El Billings Hotel & Convention Center necesitaba un proceso más claro para la reserva de espacios de conferencia y acuerdos.
Billings Hotel & Convention Center en Billings, Montana, gestiona el alojamiento del hotel junto con el espacio para convenciones y eventos diseñado para reuniones, grupos y otros encuentros.
Para el equipo de eventos, reservar un espacio era solo una parte del trabajo. La reserva también necesitaba avanzar a través de los detalles del evento, acuerdos, firmas y confirmación final.
El desafío: reservar la sala era solo el comienzo
Las reservas de conferencias y convenciones implican más que encontrar un espacio vacío en un calendario.
El equipo también necesita entender qué espacio se ajusta al evento, qué fechas están disponibles, cómo avanza la reserva y si el acuerdo se ha completado.
- Espacios de conferencia
- Diferentes configuraciones
- Requisitos de capacidad
- Fechas del evento
- Detalles de la reserva
- Estado de la reserva
- Acuerdos
- Firmas electrónicas
Cuando esas piezas se manejan por separado, el personal se convierte en responsable de llevar el evento de un sistema o paso al siguiente.
La solución: dejar que el evento avance a través de un camino conectado
Booking Ninjas implementó un flujo de trabajo estructurado alrededor de los espacios de conferencia y el proceso de acuerdo asociado a esas reservas.
Comienza con el espacio de conferencia o evento que se ajuste a las fechas y requisitos.
Mantén el espacio, las fechas, el cliente y la información del evento alrededor de un registro de reserva.
El contrato o acuerdo puede seguir a partir de la reserva en lugar de convertirse en un proceso separado.
La firma electrónica mueve el documento a través de la aprobación sin requerir otra pista de papel desconectada.
La reserva y el acuerdo completado permanecen más fáciles de seguir a medida que el evento avanza.
Cómo se integró la configuración de Billings
| Necesidad del equipo de eventos | Configuración de Booking Ninjas | Qué se volvió más fácil |
|---|---|---|
| Organizar espacio de conferencia reservable | Gestión de Espacios de Conferencia | Los espacios podían ser tratados como inventario estructurado reservable en lugar de simplemente nombres en un calendario informal. |
| Rastrear reservas de eventos | Gestión de Reservas | El espacio, las fechas, la información de la reserva y el estado podían permanecer conectados a medida que el evento avanzaba. |
| Pasar de la reserva al acuerdo | Flujo de Trabajo de Reservas | El paso del documento podía seguir a partir del registro del evento en lugar de requerir que el personal reconstruyera el contexto en otro lugar. |
| Recoger firmas | Documento & Firma Electrónica | Los acuerdos podían avanzar a través de la firma electrónica mientras permanecían más cerca de la reserva y su estado. |
| Mantener el proceso visible | Registros de Salesforce Conectados | El personal podía trabajar a partir de un registro más claro del espacio, la reserva, el acuerdo y el siguiente paso. |
El espacio de conferencia también es inventario
Una habitación de hotel no es lo único que se puede reservar.
Las operaciones de convenciones pueden necesitar gestionar salones de baile, salas de reuniones, pasillos, áreas de descanso y otros espacios que pueden soportar diferentes capacidades y configuraciones.
Eso significa que el sistema necesita entender los espacios como recursos reservables reales con fechas, disponibilidad y actividad de reserva a su alrededor.
La solución actual de Booking Ninjas para Centros de Convenciones sigue este modelo más amplio al conectar las reservas de eventos y salones con configuraciones, contratos, facturación, personal, instalaciones e informes dentro de Salesforce.
Para Billings, el alcance del proyecto confirmado se centró más estrechamente en la gestión de espacios de conferencia y el flujo de trabajo de acuerdos asociados a esas reservas.
El acuerdo no debe perder su conexión con el evento
Un evento puede ser discutido o reservado tentativamente antes de que el acuerdo comercial esté completo.
Eso crea un traspaso importante entre el lado de la reserva y el lado del documento.
Booking Ninjas conectó la capacidad de firma electrónica con el flujo de trabajo para que el acuerdo pudiera permanecer más cerca del evento al que pertenecía.
La capacidad actual de Documento & Firma Electrónica apoya este mismo principio: los acuerdos pueden ser generados, enviados, firmados, rastreados y adjuntados a registros relevantes de Salesforce en lugar de convertirse en archivos desconectados.
