International Student House de Washington, DC, ofrece a estudiantes internacionales, académicos, pasantes y jóvenes profesionales más que una habitación. Les brinda un lugar para vivir, conocer gente y formar parte de una comunidad.
Detrás de esa experiencia hay una operación de vivienda con residentes que llegan de muchos países, se quedan por diferentes períodos de tiempo, pagan en diferentes horarios y necesitan apoyo durante su estancia.
A medida que la comunidad creció, se estaba gastando demasiado tiempo del personal en mantener las asignaciones de vivienda, la facturación, los pagos, la información de los residentes y la comunicación en orden.
El desafío: cada estancia de residente generaba más trabajo administrativo
ISH puede albergar alrededor de 100 residentes a la vez, con personas que vienen de más de 70 países. Muchos residentes se quedan de seis meses a un año.
Eso significa que el equipo no solo está registrando a los huéspedes por unas pocas noches. Está gestionando un viaje de residencia más largo.
- Solicitudes y reservas de alojamiento
- Asignaciones de habitaciones
- Diferentes duraciones de estancia
- Listas de espera
- Facturación mensual
- Horarios de pago
- Comunicación con residentes
- Informes de alojamiento
El proceso anterior hacía que el personal pasara horas manteniendo estas piezas manualmente. Las admisiones necesitaban gestionar la vivienda y la demanda. La contabilidad necesitaba mantener las facturas, saldos y pagos en orden. Los asesores de residentes necesitaban información clara al ayudar a las personas durante su estancia.
La solución: mantener el viaje del residente conectado
Booking Ninjas le dio a ISH una forma de comenzar con las reservas de alojamiento y mantener las siguientes partes del viaje del residente conectadas a su alrededor.
El viaje de alojamiento comienza con el residente y la estancia que necesita.
Las reservas y la disponibilidad ayudan a las admisiones a gestionar quién puede ser colocado y cuándo.
La información útil del residente puede mantenerse conectada durante toda la estancia.
Los cargos mensuales, facturas, saldos y actividades de pago pueden seguir al residente.
El acceso al portal, la comunicación y los informes ayudan al personal a apoyar al residente después de la mudanza.
Aquí es donde Booking Ninjas funciona bien: la reserva es solo el comienzo, y varios equipos aún necesitan trabajar a partir del mismo viaje del residente después.
Cómo la configuración de ISH resolvió los problemas diarios
| Necesidad de ISH | Configuración de Booking Ninjas | Lo que se volvió más fácil |
|---|---|---|
| Diferentes duraciones de estancia | Gestión de Reservas | Las admisiones pueden gestionar las estancias de alojamiento en función de las fechas que cada residente realmente necesita. |
| Demanda cuando se llena la vivienda | Gestión de Listas de Espera | Los solicitantes en lista de espera pueden mantenerse en un flujo más claro en lugar de ser seguidos por separado a mano. |
| Facturación mensual de residentes | Facturación + Facturación Recurrente | Los cargos mensuales, pagos programados y saldos de residentes pueden mantenerse conectados a la misma cuenta. |
| Acceso al pago de residentes | Portal para Estudiantes | Los residentes tienen un lugar para ver información útil de cuentas y pagos sin preguntar al personal por cada actualización. |
| Diferentes roles del personal | Usuarios y acceso de Salesforce | Las admisiones, asesores de residentes, instalaciones y contabilidad pueden trabajar con la información que importa a sus trabajos. |
| Informes manuales | Informes + paneles | Los registros de alojamiento y pago ya en el sistema pueden usarse para informes en lugar de ser recopilados nuevamente a mano. |
La facturación necesitaba seguir al residente, no vivir en un proceso separado
Las estancias más largas hacen que la facturación sea especialmente importante.
ISH necesitaba precios mensuales, pagos programados, facturas y la capacidad de llevar un saldo de cuenta hacia adelante en el estado actual del residente.
Booking Ninjas ayudó a la contabilidad a configurar esas reglas en torno a la forma en que ISH ya factura a sus residentes.
Eso significa que la reserva de alojamiento y el dinero conectado a ella no necesitan convertirse en dos historias separadas.
El Centro de Conocimiento explica la relación básica en Cómo se Conectan las Reservas a las Facturas .
Los residentes pueden manejar más cosas simples por sí mismos
Un residente no debería necesitar contactar al personal cada vez que quiera entender algo simple sobre su cuenta.
