O software de gestão de retiros liga os vários elementos de um retiro que, de outro modo, seriam geridos em folhas de cálculo, e-mails, ferramentas de reserva, registos de pagamentos e notas da equipa separados.
Raramente um centro de retiros gere apenas uma reserva de quarto.
Um retiro pode envolver um organizador, vários hóspedes, vários quartos, refeições, aulas, salas de reunião, depósitos, horários, formulários, pedidos especiais, compras no local e um saldo final.
É por isso que o software de gestão de centros de retiro tem de fazer mais do que aceitar reservas.
O objetivo é manter a reserva e tudo o que lhe está associado organizado, desde o primeiro pedido até ao registo final da estadia.
Em que é que a gestão de retiros difere da reserva normal de quartos?
Uma reserva de alojamento normal pode ser simples: um hóspede, um quarto, algumas noites e um pagamento.
Os retiros podem envolver muito mais elementos interligados.
Um único retiro pode começar com um organizador e, mais tarde, envolver vinte hóspedes. O organizador pode reservar primeiro o retiro, enquanto os hóspedes fornecem posteriormente as suas próprias informações, recebem a atribuição dos quartos, efetuam pagamentos ou acedem aos detalhes da sua estadia.
O retiro também pode incluir programas, aulas, refeições, espaços para reuniões, atividades, transporte, documentos e custos adicionais.
Como funciona o fluxo de trabalho da gestão de retiros?
Na perspetiva da Booking Ninjas, o retiro deve decorrer num único fluxo de trabalho ligado, em vez de se transformar em vários registos separados, geridos por equipas diferentes.
O organizador ou o hóspede inicia um pedido de retiro ou uma reserva.
A equipa ou o fluxo de reserva verifica os quartos, as cabanas, os espaços, as datas e a capacidade.
As datas, o alojamento, os dados do grupo, as tarifas, os hóspedes e os serviços necessários ficam associados.
Os participantes podem ter os seus próprios registos e, ao mesmo tempo, continuar a fazer parte do retiro mais amplo.
Os hóspedes são atribuídos a quartos, cabanas, espaços partilhados ou outros recursos configurados.
As taxas do retiro, o alojamento, os depósitos, as faturas, os extras e os saldos permanecem associados.
Os hóspedes recebem os dados de reserva, instruções, documentos e informações de pagamento permitidos.
A equipa gere chegadas, pedidos, atividades, compras, alterações de quarto e outras tarefas diárias.
As cobranças finais, os saldos, o histórico da estadia, a ocupação e os relatórios permanecem associados.
1. Começa com um pedido ou uma reserva de retiro
Alguns retiros começam com uma reserva online direta.
Outras começam com um organizador a perguntar sobre datas, número de quartos, dimensão do grupo, necessidades do programa, refeições, sala de reunião ou pacote.
O importante é que as informações recolhidas no início possam continuar a fazer parte do mesmo fluxo de trabalho de reserva.
Com a Booking Ninjas, o Motor de Reservas através de Gestão de Reservas .
Se quiser uma explicação mais simples sobre a experiência do cliente, o Centro de Conhecimento explica como funciona a reserva online .
2. O sistema verifica o que está realmente disponível
Antes de confirmar um retiro, o sistema precisa de saber o que está efetivamente disponível para reserva.
Pode incluir quartos privados, quartos partilhados, cabanas, alojamentos, salas de reunião, espaços para atividades ou outros recursos reserváveis.
A Gestão da Disponibilidade mantém esses itens reserváveis associados às reservas existentes e às regras que determinam quando podem ser disponibilizados.
Os centros de retiros também podem precisar de distinguir entre a disponibilidade de algo e o número de pessoas que esse recurso pode acolher. O Centro de Conhecimento explica porque a disponibilidade e a capacidade são diferentes .
Isto torna-se especialmente útil quando decorrem vários retiros em datas próximas.
3. Um retiro de grupo pode manter-se coeso sem perder de vista cada hóspede
Os retiros de grupo são uma das principais razões pelas quais a gestão de retiros é mais complexa do que a reserva normal de quartos.
Um organizador pode reservar vários quartos, mas a equipa pode ainda precisar de saber quem fica em cada quarto, quais os hóspedes que pagaram, que informações estão em falta e quais os hóspedes que pertencem ao mesmo retiro.
A Booking Ninjas Reservas de Grupo pode manter vários quartos, hóspedes, datas, espaços ou reservas relacionadas associados à mesma necessidade do grupo.
O grupo pode permanecer visível como um todo, enquanto os dados individuais dos hóspedes continuam a ser geridos separadamente, quando necessário.
O Centro de Conhecimento também explica como funcionam as reservas de grupo .
