בית הסטודנטים הבינלאומי של וושינגטון, די.סי. מעניק לסטודנטים בינלאומיים, חוקרים, מתמחים ומקצוענים צעירים יותר מחדר. הוא מעניק להם מקום מגונן לחיות, לפגוש אנשים ולהיות חלק מקהילה.
מאחורי החוויה הזו פועלת מערכת דיור עם דיירים המגיעים ממדינות רבות, שוהים למשך תקופות שונות, משלמים לפי לוחות זמנים שונים, וזקוקים לתמיכה במהלך שהותם.
כשהקהילה גדלה, יותר מדי זמן צוות הוקדש לשמירה על הקצאות דיור, חיובים, תשלומים, מידע על דיירים ותקשורת.
האתגר: כל שהות של דייר יצרה יותר עבודה מנהלית
ISH יכול לאכלס כ-100 דיירים בו זמנית, עם אנשים המגיעים מיותר מ-70 מדינות. רבים מהדיירים שוהים במשך שישה חודשים עד שנה.
זה אומר שהצוות לא פשוט בודק אורחים למשך כמה לילות. הוא מנהל מסע דיירים ארוך יותר.
- בקשות דיור והזמנות
- הקצאות חדרים
- אורכי שהות שונים
- רשימות המתנה
- חיוב חודשי
- לוחות זמנים לתשלומים
- תקשורת עם דיירים
- דיווחים על דיור
התהליך הישן גרם לצוות לבזבז שעות על תחזוקה ידנית של חלקים אלו. מחלקת הקבלה נדרשה לנהל דיור וביקוש. מחלקת החשבונאות נדרשה לשמור על חשבוניות, יתרות ותשלומים מסודרים. יועצי הדיירים נדרשו למידע ברור כאשר הם עוזרים לאנשים במהלך שהותם.
הפתרון: לשמור על מסע הדייר מחובר
Booking Ninjas נתנו ל-ISH דרך להתחיל עם הזמנות דיור ולשמור על החלקים הבאים של מסע הדייר מחוברים סביבם.
מסע הדיור מתחיל עם הדייר והשהות שהם צריכים.
ההזמנות והזמינות עוזרות למחלקת הקבלה לנהל מי יכול להיות ממוקם ומתי.
מידע שימושי על הדייר יכול להישאר מחובר במהלך השהות.
חיובים חודשיים, חשבוניות, יתרות ופעילות תשלום יכולות לעקוב אחרי הדייר.
גישה לפורטל, תקשורת ודיווחים עוזרים לצוות לתמוך בדייר לאחר המעבר.
כאן Booking Ninjas פועלים היטב: ההזמנה היא רק ההתחלה, וכמה צוותים עדיין צריכים לעבוד מאותו מסע דייר לאחר מכן.
כיצד ההגדרה של ISH פתרה את הבעיות היומיות
| צורך של ISH | הגדרת Booking Ninjas | מה הפך לקל יותר |
|---|---|---|
| אורכי שהות שונים | ניהול הזמנות | מחלקת הקבלה יכולה לנהל שהות דיור סביב התאריכים שכל דייר באמת צריך. |
| ביקוש כאשר הדיור מתמלא | ניהול רשימות המתנה | מועמדים ברשימת ההמתנה יכולים להישמר בזרימה ברורה יותר במקום להיות מעקב בנפרד ידנית. |
| חיוב חודשי לדיירים | חשבונית + חיוב חוזר | חיובים חודשיים, תשלומים מתוכננים ויתרות דיירים יכולים להישאר מחוברים לאותו חשבון. |
| גישה לתשלום של הדייר | פורטל סטודנטים | דיירים יש להם מקום לצפות במידע שימושי על חשבון ותשלומים מבלי לבקש מהצוות כל עדכון. |
| תפקידים שונים לצוות | משתמשי Salesforce וגישה | מחלקת הקבלה, יועצי דיירים, מתקנים וחשבונאות יכולים לעבוד עם המידע שחשוב לעבודה שלהם. |
| דיווח ידני | דיווחים + לוחות מחוונים | רשומות דיור ותשלום שכבר במערכת יכולות לשמש לדיווח במקום להיות נאספות שוב ידנית. |
חיוב היה צריך לעקוב אחרי הדייר, ולא לחיות בתהליך נפרד
שהיות ארוכות הופכות את החיוב לחשוב במיוחד.
ISH נדרש למחירים חודשיים, תשלומים מתוכננים, חשבוניות, והיכולת להעביר יתרת חשבון להצהרת הדייר הנוכחית.
Booking Ninjas עזרו לחשבונאות להגדיר את הכללים הללו סביב הדרך ש-ISH כבר מחייב את הדיירים שלו.
זה אומר שההזמנה לדיור והכסף המחובר אליה לא צריכים להפוך לשתי סיפורים נפרדים.
מרכז הידע מסביר את הקשר הבסיסי ב כיצד הזמנות מחוברות לחשבוניות .
דיירים יכולים לטפל ביותר מהדברים הפשוטים בעצמם
דייר לא צריך לפנות לצוות כל פעם שהוא רוצה להבין משהו פשוט על החשבון שלו.
הפורטל המיועד לדיירים נותן ל-ISH מקום לשתף מידע מאושר ולתמוך בפעילות תשלום תוך שמירה על הצד המנהלי בנפרד.
