Une unité gérée est un élément qu'une organisation doit suivre et gérer comme son propre enregistrement.
Cela peut être une chambre, un lit, un bureau, un bureau, un tribunal, un appartement, un véhicule, un équipement ou une autre ressource. Ce qui en fait une unité gérée n'est pas le nom. C'est le fait que l'élément a besoin de ses propres informations, statut, relations, historique, règles ou rapports.
Pourquoi faire de quelque chose sa propre unité gérée ?
Faire d'un élément son propre enregistrement donne au système un endroit clair pour stocker des informations sur cet élément exact.
- Son nom, code, type ou emplacement.
- Sa capacité ou taille.
- Son statut actuel.
- Sa disponibilité ou heures d'ouverture.
- Réservations ou affectations qui lui sont liées.
- Règles de tarification ou de facturation lorsque cela est pertinent.
- Historique de maintenance, d'inspection ou de problèmes.
- Rapports sur l'utilisation, l'occupation ou la performance.
Toutes les unités gérées n'ont pas besoin de chaque champ. L'enregistrement doit contenir les informations nécessaires pour gérer cet élément correctement.
Comment une unité gérée est-elle différente d'une unité réservable ?
| Terme | Idée principale | Exemple |
|---|---|---|
| Unité gérée | Un élément que l'organisation doit gérer comme son propre enregistrement. | Un bâtiment, une chambre, un véhicule, une machine, un lit ou un tribunal. |
| Unité réservable | Un élément géré qui peut être réservé ou affecté par un processus de réservation. | Une salle de réunion que les clients peuvent réserver. |
Une unité gérée n'a pas toujours besoin d'être réservable. Un bâtiment peut contenir de nombreuses chambres réservables. Un actif de maintenance peut nécessiter un historique de travail même si personne ne le réserve. Voir Unité réservable pour le terme de réservation plus étroit.
Comment les unités gérées se connectent-elles à d'autres enregistrements ?
Une unité gérée devient plus utile lorsqu'elle est liée aux autres enregistrements qui décrivent ce qui lui est arrivé.
- Une chambre peut être liée à ses réservations.
- Une réservation peut être liée au client utilisant la chambre.
- Un problème de maintenance peut être lié à la même chambre.
- Un bon de travail peut montrer ce qui a été réparé et quand.
- Un rapport peut utiliser ces enregistrements pour montrer l'utilisation, les temps d'arrêt ou les revenus.
Salesforce prend en charge les relations entre les enregistrements afin que les données connexes puissent être consultées ensemble. Cela est utile lorsqu'une unité gérée doit se connecter à des réservations, des personnes, des tâches ou d'autres enregistrements commerciaux.
Comment les unités gérées fonctionnent-elles avec Booking Ninjas ?
Booking Ninjas peut gérer les réservations et les horaires à travers les propriétés, unités, services, installations, chambres, personnes, équipements et autres ressources. Lorsqu'un élément nécessite des règles de réservation, la réservation peut se connecter directement à cet élément et à sa disponibilité.
Voir Gestion des réservations et Planification des ressources.
Les unités gérées peuvent-elles avoir une hiérarchie ?
Oui, lorsque l'opération réelle a des niveaux. Un site peut contenir un bâtiment. Un bâtiment peut contenir des étages. Un étage peut contenir des chambres. Une chambre peut contenir de l'équipement.
La structure exacte doit rester aussi simple que possible. Ajoutez un niveau uniquement lorsqu'il aide à la réservation, à l'accès, à la maintenance, à la création de rapports ou à un autre processus réel.
Ne créez pas d'enregistrements juste parce que vous le pouvez
Une unité gérée doit avoir un but clair. Si personne n'a besoin de son propre statut, historique, règles, relations ou rapports, elle n'a peut-être pas besoin d'être un enregistrement séparé.
Qu'est-ce qui peut être considéré comme une unité gérée ?
Pour une liste plus large d'exemples dans l'hôtellerie, le coworking, les loisirs, le logement et l'équipement, voir Qu'est-ce qui peut être considéré comme une unité gérée ?.
Sources et lectures complémentaires
- Booking Ninjas : Gestion des réservations — décrit les réservations à travers les propriétés, unités, services, installations et ressources partagées.
- Booking Ninjas : Planification des ressources — décrit la planification des personnes, des chambres, des équipements et des actifs ensemble.
- Aide Salesforce : Vue d'ensemble des relations d'objets — explique comment les enregistrements Salesforce peuvent être liés afin que les utilisateurs puissent voir les données connexes ensemble.
"Unité gérée" est utilisé ici comme un concept de plateforme Booking Ninjas. La conception exacte de l'enregistrement dépend de l'implémentation.