.png)
Wycliffe Bible Translators had een betere manier nodig om zijn interne appartementoperatie te beheren. Het moeilijke deel was niet alleen het bijhouden van een kalender van ongeveer 40 appartementen.
Medewerkers beantwoordden vragen over beschikbaarheid, beoordeelden verzoeken, regelden groepsverblijven, wezen appartementen toe, behandelden verschillende betaalmethoden, planden schoonmaak en stelden rapporten op rond dezelfde verblijven.
Te veel van dat werk hing af van mensen die informatie tussen formulieren, e-mail, spreadsheets en Salesforce verplaatsten.
Het probleem: te veel tijd ging verloren met het beantwoorden van "Hebben we ruimte?"
Voor Booking Ninjas waren appartementverzoeken sterk afhankelijk van een Google Formulier, e-mail en coördinatie van medewerkers.
Een van de duidelijkste pijnpunten was de beschikbaarheid. Een groot deel van de berichten over appartementen waren mensen die simpelweg vroegen of de huisvesting open was voor bepaalde data.
Medewerkers moesten vervolgens de rest van het verzoek doorlopen:
- Controleer de beschikbaarheid van appartementen
- Beoordeel individuele verzoeken
- Beoordeel groepsverzoeken
- Kies appartementtypes
- Wijs specifieke eenheden toe
- Bereid facturatie-informatie voor
- Regel schoonmaak
- Bereid rapporten voor
Groepen maakten dit moeilijker. Eén groep kon meerdere twee- en drie-slaapkamer appartementen nodig hebben, verschillende aankomst- en vertrekdata, verschillende betalers en namen van bewoners die niet bekend waren toen het eerste verzoek werd ingediend.
De oplossing: maak één stap die in de volgende leidt
Booking Ninjas bouwde de appartementworkflow binnen de bestaande Salesforce-omgeving van Wycliffe.
Het nuttige deel was niet één functie. Het was het laten bewegen van hetzelfde verblijf door de stappen die Wycliffe al nodig had.
Medewerkers kunnen de beschikbaarheid van appartementen, lopende verzoeken en bevestigde verblijven over data zien.
Een gast of groep kan vragen om de data en appartementtypes die ze nodig hebben.
Wycliffe behoudt de controle over goedkeuring, groepsblokken en de appartementen die worden toegewezen.
Facturen, betaalmethoden, bewoners en verblijfsdetails blijven verbonden met de reservering.
Uitchecken kan leiden tot schoonmaakwerk terwijl dezelfde records de operaties en financiële rapporten ondersteunen.
Dit is het bredere idee achter verbonden bedrijfsoperaties : de boeking kan verbonden blijven met het werk dat ervoor, tijdens en erna gebeurt.
Hoe de Wycliffe-opstelling elk deel van de workflow oploste
| Wycliffe behoefte | Booking Ninjas setup | Wat gemakkelijker werd |
|---|---|---|
| Zie de beschikbaarheid van appartementen | Beschikbaarheidskalender + Reserveringsbeheer | Medewerkers kunnen vanuit een visuele kalender werken in plaats van de beschikbaarheid opnieuw op te bouwen vanuit formulieren, e-mail en aparte controles. |
| Houd verzoeken eerst voorlopig | Verzoek-gebaseerde reserveringsworkflow | Een verzoek kan worden beoordeeld voordat Wycliffe het goedkeurt en specifieke appartementen toewijst. |
| Behandel grote groepen | Groepsboeking | Meerdere appartementen, reizigers, data en groepsniveau details kunnen samen blijven in plaats van ongerelateerde reserveringen te worden. |
| Wijs reizigers later toe | Groepsblok + individuele toewijzing | Wycliffe kan eerst voldoende appartementinventaris reserveren en later beslissen wie elk appartement bezet. |
| Behandel verschillende betalers | Factuurbeheer + Gesplitste facturering | Externe betalingen, interne afdelingskosten en verschillende betalingsverantwoordelijkheden kunnen aan de reservering verbonden blijven. |
| Bereid appartementen voor na uitchecken | Werkorderbeheer | Een voltooide verblijf kan leiden tot schoonmaakwerk in plaats van afhankelijk te zijn van een aparte handmatige overdracht. |
| Geef teams verschillende rapporten | Salesforce-rapporten + Booking Ninjas-rapportage | Operaties en financiën kunnen werken met dezelfde reserveringsgegevens terwijl ze de weergaven behouden die ze nodig hebben. |
Beschikbaarheid tonen betekende niet de controle op te geven
Dit was een belangrijk onderdeel van de Wycliffe-workflow.
