Constructor University moest een verouderd studentenhuisvestingssysteem vervangen, maar het vervangen van oude software door een andere geïsoleerde database zou alleen maar een nieuw probleem creëren.
Constructor University vertrouwde al op Salesforce voor studenteninformatie. Booking Ninjas werkte met die bestaande omgeving zodat huisvesting een ander verbonden onderdeel van het universitaire dossier van de student kon worden.
Het project bracht huisvestingsreserveringen, zelfservice voor studenten, toewijzingsregels, betalingen, operationele gegevens en rapportage samen rond de Salesforce-fundering die Constructor al vertrouwde.
De uitdaging: huisvesting raakte veel meer dan alleen de beschikbaarheid van kamers
Constructor was aan het afstappen van zijn voormalige huisvestingssysteem, Mercury.
Dat betekende dat bestaande panden, studentencontacten, reserveringen, huisvestingsgeschiedenis en operationele processen als onderdeel van de overgang in overweging moesten worden genomen.
Maar huisvesting zelf was ook ingewikkelder dan het toewijzen van een lege kamer.
- Studentenrecords
- Huisvestingsvoorkeuren
- Kamergeschiktheid
- Reserveringen
- Aanbetalingen en betalingen
- Kamertoewijzing
- Rapportage over Residentieel Leven
- Inchecken en uitchecken
Eerstejaars en terugkerende studenten konden verschillende paden volgen. Sommige kamertypes hadden verschillende geschiktheidsregels. Huisvestingsteams hadden veranderende rapporten nodig. Studenten hadden een bruikbare manier nodig om hun deel van het proces te voltooien.
De belangrijkste beslissing: houd Salesforce als de basis voor studentgegevens
Constructor had al zijn eigen Salesforce-omgeving en gevestigde studentenrecords.
Een vroege zorg was of het nieuwe huisvestingsplatform een aparte aangepaste datastructuur zou creëren die vervolgens weer een andere integratie met de universiteit nodig zou hebben.
Booking Ninjas werkte in plaats daarvan met de bestaande Salesforce Contact- en Persoon Account-structuur van Constructor.
Huisvestingsinformatie kon verbonden blijven met studentenrecords die al elders in de universiteit werden gebruikt, en geautoriseerde teams konden relevante informatie toegankelijk maken zonder dat elke gebruiker binnen de Booking Ninjas-applicatie zelf hoefde te werken.
Dat adresseerde een van de duidelijkste zorgen die tijdens het project naar voren kwamen: huisvesting hoefde geen ander dat eiland te worden.
Booking Ninjas legt deze bredere structuur uit in Wat is een Salesforce Org?
De studentenhuisvestingsreis kon één verbonden stroom worden
De nuttige ervaring begint met het studentenrecord en gaat verder door de huisvestingcyclus.
Begin met de studenteninformatie die Constructor al in Salesforce onderhoudt.
Geef de student een gebrandmerkt toegangspunt voor huisvesting met de informatie en acties die voor hen relevant zijn.
Studentstatus, voorkeuren, kamertype en toepasselijke vereisten bepalen de volgende stap.
De reservering kan de betalings- of goedkeuringsregel volgen die van toepassing is op die student.
Het huisvestingsrecord blijft beschikbaar voor toewijzingen, Residentieel Leven, rapportage en later werk in de cyclus.
Hoe de opzet van Constructor in elkaar paste
| Behoefte van Constructor | Aanpak van Booking Ninjas | Wat het mogelijk maakte |
|---|---|---|
| Vervang verouderde huisvestingsgegevens | Salesforce-native migratiestructuur | Panden, contacten, reserveringen en relevante historische gegevens konden naar de nieuwe omgeving verhuizen in plaats van te beginnen met een leeg huisvestingssysteem. |
| Houd bestaande studentenrecords | Bestaande Salesforce Contact / Persoon Account-structuur | Huisvesting kon werken rond de gevestigde studenteninformatie van de universiteit in plaats van een andere onafhankelijke studentendatabase te creëren. |
| Geef studenten zelfservice | Studentenportaal | Studenten konden toegang krijgen tot een door Constructor gebrandmerkt omgeving en relevante delen van de huisvestingsreis zelf voltooien. |
| Pas verschillende huisvestingsregels toe | Reserveringsregels + Salesforce-werkstromen | Eerstejaars, terugkerende studenten, kamertypes, voorkeuren en andere studentkenmerken konden het proces dat aan de student werd getoond beïnvloeden. |
| Beheer huisvestingsdeposits | Betalingsverwerking | Toepasselijke betalingsactiviteit kon verbonden blijven met de student en reservering in plaats van afzonderlijk te worden verrekend. |
| Houd onvoltooide reserveringen bruikbaar | Reserveringsstatus + betalingsworkflow | Een student kon terugkeren naar een uitstaande stap in plaats van de huisvestingsaanvraag opnieuw vanaf het begin te moeten opbouwen. |
| Ondersteun veranderende rapporten | Salesforce-rapporten + dashboards | Residentieel Leven kon verschillende weergaven bouwen rond gebouwen, kamers, bezetting, studentkenmerken of toewijzingen vanuit dezelfde gegevens. |
Studenten konden meer van de huisvestingsreis zelf afhandelen
Constructor had meer nodig dan een administratief huisvestingsscherm.
