Constructor University necesitaba reemplazar un sistema de alojamiento estudiantil heredado, pero reemplazar el software antiguo con otra base de datos aislada solo crearía un nuevo problema.
Constructor University ya dependía de Salesforce para la información de los estudiantes. Booking Ninjas trabajó con ese entorno existente para que el alojamiento pudiera convertirse en otra parte conectada del registro universitario del estudiante.
El proyecto reunió reservas de alojamiento, autoservicio de estudiantes, reglas de asignación, pagos, datos operativos e informes en torno a la base de Salesforce en la que Constructor ya confiaba.
El desafío: el alojamiento abarcaba mucho más que la disponibilidad de habitaciones
Constructor se estaba alejando de su antiguo sistema de alojamiento, Mercury.
Eso significaba que las propiedades existentes, los contactos de los estudiantes, las reservas, el historial de alojamiento y los procesos operativos debían ser considerados como parte de la transición.
Pero el alojamiento en sí también era más complicado que asignar una habitación vacía.
- Registros de estudiantes
- Preferencias de alojamiento
- Elegibilidad de habitaciones
- Reservas
- Depósitos y pagos
- Asignación de habitaciones
- Informes de Vida Residencial
- Check-in y check-out
Los estudiantes de primer año y los que regresan podrían seguir diferentes caminos. Algunos tipos de habitaciones tenían diferentes reglas de elegibilidad. Los equipos de alojamiento necesitaban informes cambiantes. Los estudiantes necesitaban una forma utilizable de completar su parte del proceso.
La decisión más importante: mantener Salesforce como la base de datos de estudiantes
Constructor ya tenía su propio entorno de Salesforce y registros de estudiantes establecidos.
Una preocupación inicial era si la nueva plataforma de alojamiento crearía una estructura de datos personalizada separada que luego necesitaría otra integración de vuelta a la universidad.
Booking Ninjas trabajó en cambio con la estructura existente de Contacto y Cuenta de Persona de Salesforce de Constructor.
La información de alojamiento podría permanecer conectada a los registros de estudiantes ya utilizados en otros lugares de la universidad, y los equipos autorizados podrían acceder a información relevante sin que cada usuario necesitara trabajar dentro de la aplicación de Booking Ninjas.
Eso abordó una de las preocupaciones más claras planteadas durante el proyecto: el alojamiento no necesitaba convertirse en otra isla de datos.
Booking Ninjas explica esta estructura más amplia en ¿Qué es una organización de Salesforce?
El viaje de alojamiento estudiantil podría convertirse en un flujo conectado
La experiencia útil comienza con el registro del estudiante y continúa a lo largo del ciclo de vida del alojamiento.
Comenzar desde la información del estudiante que Constructor ya mantiene en Salesforce.
Dar al estudiante un punto de entrada de alojamiento de marca con la información y acciones relevantes para ellos.
El estado del estudiante, preferencias, tipo de habitación y requisitos aplicables dan forma al siguiente paso.
La reserva puede seguir la regla de pago o aprobación que se aplica a ese estudiante.
El registro de alojamiento permanece disponible para asignaciones, Vida Residencial, informes y trabajo posterior en el ciclo de vida.
Cómo se ajustó la configuración de Constructor
| Necesidad de Constructor | Enfoque de Booking Ninjas | Lo que hizo posible |
|---|---|---|
| Reemplazar datos de alojamiento heredados | Estructura de migración nativa de Salesforce | Propiedades, contactos, reservas y datos históricos relevantes podrían trasladarse al nuevo entorno en lugar de comenzar con un sistema de alojamiento vacío. |
| Mantener registros de estudiantes existentes | Estructura existente de Contacto / Cuenta de Persona de Salesforce | El alojamiento podría trabajar alrededor de la información de estudiantes establecida de la universidad en lugar de crear otra base de datos de estudiantes independiente. |
| Dar a los estudiantes autoservicio | Portal del Estudiante | Los estudiantes podrían recibir acceso a un entorno de marca Constructor y completar partes relevantes del viaje de alojamiento por sí mismos. |
| Aplicar diferentes reglas de alojamiento | Reglas de reserva + flujos de trabajo de Salesforce | Los estudiantes de primer año, los que regresan, los tipos de habitaciones, las preferencias y otros atributos de los estudiantes podrían influir en el proceso mostrado al estudiante. |
| Manejar depósitos de alojamiento | Procesamiento de Pagos | La actividad de pago aplicable podría permanecer conectada al estudiante y la reserva en lugar de reconciliarse por separado. |
| Mantener reservas incompletas utilizables | Estado de reserva + flujo de trabajo de pago | Un estudiante podría regresar a un paso pendiente en lugar de tener que reconstruir la solicitud de alojamiento desde el principio. |
| Apoyar informes cambiantes | Informes + Tableros de Salesforce | La Vida Residencial podría construir diferentes vistas alrededor de edificios, habitaciones, ocupación, atributos de estudiantes o asignaciones a partir de los mismos datos. |
Los estudiantes podrían manejar más del viaje de alojamiento por sí mismos
Constructor necesitaba más que una pantalla administrativa de alojamiento.
