Μια επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται μια πλατφόρμα λειτουργιών όταν η κράτηση είναι μόνο ένα μέρος μιας μεγαλύτερης διαδικασίας και το προσωπικό χρησιμοποιεί αρκετά εργαλεία, υπολογιστικά φύλλα, μηνύματα και χειροκίνητα βήματα για να ολοκληρώσει τη δουλειά.
Τα πιο σαφή σημάδια είναι η επαναλαμβανόμενη καταχώρηση δεδομένων, οι περίπλοκες εγκρίσεις, πολλές τοποθεσίες ή πόροι, συνδεδεμένη τιμολόγηση, εργασίες προσωπικού, εργασία εγκαταστάσεων και αναφορές που είναι δύσκολο να παραχθούν από μία μόνο πηγή. Η σωστή απάντηση εξαρτάται ακόμα από τη πραγματική ροή εργασίας και τον προϋπολογισμό.
Ποια Είναι τα Κύρια Σημάδια;
| Σημάδι | Πώς φαίνεται | Γιατί έχει σημασία |
|---|---|---|
| Επαναλαμβανόμενη καταχώρηση δεδομένων | Το προσωπικό αντιγράφει τις ίδιες λεπτομέρειες πελάτη ή κράτησης σε αρκετά συστήματα ή υπολογιστικά φύλλα. | Οι αντίγραφα μπορεί να γίνουν διαφορετικά και να δημιουργήσουν επιπλέον εργασία. |
| Πολλές παραδόσεις | Μια κράτηση πρέπει να περάσει από πωλήσεις, οικονομικά, λειτουργίες, εγκαταστάσεις ή διαχείριση. | Το email και η συνομιλία μπορεί να γίνουν η ανεπίσημη ροή εργασίας. |
| Πολλοί πόροι ή τοποθεσίες | Μια κράτηση μπορεί να περιλαμβάνει δωμάτια, προσωπικό, εξοπλισμό, εγκαταστάσεις ή περισσότερους από έναν τόπο. | Ένα απλό ημερολόγιο μπορεί να μην δείξει όλες τις συγκρούσεις ή τους κανόνες. |
| Περίπλοκη τιμολόγηση | Καταθέσεις, σχέδια πληρωμών, μέλη, συμβάσεις, επιστροφές ή συνδυασμένα τιμολόγια είναι κοινά. | Τα χρήματα πρέπει να παραμένουν συνδεδεμένα με τον πελάτη και την υπηρεσία. |
| Αδύναμες αναφορές | Οι διευθυντές συνδυάζουν εξαγωγές χειροκίνητα για να κατανοήσουν τη δραστηριότητα. | Οι αποφάσεις βασίζονται σε αργά ή ασυνεπή δεδομένα. |
Τι προσθέτει μια πλατφόρμα λειτουργιών;
Μια πλατφόρμα λειτουργιών δίνει στην επιχείρηση έναν κοινό χώρο για τα αρχεία και τους κανόνες που χρειάζονται πολλές ομάδες.
- Συνδεδεμένα αρχεία πελατών, κρατήσεων, πληρωμών και λειτουργιών.
- Κανόνες που αποφασίζουν τι συμβαίνει στη συνέχεια.
- Εγκρίσεις και δρομολόγηση εργασιών.
- Πρόσβαση βάσει ρόλου για διαφορετικές ομάδες.
- Πίνακες ελέγχου και αναφορές που δημιουργούνται από την ίδια δραστηριότητα.
- Ενσωματώσεις με συστήματα που πρέπει να παραμείνουν στη θέση τους.
Η Salesforce περιγράφει την αυτοματοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών ως επιλογή ενεργειών με βάση τις πραγματικές απαιτήσεις της διαδικασίας. Οι Booking Ninjas χρησιμοποιούν αυτή τη βάση της Salesforce στις Λειτουργίες και Αυτοματοποιήσεις Ροής Εργασίας περιοχές.
Ποιο είναι ένα απλό παράδειγμα;
Φανταστείτε έναν χώρο όπου μια κράτηση εκδήλωσης απαιτεί σύμβαση, κατάθεση, ρύθμιση δωματίου, λεπτομέρειες catering, αναθέσεις προσωπικού, τελικό τιμολόγιο και αναφορά μετά την εκδήλωση.
Ένα βασικό ημερολόγιο κρατήσεων μπορεί ακόμα να κρατήσει το δωμάτιο. Αλλά το πραγματικό πρόβλημα είναι όλα γύρω από την κράτηση. Μια πλατφόρμα λειτουργιών μπορεί να κρατήσει αυτά τα βήματα συνδεδεμένα με τον ίδιο πελάτη, εκδήλωση και χώρο.
Πότε είναι ένα απλό εργαλείο κράτησης ακόμα αρκετό;
Ένα απλό εργαλείο μπορεί να είναι ακόμα η καλύτερη επιλογή όταν η υπηρεσία είναι εύκολη να προγραμματιστεί, ένα ή δύο άτομα τη διαχειρίζονται, υπάρχουν λίγοι κανόνες, οι πληρωμές είναι απλές και υπάρχει λίγη εργασία μετά την κράτηση.
Μην αγοράσετε μια μεγαλύτερη πλατφόρμα μόνο και μόνο επειδή έχει περισσότερες δυνατότητες. Δείτε Πότε είναι ένα απλό εργαλείο κράτησης αρκετό;.
Ποιες ερωτήσεις πρέπει να κάνετε πριν προχωρήσετε;
- Πού εισάγουν το προσωπικό τις ίδιες πληροφορίες περισσότερες από μία φορές;
- Ποια βήματα συμβαίνουν εκτός του εργαλείου κράτησης;
- Ποιες παραδόσεις είναι εύκολο να χάσετε;
- Ποια συστήματα πρέπει να παραμείνουν συνδεδεμένα;
- Ποιες αναφορές απαιτούν τη μεγαλύτερη χειροκίνητη εργασία;
- Ποια προβλήματα θα βελτιώνονταν αν τα συστήματα ήταν συνδεδεμένα;
Αν οι απαντήσεις δείχνουν σε ένα ευρύτερο λειτουργικό πρόβλημα, διαβάστε Τι είναι μια πλατφόρμα κρατήσεων και λειτουργιών;.
Πηγές και Περισσότερη Ανάγνωση
- Booking Ninjas: Λειτουργίες — περιγράφει συνδεδεμένες λειτουργικές ροές εργασίας, δεδομένα, αυτοματοποίηση και ενσωματώσεις στο Salesforce.
- Booking Ninjas: Διαχείριση Κρατήσεων — συγκρίνει τη μεγαλύτερη διαχείριση κρατήσεων με βασικά εργαλεία προγραμματισμού και δείχνει τις ανάγκες πολλαπλών πόρων, χωρητικότητας και λειτουργιών.
- Salesforce Trailhead: Αυτοματοποίηση Επιχειρησιακής Διαδικασίας — εξηγεί πώς πρέπει να επιλέγεται η αυτοματοποίηση γύρω από τις πραγματικές απαιτήσεις μιας επιχειρησιακής διαδικασίας.
Αυτά είναι σήματα απόφασης, όχι σταθερός κανόνας. Μια επιχείρηση θα πρέπει να επιλέξει το πιο απλό σύστημα που μπορεί να χειριστεί τη πραγματική εργασία της αξιόπιστα.