Si vous gérez une organisation à but non lucratif sans suivre vos sources de revenus et vos coûts mensuels, vous rencontrerez un problème similaire : soit dépenser trop, soit pas assez pour des postes importants.
Cependant, avec une planification minutieuse, vous pouvez vous concentrer sur l'objectif financier de votre organisation à but non lucratif. De plus, vous pourrez gérer vos activités plus efficacement avec le financement minimal dont vous disposez.
Dans cet article, vous trouverez les meilleurs modèles gratuits de budget pour organisations à but non lucratif destinés aux entreprises, startups et autres groupes à but non lucratif. De plus, vous découvrirez les éléments cruciaux de la budgétisation pour votre organisation.
Qu'est-ce qu'un budget ?
Un budget est le plan de l'organisation en termes financiers. Afin d'atteindre votre objectif et de maintenir la pérennité et la responsabilité envers vos parties prenantes, il est impératif que les ressources soient utilisées dans le cadre d'un processus budgétaire planifié et inclusif.
Les ressources et conseils de cette page peuvent vous aider à démarrer.
Établissez votre budget
Le modèle de budget pour organisation à but non lucratif, qui est une structure pour budgétiser les coûts et les revenus par domaine d'activité, est l'outil principal du service comptable pour créer un budget à l'échelle de l'institution.
Avec une plateforme personnalisable conçue pour répondre aux besoins de votre équipe et s'adapter à l'évolution de ces besoins, vous pouvez encourager vos employés à dépasser leurs attentes.
Conseils pour créer des budgets dans les organisations à but non lucratif
Afin de prévoir combien de fonds vous allez lever par rapport à combien vous allez dépenser au cours de l'année, vous devez analyser des chiffres jusqu'à en avoir les yeux qui se croisent. Bien sûr, cette estimation est celle que vous espérez voir approuvée par votre comité.
Le processus de création d'un budget est laborieux et chronophage pour la majorité des entreprises, et de nombreux dirigeants le redoutent chaque année. Le processus peut être simplifié pour le rendre plus facile, plus aisé et plus précis en tenant compte des tactiques suivantes.
Pour rendre la création de votre prochain budget moins pénible, considérez les conseils et ressources suivants :
Utilisez d'abord un modèle.
Commencez avec un modèle général qui liste vos principales sources de revenus et inclut des catégories de dépenses standard comme les coûts de personnel (salaires, primes, avantages sociaux), les coûts de bureau (photocopies, loyer, fournitures, services publics), les coûts de déplacement (vols, hébergement, repas), etc.
Commencer avec tous ces éléments vous offrira un excellent point de départ, mais à mesure que vous développerez davantage votre budget, vous pourrez ajouter plus de détails aux postes listés.
Limitez le nombre d'éléments listés.
Évitez de les rendre trop descriptifs ou d'ajouter trop d'autres postes budgétaires. Cela peut rendre votre budget trop complexe et long, et limitera votre capacité à allouer des fonds et des dépenses au cours de l'année.
Plan de dépenses mensuel.
Utilisez un modèle qui vous permet d'allouer des fonds pour vos activités sur une base mensuelle plutôt qu'annuelle.
Cela vous permet d'analyser précisément vos progrès mensuels et d'anticiper plus tôt les réalignements qui pourraient s'avérer nécessaires, vous permettant de réallouer les finances ou de planifier la génération de fonds supplémentaires si besoin.
De plus, décomposer les activités exactes qui auront lieu chaque mois en périodes plus courtes facilite la prise en compte des événements spéciaux, des dépenses ponctuelles, etc.
Calculez un total annuel.
Incluez une colonne de total annuel à laquelle vous pouvez ajouter chaque estimation mensuelle pour déterminer votre budget cumulé depuis le début de l'année.
Au fur et à mesure de l'avancement de l'exercice fiscal, avoir à la fois la vue d'ensemble et la vue mensuelle vous permettra d'évaluer vos progrès par rapport à l'objectif global.