Los estudiantes también necesitaban un lugar claro para interactuar con el proceso.
Booking Ninjas configuró un Portal del Estudiante de marca donde el acceso del estudiante podría estar conectado al flujo de trabajo de alojamiento de la universidad.
El portal podría convertirse en el lugar donde los estudiantes ven la información de alojamiento relevante para ellos, mantienen preferencias aplicables, continúan los pasos de reserva y completan acciones como un pago de alojamiento aplicable.
Eso acerca el trabajo rutinario a la persona que ya conoce la respuesta.
El actual de Booking Ninjas Portal del Estudiante mantiene el autoservicio del estudiante directamente conectado a los registros de Salesforce en lugar de mantener otra copia del estudiante fuera de la plataforma.
Las reglas de alojamiento universitario podrían convertirse en parte del flujo de trabajo
Constructor no tenía un proceso de alojamiento idéntico para cada estudiante.
Los estudiantes de primer año y los que regresan podrían tener diferentes requisitos. Ciertos tipos de habitaciones podrían tener diferentes elegibilidades. Las preferencias de los estudiantes y la información existente de la universidad también podrían afectar lo que necesitaba suceder a continuación.
En lugar de pedir al personal que recuerde y explique cada variación manualmente, los datos de Salesforce y los flujos de trabajo de Booking Ninjas podrían ayudar a determinar el camino de alojamiento apropiado.
El proyecto también exploró requisitos de asignación más profundos, como preferencias de habitación, preferencias de piso, nacionalidad, preferencias de fumar, consideraciones de compañeros de cuarto y comportamiento de inventario controlado.
Esas ideas avanzadas de emparejamiento y asignación deben entenderse como áreas que Constructor y Booking Ninjas estaban definiendo y refinando durante la implementación, en lugar de presentarse todas como funcionalidad de producción confirmada.
El pago podría convertirse en parte del estado de la reserva
Constructor también tenía diferentes caminos financieros dependiendo del estudiante.
Por ejemplo, los estudiantes que regresan podrían necesitar un depósito de alojamiento mientras que los estudiantes de primer año podrían seguir otro proceso.
Booking Ninjas trabajó en conectar la actividad de pago de Stripe con el estudiante y la reserva para que un pago aplicable pudiera convertirse en parte del flujo de trabajo de alojamiento en sí.
Eso crea una secuencia mucho más clara:
La misma estructura también ayuda con los estudiantes que comienzan la reserva pero no completan el pago de inmediato. La reserva puede retener su estado para que el estudiante pueda regresar al paso pendiente en lugar de comenzar de nuevo.
Las herramientas de pago actuales de Booking Ninjas conectan las transacciones directamente con las reservas, facturas y registros de clientes de Salesforce. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
La Vida Residencial no quería esperar a un proveedor de software cada vez que necesitaba un nuevo informe
Las preguntas sobre la vivienda universitaria cambian constantemente.
Una persona puede necesitar estudiantes en un edificio en particular. Otra puede necesitar ocupación. Otra puede necesitar información sobre menores, nacionalidad, asignaciones de habitaciones u otros atributos de los estudiantes.
El equipo de Constructor dejó claro que una lista fija de informes no sería suficiente.
Debido a que los registros de vivienda permanecieron en Salesforce, los equipos autorizados podían usar los informes de Salesforce y las exportaciones permitidas para responder diferentes preguntas a partir de los mismos datos subyacentes.
- Edificios y habitaciones
- Asignaciones de estudiantes
- Ocupación
- Atributos de los estudiantes
- Estado de la reserva
- Estado de pago
- Excepciones de vivienda
- Exportaciones operativas
Los usuarios reales siguieron moldeando el sistema
Las pruebas de aceptación del usuario expusieron los detalles que importan cuando el software llega a las operaciones diarias de la universidad.
Constructor y Booking Ninjas trabajaron en preguntas sobre tipos de estudiantes, elegibilidad de habitaciones, estados de reserva, comportamiento de pago, informes, preferencias, inventario, terminología y trabajo del ciclo de vida de la vivienda.
