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Wycliffe Bible Translators necesitaba una mejor manera de gestionar su operación interna de apartamentos. La parte difícil no era simplemente mantener un calendario de alrededor de 40 apartamentos.
El personal respondía preguntas sobre disponibilidad, revisaba solicitudes, organizaba estancias grupales, asignaba apartamentos, manejaba diferentes métodos de pago, programaba limpieza y reconstruía informes sobre las mismas estancias.
Demasiado de ese trabajo dependía de que las personas movieran información entre formularios, correos electrónicos, hojas de cálculo y Salesforce.
El problema: se dedicaba demasiado tiempo a responder “¿Tenemos espacio?”
Antes de Booking Ninjas, las solicitudes de apartamentos dependían en gran medida de un formulario de Google, correos electrónicos y coordinación del personal.
Uno de los puntos de dolor más claros era la disponibilidad. Una gran parte de los mensajes relacionados con apartamentos eran personas que simplemente preguntaban si la vivienda estaba disponible para ciertas fechas.
El personal luego tenía que trabajar en el resto de la solicitud:
- Verificar la disponibilidad de apartamentos
- Revisar solicitudes individuales
- Revisar solicitudes grupales
- Elegir tipos de apartamentos
- Asignar unidades específicas
- Preparar información de facturación
- Organizar limpieza
- Preparar informes
Los grupos complicaban esto. Un grupo podría necesitar varios apartamentos de dos y tres habitaciones, diferentes fechas de llegada y salida, diferentes pagadores y nombres de ocupantes que no se conocían cuando se presentó la primera solicitud.
La solución: hacer que un paso conduzca al siguiente
Booking Ninjas construyó el flujo de trabajo de apartamentos dentro del entorno existente de Salesforce de Wycliffe.
La parte útil no era una sola característica. Era permitir que la misma estancia avanzara a través de los pasos que Wycliffe ya necesitaba.
El personal puede ver la disponibilidad de apartamentos, solicitudes pendientes y estancias confirmadas a través de las fechas.
Un huésped o grupo puede solicitar las fechas y tipos de apartamentos que necesitan.
Wycliffe mantiene el control sobre la aprobación, bloques grupales y los apartamentos que se asignan.
Las facturas, métodos de pago, ocupantes y detalles de la estancia permanecen conectados a la reserva.
El check-out puede llevar a trabajos de limpieza mientras los mismos registros apoyan las operaciones y los informes financieros.
Esta es la idea más amplia detrás de operaciones comerciales conectadas : el booking puede permanecer vinculado al trabajo que ocurre antes, durante y después de él.
Cómo la configuración de Wycliffe resolvió cada parte del flujo de trabajo
| Necesidad de Wycliffe | Configuración de Booking Ninjas | Lo que se volvió más fácil |
|---|---|---|
| Ver disponibilidad de apartamentos | Calendario de Disponibilidad + Gestión de Reservas | El personal puede trabajar desde un calendario visual en lugar de reconstruir la disponibilidad a partir de formularios, correos electrónicos y verificaciones separadas. |
| Mantener solicitudes tentativas primero | Flujo de trabajo de reserva basado en solicitudes | Una solicitud puede ser revisada antes de que Wycliffe la apruebe y asigne apartamentos específicos. |
| Manejar grandes grupos | Reserva de Grupo | Varios apartamentos, viajeros, fechas y detalles a nivel de grupo pueden permanecer juntos en lugar de convertirse en reservas no relacionadas. |
| Asignar viajeros más tarde | Bloqueo grupal + asignación individual | Wycliffe puede reservar suficiente inventario de apartamentos primero y decidir quién ocupa cada apartamento más tarde. |
| Manejar diferentes pagadores | Gestión de Facturas + Facturación Dividida | Los pagos externos, los cargos internos de departamento y las diferentes responsabilidades de pago pueden permanecer vinculados a la reserva. |
| Preparar apartamentos después del check-out | Gestión de Órdenes de Trabajo | Una estancia completada puede llevar a trabajos de limpieza en lugar de depender de una entrega manual separada. |
| Dar a los equipos diferentes informes | Informes de Salesforce + Informes de Booking Ninjas | Las operaciones y finanzas pueden trabajar a partir de los mismos datos de reserva mientras mantienen las vistas que necesitan. |
Mostrar disponibilidad no significaba renunciar al control
Esta fue una parte importante del flujo de trabajo de Wycliffe.
