YMCA of the North hyr ut stugor vid sina läger och utomhuscenter i Minnesota, särskilt under lågsäsong när dessa utrymmen kan välkomna familjer och generera extra intäkter.
Den gamla bokningslösningen gjorde det svårare än det behövde vara. Stugbokningar fanns utanför Salesforce, säsongsutbudet krävde personalens uppmärksamhet, och den tvådelade betalningsplanen spårades manuellt.
Utmaningen: stuguthyrningarna hade sina egna regler, men det gamla systemet gjorde det inte
Detta är inte hotellrum som är öppna året runt. Stugor öppnas för bokning under specifika lågsäsongsfönster, och dessa datum måste anpassas efter YMCA:s lägerprogram och scheman.
Bokningsprocessen hade också flera rörliga delar:
- Säsongsutbud av stugor
- Lägerprogramscheman
- Stugtyp och kapacitet
- Faciliteter
- Gästinformation
- 50% bokningsinsättningar
- Slutbetalningsfrister
- Boknings- och intäktsrapporter
Samtidigt använde YMCA redan Salesforce för medlems- och programdata. Stugbokningar fanns någon annanstans, så personalen var tvungen att hålla informationen i rörelse mellan systemen.
Betalningar lade till ett annat regelbundet jobb. Gäster betalade normalt 50% vid bokning och de andra 50% 30 dagar före ankomst. Personalen använde kalkylblad för att hålla reda på den andra betalningen och följa upp när den var förfallen.
Lösningen: sätt stugbokningen där YMCA:s data redan finns
Booking Ninjas byggde stugreservationsflödet på Salesforce istället för att lägga till en annan fristående bokningsdatabas.
Familjer kan boka genom YMCA:s varumärkesanpassade onlinebokningsupplevelse, medan personalen kan arbeta med bokningar, gästinformation, betalningar och rapportering från samma Salesforce-baserade setup.
Bokningsreglerna kan också följa YMCA:s verkliga verksamhet. Stugor kan öppna eller stänga kring de datum YMCA väljer istället för att personalen måste komma ihåg varje säsongsundantag.
Bokningsmotorn stödjer regler kring tillgänglighet, kapacitet, begränsade datum och andra bokningsgränser.
Hur en stugbokning rör sig genom systemet
Familjen letar efter en stuga som passar datumen och behoven för vistelsen.
Säsongsdatum, tillgänglighet, kapacitet och andra regler avgör vad som kan bokas.
Bokningen och gästinformationen går in i samma Salesforce-baserade flöde.
Den korrekta insättningen eller full betalning tillämpas från ankomstdatumet.
Saldon, bokningsaktiviteter och rapportering förblir kopplade efter den första betalningen.
För mer detaljer om reglerna bakom bokningsbar inventering, se Hur tillgänglighet hanteras .
Hur setupen löste de dagliga problemen
| YMCA-behov | Booking Ninjas setup | Vad som blev enklare |
|---|---|---|
| Säsongsbokning av stugor | Bokningsmotor + Reservationshantering | YMCA kan tillämpa sina egna bokningsfönster och hålla stugbokningar i samma Salesforce-miljö. |
| Ändrad tillgänglighet | Tillgänglighetshantering | Bokningar och ändringar kan uppdatera tillgänglighet utan att behöva underhålla en separat kalkylbladskalender. |
| 50/50 betalningsschema | Betalningsautomatisering | Bokningar mer än 30 dagar i förväg kan ta 50% först och schemalägga det återstående saldot. Närmare bokningar kan kräva full betalning. |
| Fristående Salesforce-data | Salesforce-inbyggda poster | Bokningar, gäster och betalningshistorik kan förbli med den bredare Salesforce-datan istället för att behöva samma manuella synkronisering. |
| Stugprestanda | Rapporter + Instrumentpaneler | Bokningsvolym, intäkter, beläggning och betalningsaktiviteter kan ses från de poster som redan skapats av bokningsflödet. |
| Bokningsresedata | Google Analytics | Marknadsföring kan se hur besökare når och rör sig genom bokningsresan. |
Betalningsschemat behöver inte längre ett eget kalkylblad
YMCA:s betalningsregel är enkel att förklara men lätt att förvandla till repetitivt arbete.
Om en gäst bokar mer än 30 dagar före ankomst, är 50% förfallna vid bokning och de andra 50% är förfallna 30 dagar före vistelsen. Om bokningen görs inom 30 dagar, är hela beloppet förfallet.