El equipo también exploró cómo el proceso de salida y la inspección de habitaciones podrían volverse más estructurados, incluyendo la identificación de excepciones y la reducción de la cantidad de procesamiento manual requerido para las salidas normales de fin de año.
Algunos de esos flujos de trabajo avanzados aún se estaban definiendo, pero ese proceso de implementación en sí mostró cómo la versión de la plataforma de Constructor podría seguir tomando forma en torno a las operaciones de vivienda reales.
Lo que se volvió más conectado para Constructor
No tenemos resultados numéricos verificados post-lanzamiento para esta historia, por lo que el valor se muestra mejor a través del trabajo que conectó Booking Ninjas y las transferencias manuales que el sistema fue diseñado para reducir.
La universidad no necesitaba tratar la vivienda como un entorno de información estudiantil completamente separado.
El proceso de vivienda podría avanzar a través de un portal de marca en lugar de depender solo de las instrucciones del personal y el seguimiento manual.
El estado del estudiante y otra información de Salesforce podrían ayudar a determinar qué proceso de vivienda se aplicaba.
Los depósitos de vivienda aplicables podrían convertirse en parte del mismo historial de reservas en lugar de otro cheque desconectado.
Los informes de Salesforce dieron a la Vida Residencial más flexibilidad que depender solo de una biblioteca de informes de proveedores fijos.
Los escenarios reales de UAT podrían retroalimentarse en la configuración en lugar de obligar a Constructor a aceptar un proceso de vivienda fijo.
Su universidad. Sus estudiantes. Sus reglas de vivienda. Su organización.
Constructor University es un ejemplo particularmente claro del modelo nativo de Salesforce de Booking Ninjas.
La universidad ya tenía una organización, registros de estudiantes, campos, permisos, informes y relaciones de datos.
Booking Ninjas no necesitaba pedir a la universidad que desechara esa base para modernizar la vivienda.
En cambio, la vivienda podría convertirse en otra capa operativa dentro del mismo entorno más amplio.
Así es también como Booking Ninjas describe la plataforma actual de Vivienda Estudiantil: la información sobre estudiantes, habitaciones, camas, asignaciones, pagos, mantenimiento y operaciones puede permanecer centralizada en Salesforce.
Una reserva de vivienda puede convertirse en el inicio de un flujo de trabajo residencial más amplio
La Gestión de Reservas puede proporcionar el registro central de vivienda.
Alrededor de esto, una universidad puede conectar portales de estudiantes, disponibilidad, asignaciones de habitaciones y camas, pagos, informes, mantenimiento, check-in, check-out, comunicación y otros flujos de trabajo de Vida Residencial según sea necesario.
Constructor necesitaba una configuración más rica porque su operación de vivienda ya tocaba muchas partes de la universidad.
Una residencia más pequeña puede comenzar con menos piezas.
El punto útil es que ambos pueden usar la misma base de Salesforce sin obligar a cada institución a seguir el mismo proceso de vivienda.
Para el caso de uso más amplio, consulte el solución de Vivienda Estudiantil .
Aprenda más sobre esta configuración de vivienda estudiantil
Vea cómo el autoservicio estudiantil puede permanecer directamente conectado a los datos de Salesforce, permisos, facturación y flujos de trabajo universitarios.
Explorar Portal Estudiantil →Vea cómo los registros, flujos de trabajo, usuarios, informes, automatización y otras herramientas operativas pueden vivir en un entorno específico de la organización.
¿Qué es una organización de Salesforce? →Vea cómo las reservas, reglas de políticas, disponibilidad, cambios e informes operativos pueden permanecer conectados dentro de Salesforce.
Explorar Gestión de Reservas →Acerca de esta historia: Esta página refleja la implementación de Booking Ninjas de Constructor University y el material de pruebas de aceptación del usuario, incluyendo migración de legado, registros de estudiantes de Salesforce, reservas de vivienda, autoservicio en el portal, flujos de trabajo de pago, informes y configuración de reglas de vivienda. La coincidencia avanzada de compañeros, la sobreventa controlada y los flujos de trabajo de inspección se describen solo como áreas exploradas o refinadas durante la implementación a menos que evidencia de producción posterior confirme su implementación final.
Modernice la vivienda estudiantil sin crear otra base de datos de estudiantes.
Vea cómo Booking Ninjas puede conectar reservas, habitaciones, estudiantes, pagos, portales, informes y flujos de trabajo de Vida Residencial en torno al entorno de Salesforce que su institución ya utiliza.
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