La organización quería que los huéspedes y grupos tuvieran una forma más clara de ver lo que podría estar disponible y enviar una solicitud.
Pero un apartamento disponible no significaba automáticamente que esa solicitud debería convertirse en una reserva confirmada.
El personal de Wycliffe aún necesitaba revisar la solicitud, verificar la situación de vivienda más amplia, aprobarla o rechazarla y decidir qué apartamentos deberían usarse realmente.
Booking Ninjas preservó ese paso en lugar de forzar a Wycliffe a una confirmación instantánea.
El Centro de Conocimiento explica la diferencia entre reservas tentativas y confirmadas .
Las estancias grupales podían mantenerse juntas sin hacer que cada viajero fuera idéntico
Un gran grupo no siempre llega y sale como una unidad.
Wycliffe podría necesitar varios apartamentos para el mismo grupo mientras que los viajeros individuales aún tenían diferentes fechas, asignaciones de habitaciones o arreglos de pago.
Booking Ninjas separó el grupo de los detalles individuales.
Wycliffe podía primero responder la gran pregunta: ¿Tenemos suficientes apartamentos para este grupo?
El inventario requerido podría bloquearse antes de que se conocieran todos los nombres de los ocupantes. Las asignaciones individuales podrían añadirse más tarde a medida que la estancia se volviera más clara.
Esto es lo que hace que las reservas grupales sean diferentes de simplemente crear una larga lista de reservas individuales.
La actual capacidad de Reserva de Grupo de Booking Ninjas sigue el mismo modelo más amplio: la información a nivel de grupo y a nivel individual puede permanecer conectada mientras cambian las fechas, las personas, las habitaciones o los recursos.
El flujo de facturación también tenía que entender a Wycliffe
No todas las estancias en apartamentos se pagaban de la misma manera.
Algunos pagos podían hacerse con tarjeta de crédito o en efectivo. Otros podían cargarse internamente a un departamento o diario de Wycliffe.
Una reserva también podía tener más de un pagador.
Booking Ninjas se configuró para que esas relaciones de pago pudieran permanecer como parte del mismo historial de reservas en lugar de forzar al personal a un proceso de facturación externo.
Las facturas podían dividirse cuando diferentes personas o departamentos eran responsables de diferentes partes de una estancia. Una vez pagadas, el historial de facturación podía permanecer conectado con la reserva.
Para la estructura más amplia de reserva a facturación, consulta Cómo las Reservas se Conectan a las Facturas .
La reserva podía activar el trabajo que viene después del check-out
El apartamento no está listo para el próximo huésped solo porque la reserva anterior terminó.
Todavía necesita ser limpiado y preparado.
Booking Ninjas conectó ese paso operativo al check-out. Una estancia completada podía crear el trabajo de limpieza necesario para el apartamento.
El personal de limpieza podía trabajar a través de estados simples como en progreso, completado o cancelado, mientras que los supervisores podían ver qué apartamentos aún necesitaban atención.
Eso convirtió la limpieza de una entrega separada en el siguiente paso del mismo flujo de trabajo de apartamentos.
Booking Ninjas tenía que encajar en la organización de Salesforce de Wycliffe, no reemplazarla
Wycliffe ya tenía Salesforce.
Su equipo ya tenía reglas sobre cuentas, contactos, relaciones de datos sin fines de lucro, campos requeridos, informes, calidad de datos y permisos.
Empezar de nuevo en una base de datos de reservas separada habría creado otro lugar para mantener sincronizado.
