International Student House i Washington, DC gir internasjonale studenter, forskere, praktikanter og unge fagfolk mer enn bare et rom. Det gir dem et sted å bo, møte folk og bli en del av et fellesskap.
Bak denne opplevelsen ligger en boligdrift med beboere som kommer fra mange land, oppholder seg i ulike lengder av tid, betaler på forskjellige tidspunkter, og trenger støtte gjennom hele oppholdet.
Etter hvert som fellesskapet vokste, ble det brukt for mye tid fra personalet på å holde boligfordelinger, fakturering, betalinger, beboerinformasjon og kommunikasjon i orden.
Utfordringen: hvert beboeropphold skapte mer administrativt arbeid
ISH kan huse rundt 100 beboere om gangen, med folk som kommer fra mer enn 70 land. Mange beboere oppholder seg i seks måneder til et år.
Det betyr at teamet ikke bare sjekker inn gjester for noen netter. De håndterer en lengre beboerreise.
- Boligsøknader og bestillinger
- Romfordelinger
- Ulike lengder av opphold
- Ventelister
- Månedlig fakturering
- Betalingsplaner
- Beboerkommunikasjon
- Boligrapporter
Den eldre prosessen fikk personalet til å bruke timer på å opprettholde disse delene manuelt. Opptak måtte håndtere bolig og etterspørsel. Regnskap måtte holde styr på fakturaer, saldoer og betalinger. Beboerrådgivere måtte ha klar informasjon når de hjalp folk under oppholdet.
Løsningen: hold beboerreisen sammenkoblet
Booking Ninjas ga ISH en måte å starte med boligbestillinger og holde de neste delene av beboerreisen sammenkoblet rundt dem.
Boligreisen begynner med beboeren og oppholdet de trenger.
Bestillinger og tilgjengelighet hjelper opptak med å håndtere hvem som kan plasseres og når.
Nyttig beboerinformasjon kan forbli sammenkoblet gjennom hele oppholdet.
Månedlige kostnader, fakturaer, saldoer og betalingsaktiviteter kan følge beboeren.
Portaltilgang, kommunikasjon og rapportering hjelper personalet med å støtte beboeren etter innflytting.
Dette er hvor Booking Ninjas fungerer godt: bestillingen er bare begynnelsen, og flere team må fortsatt jobbe fra den samme beboerreisen etterpå.
Hvordan ISH-oppsettet løste de daglige problemene
| ISH behov | Booking Ninjas oppsett | Hva ble lettere |
|---|---|---|
| Ulike oppholdslengder | Reservasjonsadministrasjon | Opptak kan håndtere boligopphold rundt datoene hver beboer faktisk trenger. |
| Etterspørsel når boligen fylles | Ventelisteadministrasjon | Ventelistekandidater kan holdes i en klarere flyt i stedet for å bli fulgt separat for hånd. |
| Månedlig beboerfakturering | Faktura + Gjentakende fakturering | Månedlige kostnader, planlagte betalinger og beboersaldoer kan forbli sammenkoblet til den samme kontoen. |
| Beboer betalingsadgang | Studentportal | Beboere har et sted å se nyttig kontoinformasjon og betalingsinformasjon uten å måtte spørre personalet om hver oppdatering. |
| Ulike personalroller | Salesforce-brukere og tilgang | Opptak, beboerrådgivere, fasiliteter og regnskap kan jobbe med informasjonen som er viktig for deres jobber. |
| Manuell rapportering | Rapporter + dashbord | Bolig- og betalingsopptegnelser som allerede er i systemet kan brukes til rapportering i stedet for å bli samlet inn på nytt for hånd. |
Fakturering måtte følge beboeren, ikke leve i en separat prosess
Lengre opphold gjør fakturering spesielt viktig.
ISH trengte månedlige priser, planlagte betalinger, fakturaer og muligheten til å føre en kontosaldo videre til beboerens nåværende uttalelse.
Booking Ninjas hjalp regnskap med å konfigurere disse reglene rundt måten ISH allerede fakturerer sine beboere.
Det betyr at boligbestillingen og pengene knyttet til den ikke trenger å bli to separate historier.
Kunnskapssenteret forklarer det grunnleggende forholdet i Hvordan bestillinger kobles til fakturaer .
Beboere kan håndtere mer av de enkle tingene selv
En beboer bør ikke måtte kontakte personalet hver gang de vil forstå noe enkelt om kontoen sin.