Tenez compte de l'inflation.
Utilisez les résultats de l'année précédente comme point de départ. N'oubliez pas de prendre en compte l'inflation de l'année suivante, qui est d'environ 3 %.
Lors de la rédaction d'un budget pluriannuel, tenez compte de l'inflation annuelle moyenne de chaque poste budgétaire.
Priorisez vos dépenses fixes et essentielles.
Commencez par les dépenses fixes que vous devez payer pour des choses que vous savez que vous engagerez quel que soit le niveau d'activité, comme le loyer, les services publics, les salaires et les assurances, puis ajoutez les dépenses variables.
Préparez une liste des éléments « agréables à avoir » que vous pourrez inclure dans votre budget si vous prévoyez d'avoir des fonds supplémentaires après avoir payé toutes les factures nécessaires.
Répartissez les dépenses annuelles sur les mois.
Divisez le total annuel par le nombre de mois restants dans votre exercice fiscal pour déterminer la facture mensuelle des postes budgétaires faciles à calculer sur une base annuelle et généralement constants.
Tenez compte des irrégularités de calendrier.
Tenez compte de la saisonnalité et du moment où les revenus et les dépenses peuvent changer, comme pour les occasions spéciales, les campagnes de collecte de fonds annuelles, les dons importants, etc.
Identifiez les mois qui peuvent générer plus de revenus ou entraîner plus de coûts afin de pouvoir planifier le paiement de dépenses spécifiques si vous avez les fonds ou mettre de côté suffisamment d'argent pour couvrir ces dépenses plus tard.
Utilisez des modèles pré-remplis.
Pour aider à développer des estimations pour les catégories où les revenus ou les coûts sont prévisibles et récurrents, comme les voyages ou les estimations de revenus, fournissez des outils tels que des modèles génériques.
Pour déterminer rapidement les dépenses de voyage tout au long de l'année, par exemple, attribuez une valeur approximative pour les vols, les séjours à l'hôtel, l'indemnité journalière pour les repas, les taxis/transports, etc.
À partir des dépenses connues, calculez les éléments dépendants listés.
Budgétez d'autres projections associées, y compris les dépenses humaines, en utilisant des chiffres connus. En entrant le salaire de base de chaque employé pour toute l'année et en calculant les primes, les avantages sociaux, les impôts et autres dépenses en pourcentage du revenu connu, vous pouvez créer une colonne de personnel détaillée pour votre budget.
Une règle générale consiste à ajouter une prime de 3 à 5 % et 20 à 30 % du revenu de chaque employé pour les avantages sociaux et les charges fiscales.
Remarque :
Bien que l'élaboration d'un budget organisationnel demande généralement du temps et une réflexion approfondie, ces conseils aideront peut-être votre équipe à vivre une expérience plus fructueuse.
Pour apporter les détails essentiels et les informations correctes à votre budget, n'oubliez pas d'inclure les dirigeants clés de votre entreprise.
Modèle de budget gratuit pour organisation à but non lucratif
Nous avons plusieurs modèles de budget gratuits pour organisations à but non lucratif que votre organisation doit utiliser pour passer d'une gestion financière désorganisée à une budgétisation opérationnelle.
Modèle de budget de programme pour organisation à but non lucratif
Revenus | Janv. | Févr. | Mars | Avril | Mai | Juin | Juil. | Août | Sept. | Oct. | Nov. | Déc. |
Salaires et traitements 1 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Salaires et traitements 2 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Dons | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Dividendes | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Intérêts | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Autre | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Autre | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Autre | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Autre | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Total des revenus | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Dépenses | Janv. | Févr. | Mars | Avril | Mai | Juin | Juil. | Août | Sept. | Oct. | Nov. | Déc. |
Loyer/Hypothèque | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Épicerie | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Assurance | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Divertissement | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Services publics 1 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Services publics 2 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Services publics 3 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Autre | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Autre | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Autre | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Total des dépenses | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
En utilisant ce formulaire simple, vous pouvez suivre le budget spécifique au projet pour votre organisation.
