.png)
Wycliffe Bible Translators þurfti betri leið til að stjórna innri íbúðastarfsemi sinni. Erfiðasti hlutinn var ekki bara að halda utan um dagatal um 40 íbúðir.
Starfsfólk var að svara spurningum um tiltækni, skoða beiðnir, skipuleggja hóp dvöl, úthluta íbúðum, meðhöndla mismunandi greiðsluaðferðir, skipuleggja þrif og endurbyggja skýrslur um sömu dvöl.
Of mikið af þessu starfi var háð því að fólk flytti upplýsingar á milli eyðublaða, tölvupósts, töflureikna og Salesforce.
Vandamálið: of mikill tími fór í að svara „Er pláss?“
Fyrir Booking Ninjas, voru íbúðarbeiðnir mjög háðar Google Formi, tölvupósti og samhæfingu starfsfólks.
Einn af skýrustu sársaukapunktunum var tiltækni. Stór hluti af íbúðartengdum skilaboðum var fólki sem spurði einfaldlega hvort húsnæði væri laust fyrir ákveðna daga.
Starfsfólk þurfti síðan að vinna í gegnum restina af beiðninni:
- Skoða tiltækni íbúða
- Skoða einstaklingsbeiðnir
- Skoða hópbeiðnir
- Velja íbúðartegundir
- Úthluta ákveðnum einingum
- Undirbúa reikningsupplýsingar
- Skipuleggja þrif
- Undirbúa skýrslur
Hópar gerðu þetta erfiðara. Einn hópur gæti þurft nokkrar tveggja svefnherbergja og þriggja svefnherbergja íbúðir, mismunandi komu- og brottfarardaga, mismunandi greiðendur, og nafn íbúa sem ekki var þekkt þegar fyrsta beiðnin var lögð fram.
Lausnin: láta eitt skref leiða í næsta
Booking Ninjas byggði íbúðavinnuflæðið inn í núverandi Salesforce umhverfi Wycliffe.
Notandahlutinn var ekki ein aðgerð. Það var að leyfa sömu dvöl að fara í gegnum skrefin sem Wycliffe þurfti þegar fyrir.
Starfsfólk getur séð tiltækni íbúða, beiðnir í bið og staðfestar dvöl yfir dagsetningar.
Gestur eða hópur getur beðið um dagsetningar og íbúðartegundir sem þeir þurfa.
Wycliffe heldur stjórn á samþykkt, hópblokkum, og íbúðum sem eru úthlutaðar.
Reikningar, greiðsluaðferðir, íbúar, og dvalardetails eru tengd skráningunni.
Útihald getur leitt í þrifavinnu á meðan sömu skráningar styðja aðgerðir og fjárhagslegar skýrslur.
Þetta er víðtæk hugmynd á bak við tengdar viðskiptaaðgerðir : bókunin getur haldist tengd þeirri vinnu sem á sér stað fyrir, meðan og eftir hana.
Hvernig Wycliffe uppsetningin leysti hvern hluta vinnuflæðisins
| Þörf Wycliffe | Uppsetning Booking Ninjas | Hvað varð auðveldara |
|---|---|---|
| Skoða tiltækni íbúða | Tiltækni Dagatal + Bókunarstjórnun | Starfsfólk getur unnið út frá sjónrænu dagatali í stað þess að endurbyggja tiltækni úr eyðublöðum, tölvupósti og aðskildum skoðunum. |
| Hafa beiðnir óskrifaðar fyrst | Beiðniskerfi fyrir bókanir | Beiðni getur verið skoðuð áður en Wycliffe samþykkir hana og úthlutar ákveðnum íbúðum. |
| Meðhöndla stór hópa | Hópbókun | Nokkrar íbúðir, ferðamenn, dagsetningar, og hópupplýsingar geta haldist saman í stað þess að verða óskyldar bókanir. |
| Úthluta ferðamönnum síðar | Hópblokk + einstaklingsúthlutun | Wycliffe getur bókað nægjanlegt íbúðarsvæði fyrst og ákveðið hverjir dvelja í hverri íbúð síðar. |
| Meðhöndla mismunandi greiðendur | Reikningastjórnun + Skipt reikningur | Ytri greiðslur, innri deildargjöld, og mismunandi greiðsluskyldur geta haldist tengd skráningunni. |
| Undirbúa íbúðir eftir útskrift | Vinnuskipulagstjórnun | Lokið dvalar getur leitt í þrifavinnu í stað þess að treysta á aðskilda handafl. |
| Gefðu teymum mismunandi skýrslur | Salesforce skýrslur + Booking Ninjas skýrslugerð | Aðgerðir og fjármál geta unnið út frá sömu bókunargögnum á meðan þau halda þeim útsýnum sem þau þurfa. |
Að sýna tiltækni þýddi ekki að gefa upp stjórn
Þetta var mikilvægur hluti af Wycliffe vinnuflæðinu.
Samtökin vildu að gestir og hópar hefðu skýrari leið til að sjá hvað gæti verið tiltækt og leggja fram beiðni.
En opin íbúð þýddi ekki sjálfkrafa að beiðnin ætti að verða staðfest bókun.
Starfsfólk Wycliffe þurfti enn að skoða beiðnina, skoða víðtækari húsnæðissituation, samþykkja eða hafna henni, og ákveða hvaða íbúðir ættu í raun að vera notaðar.
Booking Ninjas varðveitti þetta skref í stað þess að neyða Wycliffe í strax staðfestingu.
Þekkingarsetrið útskýrir muninn á óskrifuðum og staðfestum bókunum .
