International Student House di Washington, DC memberikan lebih dari sekadar kamar bagi mahasiswa internasional, akademisi, magang, dan profesional muda. Ini memberikan mereka tempat untuk tinggal, bertemu orang-orang, dan menjadi bagian dari komunitas.
Di balik pengalaman itu terdapat operasi perumahan dengan penghuni yang datang dari berbagai negara, tinggal untuk waktu yang berbeda, membayar dengan jadwal yang berbeda, dan membutuhkan dukungan selama masa tinggal mereka.
Seiring pertumbuhan komunitas, terlalu banyak waktu staf dihabiskan untuk menjaga penugasan perumahan, penagihan, pembayaran, informasi penghuni, dan komunikasi tetap teratur.
Tantangan: setiap masa tinggal penghuni menciptakan lebih banyak pekerjaan administratif
ISH dapat menampung sekitar 100 penghuni sekaligus, dengan orang-orang yang datang dari lebih dari 70 negara. Banyak penghuni tinggal selama enam bulan hingga satu tahun.
Itu berarti tim tidak hanya memeriksa tamu untuk beberapa malam. Mereka mengelola perjalanan penghuni yang lebih panjang.
- Aplikasi dan pemesanan perumahan
- Penugasan kamar
- Berbagai lama tinggal
- Daftar tunggu
- Penagihan bulanan
- Jadwal pembayaran
- Komunikasi penghuni
- Laporan perumahan
Proses lama membuat staf menghabiskan berjam-jam untuk mempertahankan bagian-bagian ini secara manual. Penerimaan perlu mengelola perumahan dan permintaan. Akuntansi perlu menjaga faktur, saldo, dan pembayaran tetap teratur. Penasihat penghuni perlu informasi yang jelas saat membantu orang-orang selama masa tinggal mereka.
Solusi: menjaga perjalanan penghuni tetap terhubung
Booking Ninjas memberikan ISH cara untuk memulai dengan pemesanan perumahan dan menjaga bagian-bagian berikutnya dari perjalanan penghuni tetap terhubung di sekitarnya.
Perjalanan perumahan dimulai dengan penghuni dan masa tinggal yang mereka butuhkan.
Pemesanan dan ketersediaan membantu penerimaan mengelola siapa yang dapat ditempatkan dan kapan.
Informasi penghuni yang berguna dapat tetap terhubung selama masa tinggal.
Biaya bulanan, faktur, saldo, dan aktivitas pembayaran dapat mengikuti penghuni.
Akses portal, komunikasi, dan pelaporan membantu staf mendukung penghuni setelah pindah.
Di sinilah Booking Ninjas bekerja dengan baik: pemesanan hanyalah awal, dan beberapa tim masih perlu bekerja dari perjalanan penghuni yang sama setelahnya.
Bagaimana pengaturan ISH menyelesaikan masalah sehari-hari
| Kebutuhan ISH | Pengaturan Booking Ninjas | Apa yang menjadi lebih mudah |
|---|---|---|
| Berbagai lama tinggal | Manajemen Reservasi | Penerimaan dapat mengelola masa tinggal perumahan sesuai dengan tanggal yang sebenarnya dibutuhkan setiap penghuni. |
| Permintaan saat perumahan penuh | Manajemen Daftar Tunggu | Pelamar yang terdaftar dapat tetap dalam alur yang lebih jelas daripada diikuti secara terpisah secara manual. |
| Penagihan penghuni bulanan | Faktur + Penagihan Berulang | Biaya bulanan, pembayaran terjadwal, dan saldo penghuni dapat tetap terhubung ke akun yang sama. |
| Akses pembayaran penghuni | Portal Mahasiswa | Penghuni memiliki tempat untuk melihat informasi akun dan pembayaran yang berguna tanpa harus meminta staf untuk setiap pembaruan. |
| Peran staf yang berbeda | Pengguna dan akses Salesforce | Penerimaan, penasihat penghuni, fasilitas, dan akuntansi dapat bekerja dengan informasi yang penting untuk pekerjaan mereka. |
| Laporan manual | Laporan + dasbor | Catatan perumahan dan pembayaran yang sudah ada dalam sistem dapat digunakan untuk pelaporan daripada dikumpulkan lagi secara manual. |
Penagihan perlu mengikuti penghuni, bukan hidup dalam proses terpisah
Masa tinggal yang lebih lama membuat penagihan menjadi sangat penting.
ISH membutuhkan harga bulanan, pembayaran terjadwal, faktur, dan kemampuan untuk membawa saldo akun ke dalam pernyataan penghuni saat ini.
Booking Ninjas membantu akuntansi mengonfigurasi aturan-aturan tersebut sesuai dengan cara ISH sudah menagih penghuninya.
Itu berarti pemesanan perumahan dan uang yang terhubung tidak perlu menjadi dua cerita terpisah.
Pusat Pengetahuan menjelaskan hubungan dasar dalam Bagaimana Pemesanan Terhubung ke Faktur .
Penghuni dapat menangani lebih banyak hal sederhana sendiri
Seorang penghuni tidak perlu menghubungi staf setiap kali mereka ingin memahami sesuatu yang sederhana tentang akun mereka.
