Modello di budget per organizzazioni non profit

Se gestisci un'organizzazione non-profit senza tenere traccia delle tue fonti di reddito mensili e dei costi, ti troverai ad affrontare un problema simile: spendere troppo o troppo poco per voci importanti. 

Tuttavia, con un'attenta pianificazione, potrai concentrarti sull'obiettivo finanziario della tua organizzazione non-profit. Inoltre, sarai in grado di gestire la tua attività in modo più efficace anche con i finanziamenti limitati che ricevi.

In questo articolo troverai i migliori modelli gratuiti di budget per organizzazioni non-profit, adatti ad aziende, startup e altri gruppi non-profit. Inoltre, scoprirai gli elementi cruciali per la definizione del budget della tua organizzazione.

Cos'è un Budget?

Un budget è il piano dell'organizzazione espresso in termini finanziari. Per raggiungere il tuo obiettivo e mantenere la sostenibilità e la rendicontazione nei confronti dei tuoi stakeholder, è fondamentale che le risorse vengano utilizzate attraverso un processo di budgeting pianificato e inclusivo. 

Le risorse e i consigli presenti in questa pagina possono aiutarti a iniziare.

Stabilisci il Tuo Budget

Il modello di budget per organizzazioni non-profit, che è un layout per la pianificazione di costi e ricavi per area di attività, è lo strumento principale del dipartimento contabile per la creazione di un budget a livello istituzionale.

Con una piattaforma personalizzabile creata per soddisfare le esigenze del tuo team e adattarsi all'evoluzione di tali esigenze, puoi incoraggiare i tuoi collaboratori a superare le loro aspettative.

Consigli per la Creazione di Budget nelle Organizzazioni Non-Profit

Per prevedere quanti fondi raccoglierai rispetto a quanti ne spenderai nel corso dell'anno, devi analizzare meticolosamente le statistiche. Naturalmente, questa stima è quella che speri il tuo comitato approverà. 

Il processo di creazione di un budget è laborioso e dispendioso in termini di tempo per la maggior parte delle aziende, e molti dirigenti lo temono ogni anno. Il processo può essere semplificato per renderlo più facile, agevole e preciso prendendo in considerazione le seguenti tattiche.

Per rendere meno dolorosa la creazione del tuo prossimo budget, considera i seguenti consigli e risorse:

Primo, utilizza un modello.

Inizia con un modello generico che elenchi le tue principali fonti di reddito e includa categorie di spesa standard come i costi del personale (stipendi, bonus, benefit), i costi d'ufficio (fotocopie, affitto, forniture, utenze), i costi di viaggio (voli, alloggio, pasti), ecc. 

Partire da tutti questi elementi ti offrirà un eccellente punto di partenza, ma man mano che espandi maggiormente il tuo budget, potrai aggiungere ulteriori dettagli alle voci elencate.

Limita il numero di voci elencate.

Evita di renderle eccessivamente descrittive o di aggiungere troppe altre voci di dettaglio. Ciò può rendere il tuo budget troppo complesso e prolisso, e limiterà la tua capacità di allocare fondi e spese nel corso dell'anno.

Piano di spesa mensile.

Utilizza un modello che ti consenta di allocare fondi per le tue attività su base mensile anziché annuale. 

Ciò ti permette di analizzare con precisione i tuoi progressi mensili e di anticipare eventuali riallineamenti che potrebbero rendersi necessari prima, consentendoti di riallocare i fondi o pianificare la raccolta di maggiori fondi, se necessario. 

Inoltre, suddividere le attività esatte che si svolgeranno ogni mese in intervalli di tempo più piccoli facilita la contabilizzazione di eventi speciali, spese una tantum, ecc.

Calcola un totale annuale. 

Includi una colonna del totale annuale a cui puoi aggiungere ogni stima mensile per determinare il tuo budget da inizio anno. 

Man mano che l'anno fiscale avanza, avere sia la visione complessiva che quella da inizio mese ti consentirà di valutare i tuoi progressi in relazione all'obiettivo generale.

Tieni conto dell'inflazione. 

Come punto di partenza, utilizza i risultati dell'anno precedente. Ricorda di considerare l'inflazione dell'anno successivo, che è circa il 3%. 

Quando redigi un budget pluriennale, prendi in considerazione l'inflazione media annua di ciascuna voce di spesa.

Dai priorità alle tue spese fisse ed essenziali. 

