International Student House, (ISHDC)

Introduksjon til International Student House og ledelsesteamet

International Student House i Washington, DC (ISH) er et historisk boligfellesskap som ligger i hjertet av nasjonens hovedstad. Grunnlagt i 1936, tilbyr det bolig, fellesskap og støttetjenester til internasjonale masterstudenter, gjesteforskere og praktikanter som kommer til USA for studier og forskning.

Plassert i tre historiske bygninger nær Dupont Circle, kan ISH huse opptil 100 beboere samtidig fra over 70 land. Den vakre Tudor-stil hovedbygningen har ønsket beboere fra hele verden velkommen i over 80 år.

Utfordringen: Strømlinjeforme en kompleks boligdrift

Med beboere som oppholder seg fra 6 måneder til 1 år, og som kommer fra over 70 forskjellige land, sto ISH overfor betydelig kompleksitet i å administrere boligdriften og levere tjenester tilpasset hver enkelt.

De tidligere systemene for boligfordelinger, fakturering, betalinger og beboerkommunikasjon ble stadig mer tidkrevende med 100 beboere samtidig. Personalet brukte timer på manuelle oppgaver i stedet for å engasjere seg med beboerne.

ISH trengte et automatisert system som kunne håndtere variable oppholdslengder, tilpasset fakturering og betalingsplaner, samt flerkanals kommunikasjon. Viktigst av alt, det krevde en plattform som kunne gi en personlig, støttende opplevelse for hver beboer.

Jakten var i gang etter et intuitivt eiendomsforvaltningssystem som kunne optimalisere driften samtidig som det gjorde det mulig for personalet å fokusere på fellesskapsbygging og støtte for studenters suksess.

Løsningen: Implementering av Booking Ninjas-plattformen

Etter å ha vurdert flere eiendomsforvaltningssystemer, valgte ISH Booking Ninjas for å optimalisere boligdriften. De viktigste avgjørende faktorene var:

• Automatisert booking for variable oppholdslengder
• Flerkanals beboerkommunikasjon og drift
• Betalingsmekanismer for enkel betaling via beboerportalen
• Månedlig prising og fakturering for beboere 
• Konto saldooverføring til nåværende beboeruttalelser 

Viktigst av alt, Booking Ninjas gir skreddersydd støtte gjennom hvert steg av beboerreisen - fra booking til fakturering og gjennom hele oppholdet.

Den utøvende direktøren ledet beslutningsprosessen med innspill fra ISH-personalet. Etter å ha sett en demo og diskutert kravene, ble teamet enige om at Booking Ninjas var det rette valget.

Med strømlinjeformede operasjoner og beboerstøtteverktøy, ga Booking Ninjas ISH-teamet muligheten til å fokusere på å skape fellesskap og berike beboeropplevelsen.

Onboarding og integrasjon

Booking Ninjas-teamet ga omfattende onboarding og opplæring for ISH-personalet. De forklarte hvordan hver rolle - opptak, beboer rådgivere, fasiliteter og regnskap - kunne bruke beboerportalen for å skape en bedre brukeropplevelse. 

Opptakskoordinatoren oppnådde ferdigheter i å administrere bookinger og automatiserte ventelister. Beboerrådgivere lærte beboerportalen og kommunikasjonsverktøyene. Regnskap tilpasset faktureringsregler, planla betalinger og fakturaer.

I løpet av en periode på 2 måneder, ble Booking Ninjas-systemet implementert sammen med ISHs eksisterende prosesser. Beboerdata ble importert til de nye beboerprofilene. 

I løpet av den første måneden gjennomførte ISH bookinger og betalinger i det nye systemet. Den omfattende onboarding sikret en sømløs overgang for beboerne også.

Forbedringer

Implementeringen av Booking Ninjas-plattformen har ført til betydelige forbedringer i ISHs boligdrift og beboeropplevelse, og adresserer utfordringene som tidligere ble møtt og legger grunnlaget for fortsatt forbedring. 

Her er de bemerkelsesverdige forbedringene som er observert:

Strømlinjeformede operasjoner: Overgangen til Booking Ninjas har strømlinjeformet boligdriften, redusert den manuelle arbeidsmengden for personalet og forbedret ISH studenthus søknadsprosessen. 

Personlig beboeropplevelse: Gjennom den intuitive beboerportalen og tilpassede faktureringsalternativer, har ISH vært i stand til å levere en mer personlig opplevelse for hver beboer, tilpasset deres individuelle behov og preferanser med større letthet og fleksibilitet.

Forbedret kommunikasjon: Flerkanals beboerkommunikasjonsverktøyene levert av Booking Ninjas har lettet forbedret kommunikasjon mellom personalet og beboerne, og sikret tidsriktige oppdateringer, varsler og støtte gjennom hele beboerreisen.

Forbedret datastyring: Plattformens rapporterings- og dataanalysekapabiliteter har gitt ISH muligheten til å få verdifulle innsikter i boligdriften, beboerpreferanser og trender, noe som muliggjør datadrevet beslutningstaking og strategisk planlegging for fremtiden.

Effektiv onboarding og integrasjon: Den omfattende onboarding og opplæring som ble gitt av Booking Ninjas-teamet, lettet en sømløs integrasjonsprosess, og minimerte forstyrrelser for både ansatte og beboere og akselererte adopsjonen av det nye systemet.

Fokus på fellesskapsbygging: Med strømlinjeformede operasjoner og automatiserte prosesser på plass, har ISH-personalet vært i stand til å vie mer tid og ressurser til fellesskapsbyggingsinitiativer, og fremme et støttende og berikende miljø for beboerne.

Strategisk planlegging og vekst: Booking Ninjas' automatiserte rapportering eliminerer behovet for tidkrevende manuell datainnsamling og analyse. Med fullt detaljerte rapporter lett tilgjengelig, kan ISH ta informerte strategiske beslutninger for å optimalisere eksisterende tjenester og planlegge for fremtidig vekst. Plattformens skalerbarhet sikrer at ISH kan fortsette å tilpasse seg og trives etter hvert som behovene utvikler seg.

Ved kontinuerlig å strebe etter forbedring og utnytte mulighetene til Booking Ninjas-plattformen, forblir ISH forpliktet til sitt oppdrag om interkulturell utveksling og ser frem til å berike beboeropplevelsen i mange år fremover.

Fortsetter å berike beboeropplevelsen

Med strømlinjeformede operasjoner og skreddersydd støtte gjennom Booking Ninjas, er ISH posisjonert for fremtiden. Personalet kan vie mer tid til å engasjere seg med beboerne, planlegge arrangementer og legge til rette for interkulturell utveksling.

Ser fremover, planlegger ISH å utnytte Booking Ninjas' rapportering og dataanalyse for å få innsikter som informerer strategiske beslutninger. Automatiserte varsler og meldinger vil tillate mer personlig, tidsriktig kommunikasjon med beboerne.

Etter over 80 år med å ønske internasjonale studenter og forskere velkommen, forblir ISH forpliktet til sitt oppdrag om interkulturell utveksling. Optimalisert av Booking Ninjas, ser teamet frem til å berike beboeropplevelsen i mange år fremover.