En cambio, Booking Ninjas trabajó con la estructura existente de Salesforce de Wycliffe y refinó el flujo de trabajo de apartamentos alrededor de ella.
Eso incluyó detalles específicos de Wycliffe como clasificaciones de apartamentos, preferencias de piso, exenciones fiscales, tipos de pago, diseños de facturas, informes y terminología.
La tecnología subyacente puede provenir de Booking Ninjas y Salesforce, pero Wycliffe aún decide cómo necesita funcionar su propia operación de vivienda.
La configuración siguió mejorando cuando los usuarios reales la probaron
Las pruebas de aceptación del usuario sacaron a la luz detalles que son fáciles de pasar por alto en una lista de verificación de productos genéricos.
Los usuarios de Wycliffe pidieron cosas como preferencias de primer y segundo piso, diferencias más claras entre unidades de dos y tres habitaciones, límites más realistas en las solicitudes grupales, mejor visibilidad del calendario, manejo de exenciones fiscales, informes financieros mejorados y cambios en los diseños de facturas y recibos.
Esas solicitudes se utilizaron para refinar la versión del flujo de trabajo de Wycliffe.
Esa es una parte importante de la implementación: Salesforce proporciona una tecnología sólida, pero el producto útil aparece cuando las reglas en pantalla coinciden con el trabajo que las personas realmente hacen.
Lo que se volvió más fácil en el flujo de trabajo de Wycliffe
No hay resultados numéricos posteriores al lanzamiento en el material utilizado para esta historia, por lo que la mejora se muestra mejor a través del trabajo que se volvió conectado.
El personal podía trabajar desde un calendario visual de apartamentos en lugar de reconstruir la respuesta a través de verificaciones repetidas de correo electrónico.
Los bloques de apartamentos, la información grupal, los viajeros individuales y las diferentes fechas podían permanecer relacionadas.
Las solicitudes en línea podían facilitar la recepción sin convertir cada solicitud en una reserva confirmada automática.
Los pagos normales, los cargos internos de departamento y las responsabilidades divididas podían permanecer como parte del mismo flujo de reserva.
El final de una estancia podía crear la siguiente tarea operativa en lugar de depender de otra entrega manual.
Wycliffe no necesitaba crear otra base de datos desconectada para las operaciones de apartamentos.
La reserva era el núcleo, pero la operación necesitaba más a su alrededor
Wycliffe es un buen ejemplo de por qué Booking Ninjas comienza con reservas y no tiene que detenerse ahí.
La Gestión de Reservas manejó la estancia central. La Reserva de Grupo la extendió para grupos más grandes. La Gestión de Facturas y la Facturación Dividida manejaron el lado financiero. La Gestión de Órdenes de Trabajo conectó la estancia a la limpieza. Los informes de Salesforce apoyaron las operaciones y finanzas.
Ahí es donde Booking Ninjas encaja especialmente bien: cuando una reserva toca varias partes diferentes de la misma organización y esas partes necesitan permanecer conectadas.
Un caso de reserva más simple puede usar menos piezas. Wycliffe necesitaba más porque su flujo de trabajo era más complejo.
Aprende más sobre este flujo de trabajo
Ve cómo un grupo puede permanecer conectado mientras las personas, los espacios, las fechas y los detalles individuales aún difieren.
Cómo Funcionan las Reservas Grupales →Ve cómo los cargos, facturas, pagos y la reserva pueden permanecer conectados.
Cómo las Reservas se Conectan a las Facturas →Ve por qué las reservas, pagos, trabajo del personal, instalaciones e informes funcionan mejor cuando los registros pueden seguir la misma operación.
Cómo Booking Ninjas Conecta las Operaciones Comerciales →¿Tienes más sucediendo alrededor de una estancia de lo que un sistema de reservas normal puede manejar?
Ve cómo Booking Ninjas puede conectar reservas, grupos, aprobaciones, facturación, trabajo operativo, informes y tus datos existentes de Salesforce alrededor de la forma en que tu organización ya trabaja.
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