International Student House in Washington, DC biedt internationale studenten, onderzoekers, stagiaires en jonge professionals meer dan alleen een kamer. Het biedt hen een plek om te wonen, mensen te ontmoeten en deel uit te maken van een gemeenschap.
Achter die ervaring schuilt een huisvestingsoperatie met bewoners die uit veel verschillende landen komen, voor verschillende tijdsperiodes verblijven, op verschillende schema's betalen en ondersteuning nodig hebben tijdens hun verblijf.
Naarmate de gemeenschap groeide, werd er te veel tijd van het personeel besteed aan het bijhouden van huisvestingstoewijzingen, facturering, betalingen, bewonersinformatie en communicatie.
De uitdaging: elk verblijf van een bewoner creëerde meer administratief werk
ISH kan ongeveer 100 bewoners tegelijk huisvesten, met mensen die uit meer dan 70 landen komen. Veel bewoners verblijven zes maanden tot een jaar.
Dat betekent dat het team niet simpelweg gasten voor een paar nachten incheckt. Het beheert een langere reis voor bewoners.
- Huisvestingsaanvragen en boekingen
- Kamer toewijzingen
- Verschillende verblijfsduur
- Wachtlijsten
- Maandelijkse facturering
- Betalingsschema's
- Communicatie met bewoners
- Huisvestingsrapporten
Het oudere proces zorgde ervoor dat het personeel urenlang deze onderdelen handmatig moest onderhouden. Toelatingen moesten huisvesting en vraag beheren. Boekhouding moest facturen, saldi en betalingen op orde houden. Bewonersadviseurs hadden duidelijke informatie nodig bij het helpen van mensen tijdens hun verblijf.
De oplossing: houd de reis van de bewoner verbonden
Booking Ninjas gaf ISH een manier om te beginnen met huisvestingsboekingen en de volgende delen van de reis van de bewoner eromheen verbonden te houden.
De huisvestingsreis begint met de bewoner en het verblijf dat ze nodig hebben.
Boekingen en beschikbaarheid helpen toelatingen te beheren wie wanneer kan worden geplaatst.
Nuttige bewonersinformatie kan gedurende het verblijf verbonden blijven.
Maandelijkse kosten, facturen, saldi en betalingsactiviteit kunnen de bewoner volgen.
Toegang tot het portaal, communicatie en rapportage helpen het personeel de bewoner na inchecken te ondersteunen.
Dit is waar Booking Ninjas goed werkt: de boeking is slechts het begin, en verschillende teams moeten daarna nog steeds vanuit dezelfde reis van de bewoner werken.
Hoe de ISH-opstelling de dagelijkse problemen oploste
| ISH behoefte | Booking Ninjas opstelling | Wat gemakkelijker werd |
|---|---|---|
| Verschillende verblijfsduur | Reserveringsbeheer | Toelatingen kunnen huisvestingsverblijven beheren rond de data die elke bewoner daadwerkelijk nodig heeft. |
| Vraag wanneer huisvesting vol is | Wachtlijstbeheer | Wachtlijstaanvragers kunnen in een duidelijkere flow worden gehouden in plaats van handmatig apart te worden gevolgd. |
| Maandelijkse bewonersfacturering | Factuur + Terugkerende facturering | Maandelijkse kosten, geplande betalingen en bewonerssaldi kunnen verbonden blijven met hetzelfde account. |
| Toegang tot betalingen voor bewoners | Studentenportaal | Bewoners hebben een plek om nuttige account- en betalingsinformatie te bekijken zonder het personeel voor elke update te vragen. |
| Verschillende rollen van personeel | Salesforce-gebruikers en toegang | Toelatingen, bewonersadviseurs, faciliteiten en boekhouding kunnen werken met de informatie die belangrijk is voor hun werk. |
| Handmatige rapportage | Rapporten + dashboards | Huisvestings- en betalingsrecords die al in het systeem staan, kunnen voor rapportage worden gebruikt in plaats van opnieuw handmatig te worden verzameld. |
Facturering moest de bewoner volgen, niet in een apart proces leven
Langere verblijven maken facturering bijzonder belangrijk.
ISH had maandprijzen, geplande betalingen, facturen en de mogelijkheid nodig om een rekening saldo door te voeren naar de huidige verklaring van de bewoner.
Booking Ninjas hielp de boekhouding deze regels te configureren rond de manier waarop ISH al zijn bewoners factureert.
Dat betekent dat de huisvestingsboeking en het geld dat eraan verbonden is, niet twee aparte verhalen hoeven te worden.
Het Kenniscentrum legt de basisrelatie uit in Hoe Boekingen Verbonden Zijn met Facturen .
Bewoners kunnen meer van de eenvoudige dingen zelf afhandelen
Een bewoner zou niet elke keer contact moeten opnemen met het personeel als ze iets eenvoudigs over hun account willen begrijpen.