El portal para residentes le da a ISH un lugar para compartir información aprobada y apoyar la actividad de pago mientras mantiene el lado administrativo separado.
Esto ayuda a reducir las preguntas rutinarias para el personal sin eliminar el apoyo personal que los residentes aún necesitan.
El Centro de Conocimiento explica esta idea en ¿Qué Pueden Hacer los Clientes a Través de un Portal? .
Para ISH, eso importa porque el tiempo del personal se gasta mejor dando la bienvenida a los residentes, ayudándoles a adaptarse, apoyando la vida comunitaria y manejando situaciones que realmente necesitan a una persona.
La configuración sigue la forma en que trabaja ISH
International Student House no es un hotel normal y no es un edificio de apartamentos estándar.
Sus residentes se quedan por períodos más largos, llegan de todo el mundo, siguen diferentes horarios de facturación e interactúan con varios equipos de personal durante su tiempo en la Casa.
Esa es la razón por la que la configuración se moldeó en torno a las propias reglas de vivienda de ISH en lugar de pedirle a ISH que cambiara la comunidad para adaptarse a un sistema de propiedad genérico.
Las admisiones podían trabajar con reservas y listas de espera. La contabilidad podía trabajar con facturación y pagos. Los asesores de residentes podían usar herramientas de residentes y comunicación.
Salesforce proporciona la tecnología subyacente, pero las reglas, usuarios, registros y flujos de trabajo reales pertenecen a ISH.
ISH se trasladó al nuevo flujo paso a paso
El cambio no ocurrió pidiendo a cada departamento que cambiara todo de la noche a la mañana.
Booking Ninjas trabajó junto al proceso existente durante un período de incorporación de dos meses. Los datos de residentes se incorporaron a nuevos perfiles de residentes, y se capacitó al personal en torno al trabajo que realmente manejaban.
Las admisiones aprendieron gestión de reservas y listas de espera. Los asesores de residentes trabajaron con el portal y herramientas de comunicación. La contabilidad configuró reglas de facturación, pagos y facturas.
Dentro del primer mes, ISH ya estaba realizando reservas y pagos a través del nuevo sistema.
Ese enfoque por fases ayudó a que el nuevo proceso se convirtiera en parte del ritmo normal del equipo en lugar de convertirse en otro proyecto que el personal tenía que gestionar además de su trabajo diario.
Lo que se volvió más fácil para International Student House
Las reservas, residentes, listas de espera y otros registros de vivienda ya no necesitan la misma cantidad de mantenimiento separado.
Los cargos mensuales, facturas, saldos y pagos pueden seguir al residente en un flujo conectado.
El portal le da a los residentes un lugar para manejar necesidades simples de cuentas y pagos sin preguntar siempre al personal.
La información de los residentes y las herramientas de comunicación pueden mantenerse más cerca de los registros que el personal ya utiliza.
Los mismos datos de alojamiento y pago utilizados todos los días también pueden respaldar informes sin ser reconstruidos manualmente.
El personal puede dedicar más atención a los residentes, eventos, apoyo e intercambio intercultural en lugar de trabajo administrativo rutinario.
Un sistema de vivienda puede seguir creciendo alrededor del viaje del residente
Para ISH, la Gestión de Reservas y Reservas proporciona el punto de partida.
A partir de ahí, la misma configuración puede conectar listas de espera, perfiles de residentes, facturación, pagos, portales, comunicación, informes y otros flujos de trabajo cuando sean necesarios.
Eso es útil para el alojamiento estudiantil porque la parte difícil rara vez es una reserva. La parte más difícil es todo lo que tiene que mantenerse conectado durante los meses después de que el residente se muda.
Para el caso de uso más amplio, consulta la solución de Alojamiento Estudiantil .
Aprende más sobre el flujo de residentes conectado
Ve cómo una reserva de alojamiento puede mantenerse conectada a las facturas y pagos que la siguen.
Cómo se Conectan las Reservas a las Facturas →Ve lo que los residentes o clientes pueden manejar a través de un portal y lo que aún queda con el personal.
¿Qué Pueden Hacer los Clientes a Través de un Portal? →Ve por qué mantener a los equipos alrededor de los mismos datos confiables hace que el trabajo diario sea más fácil.
¿Qué Significa Una Fuente de Verdad? →Dedica menos tiempo a mantener unidas las operaciones de vivienda.
Descubre cómo Booking Ninjas puede conectar reservas, residentes, facturación, pagos, portales y el trabajo diario en torno a una comunidad de alojamiento a largo plazo.
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