זה עוזר להפחית שאלות שגרתיות לצוות מבלי להסיר את התמיכה האישית שדיירים עדיין זקוקים לה.
מרכז הידע מסביר רעיון זה ב מה יכולים לקוחות לעשות דרך פורטל? .
עבור ISH, זה חשוב כי הזמן של הצוות מנוצל טוב יותר כדי לקבל את פני הדיירים, לעזור להם להתמקם, לתמוך בחיי הקהילה, ולטפל במצבים שדורשים באמת אדם.
ההגדרה עוקבת אחרי הדרך ש-ISH פועל
בית הסטודנטים הבינלאומי אינו מלון רגיל והוא אינו בניין דירות סטנדרטי.
הדיירים שלו שוהים לתקופות ארוכות יותר, מגיעים מכל רחבי העולם, עוקבים אחרי לוחות זמנים שונים לחיוב, ומתקשרים עם כמה צוותים במהלך שהותם בבית.
זו הסיבה שההגדרה עוצבה סביב הכללים של הדיור של ISH ולא ביקשה מ-ISH לשנות את הקהילה כדי להתאים למערכת נכסים גנרית.
מחלקת הקבלה יכלה לעבוד עם הזמנות ורשימות המתנה. מחלקת החשבונאות יכלה לעבוד עם חיובים ותשלומים. יועצי הדיירים יכלו להשתמש בכלים לדיירים ותקשורת.
Salesforce מספקת את הטכנולוגיה מתחת, אבל הכללים, המשתמשים, הרשומות והזרימות שייכים ל-ISH.
ISH עברה לזרימה החדשה שלב אחר שלב
המעבר לא התרחש על ידי בקשה מכל מחלקה לשנות הכל בן לילה.
Booking Ninjas עבדו לצד התהליך הקיים במהלך תקופת הכשרה של חודשיים. נתוני הדיירים הועברו לפרופילים חדשים של דיירים, והצוות עבר הכשרה סביב העבודה שהם באמת טיפלו בה.
מחלקת הקבלה למדה ניהול הזמנות ורשימות המתנה. יועצי הדיירים עבדו עם הפורטל וכלי התקשורת. מחלקת החשבונאות קבעה כללי חיוב, תשלומים וחשבוניות.
בתוך החודש הראשון, ISH כבר ערכה הזמנות ותשלומים דרך המערכת החדשה.
הגישה השיטתית הזו עזרה לתהליך החדש להפוך לחלק מהקצב הרגיל של הצוות במקום להפוך לפרויקט נוסף שהצוות היה צריך לנהל בנוסף לעבודה היומית שלהם.
מה הפך לקל יותר עבור בית הסטודנטים הבינלאומי
ההזמנות, הדיירים, רשימות ההמתנה ורשומות דיור אחרות כבר לא זקוקות לאותה כמות של תחזוקה נפרדת.
חיובים חודשיים, חשבוניות, יתרות ותשלומים יכולים לעקוב אחרי הדייר בזרימה אחת מחוברת.
הפורטל נותן לדיירים מקום לטפל בצרכים פשוטים של חשבון ותשלום מבלי תמיד לבקש מהצוות.
מידע על דיירים וכלי תקשורת יכולים להישאר קרובים לרשומות שהצוות כבר משתמש בו.
אותם נתוני דיור ותשלום שמשתמשים בהם כל יום יכולים גם לתמוך בדיווחים מבלי להיות נבנים מחדש ידנית.
הצוות יכול להקדיש יותר תשומת לב לדיירים, אירועים, תמיכה וחילופי תרבויות במקום עבודה מנהלית שגרתית.
מערכת דיור אחת יכולה להמשיך לגדול סביב מסע הדייר
עבור ISH, ניהול הזמנות והזמנות מספקים את נקודת ההתחלה.
משם, אותה הגדרה יכולה לחבר רשימות המתנה, פרופילי דיירים, חיובים, תשלומים, פורטלים, תקשורת, דיווחים וזרימות עבודה אחרות כאשר הם נדרשים.
זה שימושי עבור דיור לסטודנטים כי החלק הקשה הוא rarely הזמנה אחת. החלק הקשה יותר הוא כל מה שצריך להישאר מחובר במהלך החודשים לאחר שהדייר עובר.
למקרה השימוש הרחב יותר, ראה את פתרון דיור לסטודנטים .
למד עוד על זרימת הדייר המחוברת
ראה כיצד הזמנה לדיור יכולה להישאר מחוברת לחשבוניות ולתשלומים שעוקבים אחריה.
כיצד הזמנות מחוברות לחשבוניות →ראה מה דיירים או לקוחות יכולים לטפל דרך פורטל ומה עדיין נשאר עם הצוות.
מה יכולים לקוחות לעשות דרך פורטל? →ראה מדוע שמירה על צוותים סביב אותם נתונים מהימנים מקלה על העבודה היומית.
מה זה אומר מקור אחד של אמת? →בזבז פחות זמן על שמירה על פעולות הדיור.
ראה כיצד Booking Ninjas יכולים לחבר הזמנות, דיירים, חיובים, תשלומים, פורטלים, ועבודה יומית סביב קהילה לדיור לטווח ארוך.
.jpeg)
.jpg)
.png)
