.png)
Wycliffe Bible Translators membutuhkan cara yang lebih baik untuk mengelola operasi apartemen internalnya. Bagian yang sulit bukan hanya menjaga kalender sekitar 40 apartemen.
Staf menjawab pertanyaan ketersediaan, meninjau permintaan, mengatur penginapan grup, menetapkan apartemen, menangani berbagai metode pembayaran, menjadwalkan pembersihan, dan membangun kembali laporan seputar penginapan yang sama.
Terlalu banyak pekerjaan itu bergantung pada orang yang memindahkan informasi antara formulir, email, spreadsheet, dan Salesforce.
Masalah: terlalu banyak waktu dihabiskan untuk menjawab "Apakah kita memiliki ruang?"
Sebelum Booking Ninjas, permintaan apartemen sangat bergantung pada Google Form, email, dan koordinasi staf.
Salah satu titik nyeri yang paling jelas adalah ketersediaan. Sebagian besar pesan terkait apartemen adalah orang yang hanya bertanya apakah perumahan tersedia untuk tanggal tertentu.
Staf kemudian harus bekerja melalui sisa permintaan:
- Periksa ketersediaan apartemen
- Tinjau permintaan individu
- Tinjau permintaan grup
- Pilih jenis apartemen
- Tetapkan unit tertentu
- Siapkan informasi penagihan
- Atur pembersihan
- Siapkan laporan
Grup membuat ini lebih sulit. Satu grup bisa membutuhkan beberapa apartemen dua kamar tidur dan tiga kamar tidur, tanggal kedatangan dan keberangkatan yang berbeda, pembayar yang berbeda, dan nama penghuni yang tidak diketahui saat permintaan pertama diajukan.
Solusi: buat satu langkah mengarah ke langkah berikutnya
Booking Ninjas membangun alur kerja apartemen di dalam lingkungan Salesforce Wycliffe yang ada.
Bagian yang berguna bukan satu fitur. Itu adalah membiarkan penginapan yang sama bergerak melalui langkah-langkah yang sudah diperlukan oleh Wycliffe.
Staf dapat melihat ketersediaan apartemen, permintaan yang tertunda, dan penginapan yang dikonfirmasi di seluruh tanggal.
Seorang tamu atau grup dapat meminta tanggal dan jenis apartemen yang mereka butuhkan.
Wycliffe menjaga kontrol atas persetujuan, blok grup, dan apartemen yang ditetapkan.
Faktur, metode pembayaran, penghuni, dan detail penginapan tetap terhubung dengan reservasi.
Check-out dapat mengarah ke pekerjaan pembersihan sementara catatan yang sama mendukung operasi dan laporan keuangan.
Ini adalah ide yang lebih luas di balik operasi bisnis yang terhubung : pemesanan dapat tetap terhubung dengan pekerjaan yang terjadi sebelum, selama, dan setelahnya.
Bagaimana pengaturan Wycliffe menyelesaikan setiap bagian dari alur kerja
| Kebutuhan Wycliffe | Pengaturan Booking Ninjas | Apa yang menjadi lebih mudah |
|---|---|---|
| Lihat ketersediaan apartemen | Kalender Ketersediaan + Manajemen Reservasi | Staf dapat bekerja dari kalender visual daripada membangun kembali ketersediaan dari formulir, email, dan pemeriksaan terpisah. |
| Jaga permintaan tetap tentatif terlebih dahulu | Alur kerja reservasi berbasis permintaan | Sebuah permintaan dapat ditinjau sebelum Wycliffe menyetujuinya dan menetapkan apartemen tertentu. |
| Menangani kelompok besar | Pemesanan Grup | Beberapa apartemen, pelancong, tanggal, dan detail tingkat grup dapat tetap bersama daripada menjadi reservasi yang tidak terkait. |
| Tetapkan pelancong nanti | Blok grup + penugasan individu | Wycliffe dapat memesan cukup inventaris apartemen terlebih dahulu dan memutuskan siapa yang menempati setiap apartemen nanti. |
| Menangani pembayar yang berbeda | Manajemen Faktur + Pembayaran Terpisah | Pembayaran eksternal, biaya departemen internal, dan tanggung jawab pembayaran yang berbeda dapat tetap terikat pada reservasi. |
| Siapkan apartemen setelah check-out | Manajemen Pesanan Kerja | Sebuah penginapan yang selesai dapat mengarah ke pekerjaan pembersihan daripada bergantung pada serah terima manual terpisah. |
| Berikan tim laporan yang berbeda | Laporan Salesforce + pelaporan Booking Ninjas | Operasi dan keuangan dapat bekerja dari data reservasi yang sama sambil menjaga tampilan yang mereka butuhkan. |
Menunjukkan ketersediaan tidak berarti menyerahkan kontrol
Ini adalah bagian penting dari alur kerja Wycliffe.