De organisatie wilde dat gasten en groepen een duidelijkere manier hadden om te zien wat beschikbaar zou kunnen zijn en een verzoek in te dienen.
Maar een open appartement betekende niet automatisch dat dat verzoek een bevestigde reservering moest worden.
Wycliffe-medewerkers moesten het verzoek nog steeds beoordelen, de bredere huisvestingssituatie controleren, het goedkeuren of afwijzen en beslissen welke appartementen daadwerkelijk gebruikt moesten worden.
Booking Ninjas behield die stap in plaats van Wycliffe te dwingen tot onmiddellijke bevestiging.
Het Kenniscentrum legt het verschil uit tussen voorlopige en bevestigde boekingen .
Groepsverblijven konden samen blijven zonder elke reiziger identiek te maken
Een grote groep arriveert en vertrekt niet altijd als één eenheid.
Wycliffe kon meerdere appartementen voor dezelfde groep nodig hebben terwijl individuele reizigers nog steeds verschillende data, kamerindelingen of betalingsregelingen hadden.
Booking Ninjas scheidde de groep van de individuele details.
Wycliffe kon eerst de grote vraag beantwoorden: Hebben we genoeg appartementen voor deze groep?
De vereiste inventaris kon vervolgens worden geblokkeerd voordat elke naam van de bewoner bekend was. Individuele toewijzingen konden later worden toegevoegd naarmate het verblijf duidelijker werd.
Dit is wat groepsboekingen verschilt van simpelweg het creëren van een lange lijst van individuele reserveringen .
De huidige Booking Ninjas Groepsboekingscapaciteit volgt hetzelfde bredere model: informatie op groepsniveau en individueel niveau kan verbonden blijven terwijl data, mensen, kamers of middelen veranderen.
De facturatiestroom moest ook Wycliffe begrijpen
Niet elke appartementverblijf werd op dezelfde manier betaald.
Sommige betalingen konden met creditcard of contant worden gedaan. Andere konden intern aan een Wycliffe-afdeling of journaal worden gefactureerd.
Een reservering kon ook meer dan één betaler hebben.
Booking Ninjas was zo geconfigureerd dat die betalingsrelaties deel konden blijven uitmaken van dezelfde reserveringsgeschiedenis in plaats van medewerkers in een extern factureringsproces te dwingen.
Facturen konden worden gesplitst wanneer verschillende mensen of afdelingen verantwoordelijk waren voor verschillende delen van een verblijf. Eenmaal betaald, kon de factureringsgeschiedenis verbonden blijven met de reservering.
Voor de bredere boeking-tot-factureringstructuur, zie Hoe boekingen verbonden zijn met facturen .
De reservering kon het werk activeren dat na uitchecken komt
Het appartement is niet klaar voor de volgende gast alleen omdat de vorige reservering is geëindigd.
Het moet nog steeds worden schoongemaakt en voorbereid.
Booking Ninjas verbond die operationele stap met uitchecken. Een voltooide verblijf kon het schoonmaakwerk creëren dat nodig was voor het appartement.
Schoonmaakpersoneel kon door eenvoudige statussen werken, zoals in uitvoering, voltooid of geannuleerd, terwijl supervisors konden zien welke appartementen nog aandacht nodig hadden.
Dat veranderde schoonmaak van een aparte overdracht in de volgende stap van dezelfde appartementworkflow.
Booking Ninjas moest passen in Wycliffe's Salesforce-organisatie, niet het vervangen
Wycliffe had al Salesforce.
Het team had al regels rond accounts, contacten, relaties met non-profitgegevens, vereiste velden, rapportage, gegevenskwaliteit en machtigingen.
Opnieuw beginnen in een aparte reserveringsdatabase zou een andere plek hebben gecreëerd om in sync te blijven.
