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Wycliffe Bible Translators avait besoin d'une meilleure façon de gérer son opération interne d'appartements. La difficulté ne résidait pas simplement dans le maintien d'un calendrier d'environ 40 appartements.
Le personnel répondait aux questions de disponibilité, examinait les demandes, organisait des séjours en groupe, attribuait des appartements, gérait différents modes de paiement, planifiait le nettoyage et reconstruisait des rapports autour des mêmes séjours.
Trop de ce travail dépendait des personnes pour faire circuler l'information entre les formulaires, les e-mails, les tableurs et Salesforce.
Le problème : trop de temps consacré à répondre à "Avons-nous de la place ?"
Avant Booking Ninjas, les demandes d'appartements dépendaient fortement d'un Google Form, d'e-mails et de la coordination du personnel.
L'un des points de douleur les plus clairs était la disponibilité. Une grande part des messages liés aux appartements provenait de personnes demandant simplement si le logement était disponible à certaines dates.
Le personnel devait ensuite traiter le reste de la demande :
- Vérifier la disponibilité des appartements
- Examiner les demandes individuelles
- Examiner les demandes de groupe
- Choisir les types d'appartements
- Attribuer des unités spécifiques
- Préparer les informations de facturation
- Organiser le nettoyage
- Préparer des rapports
Les groupes compliquaient cela. Un groupe pouvait avoir besoin de plusieurs appartements de deux et trois chambres, avec des dates d'arrivée et de départ différentes, différents payeurs et des noms d'occupants qui n'étaient pas connus au moment de la première demande.
La solution : faire en sorte qu'une étape mène à la suivante
Booking Ninjas a construit le flux de travail des appartements dans l'environnement Salesforce existant de Wycliffe.
L'élément utile n'était pas une seule fonctionnalité. C'était de permettre au même séjour de passer par les étapes dont Wycliffe avait déjà besoin.
Le personnel peut voir la disponibilité des appartements, les demandes en attente et les séjours confirmés à travers les dates.
Un invité ou un groupe peut demander les dates et les types d'appartements dont ils ont besoin.
Wycliffe garde le contrôle sur l'approbation, les blocs de groupe et les appartements qui sont attribués.
Les factures, les méthodes de paiement, les occupants et les détails du séjour restent liés à la réservation.
Le départ peut mener au travail de nettoyage tandis que les mêmes enregistrements soutiennent les opérations et les rapports financiers.
C'est l'idée plus large derrière les opérations commerciales connectées : la réservation peut rester liée au travail qui se déroule avant, pendant et après.
Comment la configuration de Wycliffe a résolu chaque partie du flux de travail
| Besoin de Wycliffe | Configuration de Booking Ninjas | Ce qui est devenu plus facile |
|---|---|---|
| Voir la disponibilité des appartements | Calendrier de disponibilité + Gestion des réservations | Le personnel peut travailler à partir d'un calendrier visuel au lieu de reconstruire la disponibilité à partir de formulaires, d'e-mails et de vérifications séparées. |
| Garder les demandes en attente au début | Flux de réservation basé sur la demande | Une demande peut être examinée avant que Wycliffe ne l'approuve et n'attribue des appartements spécifiques. |
| Gérer de grands groupes | Réservation de groupe | Plusieurs appartements, voyageurs, dates et détails au niveau du groupe peuvent rester ensemble au lieu de devenir des réservations non liées. |
| Attribuer les voyageurs plus tard | Bloc de groupe + attribution individuelle | Wycliffe peut d'abord réserver suffisamment d'inventaire d'appartements et décider qui occupera chaque appartement plus tard. |
| Gérer différents payeurs | Gestion des factures + Facturation partagée | Les paiements externes, les charges internes des départements et les différentes responsabilités de paiement peuvent rester liés à la réservation. |
| Préparer les appartements après le départ | Gestion des ordres de travail | Un séjour terminé peut mener à un travail de nettoyage au lieu de dépendre d'un transfert manuel séparé. |
| Donner aux équipes différents rapports | Rapports Salesforce + Rapports Booking Ninjas | Les opérations et les finances peuvent travailler à partir des mêmes données de réservation tout en gardant les vues dont elles ont besoin. |
Afficher la disponibilité ne signifiait pas renoncer au contrôle
C'était une partie importante du flux de travail de Wycliffe.