Organisasi ingin tamu dan grup memiliki cara yang lebih jelas untuk melihat apa yang mungkin tersedia dan mengajukan permintaan.
Tetapi apartemen yang terbuka tidak secara otomatis berarti bahwa permintaan itu harus menjadi reservasi yang dikonfirmasi.
Staf Wycliffe masih perlu meninjau permintaan, memeriksa situasi perumahan yang lebih luas, menyetujuinya atau menolaknya, dan memutuskan apartemen mana yang seharusnya digunakan.
Booking Ninjas mempertahankan langkah itu daripada memaksa Wycliffe untuk konfirmasi instan.
Pusat Pengetahuan menjelaskan perbedaan antara reservasi tentatif dan dikonfirmasi .
Penginapan grup dapat tetap bersama tanpa membuat setiap pelancong identik
Sebuah grup besar tidak selalu tiba dan pergi sebagai satu kesatuan.
Wycliffe bisa membutuhkan beberapa apartemen untuk grup yang sama sementara pelancong individu masih memiliki tanggal, penugasan kamar, atau pengaturan pembayaran yang berbeda.
Booking Ninjas memisahkan grup dari detail individu.
Wycliffe dapat terlebih dahulu menjawab pertanyaan besar: Apakah kita memiliki cukup apartemen untuk grup ini?
Inventaris yang diperlukan kemudian dapat diblokir sebelum setiap nama penghuni diketahui. Penugasan individu dapat ditambahkan nanti saat penginapan menjadi lebih jelas.
Inilah yang membuat pemesanan grup berbeda dari sekadar membuat daftar panjang reservasi individu.
Kemampuan Pemesanan Grup Booking Ninjas saat ini mengikuti model yang lebih luas yang sama: informasi tingkat grup dan tingkat individu dapat tetap terhubung sementara tanggal, orang, kamar, atau sumber daya berubah.
Alur penagihan juga harus memahami Wycliffe
Tidak setiap penginapan apartemen dibayar dengan cara yang sama.
Beberapa pembayaran dapat dilakukan dengan kartu kredit atau tunai. Lainnya dapat dibebankan secara internal ke departemen atau jurnal Wycliffe.
Sebuah reservasi juga dapat memiliki lebih dari satu pembayar.
Booking Ninjas dikonfigurasi sehingga hubungan pembayaran tersebut dapat tetap menjadi bagian dari riwayat reservasi yang sama daripada memaksa staf ke dalam proses penagihan di luar.
Faktur dapat dibagi ketika orang atau departemen yang berbeda bertanggung jawab untuk bagian yang berbeda dari penginapan. Setelah dibayar, riwayat penagihan dapat tetap terhubung dengan reservasi.
Untuk struktur pemesanan-ke-penagihan yang lebih luas, lihat Bagaimana Pemesanan Terhubung ke Faktur .
Reservasi dapat memicu pekerjaan yang datang setelah check-out
Apartemen tidak siap untuk tamu berikutnya hanya karena reservasi sebelumnya berakhir.
Itu masih perlu dibersihkan dan dipersiapkan.
Booking Ninjas menghubungkan langkah operasional itu ke check-out. Sebuah penginapan yang selesai dapat menciptakan pekerjaan pembersihan yang diperlukan untuk apartemen.
Staf pembersihan dapat bekerja melalui status sederhana seperti dalam proses, selesai, atau dibatalkan, sementara pengawas dapat melihat apartemen mana yang masih membutuhkan perhatian.
Itu mengubah pembersihan dari serah terima terpisah menjadi langkah berikutnya dari alur kerja apartemen yang sama.
Booking Ninjas harus sesuai dengan organisasi Salesforce Wycliffe, bukan menggantinya
Wycliffe sudah memiliki Salesforce.
Timnya sudah memiliki aturan seputar akun, kontak, hubungan data nonprofit, bidang yang diperlukan, pelaporan, kualitas data, dan izin.
Memulai lagi di database reservasi terpisah akan menciptakan tempat lain untuk disinkronkan.
