YMCA of the Northは、ミネソタのキャンプやアウトドアセンターでキャビンを貸し出しており、特にオフシーズンには家族を迎え入れ、追加収入を得ることができます。
古い予約システムでは、これが必要以上に困難でした。キャビンの予約はSalesforceの外にあり、季節ごとの空き状況はスタッフの注意を必要とし、2段階の支払いスケジュールは手作業で追跡されていました。
課題：キャビンレンタルには独自のルールがあったが、古いシステムにはそれがなかった
これらは年間を通じて利用できるホテルの部屋ではありません。キャビンは特定のオフシーズンの期間に予約可能で、その日程はYMCAのキャンププログラムやスケジュールに合わせる必要があります。
予約プロセスにはいくつかの動く部分がありました：
- 季節ごとのキャビンの空き状況
- キャンププログラムのスケジュール
- キャビンの種類と収容人数
- アメニティ
- ゲスト情報
- 50%の予約金
- 最終支払いの締切
- 予約と収益のレポート
同時に、YMCAはすでにメンバーやプログラムデータのためにSalesforceを使用していました。キャビンの予約は別の場所にあり、スタッフはシステム間で情報を移動させる必要がありました。
支払いは別の定期的な仕事を追加しました。ゲストは通常、予約時に50%を支払い、到着の30日前に残りの50%を支払います。スタッフはスプレッドシートを使用して、2回目の支払いを追跡し、期限が来たときにフォローアップしていました。
解決策：キャビン予約をYMCAのデータが既に存在する場所に置く
Booking Ninjasは、別の切り離された予約データベースを追加するのではなく、Salesforce上にキャビン予約フローを構築しました。
家族はYMCAのブランド化されたオンライン予約体験を通じて予約でき、スタッフは同じSalesforceベースの設定から予約、ゲスト情報、支払い、レポートを扱うことができます。
予約ルールはYMCAの実際の運営に従うこともできます。キャビンは、スタッフがすべての季節の例外を覚えておく必要なく、YMCAが選択した日付の周りで開閉できます。
予約エンジン は、空き状況、収容人数、制限日、その他の予約制限に関するルールをサポートしています。
キャビン予約がシステム内を移動する方法
家族は滞在の日程とニーズに合ったキャビンを探します。
季節の日程、空き状況、収容人数、その他のルールが予約可能なものを決定します。
予約とゲスト情報が同じSalesforceベースのフローに入力されます。
到着日から正しい予約金または全額が適用されます。
残高、予約活動、レポートは、最初の支払いの後も接続されたままです。
予約可能な在庫の背後にあるルールの詳細については、 空き状況の管理方法 をご覧ください。
セットアップが日常の問題をどのように解決したか
| YMCAのニーズ | Booking Ninjasのセットアップ | 何が簡単になったか |
|---|---|---|
| 季節ごとのキャビン予約 | 予約エンジン + 予約管理 | YMCAは独自の予約ウィンドウを適用し、キャビンの予約を同じSalesforce環境内に保持できます。 |
| 空き状況の変更 | 空き状況管理 | 予約と変更が、別のスプレッドシートカレンダーを維持することなく空き状況を更新できます。 |
| 50/50の支払いスケジュール | 支払い自動化 | 30日以上前の予約は、最初に50%を受け取り、残りのバランスをスケジュールできます。近い予約は全額支払いを必要とする場合があります。 |
| 切り離されたSalesforceデータ | Salesforceネイティブのレコード | 予約、ゲスト、支払い履歴は、同じ手動同期を必要とせず、広範なSalesforceデータと一緒に保持できます。 |
| キャビンのパフォーマンス | レポート + ダッシュボード | 予約量、収益、稼働率、支払い活動は、予約フローによってすでに作成されたレコードから表示できます。 |
| 予約の旅データ | Google Analytics | マーケティングは、訪問者がどのように予約の旅に到達し、移動するかを確認できます。 |
支払いスケジュールはもはや独自のスプレッドシートを必要としない
YMCAの支払いルールは説明が簡単ですが、繰り返し作業に変えるのは簡単です。
ゲストが到着の30日以上前に予約をした場合、予約時に50%が支払い、滞在の30日前に残りの50%が支払われます。30日以内に予約が行われた場合は、全額が支払われます。