L'organisation voulait que les invités et les groupes aient une manière plus claire de voir ce qui pourrait être disponible et de soumettre une demande.
Mais un appartement ouvert ne signifiait pas automatiquement que la demande devait devenir une réservation confirmée.
Le personnel de Wycliffe devait toujours examiner la demande, vérifier la situation de logement plus large, l'approuver ou la refuser, et décider quels appartements devaient réellement être utilisés.
Booking Ninjas a préservé cette étape au lieu de forcer Wycliffe à une confirmation instantanée.
Le Centre de connaissances explique la différence entre les réservations provisoires et confirmées .
Les séjours en groupe pouvaient rester ensemble sans rendre chaque voyageur identique
Un grand groupe n'arrive pas toujours et ne part pas comme une seule unité.
Wycliffe pouvait avoir besoin de plusieurs appartements pour le même groupe tout en ayant des voyageurs individuels avec des dates, des affectations de chambres ou des arrangements de paiement différents.
Booking Ninjas a séparé le groupe des détails individuels.
Wycliffe pouvait d'abord répondre à la grande question : Avons-nous suffisamment d'appartements pour ce groupe ?
L'inventaire requis pouvait ensuite être bloqué avant que chaque nom d'occupant ne soit connu. Les affectations individuelles pouvaient être ajoutées plus tard à mesure que le séjour devenait plus clair.
C'est ce qui rend les réservations de groupe différentes de la simple création d'une longue liste de réservations individuelles.
La capacité actuelle de réservation de groupe de Booking Ninjas suit le même modèle plus large : les informations au niveau du groupe et au niveau individuel peuvent rester connectées tandis que les dates, les personnes, les chambres ou les ressources changent.
Le flux de facturation devait également comprendre Wycliffe
Tous les séjours en appartement n'étaient pas payés de la même manière.
Certains paiements pouvaient être effectués par carte de crédit ou en espèces. D'autres pouvaient être facturés en interne à un département ou à un journal de Wycliffe.
Une réservation pouvait également avoir plus d'un payeur.
Booking Ninjas a été configuré pour que ces relations de paiement puissent rester partie intégrante de la même histoire de réservation au lieu de forcer le personnel à un processus de facturation externe.
Les factures pouvaient être divisées lorsque différentes personnes ou départements étaient responsables de différentes parties d'un séjour. Une fois payée, l'historique de facturation pouvait rester lié à la réservation.
Pour la structure plus large de réservation à facturation, voir Comment les réservations se connectent aux factures .
La réservation pouvait déclencher le travail qui vient après le départ
L'appartement n'est pas prêt pour le prochain invité simplement parce que la réservation précédente s'est terminée.
Il doit encore être nettoyé et préparé.
Booking Ninjas a connecté cette étape opérationnelle à la sortie. Un séjour terminé pouvait créer le travail de nettoyage nécessaire pour l'appartement.
Le personnel de nettoyage pouvait travailler à travers des statuts simples tels que en cours, terminé ou annulé, tandis que les superviseurs pouvaient voir quels appartements avaient encore besoin d'attention.
Cela a transformé le nettoyage d'un transfert séparé en la prochaine étape du même flux de travail d'appartement.
Booking Ninjas devait s'adapter à l'organisation Salesforce de Wycliffe, pas la remplacer
Wycliffe avait déjà Salesforce.
Son équipe avait déjà des règles concernant les comptes, les contacts, les relations de données à but non lucratif, les champs obligatoires, les rapports, la qualité des données et les autorisations.
Recommencer dans une base de données de réservation séparée aurait créé un autre endroit à synchroniser.