In plaats daarvan werkte Booking Ninjas samen met de bestaande Salesforce-structuur van Wycliffe en verfijnde de appartementworkflow eromheen.
Dat omvatte Wycliffe-specifieke details zoals appartementclassificaties, voorkeuren voor verdiepingen, belastingvrijstellingen, betaaltypes, factuurlay-outs, rapportage en terminologie.
De technologie eronder kan van Booking Ninjas en Salesforce komen, maar Wycliffe beslist nog steeds hoe zijn eigen huisvestingsoperatie moet werken.
De setup bleef verbeteren toen echte gebruikers het testten
Gebruikersonderzoek bracht details naar voren die gemakkelijk te missen zijn in een generieke productchecklijst.
Wycliffe-gebruikers vroegen om zaken zoals voorkeuren voor de eerste en tweede verdieping, duidelijkere verschillen tussen twee- en drie-slaapkamer eenheden, realistischere limieten voor groepsverzoeken, betere kalenderzichtbaarheid, belastingvrijstelling, verbeterde financiële rapporten en wijzigingen in factuur- en ontvangstlay-outs.
Die verzoeken werden gebruikt om Wycliffe's versie van de workflow te verfijnen.
Dat is een belangrijk onderdeel van implementatie: Salesforce biedt sterke technologie, maar het nuttige product verschijnt wanneer de regels op het scherm overeenkomen met het werk dat mensen daadwerkelijk doen.
Wat gemakkelijker werd in de Wycliffe-workflow
Er zijn geen numerieke resultaten na de lancering in het materiaal dat voor dit verhaal is gebruikt, dus de verbetering wordt het beste getoond door het werk dat verbonden is geraakt.
Medewerkers konden vanuit een visuele appartementkalender werken in plaats van het antwoord opnieuw op te bouwen door herhaalde e-mailcontroles.
Appartementblokken, groepsinformatie, individuele reizigers en verschillende data konden gerelateerd blijven.
Online verzoeken konden de intake vergemakkelijken zonder elk verzoek in een automatische bevestigde reservering te veranderen.
Normale betalingen, interne afdelingskosten en gesplitste verantwoordelijkheden konden deel blijven uitmaken van dezelfde boekingsstroom.
Het einde van een verblijf kon de volgende operationele taak creëren in plaats van afhankelijk te zijn van een andere handmatige overdracht.
Wycliffe hoefde geen andere losgekoppelde database voor appartementoperaties te creëren.
De boeking was de kern, maar de operatie had meer eromheen nodig
Wycliffe is een goed voorbeeld van waarom Booking Ninjas begint met boekingen en reserveringen, maar daar niet hoeft te stoppen.
Reserveringsbeheer behandelde het kernverblijf. Groepsboeking breidde het uit voor grotere groepen. Factuurbeheer en gesplitste facturering behandelden de financiële kant. Werkorderbeheer verbond het verblijf met schoonmaak. Salesforce-rapportage ondersteunde operaties en financiën.
Daar past Booking Ninjas bijzonder goed: wanneer één boeking verschillende delen van dezelfde organisatie aanraakt en die delen verbonden moeten blijven.
Een eenvoudiger reserveringsgeval kan minder onderdelen gebruiken. Wycliffe had meer nodig omdat zijn workflow complexer was.
Leer meer over deze workflow
Zie hoe één groep verbonden kan blijven terwijl mensen, ruimtes, data en individuele details nog steeds verschillen.
Hoe Groepsboekingen Werken →Zie hoe kosten, facturen, betalingen en de reservering verbonden kunnen blijven.
Hoe Boekingen Verbonden Zijn met Facturen →Zie waarom reserveringen, betalingen, personeel, faciliteiten en rapportage beter werken wanneer de records dezelfde operatie kunnen volgen.
Hoe Booking Ninjas Verbonden Bedrijfsoperaties →Heb je meer te doen rond een verblijf dan een normaal boekingssysteem kan afhandelen?
Zie hoe Booking Ninjas reserveringen, groepen, goedkeuringen, facturering, operationeel werk, rapportage en je bestaande Salesforce-gegevens kan verbinden rond de manier waarop jouw organisatie al werkt.
.jpeg)
.jpg)
