אוטומציה במלונות: זרימות עבודה, שירות עצמי ופעולות

אילו בעיות צריכות אוטומציה במלון לפתור בפועל?

אוטומציה צריכה להתחיל מבעיה תפעולית ולא ממגמת טכנולוגיה.

מועמדים שימושיים כוללים עבודה שבה הצוות חוזר על:

הסרת העברות אלו יכולה לפשט תיאום, אך ההשפעה האמיתית על כוח האדם, עלות, פרודוקטיביות, איכות שירות, או הכנסות תלויה בעומס העבודה ובמודל התפעולי של המלון.

איך מתחילה האוטומציה עם ההזמנה?

רבות מזרימות העבודה במלון מתחילות לפני שהאורח מגיע לנכס. ההזמנה מספקת הקשר תפעולי כמו תאריכים, אורח, אירוח, מצב הזמנה, מחיר, ומידע מותאם נוסף.

פעילות ההזמנה יכולה אז להפוך לגורם מפעיל לתהליכים כמו:

נינג'ות הזמנה' ניהול הזמנות מחבר בין יצירת הזמנה, שינויים, ביטולים, זמינות, מדיניות, הודעות, וזרימות עבודה תפעוליות בתוך Salesforce.

אילו פעילויות במלון יכולים האורחים להשלים דרך שירות עצמי?

שירות עצמי של אורחים יכול להסיר מעורבות לא נחוצה של צוות באינטראקציות שגרתיות מתאימות תוך שמירה על הצוות זמין כאשר נדרש סיוע.

בהתאם להגדרה, זרימות עבודה המיועדות לאורחים יכולות לכלול:

נינג'ות הזמנה' פורטל האורח מספק סביבה מבוקרת לשירות עצמי מחוברת עם הזמנה, חיוב, תקשורת, מסמכים, ופעילות שירות.

איך ניתן לאוטומט את הצ'ק-אין במלון מבלי להסיר צוות?

צ'ק-אין צפוי יכול להיות מובנה כזרימת עבודה ולא רצף שעובדים צריכים לשחזר עבור כל אורח המגיע.

בהתאם לדרישות הנכס, זרימת עבודה זו עשויה לכלול:

נינג'ות הזמנה' קיוסק שירות עצמי תומך בפעילות צ'ק-אין עצמאית מחוברת עם הזמנה, טופס, אישור, ורשומות זרימת עבודה של Salesforce.

עובדים צריכים להישאר חלק מהמודל התפעולי עבור חריגות, צרכים נגישות, בעיות תשלום, סכסוכים, בעיות בטיחות, הזמנות יוצאות דופן, ואורחים המעדיפים או זקוקים לעזרה אישית.

איך יש לאוטומט את בקשות האורחים במלון?

אוטומציה לא צריכה להיות משמעותה ש-AI פשוט מקבל הודעה מאורח ומחליט באופן עצמאי מה לעשות.

זרימת בקשות חזקה יותר מחברת:

נינג'ות ההזמנות' ניהול בקשות תומך בקלט מובנה, ניתוב מבוסס כללים, בעלות, עדיפויות, התראות, הסלמה, אישורים, מעקב סטטוס ודיווח היסטורי.

בקשות צפויות יכולות לעקוב אחרי כללים מוגדרים. בקשות לא ברורות, רגישות, דחופות, שנוי במחלוקת או לא רגילות יכולות להיות מועלות לעובדים.

מה תפקיד האוטומציה של זרימת העבודה בפעולות המלון?

אוטומציה של זרימת העבודה מתאמתת מה צריך לקרות לאחר ש מצב תפעולי ידוע.

זרימת עבודה מוגדרת יכולה לתמוך ב:

נינג'ות ההזמנות' ניהול זרימה ותהליכים מספק שכבת תהליך מונחית כללים ישירות על Salesforce.

איך יכולה האוטומציה לחבר בין פעילות הקבלה לבין ניקיון?

עזיבת אורח יכולה להתייחס כאירוע תפעולי ולא כמידע שצריך להעביר ידנית בין מחלקות.

בהתאם לזרימת העבודה המוגדרת במלון, עזיבה יכולה להתחבר ל:

נינג'ות ההזמנות' ניקיון מחברת את סטטוס החדרים, ההקצאות, פעילות הניקיון, ההשלמה, והמוכנות עם פעולות הנכס הרחבות יותר.

איך מתאימה האוטומציה של גישה לפעולות המלון?

גישה פיזית לחדר היא אחריות תשתית נפרדת מניהול הזמנות או תוכנת צ'ק-אין.

כאשר מערכת גישה נתמכת משולבת, רישומי הנכס ו זרימות העבודה יכולות לספק הקשר ל:

נינג'ות ההזמנות' בקרת גישה תומך בחיבורים עם תשתיות גישה פיזיות ודיגיטליות דרך APIs מוגדרים, תוכנה ביניים ואינטגרציות זרימת עבודה.

מה לגבי מכשירים חכמים בחדרים, חיישנים, רובוטים ומערכות בניין?

טכנולוגיות אלו יכולות להיות חלק מסביבת אוטומציה במלון, אך יש להתייחס אליהן כמערכות פיזיות חיצוניות ולא כפונקציות PMS מובנות.