4. Os hóspedes são encaminhados para os quartos e espaços adequados
Quando o retiro começa a ganhar forma, é necessário atribuir quartos e espaços concretos ao grupo.
Um participante pode precisar de um quarto privado. Dois hóspedes podem partilhar um quarto. Uma família pode ficar junta. Algumas pessoas podem ficar alojadas fora do local e, ainda assim, participar no retiro.
Estas atribuições devem permanecer associadas à reserva e aos registos de disponibilidade.
Se o retiro também utilizar salas de reunião, salas de tratamento, espaços para atividades ou outros recursos partilhados, Agendamento de Recursos pode ser incluído quando esse fluxo de trabalho for necessário.
5. As tarifas e os pacotes de retiro permanecem associados
Os preços dos retiros podem assumir muitas formas.
- Alojamento por noite
- Um pacote de retiro
- Diferentes tipos de quarto
- Preços para grupos
- Preços sazonais
- Taxas do programa
- Refeições ou atividades
- Extras opcionais
Booking Ninjas Gestão de Tarifas A Gestão de Tarifas pode suportar a estrutura de preços utilizada pelo centro de retiros, incluindo diferentes tipos de alojamento, datas, pacotes e regras tarifárias configuradas.
O modelo de preços exato depende da forma como o centro de retiros vende as estadias e os programas.
6. Os depósitos, as faturas e os saldos mantêm-se associados à reserva
A faturação torna-se difícil quando a reserva está num sítio e os depósitos, as faturas e os encargos adicionais estão noutro.
Com a Gestão de Faturas , os registos de faturação podem manter-se associados ao hóspede, grupo, reserva ou serviço que originou o encargo.
Consoante o fluxo de faturação configurado, isto pode incluir depósitos, pagamentos parciais, taxas do retiro, encargos de alojamento, extras, faturas e saldos pendentes.
O Centro de Conhecimento apresenta um exemplo simples em como as reservas se associam às faturas .
A Booking Ninjas não tem necessariamente de substituir o sistema geral de contabilidade do centro de retiros. O software de contabilidade pode manter-se separado e ligar-se através das integrações suportadas, quando necessário.
7. Os hóspedes podem consultar as informações de que precisam
A equipa do retiro responde muitas vezes às mesmas perguntas.
- Para que datas tenho reserva?
- Quanto ainda tenho de pagar?
- Onde está a minha confirmação?
- O que devo levar?
- Em que quarto fico?
- Onde estão os meus documentos?
Um Portal do Hóspede Um Portal do Hóspede pode disponibilizar um espaço de autosserviço com detalhes da reserva, faturação, documentos, pedidos e outras informações que o centro de retiros decida apresentar.
O Centro de Conhecimento explica de forma mais abrangente o que os clientes podem fazer através de um portal .
Os hóspedes não precisam de ter acesso a todo o sistema interno. O portal é a interface destinada aos hóspedes, enquanto a equipa continua a trabalhar com os registos operacionais que lhe estão subjacentes.
8. A reserva acompanha o hóspede durante o retiro
A reserva não deve deixar de ser útil quando o hóspede chega.
Booking Ninjas Check-in / Check-out O Check-in/Check-out mantém a chegada e a partida associadas à reserva.
Durante a estadia, a equipa também poderá ter de gerir mudanças de quarto, pedidos, atividades, refeições, compras e outros serviços.
Gestão de Pedidos A Gestão de Pedidos pode ajudar a manter os pedidos dos hóspedes ou operacionais associados às pessoas responsáveis pelo seu acompanhamento.
Um centro de retiros que venda comida, bebidas, artigos, tratamentos ou outros produtos no local também pode adicionar Ponto de venda .
O POS é uma extensão opcional; nem todos os centros de retiros precisam dele.
O importante é que as atividades no local não têm de se tornar uma parte completamente separada da operação.
E as aulas, atividades, refeições e programas de retiro?
Nem todos os centros de retiros funcionam da mesma forma.
Um retiro de bem-estar pode organizar aulas de ioga e tratamentos. Um retiro espiritual pode incluir sessões de grupo e horários de refeições. Um retiro educativo pode incluir oficinas e salas de reunião. Um retiro na natureza pode combinar cabanas com atividades guiadas.
Estes fluxos de trabalho podem ser acrescentados à configuração básica de alojamento e retiros quando forem realmente necessários.
A Booking Ninjas não exige que todos os centros de retiros utilizem todos os módulos.
A Solução Booking Ninjas para centros de retiros A solução Booking Ninjas para centros de retiros pode começar pelos fluxos de trabalho que geram mais trabalho e, depois, acrescentar portais, POS, programas, relatórios, integrações ou outros elementos quando o modelo operacional o exigir.
Que informações devem permanecer associadas?
O valor do software de gestão de retiros não consiste simplesmente em ter mais funcionalidades.
