YMCA of the North leier ut hytter på sine leirer og utendørs sentre i Minnesota, spesielt i lavsesongen når disse områdene kan ta imot familier og generere ekstra inntekter.
Det gamle bookingsystemet gjorde det vanskeligere enn nødvendig. Hytte reservasjoner levde utenfor Salesforce, sesongmessig tilgjengelighet krevde oppmerksomhet fra ansatte, og den to-delte betalingsplanen ble sporet for hånd.
Utfordringen: hytteutleie hadde sine egne regler, men det gamle systemet gjorde det ikke
Dette er ikke hotellrom som er åpne hele året. Hytter åpner for booking i spesifikke lavsesongvinduer, og disse datoene må tilpasses YMCA leirprogrammer og timeplaner.
Reservasjonsprosessen hadde også flere bevegelige deler:
- Sesongmessig hytte tilgjengelighet
- Leirprogram timeplaner
- Hyttetype og kapasitet
- Fasiliteter
- Gjestinformasjon
- 50% bookingdepositum
- Frister for sluttbetaling
- Booking- og inntektsrapporter
Samtidig brukte YMCA allerede Salesforce for medlems- og programdata. Hytte reservasjoner levde et annet sted, så ansatte måtte holde informasjonen i bevegelse mellom systemene.
Betalinger la til en annen regelmessig oppgave. Gjestene betalte vanligvis 50% ved booking og de resterende 50% 30 dager før ankomst. Ansatte brukte regneark for å holde oversikt over den andre betalingen og følge opp når den var forfalt.
Løsningen: plasser hyttebooking der YMCA sine data allerede lever
Booking Ninjas bygde hytte reservasjonsflyten på Salesforce i stedet for å legge til en annen frakoblet bookingdatabase.
Familier kan booke gjennom YMCA sin merkevarede online bookingopplevelse, mens ansatte kan jobbe med reservasjoner, gjesteinformasjon, betalinger og rapportering fra det samme Salesforce-baserte oppsettet.
Bookingreglene kan også følge YMCA sin virkelige drift. Hytter kan åpne eller stenge rundt datoene YMCA velger i stedet for at ansatte må huske hver sesongmessig unntak.
Bookingmotoren støtter regler rundt tilgjengelighet, kapasitet, begrensede datoer og andre bookingbegrensninger.
Hvordan en hyttebooking beveger seg gjennom systemet
Familien ser etter en hytte som passer datoene og behovene for oppholdet.
Sesongmessige datoer, tilgjengelighet, kapasitet og andre regler avgjør hva som kan bookes.
Booking- og gjesteinformasjonen går inn i den samme Salesforce-baserte flyten.
Det riktige depositumet eller full betaling blir brukt fra ankomstdatoen.
Saldoer, bookingaktivitet og rapportering forblir koblet etter den første betalingen.
For mer detaljert informasjon om reglene bak bookbare inventar, se Hvordan tilgjengelighet håndteres .
Hvordan oppsettet løste de daglige problemene
| YMCA behov | Booking Ninjas oppsett | Hva ble lettere |
|---|---|---|
| Sesongmessig hyttebooking | Bookingmotor + Reservasjonsadministrasjon | YMCA kan bruke sine egne bookingvinduer og holde hytte reservasjoner i det samme Salesforce-miljøet. |
| Endrende tilgjengelighet | Tilgjengelighetsadministrasjon | Bestillinger og endringer kan oppdatere tilgjengelighet uten å opprettholde en separat regneark-kalender. |
| 50/50 betalingsplan | Betalingsautomatisering | Bestillinger mer enn 30 dager unna kan ta 50% først og planlegge den resterende saldoen. Nærmere bestillinger kan kreve full betaling. |
| Frakoblet Salesforce-data | Salesforce-native poster | Reservasjoner, gjester og betalingshistorikk kan forbli med de bredere Salesforce-dataene i stedet for å måtte ha samme manuelle synkronisering. |
| Hytteytelse | Rapporter + Dashboards | Bookingvolum, inntekter, belegg og betalingsaktivitet kan sees fra postene som allerede er opprettet av bookingflyten. |
| Bookingreise data | Google Analytics | Markedsføring kan se hvordan besøkende når og beveger seg gjennom bookingreisen. |
Betalingsplanen trenger ikke lenger sitt eget regneark
YMCA sin betalingsregel er enkel å forklare, men lett å gjøre om til gjentatt arbeid.
Hvis en gjest booker mer enn 30 dager før ankomst, er 50% forfalt ved booking og de resterende 50% forfalt 30 dager før oppholdet. Hvis bookingen gjøres innen 30 dager, er hele beløpet forfalt.