Inizia con le spese fisse che devi sostenere per cose che sai che affronterai indipendentemente dal livello di attività, come affitto, utenze, stipendi e assicurazioni, e poi aggiungi le spese variabili. 

Prepara un elenco delle "cose belle da avere" (o "extra") che potrai includere nel tuo budget se prevedi di avere fondi aggiuntivi dopo aver pagato tutte le spese necessarie.

Suddividi le spese annuali in mesi. 

Dividi il totale annuale per il numero di mesi rimanenti nel tuo anno fiscale per determinare la spesa mensile per le voci di bilancio che sono semplici da calcolare su base annua e sono generalmente costanti.

Considera le irregolarità temporali. 

Tieni conto della stagionalità e delle tempistiche in cui entrate e uscite possono variare, ad esempio per occasioni speciali, campagne di raccolta fondi annuali, donazioni consistenti, ecc. 

Identifica i mesi che possono generare maggiori entrate o comportare maggiori costi, in modo da poter pianificare il pagamento di spese specifiche se disponi dei fondi o accantonare fondi sufficienti per far fronte a tali spese in seguito.

Utilizza modelli precompilati. 

Per aiutare a sviluppare stime per categorie in cui le entrate o i costi sono prevedibili e ricorrenti, come viaggi o stime di entrate, fornisci strumenti come modelli generici. 

Per determinare rapidamente le spese di viaggio durante l'anno, ad esempio, assegna un valore approssimativo per voli, soggiorni in hotel, diarie per i pasti, taxi/trasporti, ecc.

Da spese note, calcola le voci dipendenti elencate. 

Definisci il budget per altre proiezioni associate, inclusi i costi del personale, utilizzando cifre note. Inserendo lo stipendio base di ciascun dipendente per l'intero anno e calcolando bonus, benefit, tasse e altre spese come frazione del reddito noto, puoi creare una colonna dettagliata del personale per il tuo budget. 

Una linea guida generale è aggiungere un bonus dal 3 al 5 percento e dal 20 al 30 percento del reddito di ciascun dipendente per benefit e oneri fiscali.

Nota:

Sebbene lo sviluppo di un budget organizzativo richieda solitamente tempo e un'attenta considerazione, speriamo che questi suggerimenti aiutino il tuo team ad avere un'esperienza più proficua. 

Per contribuire con i dettagli essenziali e le informazioni corrette al tuo budget, ricorda di coinvolgere figure chiave della dirigenza della tua azienda.

Modello Gratuito di Budget per Organizzazioni Non-Profit 

Disponiamo di diversi modelli gratuiti di budget per organizzazioni non-profit che la tua organizzazione deve utilizzare per passare da una gestione finanziaria disorganizzata a una pianificazione operativa del budget.

Modello di Budget per Programmi Non-Profit

Utilizzando questo semplice modulo, puoi tenere traccia del budget specifico del progetto per la tua organizzazione. 

Per calcolare il reddito totale mensile, identifica le fonti di reddito e gli importi correlati nelle colonne mensili. Per confrontare i costi totali con il reddito totale, inserisci le spese/costi del progetto in colonne identiche mese per mese.

Utilizza questo modello di budget per progetti di beneficenza per identificare le aree in cui puoi espanderti e quelle in cui potresti dover effettuare dei tagli.

Modello di Budget Annuale Non-Profit

Per aiutarti a gestire il budget della tua organizzazione, utilizza questo semplice layout di budget annuale non-profit di esempio con testi di esempio.

Puoi sostituire i dati finanziari di esempio, inclusi i dati su entrate e spese, con i tuoi utilizzando campi modificabili. Il modello calcola quindi il totale dell'anno fino a quel momento.

Questo modello completamente modificabile ti aiuta a calcolare il reddito netto mensile, trimestrale e annuale della tua azienda, in modo da poter valutare la fattibilità delle attività assegnate alla tua organizzazione non-profit.

Cosa Dovrebbe Includere un Budget Non-Profit?

Il budget di un'organizzazione non-profit dovrebbe coprire una vasta gamma di spese, dalle spese operative giornaliere alle donazioni mensili. Ci concentreremo sulle principali fonti di entrata e sui costi.

Le organizzazioni non-profit dipendono da una varietà di fonti di finanziamento, tra cui contributi da privati, fondazioni, aziende e sovvenzioni. Includi le seguenti forme di reddito nella tua contabilità per ampliare il tuo flusso di entrate:

Sovvenzioni: Sia il governo che aziende come Google offrono sovvenzioni alle organizzazioni non-profit. Indica nel budget i tipi di progetti che ciascuna sovvenzione supporterà.