O seu valor está em manter ligadas as informações relacionadas.
| Registo | O que pode ser associado |
|---|---|
| Retiro ou grupo | Organizador, datas, hóspedes, quartos, espaços, programa, faturação, documentos e estado |
| Hóspede | Dados de contacto, reserva, atribuição de quarto, pagamentos, acesso ao portal, pedidos e histórico da estadia |
| Reserva | Datas, alojamento, disponibilidade, tarifa, hóspede, encargos, alterações e check-in/check-out |
| Quarto ou recurso | Disponibilidade, atribuição, capacidade, reserva, estado e localização |
| Fatura | Hóspede ou grupo, reserva, encargos, depósitos, pagamentos e saldo |
| Pedido ou tarefa | Hóspede, retiro, reserva, responsável da equipa, estado e acompanhamento operacional |
Este contexto partilhado ajuda a equipa a passar de uma área do retiro para outra sem ter de reconstruir repetidamente a mesma informação.
Como é que os diferentes membros da equipa utilizam o mesmo sistema?
As diferentes equipas não precisam de utilizar o software exatamente da mesma forma.
A equipa de reservas pode centrar-se nos pedidos de informação, datas, quartos e dados dos hóspedes.
A equipa financeira pode centrar-se nas faturas, pagamentos e saldos em aberto.
A equipa de programas pode dar prioridade aos participantes, espaços e atividades.
A equipa de serviços aos hóspedes pode centrar-se nas chegadas, atribuições, pedidos e comunicação.
Os gestores podem precisar de relatórios sobre reservas, ocupação, receitas e operações em geral.
Como a Booking Ninjas é nativa do Salesforce, estas equipas podem trabalhar com registos relacionados, enquanto as permissões, vistas, fluxos de trabalho e relatórios são configurados em função das suas funções.
O Centro de Conhecimento explica a escolha mais abrangente da plataforma em Por que razão a Booking Ninjas utiliza o Salesforce .
O que pode automatizar o software de gestão de retiros?
O software de gestão de retiros pode automatizar etapas previsíveis quando as regras são claras.
Por exemplo, um fluxo de trabalho configurado pode criar uma tarefa de acompanhamento, enviar uma confirmação padrão, atualizar um estado, encaminhar um pedido ou desencadear outra ação repetível quando a condição necessária for satisfeita.
Booking Ninjas Fluxo de trabalho & processos pode ligar estes passos repetíveis, atribuições, aprovações e acompanhamento.
Se quiser começar por uma explicação mais simples, consulte o que significa a automatização de fluxos de trabalho no Centro de Conhecimento.
A automatização não significa que todas as decisões devam ser deixadas ao sistema. Necessidades invulgares dos grupos, exceções, alterações importantes de preços ou problemas dos hóspedes podem continuar a exigir a análise de uma pessoa.
O que acontece depois de o retiro terminar?
O registo não tem de terminar com o checkout.
O histórico de reservas, as relações com os hóspedes, as faturas, os pagamentos, a utilização dos quartos, os detalhes dos grupos e outros registos operacionais podem continuar disponíveis para relatórios e acompanhamento futuros.
Como esses registos permanecem ligados, o centro pode utilizar os Relatórios de desempenho para criar vistas operacionais com base nas informações recolhidas durante a reserva e a estadia.
Isto pode ajudar o centro a analisar questões como:
- Que retiros estão para breve?
- Quantos quartos estão reservados?
- Que saldos continuam em aberto?
- Como está a evoluir a ocupação?
- Que localizações ou programas têm mais movimento?
- O que aconteceu durante a estadia de um grupo anterior?
Os relatórios exatos dependem das informações recolhidas e das necessidades de relatórios configuradas pelo centro de retiros.
O software para retiros tem de substituir todos os outros sistemas?
Não.
Um centro de retiros pode já utilizar software de contabilidade, um fornecedor de pagamentos, ferramentas de acesso, sistemas de correio eletrónico ou outro software especializado.
O objetivo não é substituir automaticamente todas as ferramentas.
Booking Ninjas Integrações podem ligar sistemas externos suportados, quando as interfaces necessárias e o âmbito do projeto o permitem.
Assim, o Booking Ninjas pode tornar-se a camada operacional integrada, enquanto os sistemas especializados continuam a desempenhar as funções para que foram concebidos.
Todos os centros de retiros precisam de um sistema de gestão completo?
Não.
Se um centro de retiros tiver apenas alguns quartos, preços simples, nenhum fluxo de trabalho para grupos e muito pouco trabalho após a reserva, uma ferramenta de reservas mais simples poderá ser suficiente.