Booking Ninjas kan anvende den regelen fra bookingdatoen og ankomstdatoen. Ansatte trenger ikke en egen liste bare for å huske hvilken saldo som skal innkreves neste gang.
Dette hjelper også med å beskytte inntektene som allerede er knyttet til en hyttebooking. Den andre betalingen kan følge reservasjonen i stedet for å være avhengig av at noen legger merke til den riktige raden i regnearket til rett tid.
Kunnskapssenteret forklarer det bredere forholdet i Hvordan bestillinger kobles til fakturaer .
Bookingreglene tilhører YMCA
YMCA of the North trengte ikke å gjøre kalenderen sin til en generell hotellkalender.
Dens hytter, sesongvinduer, programdatoer, betalingsregler, gjestereise og rapporteringsbehov kan reflekteres i sitt eget Salesforce-miljø.
Det er en nyttig del av en Salesforce-org . Postene, arbeidsflytene, reglene, brukerne og rapporteringen kan settes opp rundt organisasjonen som bruker den.
Hva ble lettere for YMCA-teamet
Den to-delte betalingsplanen kan følge bookingen i stedet for et separat regneark.
Hyttebookingvinduer kan følge leirens timeplaner uten at ansatte må sjekke hver forespørsel for hånd.
Gjest-, reservasjons- og betalingsposter trenger ikke lenger samme manuelle bevegelse mellom systemene.
Gjestene kan søke og reservere hytter online i stedet for å måtte ha ansatte til å starte hver reservasjon.
Den samme reservasjons- og betalingsaktiviteten kan støtte booking-, belegg-, inntekts- og betalingsvisninger.
Ansatte kan fokusere mer på gjester, programmer, fasiliteter og leiropplevelsen i stedet for rutinemessig bookingadministrasjon.
Neste: gjøre bookingopplevelsen enklere å bruke og enklere å utforske
Den første oppgaven var å få grunnlaget riktig: sesongregler, reservasjoner, betalinger, gjestedata og rapportering har nå et sammenkoblet sted å jobbe.
De neste forbedringene fokuserer mer direkte på familien som gjør bookingen.
Bookingopplevelsen forbedres slik at flere gjester komfortabelt kan finne, forstå og fullføre bookingtrinnene. Målet er å fjerne unødvendige barrierer samtidig som YMCA sine bookingregler fungerer under overflaten.
Det oppgraderte oppsettet er planlagt for å la familier utforske hytteplasseringer visuelt og gå inn i booking fra hytten de velger på kartet. Dette kan gjøre det lettere å forstå hvor hver hytte er før man sammenligner datoer, detaljer og tilgjengelighet.
Dette er også der en bedre gjesteopplevelse kan hjelpe inntektssiden av prosjektet. Når familier kan forstå valgene, finne en tilgjengelig hytte og gå inn i booking med færre forvirrende trinn, er det færre sjanser for å miste en interessert gjest underveis.
Disse tilgjengelighets- og kartbookingforbedringene er neste fase av opplevelsen og presenteres ikke her som fullførte resultater.
Hyttebooking kan være startpunktet, ikke begrensningen
Kjerneoppsettet starter med Bookingmotor og Reservasjonsadministrasjon fordi det var det hovedproblemet YMCA trengte å løse.
Derfra kan den samme plattformen utvides til andre apper og arbeidsflyter når det er et reelt behov, som POS, undersøkelser, programmer, portaler, rapportering eller andre YMCA-operasjoner.
Det blir spesielt nyttig når programmer, fasiliteter, kunder, betalinger og rapportering må begynne å dele mer av den samme informasjonen.
Se den bredere YMCA-løsningen for hvordan Booking Ninjas kan utvides utover hytte reservasjoner.
Lær mer om dette bookingoppsettet
Se hvordan datoer, restriksjoner, kapasitet og eksisterende bestillinger avgjør hva gjester kan reservere.
Hvordan tilgjengelighet håndteres →Se hvordan en reservasjon kan forbli tilkoblet fakturaene og betalingene som følger den.
Hvordan bestillinger kobles til fakturaer →Se hvordan en organisasjons egne data, arbeidsflyter, brukere, regler og rapportering kan leve i sitt Salesforce-miljø.
Hva er en Salesforce-org? →Gjør sesongbooking enklere for gjester og enklere for ansatte.
Se hvordan Booking Ninjas kan koble tilgjengelighet, reservasjoner, betalinger, kundedata og reglene som gjør din bookingoperasjon unik.
.jpeg)
.jpg)
.png)
