International Student House i Washington, DC ger internationella studenter, forskare, praktikanter och unga yrkesverksamma mer än bara ett rum. Det ger dem en plats att bo, träffa människor och bli en del av en gemenskap.
Bakom den upplevelsen finns en bostadsverksamhet med boende som kommer från många länder, stannar under olika tidsperioder, betalar enligt olika scheman och behöver stöd under hela sin vistelse.
När gemenskapen växte spenderades för mycket personalens tid på att hålla bostadsfördelningar, fakturering, betalningar, boendeinformation och kommunikation i ordning.
Utmaningen: varje boende skapade mer administrativt arbete
ISH kan hysa omkring 100 boende åt gången, med personer som kommer från mer än 70 länder. Många boende stannar i sex månader till ett år.
Det betyder att teamet inte bara checkar in gäster för några nätter. Det hanterar en längre boendeupplevelse.
- Bostadsansökningar och bokningar
- Rumsfördelningar
- Olika längder på vistelser
- Väntelistor
- Månatlig fakturering
- Betalningsscheman
- Kommunikation med boende
- Bostadsrapporter
Den äldre processen fick personalen att spendera timmar på att manuellt underhålla dessa delar. Antagningsavdelningen behövde hantera bostäder och efterfrågan. Ekonomiavdelningen behövde hålla reda på fakturor, saldon och betalningar. Boende rådgivare behövde tydlig information när de hjälpte människor under deras vistelse.
Lösningen: håll boendeupplevelsen sammanhängande
Booking Ninjas gav ISH ett sätt att börja med bostadsbokningar och hålla de nästa delarna av boendeupplevelsen sammanhängande runt dem.
Bostadsresan börjar med den boende och den vistelse de behöver.
Bokningar och tillgänglighet hjälper antagningsavdelningen att hantera vem som kan placeras och när.
Nyttig information om boende kan förbli sammanlänkad under hela vistelsen.
Månatliga avgifter, fakturor, saldon och betalningsaktiviteter kan följa den boende.
Portalåtkomst, kommunikation och rapportering hjälper personalen att stödja den boende efter incheckning.
Detta är där Booking Ninjas fungerar bra: bokningen är bara början, och flera team behöver fortfarande arbeta utifrån samma boendeupplevelse efteråt.
Hur ISH:s setup löste de dagliga problemen
| ISH behov | Booking Ninjas setup | Vad som blev enklare |
|---|---|---|
| Olika vistelselängder | Bokningshantering | Antagningsavdelningen kan hantera bostadsvistelser utifrån de datum varje boende faktiskt behöver. |
| Efterfrågan när bostäder fylls | Väntelistehantering | Väntelisteansökningar kan hållas i ett tydligare flöde istället för att följas separat för hand. |
| Månatlig fakturering av boende | Faktura + Återkommande fakturering | Månatliga avgifter, schemalagda betalningar och boendesaldon kan förbli kopplade till samma konto. |
| Boende betalningstillgång | Studentportal | Boende har en plats att se användbar kontoinformation och betalningsinformation utan att behöva fråga personalen om varje uppdatering. |
| Olika personalroller | Salesforce-användare och åtkomst | Antagningsavdelningen, boende rådgivare, faciliteter och ekonomi kan arbeta med den information som är viktig för deras jobb. |
| Manuell rapportering | Rapporter + instrumentpaneler | Bostads- och betalningsregister som redan finns i systemet kan användas för rapportering istället för att samlas in igen för hand. |
Fakturering behövde följa den boende, inte leva i en separat process
Längre vistelser gör fakturering särskilt viktig.
ISH behövde månatliga priser, schemalagda betalningar, fakturor och möjligheten att föra ett kontosaldo framåt till den boendes aktuella uttalande.
Booking Ninjas hjälpte ekonomiavdelningen att konfigurera dessa regler utifrån hur ISH redan fakturerar sina boende.
Det betyder att bostadsbokningen och pengarna kopplade till den inte behöver bli två separata berättelser.
Kunskapscentret förklarar den grundläggande relationen i Hur bokningar kopplas till fakturor .
Boende kan hantera fler av de enkla sakerna själva
En boende bör inte behöva kontakta personalen varje gång de vill förstå något enkelt om sitt konto.