Donazioni Generali: Il cuore delle organizzazioni non-profit è il sostegno finanziario da parte di importanti donatori e di una più ampia base di donatori. Esamina i budget degli anni precedenti per farti un'idea di quanto potresti aspettarti di generare dalle donazioni generali.

Donazioni Ricorrenti: Le donazioni ricorrenti sono una fonte affidabile di finanziamento per la tua organizzazione. Registra i contributi mensili, bimestrali e annuali.

Donazioni in Natura: includono qualsiasi servizio o materiale offerto.

Donazioni Aziendali: Le organizzazioni non-profit si affidano alle donazioni aziendali per far crescere la loro clientela e stringere nuove connessioni. Per aumentare ulteriormente le tue donazioni, considera la collaborazione con un esperto in donazioni paritarie (matching gift).

L'approccio più semplice per valutare il tuo investimento in ogni promozione o progetto in relazione alla sua rilevanza proporzionale nella tua strategia è attraverso le proiezioni. 

Non c'è modo di evitare la stima dei costi, poiché è una componente chiave del tuo processo decisionale. Nella tua strategia, tieni conto delle seguenti spese:

Gestionali o Amministrative: Si riferisce ai costi associati all'amministrazione e alle operazioni, come quelli relativi a tecnologia, spazi per uffici, utenze e retribuzione del personale.

Programmazione: Queste sono le spese necessarie per svolgere le attività legate alla tua missione, secondo la programmazione. Ad esempio, se un'organizzazione non-profit è impegnata a sfamare i senzatetto, la spesa alimentare e le spese associate alla preparazione dei pasti sarebbero incluse nelle spese di programma.

Raccolta Fondi: Le campagne per sollecitare donazioni sono definite raccolta fondi e possono includere iniziative di marketing come newsletter, annunci stampa e post di blog.

Ora che hai un'idea generale di cosa coprirà il budget della tua organizzazione non-profit, concentriamoci sull'allocazione di fondi specificamente per comunicazione e marketing.

Quanto Spendono le Organizzazioni Non-Profit in Marketing?

Secondo un recente sondaggio, le organizzazioni hanno speso oltre il 70% delle loro spese pubblicitarie per generare lead e acquisire nuovi donatori nell'ultimo anno, spendendo in media 4€ in marketing digitale per ogni 1€ ricevuto in donazioni online. 

Pianificare un budget per tali spese di marketing è essenziale. Il tuo budget di marketing funge da tabella di marcia per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi e valutare la fattibilità delle tue strategie.

Nel mondo delle aziende a scopo di lucro, è prassi comune allocare il 10-20% dei profitti lordi previsti per comunicazione e marketing. Come linea guida generale, cerca di dedicare il 5-15% delle tue risorse al marketing se lavori nel settore no-profit.

La cosa più cruciale è creare un budget dettagliato per comunicazione e marketing all'inizio di ogni anno fiscale. Man mano che procedi, tieni traccia delle spese e dei risultati in modo da poter confrontare costi e benefici. 

Il tuo piano annuale di comunicazione e marketing dovrebbe includere un budget, con un importo in euro assegnato a ciascuna tattica (e-mail, relazioni con i media, direct mail, pubblicità a pagamento, ecc.), ognuna delle quali deve essere opportunamente dettagliata (valutazione, spese postali, stampa, consulenza, ecc.).

Considerazioni Finali

Con il supporto del modello, il tuo team può essere più produttivo e completare più lavoro, semplificando la pianificazione, la raccolta, la supervisione e la rendicontazione del lavoro da qualsiasi luogo. 

Con report di riepilogo, analisi avanzate e sistemi automatizzati creati per mantenere la tua forza lavoro connessa e informata, puoi rendicontare metriche critiche e ottenere una visione in tempo reale del lavoro mentre viene svolto.

Non si può dire quanto lavoro aggiuntivo i team possano completare nello stesso lasso di tempo quando c'è chiarezza sul lavoro svolto.

Inoltre, affinché un'organizzazione non-profit aumenti produttività, redditività e accuratezza, potrebbe essere necessario utilizzare risorse come un sistema di gestione immobiliare per non-profit.

Sistemi come questo aiutano i fondatori e i manager di organizzazioni non-profit ad automatizzare le loro attività gestionali/operative.

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