.png)
Wycliffe Bible Translators trengte en bedre måte å håndtere sin interne leilighetsdrift på. Den vanskelige delen var ikke bare å holde en kalender for rundt 40 leiligheter.
Ansatte svarte på spørsmål om tilgjengelighet, gjennomgikk forespørsel, ordnet gruppeopphold, tildelte leiligheter, håndterte forskjellige betalingsmetoder, planla rengjøring og gjenoppbygde rapporter rundt de samme oppholdene.
For mye av dette arbeidet avhang av at folk flyttet informasjon mellom skjemaer, e-post, regneark og Salesforce.
Problemet: for mye tid gikk med til å svare på "Har vi plass?"
Før Booking Ninjas, var leilighetsforespørsel sterkt avhengig av et Google-skjema, e-post og ansattkoordinering.
En av de tydeligste smertepunktene var tilgjengelighet. En stor andel av leilighetsrelaterte meldinger var folk som bare spurte om boligen var åpen for bestemte datoer.
Ansatte måtte deretter jobbe gjennom resten av forespørselen:
- Sjekke leilighetens tilgjengelighet
- Gjennomgå individuelle forespørsel
- Gjennomgå gruppeforespørsel
- Velge leilighetstyper
- Tildele spesifikke enheter
- Forberede faktureringsinformasjon
- Ordne rengjøring
- Forberede rapporter
Grupper gjorde dette vanskeligere. En gruppe kunne trenge flere to-roms og tre-roms leiligheter, forskjellige ankomst- og avreisedatoer, forskjellige betalere, og navn på beboere som ikke var kjent da den første forespørselen ble sendt inn.
Løsningen: få ett steg til å lede til det neste
Booking Ninjas bygde leilighetsarbeidsflyten inne i Wycliffes eksisterende Salesforce-miljø.
Den nyttige delen var ikke én funksjon. Det var å la det samme oppholdet bevege seg gjennom de stegene som Wycliffe allerede trengte.
Ansatte kan se leilighetens tilgjengelighet, ventende forespørsel og bekreftede opphold over datoer.
En gjest eller gruppe kan be om datoene og leilighetstypene de trenger.
Wycliffe beholder kontroll over godkjenning, gruppeblokker og leilighetene som tildeles.
Fakturaer, betalingsmetoder, beboere og oppholdsdetaljer forblir knyttet til reservasjonen.
Utsjekking kan føre til rengjøringsarbeid mens de samme postene støtter drifts- og finansrapporter.
Dette er den bredere ideen bak koblede forretningsoperasjoner : bestillingen kan forbli knyttet til arbeidet som skjer før, under og etter den.
Hvordan Wycliffe-oppsettet løste hver del av arbeidsflyten
| Wycliffe behov | Booking Ninjas oppsett | Hva ble lettere |
|---|---|---|
| Se leilighetens tilgjengelighet | Tilgjengelighetskalender + Reservasjonsadministrasjon | Ansatte kan jobbe fra en visuell kalender i stedet for å gjenoppbygge tilgjengeligheten fra skjemaer, e-post og separate sjekker. |
| Holde forespørsel foreløpige først | Forespørsel-basert reservasjonsarbeidsflyt | En forespørsel kan gjennomgås før Wycliffe godkjenner den og tildeler spesifikke leiligheter. |
| Håndtere store grupper | Gruppebooking | Flere leiligheter, reisende, datoer og gruppe-nivå detaljer kan forbli sammen i stedet for å bli urelaterte reservasjoner. |
| Tildele reisende senere | Gruppeblokk + individuell tildeling | Wycliffe kan reservere nok leilighetsinventar først og bestemme hvem som okkuperer hver leilighet senere. |
| Håndtere forskjellige betalere | Fakturaadministrasjon + Delt fakturering | Eksterne betalinger, interne avdelingskostnader og forskjellige betalingsansvar kan forbli knyttet til reservasjonen. |
| Forberede leiligheter etter utsjekking | Arbeidsordrehåndtering | Et fullført opphold kan føre til rengjøringsarbeid i stedet for å avhenge av en separat manuell overlevering. |
| Gi teamene forskjellige rapporter | Salesforce-rapporter + Booking Ninjas rapportering | Drift og finans kan jobbe fra de samme reservasjonsdataene mens de beholder de visningene de trenger. |
Å vise tilgjengelighet betydde ikke å gi opp kontroll
Dette var en viktig del av Wycliffe-arbeidsflyten.