Booking Ninjas kan tillämpa den regeln från bokningsdatumet och ankomstdatumet. Personalen behöver inte en separat lista bara för att komma ihåg vilket saldo som ska samlas in härnäst.
Detta hjälper också till att skydda intäkter som redan är kopplade till en stugbokning. Den andra betalningen kan följa reservationen istället för att bero på att någon märker rätt rad i kalkylbladet vid rätt tidpunkt.
Kunskapscentret förklarar det bredare förhållandet i Hur bokningar kopplas till fakturor .
Bokningsreglerna tillhör YMCA
YMCA of the North behövde inte göra sin lägerkalender till en generell hotellkalender.
Dess stugor, säsongsfönster, programdatum, betalningsregler, gästresa och rapporteringsbehov kan återspeglas i sin egen Salesforce-miljö.
Det är en användbar del av en Salesforce-org . Poster, arbetsflöden, regler, användare och rapportering kan ställas in kring organisationen som använder den.
Vad som blev enklare för YMCA-teamet
Det tvådelade betalningsschemat kan följa bokningen istället för ett separat kalkylblad.
Stugbokningsfönster kan följa lägerprogram utan att personalen behöver kontrollera varje begäran för hand.
Gäst-, reservations- och betalningsposter behöver inte längre samma manuella rörelse mellan systemen.
Gäster kan söka och reservera stugor online istället för att behöva personalen för att påbörja varje reservation.
Den samma boknings- och betalningsaktiviteten kan stödja boknings-, beläggnings-, intäkts- och betalningsvyer.
Personalen kan fokusera mer på gäster, program, faciliteter och lägerupplevelsen istället för rutinmässig bokningsadministration.
Nästa: gör bokningsupplevelsen enklare att använda och enklare att utforska
Det första jobbet var att få grunden rätt: säsongsregler, bokningar, betalningar, gästdata och rapportering har nu en kopplad plats att arbeta.
De nästa förbättringarna fokuserar mer direkt på familjen som gör bokningen.
Bokningsupplevelsen förbättras så att fler gäster bekvämt kan hitta, förstå och slutföra bokningsstegen. Målet är att ta bort undvikbara hinder samtidigt som YMCA:s bokningsregler fungerar under ytan.
Den uppgraderade layouten planeras för att låta familjer visuellt utforska stugornas lägen och gå in i bokningen från den stuga de väljer på kartan. Detta kan göra det lättare att förstå var varje stuga ligger innan man jämför datum, detaljer och tillgänglighet.
Detta är också där en bättre gästupplevelse kan hjälpa intäktssidan av projektet. När familjer kan förstå valen, hitta en tillgänglig stuga och gå in i bokningen med färre förvirrande steg, finns det färre chanser att förlora en intresserad gäst längs vägen.
Dessa förbättringar av tillgänglighet och kartbokning är nästa steg i upplevelsen och presenteras här som ofullständiga resultat.
Stugbokning kan vara startpunkten, inte begränsningen
Den grundläggande setupen börjar med Bokningsmotor och Reservationshantering eftersom det var det huvudsakliga problemet som YMCA behövde lösa.
Därifrån kan samma plattform utvidgas till andra appar och arbetsflöden när det finns ett verkligt behov, såsom POS, enkäter, program, portaler, rapportering eller andra YMCA-operationer.
Det blir särskilt användbart när program, faciliteter, kunder, betalningar och rapportering behöver börja dela mer av samma information.
Se den bredare YMCA-lösningen för hur Booking Ninjas kan sträcka sig bortom stugreservations.
Lär dig mer om denna bokningssetup
Se hur datum, begränsningar, kapacitet och befintliga bokningar avgör vad gäster kan reservera.
Hur tillgänglighet hanteras →Se hur en reservation kan förbli kopplad till de fakturor och betalningar som följer den.
Hur bokningar kopplas till fakturor →Se hur en organisations egna data, arbetsflöden, användare, regler och rapportering kan leva i dess Salesforce-miljö.
Vad är en Salesforce-org? →Gör säsongsbokning enklare för gäster och enklare för personal.
Se hur Booking Ninjas kan koppla samman tillgänglighet, bokningar, betalningar, kunddata och de regler som gör din bokningsverksamhet unik.
.jpeg)
.jpg)
.png)
