מסמך וחתימה דיגיטלית תומכת באותו עיקרון: הסכמים יכולים להת生成, להישלח, להיחתם, להתעקב ולהצמד לרשומות Salesforce הרלוונטיות במקום להפוך לקבצים מנותקים.
פחות העברות לצוות להחזיק יחד
ללא זרימת עבודה מחוברת, מישהו צריך לזכור איזה אירוע מחכה להסכם, איזה הסכם נשלח, האם הוא נחתם, ואיזה הזמנה יכולה עכשיו לעבור לאישור.
עבודה זו עשויה להיות ניתנת לניהול כאשר נפח האירועים נמוך.
זה הופך לקשה יותר ככל שהחללים, התאריכים, התצורות, הלקוחות וההסכמים מתרבים.
חיבור רשומת ההזמנה עם תהליך המסמך נותן לצוות מקום מסודר יותר לראות מה קרה ומה עדיין צריך תשומת לב.
מה שהזרימה המחוברת הפכה לברורה יותר
אין לנו תוצאות מספריות מאומתות לאחר ההשקה עבור סיפור זה, כך שהערך מוצג בצורה הטובה ביותר דרך העבודה ש-Booking Ninjas חיברו.
מלאי הכנסים יכול היה להתנהל כחלק מזרימת עבודה להזמנה ולא רק כרשומה מבודדת בלוח שנה.
החלל, התאריכים, הלקוח וסטטוס ההזמנה יכולים להישאר חלק מאותו הקשר תפעולי.
שלב החוזה יכול היה להפוך להמשך טבעי של ההזמנה ולא לתהליך מנהלי לא קשור.
חתימה דיגיטלית יצרה דרך ברורה יותר להעביר הסכמים לעבר ההשלמה.
הצוות יכול היה להשקיע פחות מאמץ בחיבור ידני בין צד ההזמנה לצד המסמך של האירוע.
הבסיס של Salesforce יכול לתמוך בזרימות עבודה נוספות של אירועים, חיובים, מתקנים, דיווחים ותפעול כאשר נדרש.
הזמנת כנס יושבת בין עבודה מסחרית לתפעולית
הזמנת אירוע אינה שלמה רק משום שחדר הוחזק.
הלקוח עשוי להזדקק להסכם. ההסכם זקוק לאישור וחתימה. החלל עשוי להזדקק לתצורה מסוימת. מאוחר יותר, אותו אירוע יכול לגעת בחיוב, צוות, קייטרינג, מתקנים או עבודה תפעולית אחרת.
זו הסיבה שהפתרון הנוכחי של Booking Ninjas עבור מרכז הכנסים מתרחב מעבר ללוח שנה פשוט של חללים.
בילינגס התחילה מבעיה ממוקדת: ניהול חללי כנסים וחתימה דיגיטלית.
הערך של בסיס ה-Salesforce הוא שהחלקים המחוברים הראשונים הללו לא צריכים להפוך למערכת מבודדת נוספת אם יותר מהפעולה של האירוע צריכה להתחבר מאוחר יותר.
הזרימה צריכה לעקוב אחרי איך המקום באמת מוכר חללים
לנכסי כנסים שונים יש חללים, פריסות, צעדי אישור, דרישות הסכם, תפקידים של צוות ודרכים שונות להעביר אירוע לאישור.
Booking Ninjas לא צריכה שכל מקום יעקוב אחרי תהליך זהה.
בסיס ה-Salesforce מספק את הרשומות וכלי הזרימה מתחת. הקונפיגורציה יכולה לעצב את תהליך ההזמנה סביב הארגון שמשתמש בו.
זה שימושי במיוחד כאשר מקום התעלה מעל לוח שנה סטנדרטי אך אינו זקוק לכל חלק בפלטפורמת ניהול אירועים גדולה ביום הראשון.
למד עוד על הזמנת אירועים מחוברת
ראה כיצד Booking Ninjas מנהלת אם חלל או משאב ניתן להזמנה בזמן מסוים.
כיצד מנוהלת הזמינות →ראה כיצד הסכמים, חתימות, מעקב סטטוס ומסמכים מושלמים יכולים להישאר מחוברים לרשומות Salesforce.
חקור מסמך וחתימה דיגיטלית →ראה כיצד הזמנות חללים יכולות להתחבר מאוחר יותר עם פריסות, חוזים, חיובים, צוות, מתקנים ופעולות אירועים.
חקור ניהול מרכז כנסים →על הסיפור הזה: עמוד זה משקף את היקף העבודה המאושר של Booking Ninjas עבור מלון בילינגס ומרכז הכנסים סביב ניהול חללי כנסים ואינטגרציית חתימה דיגיטלית. הוא אינו טוען לשיפורים בהכנסות מאומתות, עליות בנפח ההזמנות או פונקציות מעבר לעדויות הפרויקט הזמינות.
יש לך חללי אירועים שזקוקים ליותר מלוח שנה?
ראה כיצד Booking Ninjas יכולה לחבר בין חללים, הזמנות, הסכמים, חתימות והעבודה התפעולית שעוקבת סביב הדרך שבה המקום שלך באמת מנהל אירועים.
.jpeg)
.jpg)
.png)