Portal yang ditujukan untuk penghuni memberikan ISH tempat untuk berbagi informasi yang disetujui dan mendukung aktivitas pembayaran sambil menjaga sisi administratif terpisah.
Ini membantu mengurangi pertanyaan rutin untuk staf tanpa menghilangkan dukungan pribadi yang masih dibutuhkan penghuni.
Pusat Pengetahuan menjelaskan ide ini dalam Apa yang Dapat Dilakukan Pelanggan Melalui Portal? .
Bagi ISH, itu penting karena waktu staf lebih baik dihabiskan untuk menyambut penghuni, membantu mereka beradaptasi, mendukung kehidupan komunitas, dan menangani situasi yang benar-benar membutuhkan orang.
Pengaturan mengikuti cara ISH bekerja
International Student House bukan hotel biasa dan bukan gedung apartemen standar.
Penghuninya tinggal untuk periode yang lebih lama, datang dari seluruh dunia, mengikuti jadwal penagihan yang berbeda, dan berinteraksi dengan beberapa tim staf selama waktu mereka di House.
Itulah mengapa pengaturan dibentuk berdasarkan aturan perumahan ISH sendiri daripada meminta ISH untuk mengubah komunitas agar sesuai dengan sistem properti generik.
Penerimaan dapat bekerja dengan pemesanan dan daftar tunggu. Akuntansi dapat bekerja dengan penagihan dan pembayaran. Penasihat penghuni dapat menggunakan alat penghuni dan komunikasi.
Salesforce menyediakan teknologi di bawahnya, tetapi aturan, pengguna, catatan, dan alur kerja yang sebenarnya adalah milik ISH.
ISH pindah ke alur baru langkah demi langkah
Peralihan tidak terjadi dengan meminta setiap departemen untuk mengubah segalanya dalam semalam.
Booking Ninjas bekerja berdampingan dengan proses yang ada selama periode onboarding dua bulan. Data penghuni dibawa ke profil penghuni baru, dan staf dilatih sesuai dengan pekerjaan yang sebenarnya mereka tangani.
Penerimaan belajar manajemen pemesanan dan daftar tunggu. Penasihat penghuni bekerja dengan portal dan alat komunikasi. Akuntansi mengatur aturan penagihan, pembayaran, dan faktur.
Dalam bulan pertama, ISH sudah melakukan pemesanan dan pembayaran melalui sistem baru.
Pendekatan bertahap itu membantu proses baru menjadi bagian dari ritme normal tim daripada menjadi proyek lain yang harus dikelola staf di atas pekerjaan harian mereka.
Apa yang menjadi lebih mudah bagi International Student House
Pemesanan, penghuni, daftar tunggu, dan catatan perumahan lainnya tidak lagi memerlukan pemeliharaan terpisah yang sama.
Biaya bulanan, faktur, saldo, dan pembayaran dapat mengikuti penghuni dalam satu alur yang terhubung.
Portal memberikan penghuni tempat untuk menangani kebutuhan akun dan pembayaran sederhana tanpa selalu meminta staf.
Informasi penghuni dan alat komunikasi dapat tetap dekat dengan catatan yang sudah digunakan staf.
Data perumahan dan pembayaran yang sama yang digunakan setiap hari juga dapat mendukung laporan tanpa dibangun kembali secara manual.
Staf dapat memberikan lebih banyak perhatian pada penghuni, acara, dukungan, dan pertukaran antarbudaya daripada pekerjaan administratif rutin.
Satu sistem perumahan dapat terus berkembang di sekitar perjalanan penghuni
Bagi ISH, Manajemen Pemesanan dan Reservasi menyediakan titik awal.
Dari sana, pengaturan yang sama dapat menghubungkan daftar tunggu, profil penghuni, penagihan, pembayaran, portal, komunikasi, pelaporan, dan alur kerja lainnya saat dibutuhkan.
Itu berguna untuk perumahan mahasiswa karena bagian yang sulit jarang hanya satu reservasi. Bagian yang lebih sulit adalah segala sesuatu yang harus tetap terhubung selama bulan-bulan setelah penghuni pindah.
Untuk kasus penggunaan yang lebih luas, lihat solusi Perumahan Mahasiswa .
Pelajari lebih lanjut tentang alur penghuni yang terhubung
Lihat bagaimana pemesanan perumahan dapat tetap terhubung dengan faktur dan pembayaran yang mengikutinya.
Bagaimana Pemesanan Terhubung ke Faktur →Lihat apa yang dapat ditangani penghuni atau pelanggan melalui portal dan apa yang tetap dengan staf.
Apa yang Dapat Dilakukan Pelanggan Melalui Portal? →Lihat mengapa menjaga tim di sekitar data terpercaya yang sama membuat pekerjaan sehari-hari lebih mudah.
Apa Arti Satu Sumber Kebenaran? →Habiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola operasi perumahan.
Lihat bagaimana Booking Ninjas dapat menghubungkan reservasi, penghuni, penagihan, pembayaran, portal, dan pekerjaan sehari-hari di sekitar komunitas perumahan jangka panjang.
.jpeg)
.jpg)
.png)
