YMCA of the North + Booking Ninjas
Transformering av sesongbaserte hyttebestillinger på Salesforce
Oversikt
YMCA of the North driver leirer og utendørs sentre over hele Minnesota. Hytteutleie er en viktig inntektskilde, spesielt i lavsesongen. Deres tidligere reservasjonsystem var frakoblet Salesforce, hadde begrenset funksjonalitet og krevde betydelig manuelt arbeid for å håndtere tilgjengelighet og betalinger.
YMCA samarbeidet med Booking Ninjas for å lage en Salesforce-nativ bestillingsmotor som støtter sesongregler, automatiserer betalinger og sentraliserer all reservasjonsdata. Resultatet er en strømlinjeformet digital opplevelse for gjester og et samlet operativsystem for ansatte.
Bransje
Ideell organisasjon / Utendørs rekreasjon
Region
Minnesota, USA
Produkter brukt
Booking Ninjas PMS, Tilpasset bestillingsmotor, Salesforce-integrasjon, Automatiserte betalinger, Analyse
Utfordring
YMCA of the North trengte et reservasjonsystem som kunne støtte måten hyttene deres opererer på:
Sesongmessig tilgjengelighet
Hyttene kan kun bestilles i spesifikke lavsesongsvinduer. Deres tidligere verktøy kunne ikke håndheve komplekse bestillingsregler eller tilpasse seg programplaner.
Frakoblede systemer
YMCA stolte på Salesforce for medlems- og programdata, men hyttebestillinger levde på en separat plattform. Ansatte synkroniserte manuelt data på tvers av systemer, noe som økte friksjonen og reduserte nøyaktigheten.
Manuell betalingsstruktur
Hytteutleie krevde to betalinger:
-
50 % ved bestilling
-
Gjenstående 50 % forfalt 30 dager før ankomst
Ansatte fulgte opp frister i regneark og kontaktet gjester manuelt. Prosessen var tidkrevende og utsatt for forsinkelser.
Løsning
Booking Ninjas implementerte et fullt Salesforce-nativt reservasjonsystem designet for YMCA’s driftsmodell.
Salesforce-nativ bestillingsmotor
Hyttebestillinger opprettes, administreres og lagres nå direkte i Salesforce. Ansatte kan se gjestedata, reservasjoner og betalingshistorikk på ett sted. Gjester bestiller gjennom en merkevaretilpasset online portal som er koblet til Salesforce i sanntid.
Tilpasset sesonglogikk
Det nye systemet håndhever sesongmessige tilgjengelighetsregler og leirplaner automatisk. Gjester kan søke etter hyttetype, kapasitet og fasiliteter med forbedret nøyaktighet og klarhet.
Automatiserte delbetalinger
Betalingsregler er nå helt automatiserte:
-
Hvis ankomst er mer enn 30 dager unna, belaster systemet 50 % og planlegger gjenstående beløp automatisk.
-
Hvis ankomst er innen 30 dager, betaler gjester hele beløpet på forhånd.
Dette fjernet all manuell sporing og eliminerte betalingsforsinkelser.
Sanntidsrapportering
Booking Ninjas leverte dashbord som viser bestillingsvolum, inntekter, beleggstrender og betalingsfullføring i sanntid. Ledelsen har konsekvent oversikt over hytteytelse.
Integrert analyse
Google Analytics ble koblet til for å spore atferd i bestillingsfunnel, trafikkilder og konverteringsytelse. Markedsføringsteam har nå nøyaktige data om besøkendes aktivitet.
Innvirkning
Samlet drift
All bestillings-, gjeste- og betalingsdata lever nå i Salesforce. Ansatte har et enkelt, pålitelig system for reservasjoner.
Redusert administrativt arbeid
Manuell betalingssporing og håndtering av sesongregler ble eliminert. Ansattes tid omfordeles til oppgaver med høyere verdi.
Sterkere inntektskontroll
Automatiserte delbetalinger sikrer rettidig innsamling og nøyaktig rapportering.
Raskere, enklere gjesteopplevelse
Familier kan bestille hytter online uten manuell inngripen eller forvirring rundt sesongplaner.
Skalerbar plattform
Plattformen støtter nå tilleggsmoduler, som POS, gjestundersøkelser og utvidede programmer.
.jpeg)