Pour calculer le revenu total mensuel, identifiez les sources de revenus et les montants correspondants dans les colonnes mensuelles. Pour comparer les coûts totaux aux revenus totaux, entrez les dépenses/coûts du projet dans des colonnes identiques mois par mois.
Utilisez ce modèle de budget de projet caritatif pour identifier les domaines où vous pouvez vous développer et ceux où vous pourriez avoir besoin de faire des coupes.
Modèle de budget annuel pour organisation à but non lucratif
Année 20XX | T1 | T2 | T3 | T4 |
Revenus | Janv. | Févr. | Mars | Total T1 | Avril | Mai | Juin | Total T2 | Juil. | Août | Sept. | Total T3 | Oct. | Nov. | Déc. | Total T4 | Totaux de fin d'année |
Ventes | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
Produit/service OSBL 1 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Produit/service OSBL 2 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Produit/service OSBL 3 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Produit/service OSBL 4 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Produit/service OSBL 5 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Produit/service OSBL 6 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Produit/service OSBL 7 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Produit/service OSBL 8 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Produit/service OSBL 9 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Produit/service OSBL 10 | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Services bancaires | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Intérêts | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Dividendes | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Dons | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Subventions | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Autre | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Autre | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | |||||
Totaux | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ | $ |
T1 | T2 | T3 | T4 |
Dépenses | Janv. | Févr. | Mars | Total T1 | Avril | Mai | Juin | Total T2 | Juil. | Août | Sept. | Total T3 | Oct. | N ov. | Déc. | Total T4 | |
Bureau | |||||||||||||||||
Salaires et traitements | |||||||||||||||||
Fournitures | |||||||||||||||||
Assurance | |||||||||||||||||
Réparations/entretien | |||||||||||||||||
Mobilier et appareils | |||||||||||||||||
Autre | |||||||||||||||||
Transport | |||||||||||||||||
Paiements de voiture | |||||||||||||||||
Assurance auto | |||||||||||||||||
Carburant | |||||||||||||||||
Autres | |||||||||||||||||
Services publics | |||||||||||||||||
Gaz | |||||||||||||||||
Électricité | |||||||||||||||||
Autres | |||||||||||||||||
Divertissement | |||||||||||||||||
Loisirs de plein air / sports | |||||||||||||||||
Autres |
Totaux |
Pour vous aider à gérer le budget de votre organisation, utilisez ce modèle simple de budget annuel pour organisation à but non lucratif avec des textes d'exemple.
Vous pouvez remplacer les données financières d'exemple, y compris les données de revenus et de dépenses, par les vôtres en utilisant des champs modifiables. Le modèle calcule ensuite le total de l'année jusqu'à ce point.
Ce modèle entièrement modifiable vous aide à calculer le revenu net mensuel, trimestriel et annuel de votre entreprise afin que vous puissiez évaluer la viabilité des activités allouées à votre organisation à but non lucratif.
Que devrait inclure un budget d'organisation à but non lucratif ?
Le budget d'une organisation à but non lucratif devrait couvrir un large éventail de dépenses, des frais de fonctionnement quotidiens aux dons mensuels. Nous nous concentrerons sur les principales sources de revenus et de coûts.
Les organisations à but non lucratif dépendent d'une variété de sources de financement, y compris les contributions de particuliers, de fondations, d'entreprises et de subventions. Incluez les formes de revenus suivantes dans votre comptabilité pour élargir votre flux de revenus :
Subventions : Tant le gouvernement que des entreprises comme Google offrent des subventions aux organisations à but non lucratif. Indiquez dans le budget les types de projets que chaque subvention soutiendra.
Dons généraux : Le soutien financier des contributeurs importants et d'une base de donateurs plus large est au cœur des organisations à but non lucratif. Examinez les budgets des années précédentes pour avoir une idée de ce que vous pourriez anticiper de générer à partir des dons généraux.