Studenten hadden ook een duidelijke plek nodig om met het proces te interageren.
Booking Ninjas configureerde een gebrandmerkt Studentenportaal waar de toegang van studenten kon worden verbonden met de huisvestingsworkflow van de universiteit.
Het portaal kon de plek worden waar studenten de huisvestingsinformatie zien die voor hen relevant is, toepasselijke voorkeuren onderhouden, reserveringsstappen voortzetten en acties zoals een toepasselijke huisvestingsbetaling voltooien.
Dat brengt routinematige werkzaamheden dichter bij de persoon die het antwoord al kent.
De huidige Studentenportaal houdt studentzelfservice direct verbonden met Salesforce-records in plaats van een andere kopie van de student buiten het platform te onderhouden.
Universitaire huisvestingsregels kunnen deel uitmaken van de workflow
Constructor had niet één identiek huisvestingsproces voor elke student.
Eerstejaars en terugkerende studenten konden verschillende vereisten hebben. Bepaalde kamertypes konden verschillende geschiktheid hebben. Studentenvoorkeuren en bestaande universitaire informatie konden ook van invloed zijn op wat er vervolgens moest gebeuren.
In plaats van het personeel te vragen om elke variatie handmatig te onthouden en uit te leggen, konden Salesforce-gegevens en Booking Ninjas-werkstromen helpen om het juiste huisvestingspad te bepalen.
Het project verkende ook diepere toewijzingsvereisten zoals kamervoorkeuren, vloer voorkeuren, nationaliteit, rookvoorkeuren, overwegingen voor kamergenoten en gecontroleerd voorraadgedrag.
Die geavanceerde matching- en toewijzingsideeën moeten worden begrepen als gebieden die Constructor en Booking Ninjas tijdens de implementatie aan het definiëren en verfijnen waren, in plaats van dat ze allemaal als bevestigde productiefunctionaliteit worden gepresenteerd.
Betaling kan deel uitmaken van de reserveringsstatus
Constructor had ook verschillende financiële paden afhankelijk van de student.
Bijvoorbeeld, terugkerende studenten konden een huisvestingsdeposito nodig hebben terwijl eerstejaars een ander proces konden volgen.
Booking Ninjas werkte aan het verbinden van Stripe-betalingsactiviteit met de student en reservering zodat een toepasselijke betaling deel kon uitmaken van de huisvestingsworkflow zelf.
Dat creëert een veel duidelijkere volgorde:
Dezelfde structuur helpt ook bij studenten die de reservering beginnen maar de betaling niet onmiddellijk voltooien. De reservering kan zijn status behouden zodat de student kan terugkeren naar de uitstaande stap in plaats van opnieuw te beginnen.
De huidige betalingshulpmiddelen van Booking Ninjas verbinden transacties op dezelfde manier rechtstreeks met boekingen, facturen en Salesforce-klantrecords. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
Residential Life wilde niet wachten op een softwareleverancier elke keer dat er een nieuw rapport nodig was
Vragen over universitaire huisvesting veranderen constant.
De ene persoon heeft misschien studenten nodig in een bepaald gebouw. Een ander heeft misschien bezettingsinformatie nodig. Weer een ander heeft misschien minderjarigen, nationaliteitsinformatie, kamerindelingen of andere studentenattributen nodig.
Het team van Constructor maakte duidelijk dat een vaste lijst van rapporten niet genoeg zou zijn.
Omdat de huisvestingsrecords in Salesforce bleven, konden geautoriseerde teams Salesforce-rapportage en toegestane exports gebruiken om verschillende vragen te beantwoorden op basis van dezelfde onderliggende gegevens.
- Gebouwen en kamers
- Studentenindelingen
- Bezetting
- Studentenattributen
- Reserveringsstatus
- Betalingsstatus
- Huisvestingsuitzonderingen
- Operationele exports
Echte gebruikers bleven het systeem vormgeven
Gebruikersacceptatietests onthulden de details die belangrijk zijn wanneer software dagelijkse universitaire operaties bereikt.
Constructor en Booking Ninjas werkten door vragen over studenttypes, kamereligibiliteit, reserveringsstatussen, betalingsgedrag, rapporten, voorkeuren, inventaris, terminologie en huisvestingslevenscycluswerk.