Organisasjonen ønsket at gjester og grupper skulle ha en klarere måte å se hva som kunne være tilgjengelig og sende inn en forespørsel.
Men en åpen leilighet betydde ikke automatisk at forespørselen skulle bli en bekreftet reservasjon.
Wycliffe-ansatte måtte fortsatt gjennomgå forespørselen, sjekke den bredere boligsituasjonen, godkjenne eller avslå den, og bestemme hvilke leiligheter som faktisk skulle brukes.
Booking Ninjas bevarte det steget i stedet for å tvinge Wycliffe til umiddelbar bekreftelse.
Kunnskapssenteret forklarer forskjellen mellom foreløpige og bekreftede bestillinger .
Gruppeopphold kunne forbli sammen uten å gjøre hver reisende identisk
En stor gruppe ankommer ikke alltid og drar som en enhet.
Wycliffe kunne trenge flere leiligheter for den samme gruppen mens individuelle reisende fortsatt hadde forskjellige datoer, romtildelinger eller betalingsordninger.
Booking Ninjas separerte gruppen fra de individuelle detaljene.
Wycliffe kunne først svare på det store spørsmålet: Har vi nok leiligheter for denne gruppen?
Det nødvendige inventaret kunne deretter bli blokkert før hvert beboernavn var kjent. Individuelle tildelinger kunne legges til senere etter hvert som oppholdet ble klarere.
Dette er det som gjør gruppebestillinger forskjellig fra bare å lage en lang liste med individuelle reservasjoner.
Den nåværende Booking Ninjas gruppebookingskapabiliteten følger den samme bredere modellen: gruppe-nivå og individuell-nivå informasjon kan forbli knyttet mens datoer, personer, rom eller ressurser endres.
Faktureringsflyten måtte også forstå Wycliffe
Ikke hvert leilighetsopphold ble betalt på samme måte.
Noen betalinger kunne gjøres med kredittkort eller kontanter. Andre kunne bli belastet internt til en Wycliffe-avdeling eller journal.
En reservasjon kunne også ha mer enn én betaler.
Booking Ninjas ble konfigurert slik at disse betalingsforholdene kunne forbli en del av den samme reservasjonsloggen i stedet for å tvinge ansatte til en ekstern faktureringsprosess.
Fakturaer kunne deles når forskjellige personer eller avdelinger var ansvarlige for forskjellige deler av et opphold. Når de var betalt, kunne fakturahistorikken forbli knyttet til reservasjonen.
For den bredere booking-til-fakturering-strukturen, se Hvordan bestillinger kobles til fakturaer .
Reservasjonen kunne utløse arbeidet som kommer etter utsjekking
Leiligheten er ikke klar for neste gjest bare fordi den forrige reservasjonen er avsluttet.
Den må fortsatt rengjøres og forberedes.
Booking Ninjas koblet det operasjonelle steget til utsjekking. Et fullført opphold kunne skape rengjøringsarbeidet som trengs for leiligheten.
Rengjøringspersonell kunne jobbe gjennom enkle statuser som pågår, fullført eller avbrutt, mens veiledere kunne se hvilke leiligheter som fortsatt trengte oppmerksomhet.
Det gjorde rengjøring fra en separat overlevering til det neste steget i den samme leilighetsarbeidsflyten.
Booking Ninjas måtte passe inn i Wycliffes Salesforce-org, ikke erstatte den
Wycliffe hadde allerede Salesforce.
Teamet deres hadde allerede regler rundt kontoer, kontakter, nonprofit datatilknytninger, obligatoriske felt, rapportering, datakvalitet og tillatelser.
Å starte på nytt i en separat reservasjonsdatabase ville ha skapt et annet sted å holde synkronisert.