Um sistema de gestão de retiros mais integrado começa a fazer mais sentido quando o centro precisa de coordenar vários destes elementos em simultâneo:
- Reservas individuais e de grupo
- Vários tipos de alojamento
- Atribuições de quartos
- Programas ou atividades
- Depósitos e planos de pagamento
- Autosserviço para hóspedes
- Compras no local
- Fluxos de trabalho da equipa
- Várias localizações
- Relatórios integrados
É este o tipo de modelo operacional que Booking Ninjas para centros de retiros foi concebido para apoiar.
Qual é a abordagem do Booking Ninjas à gestão de retiros?
Não encaramos a gestão de retiros como uma única funcionalidade gigantesca.
Vemo-la como um conjunto de fluxos de trabalho interligados.
O ponto de partida costuma ser a área que atualmente gera mais trabalho: reservas, retiros de grupo, disponibilidade, atribuição de quartos, faturação, comunicação com os hóspedes ou outro processo claramente identificado.
A partir daí, o sistema pode ligar mais elementos da operação do retiro, conforme necessário.
Esta abordagem é possível porque o Booking Ninjas funciona nativamente no Salesforce. Os registos de reservas, hóspedes, faturação, fluxos de trabalho, relatórios, portais e integrações podem utilizar a mesma base da plataforma alargada.
Perguntas frequentes
O que é o software de gestão de retiros?
O software de gestão de retiros ajuda um centro de retiros a gerir as reservas, o alojamento, os grupos, os hóspedes, a disponibilidade, os preços, as faturas, os pagamentos, os programas, o serviço aos hóspedes, o trabalho da equipa e os relatórios associados a um retiro.
Como funciona o software de gestão de retiros?
O software de gestão de retiros funciona ligando a reserva do retiro ao alojamento, aos hóspedes, às atribuições de quartos, à disponibilidade, às tarifas, à faturação, às informações dos hóspedes, aos fluxos de trabalho da equipa e aos relatórios, para que as tarefas relacionadas não tenham de ser geridas em sistemas separados.
O software para retiros pode gerir reservas de grupos e individuais em simultâneo?
Sim. O Booking Ninjas Group Booking pode manter vários quartos, hóspedes, datas, espaços ou reservas relacionadas associados a um retiro de grupo, permitindo ainda gerir separadamente os dados de cada hóspede, quando necessário.
Os hóspedes podem ter atribuições de quarto próprias?
Sim. Os dados individuais dos hóspedes e as atribuições de quartos podem manter-se ligados à reserva do grupo ou do retiro em geral, de acordo com o fluxo de trabalho de alojamento e reservas configurado.
O software de gestão de retiros pode tratar de depósitos e faturas?
Sim. O Booking Ninjas pode associar depósitos, pagamentos parciais, taxas do retiro, custos de alojamento, faturas, extras e saldos ao hóspede, grupo ou reserva correspondente, de acordo com o fluxo de trabalho de faturação configurado.
Os hóspedes do retiro podem utilizar um portal?
Sim. O Booking Ninjas Guest Portal pode dar aos hóspedes acesso à reserva, à faturação, aos documentos, aos pedidos e a outras informações que o centro de retiros decida disponibilizar.
As compras no local podem manter-se associadas à estadia do hóspede?
É possível, quando o POS necessário e o fluxo de trabalho de faturação estão configurados. O Booking Ninjas Point of Sale pode ser adicionado para produtos, serviços, refeições, atividades ou outras vendas no local, mantendo a transação no ambiente operacional mais amplo.
O software de gestão de retiros substitui o software de contabilidade?
Não necessariamente. O Booking Ninjas pode gerir a faturação operacional e os registos de pagamentos, enquanto a contabilidade geral pode permanecer num sistema de contabilidade separado, ligado através de integrações suportadas, quando necessário.
O software de gestão de retiros do Booking Ninjas é baseado no Salesforce?
Sim. O Booking Ninjas é nativo do Salesforce, permitindo que as reservas de retiros, os hóspedes, a faturação, os fluxos de trabalho, as permissões, os relatórios, os portais, a automatização e as integrações utilizem a base alargada da plataforma Salesforce.
A gestão de retiros funciona mantendo tudo ligado
Um retiro começa com uma reserva, mas rapidamente se torna muito mais do que isso.
É necessário atribuir quartos. Os hóspedes precisam de informações. É necessário acompanhar os depósitos. Os programas têm de decorrer. A equipa precisa de saber o que mudou. Podem surgir despesas durante a estadia.
O software de gestão de retiros funciona mantendo estes elementos ligados ao mesmo retiro, em vez de permitir que cada um se transforme noutra folha de cálculo, caixa de entrada ou sistema separado.
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Conheça o Booking Ninjas para centros de retiros
Explore como as reservas, os grupos, o alojamento, os hóspedes, a faturação, as atividades no local e os fluxos de trabalho da equipa podem manter-se ligados.
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