Wie Hotels von einem automatisierten Gästemanagementsystem profitieren können

Ein automatisiertes Gästemanagementsystem ist für Hotels eine direkte Möglichkeit, ihre Leistung zu steigern. Denn das Managementsystem ermöglicht es dem Hotel, bestimmte Aufgaben abzunehmen und sich auf andere Dinge zu konzentrieren. Die Software übernimmt die Steuerung der Gästeverwaltung, deren Berechnung und anderer wichtiger Aspekte. Gästemanagementsysteme bieten alles, was zur Verwaltung und Betreuung der Gäste in einem Hotel erforderlich ist.

Sind Sie Hotelbesitzer oder -manager und denken über die Einführung eines automatisierten Gästemanagementsystems nach? Hier sind zehn (10) Gründe, warum Sie nicht zögern sollten, das System einzuführen.

Zentralisierte Aufzeichnungen

In Hotels, die ihre Unterlagen noch papierbasiert oder nur computerbasiert führen, liegen diese oft verstreut herum und es gibt keine zentrale Möglichkeit, sie für die Zukunft aufzubewahren. Dieses Problem löst ein automatisiertes Gästemanagementsystem. Es hilft, alle Hotelgästedaten an einem Ort zu speichern. Zahlungsdaten, Verpflegungsarten, interessante Einrichtungen oder die Anzahl der Gäste, die ein Unternehmen regelmäßig empfängt, können erfasst und für zukünftige Entscheidungen genutzt werden. Unabhängig von der Anzahl der Zimmer oder Gäste erfasst ein automatisiertes Gästemanagementsystem alles automatisch an einem Ort. Sie und Ihre Mitarbeiter sparen sich den Aufwand, am Jahresende genaue Aufzeichnungen vorlegen zu müssen, da das System dies effektiv erledigt. Anhand der Historie Ihrer Stammgäste können Sie deren Bedürfnisse ermitteln und sie besser bedienen.

Einfacher Zugang

Müssen Sie lange Akten und Bücher durchsehen, um herauszufinden, wer in Ihrem Hotel übernachtet, wo und wie lange er bleibt? Das ist jetzt vorbei. Mit einem automatisierten Gästemanagementsystem können Sie alle benötigten Informationen über Schlüssel abrufen. Geben Sie einfach Anweisungen ein und erhalten Sie Zugriff auf die eingegebenen Informationen zu jedem Gast. Mit dem System wird das Einchecken nicht nur einfacher, sondern auch schneller und für alle zugänglicher. Die Verwaltung wird einfacher, wenn Sie leicht erkennen können, wer sich wo befindet und welche Einrichtungen genutzt werden.

Ein weiterer Vorteil: Sie können von überall auf der Welt auf die Datensätze zugreifen. Nicht nur in Ihrem Hotel, sondern auch in Ihrem Hotel – Sie wissen immer, was los ist. Das automatisierte Gästemanagementsystem bietet Ihnen alle gewünschten Zugriffsmöglichkeiten.

Zeitmanagement

Ein gut automatisiertes Gästemanagementsystem spart Ihnen Zeit. Sie verbringen nicht nur weniger Zeit mit dem Einchecken Ihrer Gäste, sondern auch mit deren Betreuung. Da alles automatisiert ist, entfällt menschliche Ineffizienz, und Sie profitieren von hundertprozentiger Systemunterstützung. Alle Anfragen werden umgehend bearbeitet, Anweisungen innerhalb weniger Minuten erteilt und umgesetzt, damit Ihre Kunden am Ende des Tages zufrieden sind. Gäste können Zimmer reservieren und bezahlen, bevor sie im Hotel ankommen, und sparen so die Zeit an der Rezeption.

Optimierter Cashflow 

Das System bietet Ihrem Hotelbetrieb präzise und zuverlässige Informationen, die die Entscheidungsfindung deutlich erleichtern. Mit der Software holen Sie das Beste aus Ihrem Geld heraus und wissen, wie viel jeder Gast bezahlt hat. Sie erfahren, wer einen Rabatt erhält, wer einen Coupon eingelöst hat und wie viel Gäste zahlen, bereits bezahlt haben oder noch zahlen müssen. Der Gesamtbericht wird schließlich von der Software erstellt, sodass das Konto vor Fehlern geschützt ist.

Erhöhte Verantwortlichkeit 

Ein weiterer großer Vorteil eines Gästemanagementsystems ist die deutliche Steigerung Ihrer Verantwortlichkeit. Sie können im Handumdrehen detaillierte Aufzeichnungen erstellen, Details nachverfolgen und diese sinnvoll nutzen. Sie können erkennen, wer ein Zimmer belegt, und bei Bedarf Details dazu bereitstellen. Mit dem System können Sie das Gästeverhalten analysieren, die Hoch- und Nebensaison kennen, die Vorlieben Ihrer Gäste zu verschiedenen Jahreszeiten ermitteln und sich so darauf vorbereiten.