Booking Ninjasは、予約日と到着日からそのルールを適用できます。スタッフは、次にどの残高を回収すべきかを覚えておくためだけの別のリストを必要としません。
これにより、すでにキャビン予約に結びついている収益を保護するのにも役立ちます。2回目の支払いは、誰かが適切なスプレッドシートの行に気づくことに依存するのではなく、予約に従うことができます。
ナレッジセンターでは、 予約が請求書にどのように接続されるか について、より広い関係を説明しています。
予約ルールはYMCAに属する
YMCA of the Northは、キャンプカレンダーを一般的なホテルカレンダーに変える必要はありませんでした。
そのキャビン、季節のウィンドウ、プログラムの日付、支払いルール、ゲストの旅、レポートニーズは、独自のSalesforce環境に反映できます。
それは、 Salesforce org の有用な部分です。記録、ワークフロー、ルール、ユーザー、レポートは、それを使用する組織の周りに設定できます。
YMCAチームにとって何が簡単になったか
2段階の支払いスケジュールは、別のスプレッドシートではなく予約に従うことができます。
キャビンの予約ウィンドウは、スタッフがすべてのリクエストを手作業で確認することなく、キャンプのスケジュールに従うことができます。
ゲスト、予約、支払いの記録は、システム間で同じ手動の移動を必要としなくなりました。
ゲストは、スタッフがすべての予約を開始する必要なく、オンラインでキャビンを検索し、予約できます。
同じ予約と支払い活動が、予約、稼働率、収益、支払いのビューをサポートできます。
スタッフは、ルーチンの予約管理ではなく、ゲスト、プログラム、施設、キャンプ体験にもっと集中できます。
次のステップ：予約体験を使いやすく、探しやすくする
最初の仕事は基盤を正しくすることでした：季節ルール、予約、支払い、ゲストデータ、レポートは、接続された作業場所を持っています。
次の改善は、予約を行う家族により直接焦点を当てます。
予約体験が改善され、より多くのゲストが快適に予約手順を見つけ、理解し、完了できるようになります。目標は、YMCAの予約ルールがその下で機能し続ける一方で、回避可能な障壁を取り除くことです。
アップグレードされたレイアウトは、家族がキャビンの場所を視覚的に探索し、地図上で選択したキャビンから予約に移動できるように計画されています。これにより、各キャビンがどこにあるかを理解し、日付、詳細、空き状況を比較する前に、より簡単に理解できるようになります。
これは、より良いゲスト体験がプロジェクトの収益面にも役立つ場所です。家族が選択肢を理解し、空いているキャビンを見つけ、混乱の少ないステップで予約に移動できると、途中で興味を持ったゲストを失う可能性が少なくなります。
これらのアクセシビリティと地図予約の改善は、体験の次の段階であり、ここでは完成した結果として提示されていません。
キャビン予約は出発点であり、制限ではない
コアセットアップは、Booking EngineとReservation Managementから始まります。これはYMCAが解決する必要があった主な問題でした。
そこから、同じプラットフォームは、POS、調査、プログラム、ポータル、レポート、または他のYMCAの運営など、実際のニーズがある場合に他のアプリやワークフローに拡張できます。
これは、プログラム、施設、顧客、支払い、レポートが同じ情報を共有し始める必要があるときに特に便利です。
より広い YMCAソリューション を参照して、Booking Ninjasがキャビン予約を超えてどのように拡張できるかをご覧ください。
この予約セットアップについてもっと知る
日付、制限、収容人数、既存の予約がゲストが予約できるものをどのように決定するかをご覧ください。
空き状況の管理方法 →予約が請求書やその後の支払いにどのように接続されるかをご覧ください。
予約が請求書にどのように接続されるか →組織自身のデータ、ワークフロー、ユーザー、ルール、レポートがそのSalesforce環境にどのように存在できるかをご覧ください。
Salesforce orgとは？ →ゲストにとって季節予約を簡単にし、スタッフにとっても簡単にしましょう。
Booking Ninjasが空き状況、予約、支払い、顧客データ、そしてあなたの予約運営を特別なものにするルールをどのように接続できるかをご覧ください。
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