Billings Hotel & Convention Center membutuhkan pemesanan ruang konferensi dan perjanjian untuk bergerak melalui satu proses yang lebih jelas daripada berfungsi sebagai bagian terpisah dari pekerjaan.
Billings Hotel & Convention Center di Billings, Montana mengelola akomodasi hotel bersamaan dengan ruang konvensi dan acara yang dibangun untuk pertemuan, kelompok, dan pertemuan lainnya.
Bagi tim acara, reservasi ruang hanyalah satu bagian dari pekerjaan. Pemesanan juga perlu bergerak melalui rincian acara, perjanjian, tanda tangan, dan konfirmasi akhir.
Tantangan: reservasi ruangan hanyalah awal
Pemesanan konferensi dan konvensi melibatkan lebih dari sekadar menemukan ruang kosong di kalender.
Tim juga perlu memahami ruang mana yang sesuai untuk acara, tanggal mana yang tersedia, bagaimana kemajuan pemesanan, dan apakah perjanjian telah diselesaikan.
- Ruang konferensi
- Berbagai tata letak
- Persyaratan kapasitas
- Tanggal acara
- Rincian reservasi
- Status pemesanan
- Perjanjian
- Tanda tangan elektronik
Ketika bagian-bagian tersebut ditangani secara terpisah, staf menjadi bertanggung jawab untuk membawa acara dari satu sistem atau langkah ke langkah berikutnya.
Solusi: biarkan acara bergerak melalui satu jalur yang terhubung
Booking Ninjas menerapkan alur kerja terstruktur di sekitar ruang konferensi dan proses perjanjian yang terlampir pada pemesanan tersebut.
Mulailah dengan ruang konferensi atau acara yang sesuai dengan tanggal dan persyaratan.
Jaga ruang, tanggal, informasi pelanggan, dan informasi acara dalam satu catatan reservasi.
Kontrak atau perjanjian dapat mengikuti dari pemesanan alih-alih menjadi proses terpisah.
Tanda tangan elektronik memindahkan dokumen melalui persetujuan tanpa memerlukan jejak kertas yang terputus.
Pemesanan dan perjanjian yang telah diselesaikan tetap lebih mudah diikuti saat acara bergerak maju.
Bagaimana pengaturan Billings terhubung
| Kebutuhan tim acara | Pengaturan Booking Ninjas | Apa yang menjadi lebih mudah |
|---|---|---|
| Organisasi ruang konferensi yang dapat dipesan | Manajemen Ruang Konferensi | Ruang dapat diperlakukan sebagai inventaris yang dapat dipesan secara terstruktur daripada hanya sekadar nama di kalender informal. |
| Melacak reservasi acara | Manajemen Pemesanan | Ruang, tanggal, informasi pemesanan, dan status dapat tetap terhubung saat acara berlangsung. |
| Bergerak dari pemesanan ke perjanjian | Alur Kerja Reservasi | Langkah dokumen dapat mengikuti dari catatan acara alih-alih memerlukan staf untuk membangun konteks di tempat lain. |
| Kumpulkan tanda tangan | Dokumen & Tanda Tangan Elektronik | Perjanjian dapat bergerak melalui tanda tangan elektronik sambil tetap lebih dekat dengan pemesanan dan statusnya. |
| Jaga proses tetap terlihat | Rekaman Salesforce yang Terhubung | Staf dapat bekerja dari catatan yang lebih jelas tentang ruang, reservasi, perjanjian, dan langkah selanjutnya. |
Ruang konferensi juga merupakan inventaris
Sebuah kamar hotel bukan satu-satunya hal yang dapat dipesan.
Operasi konvensi mungkin perlu mengelola ballroom, ruang rapat, aula, area breakout, dan ruang lain yang dapat mendukung berbagai kapasitas dan tata letak.
Itu berarti sistem perlu memahami ruang sebagai sumber daya yang dapat dipesan dengan tanggal, ketersediaan, dan aktivitas pemesanan di sekitarnya.
Solusi Pusat Konvensi Booking Ninjas saat ini mengikuti model yang lebih luas ini dengan menghubungkan pemesanan acara dan aula dengan tata letak, kontrak, penagihan, staf, fasilitas, dan pelaporan di dalam Salesforce.
Untuk Billings, ruang lingkup proyek yang dikonfirmasi lebih fokus pada manajemen ruang konferensi dan alur kerja perjanjian yang terlampir pada reservasi tersebut.
Perjanjian tidak boleh kehilangan keterhubungannya dengan acara
Sebuah acara dapat dibahas atau dipesan secara tentatif sebelum perjanjian komersial selesai.
Itu menciptakan serah terima yang penting antara sisi reservasi dan sisi dokumen.
Booking Ninjas menghubungkan kemampuan tanda tangan elektronik dengan alur kerja sehingga perjanjian dapat tetap lebih dekat dengan acara yang dimilikinya.
Kemampuan saat ini Dokumen & Tanda Tangan Elektronik mendukung prinsip yang sama: perjanjian dapat dihasilkan, dikirim, ditandatangani, dilacak, dan dilampirkan pada catatan Salesforce yang relevan alih-alih menjadi file yang terputus.