Het portaal voor bewoners biedt ISH een plek om goedgekeurde informatie te delen en betalingsactiviteit te ondersteunen, terwijl de administratieve kant gescheiden blijft.
Dit helpt routinevragen voor het personeel te verminderen zonder de persoonlijke ondersteuning die bewoners nog steeds nodig hebben, te verwijderen.
Het Kenniscentrum legt dit idee uit in Wat Kunnen Klanten Doen Via een Portaal? .
Voor ISH is dat belangrijk omdat de tijd van het personeel beter besteed kan worden aan het verwelkomen van bewoners, hen helpen zich te vestigen, de gemeenschapslevens te ondersteunen en situaties te behandelen die daadwerkelijk een persoon vereisen.
De opstelling volgt de manier waarop ISH werkt
International Student House is geen normaal hotel en het is geen standaard appartementencomplex.
Zijn bewoners verblijven voor langere periodes, komen van over de hele wereld, volgen verschillende factureringsschema's en interageren met verschillende personeelsteams tijdens hun tijd in het Huis.
Daarom is de opstelling gevormd rond de eigen huisvestingsregels van ISH in plaats van ISH te vragen de gemeenschap te veranderen om in een generiek eigendomssysteem te passen.
Toelatingen konden werken met boekingen en wachtlijsten. Boekhouding kon werken met facturering en betalingen. Bewonersadviseurs konden gebruik maken van bewoners- en communicatietools.
Salesforce biedt de technologie eronder, maar de werkelijke regels, gebruikers, records en workflows behoren tot ISH.
ISH verhuisde stap voor stap naar de nieuwe flow
De overstap gebeurde niet door elke afdeling te vragen alles van de ene op de andere dag te veranderen.
Booking Ninjas werkte samen met het bestaande proces tijdens een onboardingperiode van twee maanden. Bewonersgegevens werden in nieuwe bewonersprofielen gebracht en het personeel werd getraind rond het werk dat ze daadwerkelijk afhandelden.
Toelatingen leerden boekings- en wachtlijstbeheer. Bewonersadviseurs werkten met het portaal en communicatietools. Boekhouding stelde factureringsregels, betalingen en facturen in.
Binnen de eerste maand was ISH al boekingen en betalingen aan het uitvoeren via het nieuwe systeem.
Die gefaseerde aanpak hielp het nieuwe proces deel uit te maken van het normale ritme van het team in plaats van een ander project te worden dat het personeel bovenop hun dagelijkse werk moest beheren.
Wat gemakkelijker werd voor International Student House
Boekingen, bewoners, wachtlijsten en andere huisvestingsrecords hoeven niet langer dezelfde hoeveelheid aparte onderhoud te hebben.
Maandelijkse kosten, facturen, saldi en betalingen kunnen de bewoner volgen in één verbonden flow.
Het portaal biedt bewoners een plek om eenvoudige account- en betalingsbehoeften af te handelen zonder altijd het personeel te vragen.
Bewonersinformatie en communicatietools kunnen dichter bij de records blijven die het personeel al gebruikt.
Dezelfde huisvestings- en betalingsgegevens die elke dag worden gebruikt, kunnen ook rapporten ondersteunen zonder handmatig opnieuw te worden opgebouwd.
Het personeel kan meer aandacht besteden aan bewoners, evenementen, ondersteuning en interculturele uitwisseling in plaats van routine administratief werk.
Één huisvestingssysteem kan blijven groeien rond de reis van de bewoner
Voor ISH bieden Boekings- en Reserveringsbeheer het startpunt.
Van daaruit kan dezelfde opstelling wachtlijsten, bewonersprofielen, facturering, betalingen, portalen, communicatie, rapportage en andere workflows verbinden wanneer dat nodig is.
Dat is nuttig voor studentenhuisvesting omdat het moeilijke deel zelden één reservering is. Het moeilijkere deel is alles wat verbonden moet blijven tijdens de maanden nadat de bewoner is verhuisd.
Voor de bredere gebruikscontext, zie de Oplossing Studentenhuisvesting .
Leer meer over de verbonden bewonersflow
Zie hoe een huisvestingsboeking verbonden kan blijven met de facturen en betalingen die daarop volgen.
Hoe Boekingen Verbonden Zijn met Facturen →Zie wat bewoners of klanten via een portaal kunnen afhandelen en wat nog steeds bij het personeel blijft.
Wat Kunnen Klanten Doen Via een Portaal? →Zie waarom het behouden van teams rond dezelfde vertrouwde gegevens het dagelijkse werk gemakkelijker maakt.
Wat Betekent Één Bron van Waarheid? →Bespaar minder tijd met het bij elkaar houden van huisvestingsoperaties.
Zie hoe Booking Ninjas reserveringen, bewoners, facturering, betalingen, portalen en het dagelijkse werk rond een langdurige huisvestinggemeenschap kan verbinden.
.jpeg)
.jpg)
.png)