Es gibt Raum für strategische Planung

Aufzeichnungen sind im Gastgewerbe wichtig, da sie die Entscheidungsfindung unterstützen und die Planung erleichtern. Mit einem Gästemanagementsystem haben Sie einfachen Zugriff auf alles, was Sie für das Wachstum Ihres Hotels benötigen. Sie können strategische Zukunftspläne schmieden, ohne dass Sie durch Zwischenfälle gestört werden könnten. Sie können Prognosen erstellen, Mitarbeiterteams auf neue Aktivitäten vorbereiten und sich ganz auf die Umsetzung konzentrieren.

Flexibilität

Wünschen Sie sich ein funktionierendes System mit Funktionen, die Ihnen und Ihren Gästen helfen? Dann entscheiden Sie sich für ein Gästemanagementsystem. Damit steuern Sie Aktivitäten, Schritte und Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden. Sie können es an die Bedürfnisse Ihres Hotels anpassen und den gewünschten Nutzen bestimmen. Ein Gespräch mit Ihrem Softwareentwickler ermöglicht es Ihnen, die Kapazität Ihres Systems zu erweitern und kostenintensive Aufgaben zu automatisieren. Sprechen Sie mit Ihrem Softwareentwickler, und er wird das System auf verschiedene Weise optimieren, um sicherzustellen, dass es den beabsichtigten Zweck erfüllt. Sie müssen lediglich Ihre Interessen mitteilen und sich auf die praktikablen Punkte einigen. Ein Gästemanagementsystem ist nur so gut, wie Sie es sich wünschen.

Gesteigerte Effizienz

Möchten Sie die Gesamteffizienz Ihres Hotels steigern? Entscheiden Sie sich für ein automatisiertes Gästemanagementsystem. Mit der automatischen Verwaltung der Gäste Ihres Hotels können Sie sich auf andere Kernaspekte konzentrieren. Ein gutes Managementsystem wirkt sich positiv auf Ihr Hotel aus, während ein negatives die Ergebnisse mindert. Gäste können Hotelzimmer im Voraus buchen, bezahlen und sicher sein, dass es nicht zu Verwechslungen mit anderen Kunden kommt, da das Zimmer automatisch für andere verfügbar ist. Mit einem Gästemanagementsystem können Sie Ihren Gästen ganz einfach das Beste bieten.

Mehrfachzugriff

Haben Sie mehrere Manager in Ihrem Hotel oder wünschen Sie als Eigentümer erweiterte Zugriffsrechte? Konten können für jeden eingerichtet werden! Autorisierte Mitarbeiter können von überall auf die Systemsoftware zugreifen. Jeder Manager kann ein eigenes Konto einrichten und die Einstellungen entsprechend seiner Position verwalten. Jeder Manager hat jederzeit und von überall Zugriff auf alle benötigten Informationen. Egal, ob Sie am anderen Ende der Welt oder zu Hause sind, Sie können die Buchhaltung überprüfen, ohne den Arbeitsablauf des Hotels zu behindern oder andere zu stören. Selbstverständlich erhalten nur die erforderlichen Personen das Passwort oder die von Ihnen gewählte Zugriffsmethode. Techniker können Ihnen dabei helfen, das Passwort festzulegen und den Zugriff zu beschränken.

Sicherheit



Herkömmlich geführte Gästedaten können leicht von Unbefugten eingesehen werden. Daher empfiehlt sich ein Gästemanagementsystem. Es bietet höchste Sicherheit und schützt die persönlichen Daten Ihrer Gäste und andere sensible Hoteldaten.

Befürchten Sie, dass Mitarbeiter die verfügbaren Daten missbrauchen oder an Wettbewerber weitergeben könnten? Besprechen Sie mit Ihrem Softwareentwickler den Umfang der Zugriffsrechte jedes Kontos. Neben dem Zugriff genießen Sie maximale Sicherheit zum Schutz Ihres Unternehmens. Mit einem Gästemanagementsystem haben Sie keine Angst vor Gerichtsverfahren wegen Datenschutzverletzungen.

Gästemanagementsysteme decken alle notwendigen Anforderungen eines Hotels im Gästemanagement ab. Ziel ist nicht nur die Steigerung der Hotelproduktivität, sondern auch, den Gästen das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Ihre Gäste profitieren von Komfort, Zugriff und schnellerer Reaktion durch die Nutzung des automatisierten Gästemanagementsystems. Ihr Vertrauen in Ihre Fähigkeiten und die Ergebnisse, die Sie liefern, steigt, da sie wissen, dass Sie dazu in der Lage sind.

Auch hier gilt: Ihr Gästemanagementsystem ist nur so gut, wie Sie es sich wünschen. Es erfüllt genau Ihre Programmiervorgaben. Sie entscheiden selbst, welches Gästemanagementsystem am besten geeignet ist, nutzen es optimal und profitieren von den vielen Vorteilen, die es Ihnen bietet.