Het team verkende ook hoe uitchecken en kamerinspectie gestructureerder konden worden, inclusief het identificeren van uitzonderingen en het verminderen van de hoeveelheid handmatige verwerking die nodig was voor normale eindejaarsvertrekken.
Sommige van die geavanceerde workflows werden nog gedefinieerd, maar dat implementatieproces zelf toonde aan hoe de versie van het platform van Constructor kon blijven vormgeven rondom echte huisvestingsoperaties.
Wat meer verbonden werd voor Constructor
We hebben geen geverifieerde numerieke resultaten na de lancering voor dit verhaal, dus de waarde wordt het beste getoond door het werk dat Booking Ninjas verbond en de handmatige overdrachten die het systeem was ontworpen om te verminderen.
De universiteit hoefde huisvesting niet als een volledig aparte studenteninformatieomgeving te behandelen.
De huisvestingsreis kon door een gebrandmerkt portaal bewegen in plaats van alleen afhankelijk te zijn van instructies van personeel en handmatige follow-up.
Studentenstatus en andere Salesforce-informatie konden helpen bepalen welk huisvestingsproces van toepassing was.
Toepasbare huisvestingsdeposits konden deel uitmaken van dezelfde reserveringsgeschiedenis in plaats van een andere losgekoppelde controle.
Salesforce-rapportage gaf Residential Life meer flexibiliteit dan alleen vertrouwen op een vaste rapportbibliotheek van de leverancier.
Echte UAT-scenario's konden terugkoppeling geven in de configuratie in plaats van Constructor te dwingen één vast huisvestingsproces te accepteren.
Hun universiteit. Hun studenten. Hun huisvestingsregels. Hun organisatie.
Constructor University is een bijzonder duidelijk voorbeeld van het Salesforce-native model van Booking Ninjas.
De universiteit had al een organisatie, studentenrecords, velden, machtigingen, rapporten en gegevensrelaties.
Booking Ninjas hoefde de universiteit niet te vragen om die fundering weg te gooien om de huisvesting te moderniseren.
In plaats daarvan kon huisvesting een andere operationele laag worden binnen dezelfde bredere omgeving.
Dat is ook hoe Booking Ninjas het huidige Student Housing-platform beschrijft: studenten-, kamer-, bed-, toewijzing-, betalings-, onderhouds- en operationele informatie kan gecentraliseerd blijven in Salesforce.
Een huisvestingsreservering kan het begin worden van een bredere residentiële workflow
Reserveringsbeheer kan de kernhuisvestingsrecord bieden.
Daarom kan een universiteit studentportalen, beschikbaarheid, kamer- en bedtoewijzingen, betalingen, rapportage, onderhoud, inchecken, uitchecken, communicatie en andere Residential Life-workflows verbinden zoals nodig.
Constructor had een rijkere opzet nodig omdat zijn huisvestingsoperatie al veel delen van de universiteit raakte.
Een kleinere residentie kan beginnen met minder onderdelen.
Het nuttige punt is dat beide dezelfde Salesforce-fundering kunnen gebruiken zonder elke instelling in hetzelfde huisvestingsproces te dwingen.
Voor de bredere gebruiksgevallen, zie de Student Housing-oplossing .
Leer meer over deze studentenhuisvestingsopzet
Bekijk hoe zelfbediening voor studenten direct verbonden kan blijven met Salesforce-gegevens, machtigingen, facturering en universitaire workflows.
Verken Studentenportaal →Bekijk hoe records, workflows, gebruikers, rapportage, automatisering en andere operationele tools in één organisatie-specifieke omgeving kunnen leven.
Wat is een Salesforce-organisatie? →Bekijk hoe reserveringen, beleidsregels, beschikbaarheid, wijzigingen en operationele rapportage verbonden kunnen blijven binnen Salesforce.
Verken Reserveringsbeheer →Over dit verhaal: Deze pagina weerspiegelt de implementatie van Booking Ninjas van Constructor University en het materiaal voor gebruikersacceptatietests, inclusief legacy-migratie, Salesforce-studentrecords, huisvestingsreserveringen, portaalzelfbediening, betalingsworkflows, rapportage en configuratie van huisvestingsregels. Geavanceerde kamergenotenmatching, gecontroleerde overboeking en inspectieworkflows worden alleen beschreven als gebieden die zijn verkend of verfijnd tijdens de implementatie, tenzij later productie-evidence hun definitieve inzet bevestigt.
Moderniseer studentenhuisvesting zonder een andere studenten-database te creëren.
Bekijk hoe Booking Ninjas reserveringen, kamers, studenten, betalingen, portalen, rapportage en Residential Life-workflows kan verbinden rond de Salesforce-omgeving die uw instelling al gebruikt.
.jpeg)
.jpg)
.png)