Den beboerrettede portalen gir ISH et sted å dele godkjent informasjon og støtte betalingsaktiviteter samtidig som den holder den administrative siden separat.
Dette bidrar til å redusere rutinemessige spørsmål til personalet uten å fjerne den personlige støtten beboerne fortsatt trenger.
Kunnskapssenteret forklarer denne ideen i Hva kan kunder gjøre gjennom en portal? .
For ISH betyr det at personalets tid brukes bedre på å ønske beboere velkommen, hjelpe dem med å bosette seg, støtte fellesskapslivet og håndtere situasjoner som faktisk trenger en person.
Oppsettet følger måten ISH jobber på
International Student House er ikke et vanlig hotell, og det er ikke en standard leilighetsbygning.
Beboerne oppholder seg i lengre perioder, kommer fra hele verden, følger ulike faktureringsplaner, og interagerer med flere personalteam i løpet av tiden sin i huset.
Det er derfor oppsettet ble formet rundt ISHs egne boligregler i stedet for å be ISH om å endre fellesskapet for å passe inn i et generisk eiendomssystem.
Opptak kunne jobbe med bestillinger og ventelister. Regnskap kunne jobbe med fakturering og betalinger. Beboerrådgivere kunne bruke beboer- og kommunikasjonverktøy.
Salesforce gir teknologien under, men de faktiske reglene, brukerne, postene og arbeidsflytene tilhører ISH.
ISH gikk inn i den nye flyten trinn for trinn
Overgangen skjedde ikke ved å be hver avdeling om å endre alt over natten.
Booking Ninjas jobbet sammen med den eksisterende prosessen i løpet av en to-måneders onboardingperiode. Beboerdata ble ført inn i nye beboerprofiler, og personalet ble opplært rundt arbeidet de faktisk håndterte.
Opptak lærte om booking og ventelisteadministrasjon. Beboerrådgivere jobbet med portalen og kommunikasjonsverktøyene. Regnskap satte opp faktureringsregler, betalinger og fakturaer.
Innen den første måneden gjennomførte ISH allerede bestillinger og betalinger gjennom det nye systemet.
Den fasede tilnærmingen hjalp den nye prosessen med å bli en del av teamets normale rytme i stedet for å bli et annet prosjekt personalet måtte håndtere i tillegg til sitt daglige arbeid.
Hva ble lettere for International Student House
Bestillinger, beboere, ventelister og andre boligopptegnelser trenger ikke lenger samme mengde separat vedlikehold.
Månedlige kostnader, fakturaer, saldoer og betalinger kan følge beboeren i en sammenkoblet flyt.
Portalen gir beboerne et sted å håndtere enkle konto- og betalingsbehov uten alltid å spørre personalet.
Beboerinformasjon og kommunikasjonsverktøy kan forbli nærmere postene personalet allerede bruker.
De samme bolig- og betalingsdataene som brukes hver dag kan også støtte rapporter uten å bli bygget opp manuelt på nytt.
Personalet kan bruke mer oppmerksomhet på beboere, arrangementer, støtte og interkulturell utveksling i stedet for rutinemessig administrativt arbeid.
Én boligsystem kan fortsette å vokse rundt beboerreisen
For ISH gir Booking og Reservasjonsadministrasjon startpunktet.
Derfra kan det samme oppsettet koble ventelister, beboerprofiler, fakturering, betalinger, portaler, kommunikasjon, rapportering og andre arbeidsflyter når de er nødvendige.
Det er nyttig for studentbolig fordi den vanskelige delen sjelden er én reservasjon. Den vanskeligere delen er alt som må forbli sammenkoblet i løpet av månedene etter at beboeren flytter inn.
For det bredere bruksområdet, se Studentboligløsningen .
Lær mer om den sammenkoblede beboerflyten
Se hvordan en boligbestilling kan forbli sammenkoblet med fakturaene og betalingene som følger den.
Hvordan bestillinger kobles til fakturaer →Se hva beboere eller kunder kan håndtere gjennom en portal og hva som fortsatt forblir med personalet.
Hva kan kunder gjøre gjennom en portal? →Se hvorfor det å holde teamene rundt de samme pålitelige dataene gjør hverdagsarbeidet enklere.
Hva betyr én kilde til sannhet? →Bruk mindre tid på å holde boligdriften sammen.
Se hvordan Booking Ninjas kan koble sammen reservasjoner, beboere, fakturering, betalinger, portaler og det daglige arbeidet rundt et langtidsboligfellesskap.
.jpeg)
.jpg)
.png)