Sebaliknya, Booking Ninjas bekerja dengan struktur Salesforce Wycliffe yang ada dan menyempurnakan alur kerja apartemen di sekitarnya.
Itu termasuk detail spesifik Wycliffe seperti klasifikasi apartemen, preferensi lantai, pengecualian pajak, jenis pembayaran, tata letak faktur, pelaporan, dan terminologi.
Teknologi di bawahnya dapat berasal dari Booking Ninjas dan Salesforce, tetapi Wycliffe tetap memutuskan bagaimana operasi perumahan mereka sendiri perlu bekerja.
Pengaturan terus membaik ketika pengguna nyata mengujinya
Pengujian penerimaan pengguna mengungkapkan detail yang mudah terlewatkan dalam daftar periksa produk generik.
Pengguna Wycliffe meminta hal-hal seperti preferensi lantai satu dan dua, perbedaan yang lebih jelas antara unit dua kamar tidur dan tiga kamar tidur, batas yang lebih realistis pada permintaan grup, visibilitas kalender yang lebih baik, penanganan bebas pajak, laporan keuangan yang lebih baik, dan perubahan pada tata letak faktur dan kwitansi.
Permintaan tersebut digunakan untuk menyempurnakan versi alur kerja Wycliffe.
Itu adalah bagian penting dari implementasi: Salesforce menyediakan teknologi yang kuat, tetapi produk yang berguna muncul ketika aturan di layar cocok dengan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan orang.
Apa yang menjadi lebih mudah dalam alur kerja Wycliffe
Tidak ada hasil numerik pasca peluncuran dalam materi yang digunakan untuk cerita ini, jadi perbaikan paling baik ditunjukkan melalui pekerjaan yang menjadi terhubung.
Staf dapat bekerja dari kalender apartemen visual daripada membangun jawaban melalui pemeriksaan email berulang.
Blok apartemen, informasi grup, pelancong individu, dan tanggal yang berbeda dapat tetap terkait.
Permintaan online dapat membuat penerimaan lebih mudah tanpa mengubah setiap permintaan menjadi reservasi yang dikonfirmasi secara otomatis.
Pembayaran normal, biaya departemen internal, dan tanggung jawab yang terpisah dapat tetap menjadi bagian dari alur pemesanan yang sama.
Akhir penginapan dapat menciptakan tugas operasional berikutnya daripada bergantung pada serah terima manual lainnya.
Wycliffe tidak perlu membuat database terputus lainnya untuk operasi apartemen.
Pemesanan adalah inti, tetapi operasi membutuhkan lebih banyak di sekitarnya
Wycliffe adalah contoh yang baik mengapa Booking Ninjas dimulai dengan pemesanan dan reservasi tetapi tidak harus berhenti di situ.
Manajemen Reservasi menangani inti penginapan. Pemesanan Grup memperluasnya untuk kelompok yang lebih besar. Manajemen Faktur dan Pembayaran Terpisah menangani sisi keuangan. Manajemen Pesanan Kerja menghubungkan penginapan dengan pembersihan. Pelaporan Salesforce mendukung operasi dan keuangan.
Di situlah Booking Ninjas sangat cocok: ketika satu pemesanan menyentuh beberapa bagian berbeda dari organisasi yang sama dan bagian-bagian itu perlu tetap terhubung.
Kasus reservasi yang lebih sederhana dapat menggunakan lebih sedikit bagian. Wycliffe membutuhkan lebih banyak karena alur kerjanya lebih kompleks.
Pelajari lebih lanjut tentang alur kerja ini
Lihat bagaimana satu grup dapat tetap terhubung sementara orang, ruang, tanggal, dan detail individu masih berbeda.
Bagaimana Pemesanan Grup Bekerja →Lihat bagaimana biaya, faktur, pembayaran, dan reservasi dapat tetap terhubung.
Bagaimana Pemesanan Terhubung ke Faktur →Lihat mengapa reservasi, pembayaran, pekerjaan staf, fasilitas, dan pelaporan bekerja lebih baik ketika catatan dapat mengikuti operasi yang sama.
Bagaimana Booking Ninjas Menghubungkan Operasi Bisnis →Apakah ada lebih banyak yang terjadi di sekitar penginapan daripada sistem pemesanan normal dapat tangani?
Lihat bagaimana Booking Ninjas dapat menghubungkan reservasi, grup, persetujuan, penagihan, pekerjaan operasional, pelaporan, dan data Salesforce yang ada di sekitar cara organisasi Anda sudah bekerja.
.jpeg)
.jpg)