Menos traspasos para que el personal mantenga unidos
Sin un flujo de trabajo conectado, alguien tiene que recordar qué evento está esperando un acuerdo, qué acuerdo se ha enviado, si ha sido firmado y qué reserva puede ahora avanzar a la confirmación.
Ese trabajo puede ser manejable cuando el volumen de eventos es bajo.
Se vuelve más difícil a medida que los espacios, fechas, configuraciones, clientes y acuerdos se multiplican.
Conectar el registro de reserva con el proceso del documento le da al personal un lugar más estructurado para ver qué ha sucedido y qué aún necesita atención.
Lo que el flujo de trabajo conectado hizo más claro
No tenemos resultados numéricos verificados post-lanzamiento para esta historia, por lo que el valor se muestra mejor a través del trabajo que Booking Ninjas conectó.
El inventario de conferencias podía ser gestionado como parte de un flujo de trabajo de reservas en lugar de solo como una entrada aislada en el calendario.
El espacio, las fechas, el cliente y el estado de la reserva podían permanecer como parte del mismo contexto operativo.
El paso del contrato podía convertirse en una continuación natural de la reserva en lugar de un proceso administrativo no relacionado.
La firma electrónica creó un camino más claro para mover los acuerdos hacia su finalización.
El equipo pudo dedicar menos esfuerzo a conectar manualmente el lado de la reserva y el lado del documento del evento.
La misma base de Salesforce puede soportar flujos de trabajo adicionales de eventos, facturación, instalaciones, informes y operaciones cuando sea necesario.
Una reserva de convención se sitúa entre el trabajo comercial y operativo
Una reserva de evento no está completa solo porque se ha reservado una sala.
El cliente puede necesitar un acuerdo. El acuerdo necesita aprobación y firma. El espacio puede necesitar una configuración particular. Más tarde, el mismo evento puede tocar la facturación, el personal, el catering, las instalaciones u otros trabajos operativos.
Por eso la solución actual de Booking Ninjas para Centros de Convenciones se extiende más allá de un simple calendario de espacios.
Billings comenzó con un problema enfocado: gestión de espacios de conferencia y firma electrónica.
El valor de la base de Salesforce es que esas primeras piezas conectadas no tienen que convertirse en otro sistema aislado si más de la operación del evento necesita ser conectada más adelante.
El flujo de trabajo debe seguir cómo el lugar realmente vende el espacio
Diferentes propiedades de convenciones tienen diferentes espacios, configuraciones, pasos de aprobación, requisitos de acuerdos, roles de personal y formas de mover un evento hacia la confirmación.
Booking Ninjas no necesita que cada lugar siga un proceso idéntico.
La base de Salesforce proporciona los registros y herramientas de flujo de trabajo subyacentes. La configuración puede entonces dar forma al proceso de reserva alrededor de la organización que lo utiliza.
Eso es particularmente útil cuando un lugar ha superado un calendario estándar pero no necesita cada parte de una gran plataforma de gestión de eventos desde el primer día.
Aprende más sobre la reserva de eventos conectados
Ve cómo Booking Ninjas gestiona si un espacio o recurso puede ser realmente reservado para un momento particular.
Cómo se Gestiona la Disponibilidad →Ve cómo los acuerdos, firmas, seguimiento de estado y documentos completados pueden permanecer conectados a los registros de Salesforce.
Explora Documento & Firma Electrónica →Ve cómo las reservas de espacios pueden luego conectarse con configuraciones, contratos, facturación, personal, instalaciones y operaciones de eventos.
Explora la Gestión de Centros de Convenciones →Acerca de esta historia: Esta página refleja el alcance confirmado de Booking Ninjas para el Billings Hotel & Convention Center en torno a la gestión de espacios de conferencia y la integración de firma electrónica. No reclama mejoras de ingresos verificadas, aumentos en el volumen de reservas o funcionalidades más allá de la evidencia del proyecto disponible.
¿Tienes espacios para eventos que necesitan más que un calendario?
Ve cómo Booking Ninjas puede conectar espacios, reservas, acuerdos, firmas y el trabajo operativo que sigue alrededor de la forma en que tu lugar realmente maneja eventos.
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