Den boendefokuserade portalen ger ISH en plats att dela godkänd information och stödja betalningsaktiviteter samtidigt som den administrativa sidan hålls separat.
Detta hjälper till att minska rutinfrågor för personalen utan att ta bort det personliga stöd som boende fortfarande behöver.
Kunskapscentret förklarar denna idé i Vad kan kunder göra genom en portal? .
För ISH är det viktigt eftersom personalens tid bättre kan användas till att välkomna boende, hjälpa dem att bosätta sig, stödja gemenskapslivet och hantera situationer som faktiskt behöver en person.
Setupen följer hur ISH arbetar
International Student House är inte ett vanligt hotell och det är inte en standardlägenhetsbyggnad.
Dess boende stannar under längre perioder, kommer från hela världen, följer olika faktureringsscheman och interagerar med flera personalteam under sin tid på huset.
Det är därför setupen formades utifrån ISH:s egna bostadsregler istället för att be ISH att förändra gemenskapen för att passa ett generiskt fastighetssystem.
Antagningsavdelningen kunde arbeta med bokningar och väntelistor. Ekonomiavdelningen kunde arbeta med fakturering och betalningar. Boende rådgivare kunde använda verktyg för boende och kommunikation.
Salesforce tillhandahåller teknologin under, men de faktiska reglerna, användarna, posterna och arbetsflödena tillhör ISH.
ISH gick över till det nya flödet steg för steg
Bytet skedde inte genom att be varje avdelning att förändra allt över en natt.
Booking Ninjas arbetade tillsammans med den befintliga processen under en tvåmånaders onboardingperiod. Boendeinformation fördes in i nya boendeprofiler, och personalen utbildades kring det arbete de faktiskt hanterade.
Antagningsavdelningen lärde sig bokning och väntelistehantering. Boende rådgivare arbetade med portalen och kommunikationsverktyg. Ekonomiavdelningen satte upp faktureringsregler, betalningar och fakturor.
Inom den första månaden genomförde ISH redan bokningar och betalningar genom det nya systemet.
Denna stegvisa metod hjälpte den nya processen att bli en del av teamets normala rytm istället för att bli ett annat projekt som personalen behövde hantera ovanpå sitt dagliga arbete.
Vad som blev enklare för International Student House
Bokningar, boende, väntelistor och andra bostadsregister behöver inte längre samma mängd separat underhåll.
Månatliga avgifter, fakturor, saldon och betalningar kan följa den boende i ett sammanhängande flöde.
Portalen ger boende en plats att hantera enkla konton och betalningsbehov utan att alltid fråga personalen.
Information om boende och kommunikationsverktyg kan förbli närmare de register som personalen redan använder.
De samma bostads- och betalningsdata som används varje dag kan också stödja rapporter utan att behöva byggas om manuellt.
Personalen kan lägga mer uppmärksamhet på boende, evenemang, stöd och interkulturellt utbyte istället för rutinmässigt administrativt arbete.
Ett bostadssystem kan fortsätta växa runt boendeupplevelsen
För ISH ger bokning och reservationshantering startpunkten.
Därifrån kan samma setup koppla samman väntelistor, boendeprofiler, fakturering, betalningar, portaler, kommunikation, rapportering och andra arbetsflöden när de behövs.
Detta är användbart för studentbostäder eftersom den svåra delen sällan är en reservation. Den svårare delen är allt som måste förbli kopplat under månaderna efter att den boende flyttat in.
För det bredare användningsfallet, se Studentbostadslösningen .
Lär dig mer om det sammanhängande boendeflödet
Se hur en bostadsbokning kan förbli kopplad till fakturorna och betalningarna som följer med den.
Hur bokningar kopplas till fakturor →Se vad boende eller kunder kan hantera genom en portal och vad som fortfarande stannar hos personalen.
Vad kan kunder göra genom en portal? →Se varför det är enklare att hålla team runt samma pålitliga data i det dagliga arbetet.
Vad betyder en källa till sanning? →Spendera mindre tid på att hålla bostadsverksamheten samman.
Se hur Booking Ninjas kan koppla samman bokningar, boende, fakturering, betalningar, portaler och det dagliga arbetet kring en långsiktig bostadsgemenskap.
.jpeg)
.jpg)
.png)