I stedet jobbet Booking Ninjas med Wycliffes eksisterende Salesforce-struktur og raffinerte leilighetsarbeidsflyten rundt den.
Det inkluderte Wycliffe-spesifikke detaljer som leilighetsklassifiseringer, preferanser for etasje, skattefritak, betalingstyper, fakturaoppsett, rapportering og terminologi.
Teknologien under kan komme fra Booking Ninjas og Salesforce, men Wycliffe bestemmer fortsatt hvordan deres egen boligdrift må fungere.
Oppsettet fortsatte å forbedre seg når ekte brukere testet det
Brukeraksepttesting avdekket detaljer som er lette å gå glipp av i en generell produktliste.
Wycliffe-brukere ba om ting som preferanser for første- og andre etasje, tydeligere forskjeller mellom to-roms og tre-roms enheter, mer realistiske grenser for gruppeforespørsel, bedre kalenderoversikt, håndtering av skattefritak, forbedrede finansrapporter, og endringer i faktura- og kvitteringsoppsett.
Disse forespørslene ble brukt til å raffinere Wycliffes versjon av arbeidsflyten.
Det er en viktig del av implementeringen: Salesforce gir sterk teknologi, men det nyttige produktet vises når reglene på skjermen samsvarer med arbeidet folk faktisk gjør.
Hva ble lettere i Wycliffe-arbeidsflyten
Det er ingen numeriske resultater etter lansering i materialet som brukes til denne historien, så forbedringen vises best gjennom arbeidet som ble koblet.
Ansatte kunne jobbe fra en visuell leilighetskalender i stedet for å gjenoppbygge svaret gjennom gjentatte e-postsjekker.
Leilighetsblokker, gruppeinformasjon, individuelle reisende og forskjellige datoer kunne forbli relatert.
Nettforespørsel kunne gjøre inntak lettere uten å gjøre hver forespørsel til en automatisk bekreftet reservasjon.
Normale betalinger, interne avdelingskostnader og delte ansvar kunne forbli en del av den samme bookingflyten.
Slutten av et opphold kunne skape den neste operasjonelle oppgaven i stedet for å stole på en annen manuell overlevering.
Wycliffe trengte ikke å opprette en annen frakoblet database for leilighetsoperasjoner.
Bestillingen var kjernen, men driften trengte mer rundt den
Wycliffe er et godt eksempel på hvorfor Booking Ninjas starter med bestillinger og reservasjoner, men ikke trenger å stoppe der.
Reservasjonsadministrasjon håndterte det kjerneoppholdet. Gruppebooking utvidet det for større grupper. Fakturaadministrasjon og delt fakturering håndterte den finansielle siden. Arbeidsordrehåndtering koblet oppholdet til rengjøring. Salesforce-rapportering støttet drift og finans.
Det er der Booking Ninjas passer spesielt godt: når én bestilling berører flere forskjellige deler av den samme organisasjonen og de delene må forbli koblet.
Et enklere reservasjons tilfelle kan bruke færre deler. Wycliffe trengte mer fordi arbeidsflyten deres var mer kompleks.
Lær mer om denne arbeidsflyten
Se hvordan en gruppe kan forbli koblet mens personer, rom, datoer og individuelle detaljer fortsatt varierer.
Hvordan gruppebestillinger fungerer →Se hvordan kostnader, fakturaer, betalinger og reservasjonen kan forbli knyttet.
Hvordan bestillinger kobles til fakturaer →Se hvorfor reservasjoner, betalinger, ansattes arbeid, fasiliteter og rapportering fungerer bedre når postene kan følge den samme operasjonen.
Hvordan Booking Ninjas kobler forretningsoperasjoner →Har du mer som skjer rundt et opphold enn et normalt bookingsystem kan håndtere?
Se hvordan Booking Ninjas kan koble reservasjoner, grupper, godkjenninger, fakturering, operasjonelt arbeid, rapportering og dine eksisterende Salesforce-data rundt måten organisasjonen din allerede fungerer på.
.jpeg)
.jpg)