דוגמאות עשויות לכלול:

השאלה התפעולית היא האם הפלטפורמה החיצונית מציעה ממשקים מתאימים והאם האירועים שלה צריכים להתחבר עם הזמנות, חדרים, תחזוקה, זרימות עבודה של עובדים, דיווח או רישומים אחרים של הנכס.

דרישות אינטגרציה צריכות להיות מאושרות מול המכשיר, הפלטפורמה, ה-API, מודל האבטחה והיקף היישום.

האם אוטומציה במלון זהה לאינטליגנציה מלאכותית?

לא.

רבות מהאוטומציות המועילות במלון אינן דורשות AI בכלל.

כלל כמו “כאשר בקשה פתוחה מעבר לסף המוגדר, להודיע לצוות האחראי” הוא אוטומציה של זרימת עבודה. המערכת כבר יודעת את המצב ואת הפעולה שצריכה לבוא לאחר מכן.

AI הופך לרלוונטי יותר כאשר התוכנה צריכה לפרש נתונים במקום פשוט לבצע כלל ידוע.

נינג'ות ההזמנות' AI שכבת AI מתפרסת על פני הזמנות, פעולות, מתקנים, חיובים, תובנות, פורטלים ואינטגרציות.

פלט ה-AI צריך להתייחס בהתאם להשלכות של ההחלטה. מצבים בעלי השפעה גבוהה, לא ברורים, רגישים, הקשורים לבטיחות או שנויים במחלוקת עשויים עדיין לדרוש סקירה אנושית.

האם אוטומציה במלון פירושה להחליף עובדים במלון?

לא.

אוטומציה יכולה להפחית את המעורבות של הצוות בעסקאות חוזרות מסוימות, אך זה לא קובע כמה עובדים נדרשים במלון.

דרישות הצוות עדיין תלויות בגורמים כמו:

מטרה טובה יותר של אוטומציה היא לקבוע איזו עבודה תיאום חוזרת יכולה להתנהל על ידי כללים כך שהעובדים יהיו בעלי בעלות ברורה על העבודה שדורשת אותם באמת.

אילו תהליכים במלון צריכים להישאר תחת סקירה אנושית?

הגבול המתאים תלוי בנכס, אך אוטומציה לא צריכה להיות ברירת המחדל לכל מצב.

האם אוטומציה הופכת מלון לאוטומטית יותר בטוחה?

לא.

אוטומציה יכולה לאכוף הרשאות מוגדרות, זרימות עבודה, כללי גישה ופעילות ביקורת, אך האבטחה תלויה בארכיטקטורה ובאופן שבו הארגון מנהל אותה.

שיקולים חשובים כוללים:

אוטומציה צריכה לפעול בתוך מודל אבטחה וממשלה מוגדרים ולא להתייחס אליה כאל אמצעי אבטחה בפני עצמה.

איך מלונות צריכים למדוד אם האוטומציה פועלת?

המדדים השימושיים ביותר תלויים בזרימת העבודה המופעלת. מלונות צריכים להעריך את התהליך ולא להניח שהטכנולוגיה שיפרה את התוצאה.

שאלות תפעוליות יכולות לכלול:

איך מלון צריך להחליט מה לאוטומט?

1. מפה את זרימת העבודה של המלון. עקוב אחרי התהליך האמיתי מהאירוע שמתחיל אותו ועד להשלמתו.
2. זהה תיאומים חוזרים. מצא עדכונים ידניים, הזנת נתונים חוזרת, התראות שגרתיות, הקצאות צפויות ובדיקות מצב.
3. הגדר את הטריגר. קבע בדיוק איזה אירוע או תנאי צריך להתחיל את התהליך האוטומטי.
4. הגדר את הכלל. תעד את התנאים, ההרשאות, הלוגיקה של ההפניה והפעולה הצפויה.
5. הקצה בעלות. זהה איזו אדם, תפקיד, מחלקה או מערכת חיצונית מחזיקה בכל שלב.
6. עצב את מסלול החריגות. החליט מה קורה כאשר הכלל הרגיל לא יכול לפתור את הסיטואציה בצורה בטוחה או מתאימה.
7. חבר את המערכות הנדרשות. קבע אם נדרשים נתונים חיצוניים כמו הזמנה, תשלום, גישה, בניין, תקשורת או אחרים.
8. בדוק תרחישים ריאליסטיים. בדוק מקרים רגילים וחריגות ולא רק את המסלול האוטומטי האידיאלי.
9. מדוד ושפר. סקור את היסטוריית זרימת העבודה, חריגות, תיקונים, עיכובים ועבודה ידנית לאחר ההשקה.

איך Booking Ninjas מחבר את האוטומציה של המלון?

Booking Ninjas היא פלטפורמה מקורית Salesforce להזמנות ולתפעול . הזמנות, פעילות מול האורחים, בקשות תפעוליות, זרימות עבודה, הרשאות, דיווחים, אוטומציה ואינטגרציות יכולים לפעול בתוך הסביבה הרחבה יותר של Salesforce.

זה מאפשר למודל האוטומציה להתחיל מרשומות תפעוליות אמיתיות ולא מסקריפטים או מכשירים מנותקים.

שאלות נפוצות