Au lieu de cela, Booking Ninjas a travaillé avec la structure Salesforce existante de Wycliffe et a affiné le flux de travail des appartements autour de celle-ci.
Cela incluait des détails spécifiques à Wycliffe tels que les classifications d'appartements, les préférences d'étage, les exonérations fiscales, les types de paiement, les mises en page de factures, les rapports et la terminologie.
La technologie sous-jacente peut provenir de Booking Ninjas et Salesforce, mais Wycliffe décide toujours comment son opération de logement doit fonctionner.
La configuration a continué à s'améliorer lorsque de vrais utilisateurs l'ont testée
Les tests d'acceptation des utilisateurs ont mis en évidence des détails faciles à manquer dans une liste de contrôle de produit générique.
Les utilisateurs de Wycliffe ont demandé des choses telles que des préférences pour le premier et le deuxième étage, des différences plus claires entre les unités de deux et trois chambres, des limites plus réalistes sur les demandes de groupe, une meilleure visibilité du calendrier, une gestion des exonérations fiscales, des rapports financiers améliorés et des modifications des mises en page de factures et de reçus.
Ces demandes ont été utilisées pour affiner la version du flux de travail de Wycliffe.
C'est une partie importante de l'implémentation : Salesforce fournit une technologie solide, mais le produit utile apparaît lorsque les règles à l'écran correspondent au travail que les gens font réellement.
Ce qui est devenu plus facile dans le flux de travail de Wycliffe
Il n'y a pas de résultats numériques post-lancement dans le matériel utilisé pour cette histoire, donc l'amélioration est mieux montrée à travers le travail qui est devenu connecté.
Le personnel pouvait travailler à partir d'un calendrier visuel des appartements au lieu de reconstruire la réponse à travers des vérifications d'e-mails répétées.
Les blocs d'appartements, les informations de groupe, les voyageurs individuels et les différentes dates pouvaient rester liés.
Les demandes en ligne pouvaient faciliter l'accueil sans transformer chaque demande en réservation confirmée automatique.
Les paiements normaux, les charges internes des départements et les responsabilités partagées pouvaient rester partie intégrante du même flux de réservation.
La fin d'un séjour pouvait créer la prochaine tâche opérationnelle au lieu de dépendre d'un autre transfert manuel.
Wycliffe n'avait pas besoin de créer une autre base de données déconnectée pour les opérations d'appartements.
La réservation était le cœur, mais l'opération avait besoin de plus autour
Wycliffe est un bon exemple de pourquoi Booking Ninjas commence avec les réservations mais ne doit pas s'arrêter là.
La gestion des réservations a géré le séjour principal. La réservation de groupe l'a étendue pour des groupes plus importants. La gestion des factures et la facturation partagée ont géré le côté financier. La gestion des ordres de travail a connecté le séjour au nettoyage. Les rapports Salesforce ont soutenu les opérations et les finances.
C'est là que Booking Ninjas s'intègre particulièrement bien : lorsque une réservation touche plusieurs parties différentes de la même organisation et que ces parties doivent rester connectées.
Un cas de réservation plus simple peut utiliser moins de pièces. Wycliffe avait besoin de plus car son flux de travail était plus complexe.
En savoir plus sur ce flux de travail
Découvrez comment un groupe peut rester connecté tout en ayant des personnes, des espaces, des dates et des détails individuels différents.
Comment fonctionnent les réservations de groupe →Découvrez comment les charges, les factures, les paiements et la réservation peuvent rester connectés.
Comment les réservations se connectent aux factures →Découvrez pourquoi les réservations, les paiements, le travail du personnel, les installations et les rapports fonctionnent mieux lorsque les enregistrements peuvent suivre la même opération.
Comment Booking Ninjas connecte les opérations commerciales →Avez-vous besoin de plus autour d'un séjour qu'un système de réservation normal ne peut gérer ?
Découvrez comment Booking Ninjas peut connecter les réservations, les groupes, les approbations, la facturation, le travail opérationnel, les rapports et vos données Salesforce existantes autour de la façon dont votre organisation fonctionne déjà.
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