Lebih sedikit serah terima untuk staf untuk dipegang bersama
Tanpa alur kerja yang terhubung, seseorang harus mengingat acara mana yang menunggu perjanjian, perjanjian mana yang telah dikirim, apakah telah ditandatangani, dan reservasi mana yang sekarang dapat bergerak ke konfirmasi.
Pekerjaan itu mungkin dapat dikelola ketika volume acara rendah.
Ini menjadi lebih sulit saat ruang, tanggal, konfigurasi, pelanggan, dan perjanjian bertambah banyak.
Menghubungkan catatan pemesanan dengan proses dokumen memberikan staf tempat yang lebih terstruktur untuk melihat apa yang telah terjadi dan apa yang masih perlu diperhatikan.
Apa yang dibuat lebih jelas oleh alur kerja yang terhubung
Kami tidak memiliki hasil numerik terverifikasi pasca peluncuran untuk cerita ini, jadi nilai terbaik ditunjukkan melalui pekerjaan yang dihubungkan oleh Booking Ninjas.
Inventaris konferensi dapat dikelola sebagai bagian dari alur kerja reservasi daripada hanya sebagai entri kalender yang terisolasi.
Ruang, tanggal, pelanggan, dan status pemesanan dapat tetap menjadi bagian dari konteks operasional yang sama.
Langkah kontrak dapat menjadi kelanjutan alami dari reservasi daripada proses administratif yang tidak terkait.
Tanda tangan elektronik menciptakan jalur yang lebih jelas untuk memindahkan perjanjian menuju penyelesaian.
Tim dapat menghabiskan lebih sedikit usaha untuk menghubungkan sisi reservasi dan sisi dokumen dari acara.
Fondasi Salesforce yang sama dapat mendukung alur kerja acara, penagihan, fasilitas, pelaporan, dan operasional tambahan saat diperlukan.
Pemesanan konvensi berada di antara pekerjaan komersial dan operasional
Pemesanan acara tidak lengkap hanya karena sebuah ruangan telah ditahan.
Pelanggan mungkin memerlukan perjanjian. Perjanjian memerlukan persetujuan dan tanda tangan. Ruang mungkin memerlukan pengaturan tertentu. Kemudian, acara yang sama dapat menyentuh penagihan, staf, katering, fasilitas, atau pekerjaan operasional lainnya.
Itulah sebabnya solusi Pusat Konvensi Booking Ninjas saat ini meluas di luar kalender ruang yang sederhana.
Billings dimulai dari masalah yang terfokus: manajemen ruang konferensi dan tanda tangan elektronik.
Nilai dari fondasi Salesforce adalah bahwa bagian-bagian yang terhubung pertama itu tidak perlu menjadi sistem terisolasi lainnya jika lebih banyak operasi acara perlu dihubungkan nanti.
Alur kerja harus mengikuti bagaimana venue sebenarnya menjual ruang
Properti konvensi yang berbeda memiliki ruang, tata letak, langkah persetujuan, persyaratan perjanjian, peran staf, dan cara untuk memindahkan acara menuju konfirmasi yang berbeda.
Booking Ninjas tidak perlu setiap venue mengikuti satu proses identik.
Fondasi Salesforce menyediakan catatan dan alat alur kerja di bawahnya. Konfigurasi kemudian dapat membentuk proses pemesanan di sekitar organisasi yang menggunakannya.
Itu sangat berguna ketika sebuah venue telah melampaui kalender standar tetapi tidak memerlukan setiap bagian dari platform manajemen acara besar pada hari pertama.
Pelajari lebih lanjut tentang pemesanan acara yang terhubung
Lihat bagaimana Booking Ninjas mengelola apakah ruang atau sumber daya dapat benar-benar dipesan untuk waktu tertentu.
Bagaimana Ketersediaan Dikelola →Lihat bagaimana perjanjian, tanda tangan, pelacakan status, dan dokumen yang telah diselesaikan dapat tetap terhubung dengan catatan Salesforce.
Jelajahi Dokumen & Tanda Tangan Elektronik →Lihat bagaimana pemesanan ruang dapat terhubung dengan tata letak, kontrak, penagihan, staf, fasilitas, dan operasi acara di kemudian hari.
Jelajahi Manajemen Pusat Konvensi →Tentang cerita ini: Halaman ini mencerminkan ruang lingkup Booking Ninjas yang dikonfirmasi untuk Billings Hotel & Convention Center di sekitar manajemen ruang konferensi dan integrasi tanda tangan elektronik. Ini tidak mengklaim peningkatan pendapatan yang tidak terverifikasi, peningkatan volume pemesanan, atau fungsionalitas di luar bukti proyek yang tersedia.
Memiliki ruang acara yang membutuhkan lebih dari sekadar kalender?
Lihat bagaimana Booking Ninjas dapat menghubungkan ruang, reservasi, perjanjian, tanda tangan, dan pekerjaan operasional yang mengikuti cara venue Anda sebenarnya menangani acara.
.jpeg)
.jpg)
.png)