Dons réguliers : Les dons récurrents sont une source de financement fiable pour votre organisation. Enregistrez les contributions mensuelles, bimensuelles et annuelles.
Dons en nature : cela inclut tous les services ou matériaux offerts.
Dons d'entreprises : Les organisations à but non lucratif comptent sur les dons d'entreprises pour élargir leur clientèle et nouer de nouvelles relations. Pour augmenter encore plus vos dons, envisagez de collaborer avec un expert en dons jumelés.
La meilleure approche pour évaluer votre investissement dans chaque promotion ou projet par rapport à son importance proportionnelle dans votre stratégie passe par les projections.
Il n'y a aucun moyen de contourner l'estimation de vos coûts, car c'est un élément clé de votre prise de décision. Dans votre stratégie, tenez compte des dépenses suivantes :
Gestion ou Administration : Cela fait référence aux coûts associés à l'administration et aux opérations, tels que ceux liés à la technologie, aux locaux de bureau, aux services publics et aux salaires du personnel.
Programmation : Ce sont les dépenses nécessaires pour mener à bien vos tâches liées à votre mission, selon la programmation. Par exemple, si une organisation à but non lucratif s'engage à nourrir les sans-abri, les courses et les dépenses liées à la préparation des repas seraient incluses dans les dépenses de programme.
Collecte de fonds : Les campagnes visant à solliciter des dons sont appelées collecte de fonds, et elles peuvent impliquer des initiatives marketing telles que des newsletters, des publicités imprimées et des articles de blog.
Maintenant que vous avez une idée générale de ce que couvrira le budget de votre organisation à but non lucratif, concentrons-nous sur l'allocation spécifique de fonds pour les communications et le marketing.
Combien les organisations à but non lucratif dépensent-elles en marketing ?
Selon une récente enquête, les organisations ont consacré plus de 70 % de leurs dépenses publicitaires à la génération de prospects et à l'acquisition de nouveaux contributeurs au cours de l'année écoulée, dépensant en moyenne 4 $ en marketing numérique pour chaque dollar de dons en ligne.
La planification d'un budget pour de telles dépenses de marketing est essentielle. Votre budget marketing sert de feuille de route pour vous aider à atteindre vos objectifs et à évaluer la viabilité de vos stratégies.
Dans le domaine des entreprises à but lucratif, il est courant d'allouer 10 à 20 % des bénéfices bruts prévus aux communications et au marketing. En règle générale, essayez de consacrer 5 à 15 % de vos ressources au marketing si vous travaillez dans le secteur caritatif.
Le plus important est que vous créiez un budget de communication et de marketing détaillé au début de chaque exercice fiscal. Au fur et à mesure, suivez les dépenses et les résultats afin de pouvoir comparer les coûts et les avantages.
Votre plan annuel de communication et de marketing devrait inclure un budget, avec un montant en dollars attribué à chaque tactique (e-mail, relations avec les médias, publipostage, publicité payante, etc.), chacune devant être correctement détaillée (évaluation, affranchissement, impression, conseil, etc.).
Réflexions finales
Avec le soutien du modèle, votre équipe peut être plus productive et accomplir plus de travail en facilitant la planification, la collecte, la supervision et le rapport sur le travail depuis n'importe où.
Avec des rapports consolidés, des analyses avancées et des systèmes automatisés conçus pour maintenir votre personnel connecté et informé, vous pouvez rendre compte des indicateurs clés et obtenir un aperçu en temps réel du travail en cours.
Il est impossible de dire combien de travail supplémentaire les équipes peuvent accomplir dans le même laps de temps lorsqu'il y a clarté sur la tâche effectuée.
De plus, pour qu'une organisation à but non lucratif augmente sa productivité, sa rentabilité et sa précision, elle peut avoir besoin d'utiliser des ressources telles qu'un système de gestion immobilière pour organisations à but non lucratif.
Des systèmes comme celui-ci aident les fondateurs et les gestionnaires d'organisations à but non lucratif à automatiser leurs tâches de gestion/opérationnelles.
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