Hóp dvöl gæti haldist saman án þess að gera hvern ferðamann eins
Stór hópur kemur ekki alltaf og fer ekki sem ein eining.
Wycliffe gæti þurft nokkrar íbúðir fyrir sama hópinn á meðan einstakir ferðamenn höfðu enn mismunandi dagsetningar, úthlutanir herbergja, eða greiðsluskilmála.
Booking Ninjas aðskildi hópinn frá einstaklingsupplýsingunum.
Wycliffe gat fyrst svarað stóra spurninguna: Erum við með nóg íbúðir fyrir þennan hóp?
Nauðsynlegar birgðir gátu síðan verið lokaðar áður en hvert nafn íbúa var þekkt. Einstaklingsúthlutanir gátu verið bætt við síðar þegar dvölin varð skýrari.
Þetta er það sem gerir hóp bókanir ólíkar við einfaldlega að búa til langa lista af einstaklingsbókunum.
Núverandi Hópbókunarhæfni Booking Ninjas fylgir sama víðtæka módel: hóp- og einstaklingsupplýsingar geta haldist tengdar á meðan dagsetningar, fólk, herbergi, eða auðlindir breytast.
Reikningaflæðið þurfti einnig að skilja Wycliffe
Ekki hver íbúðardvöl var greidd á sama hátt.
Sumar greiðslur gátu verið gerðar með kreditkorti eða reiðufé. Aðrar gátu verið færðar innri deild Wycliffe eða skrá.
Bókun gæti einnig haft fleiri en einn greiðanda.
Booking Ninjas var stillt þannig að þessar greiðslutengingar gætu haldist hluti af sömu bókunarsögunni í stað þess að neyða starfsfólk í ytri reikningsferli.
Reikningar gátu verið skipt þegar mismunandi einstaklingar eða deildir voru ábyrgir fyrir mismunandi hlutum dvalar. Þegar greitt var, gátu reikningaskrár haldist tengdar skráningunni.
Fyrir víðtækari bókun-til-reikningaskipulagi, sjáðu Hvernig Bókanir Tengjast Reikningum .
Skráningin gat kveikt á þeirri vinnu sem kemur eftir útskrift
Íbúðin er ekki tilbúin fyrir næsta gest bara vegna þess að fyrri skráningin lauk.
Hún þarf enn að vera þrifin og undirbúin.
Booking Ninjas tengdi þá aðgerð við útskrift. Lokið dvalar gat skapað þrifavinnu sem var nauðsynleg fyrir íbúðina.
Þrif starfsfólk gat unnið í gegnum einfaldar stöður eins og í vinnslu, lokið, eða aflýst, á meðan yfirmenn gátu séð hvaða íbúðir þurftu enn athygli.
Þetta breytti þrifum frá aðskildum handafli í næsta skref í sama íbúðavinnuflæði.
Booking Ninjas þurfti að passa inn í Salesforce org Wycliffe, ekki að skipta um það
Wycliffe hafði þegar Salesforce.
Teymið þeirra hafði þegar reglur um reikninga, tengiliði, gögn um félagasamtök, nauðsynleg eyðublöð, skýrslugerð, gæðagögn, og heimildir.
Að byrja aftur í aðskildum bókunargagnagrunni hefði skapað annað stað til að halda í samræmi.
Í staðinn vann Booking Ninjas með núverandi Salesforce uppbyggingu Wycliffe og fínpússaði íbúðavinnuflæðið í kringum það.
Það innihélt Wycliffe-sérstakar upplýsingar eins og flokkun íbúða, gólfval, skattafslátt, greiðslutegundir, reikningaskipulag, skýrslugerð, og orðfæri.
Tæknin undir getur komið frá Booking Ninjas og Salesforce, en Wycliffe ákveður samt hvernig eigin húsnæðisstarfsemi þeirra þarf að virka.
Uppsetningin hélt áfram að batna þegar raunverulegir notendur prófuðu hana
Notendaskilyrði prófanir komu fram smáatriðum sem eru auðvelt að missa af í almennum vöruathugunarlínum.
Wycliffe notendur báðu um hluti eins og fyrstu hæðar og annarrar hæðar val, skýrari mun á milli tveggja svefnherbergja og þriggja svefnherbergja eininga, raunhæfari takmarkanir á hópbeiðnum, betri dagatalsynd, skattafslátt meðhöndlun, bættar fjárhagslegar skýrslur, og breytingar á reikningaskipulagi og kvittunum.
Þessar beiðnir voru notaðar til að fínpússast út útgáfu Wycliffe af vinnuflæðinu.
Þetta er mikilvægur hluti af framkvæmd: Salesforce veitir sterka tækni, en gagnleg vara kemur fram þegar reglurnar á skjánum passa við það starf sem fólk gerir í raun.
Hvað varð auðveldara í Wycliffe vinnuflæðinu
Engin töluleg niðurstaða eftir að hafa verið sett í gang í efni sem notað var fyrir þessa sögu, svo að bætingin er best sýnd með því starfi sem varð tengt.
Starfsfólk gat unnið út frá sjónrænu íbúðadagatalinu í stað þess að endurbyggja svarið með endurteknu tölvupóstskoðunum.
Íbúðablokkir, hópupplýsingar, einstakir ferðamenn, og mismunandi dagsetningar gátu haldist tengdar.
Nettbeiðnir gátu auðveldað inntak án þess að breyta hverri beiðni í sjálfvirka staðfesta bókun.
Venjulegar greiðslur, innri deildargjöld, og skipt ábyrgðir gátu haldist hluti af sama bókunarflæði.
Endir dvalar gat skapað næsta aðgerðarverkefni í stað þess að treysta á annað handafl.
Wycliffe þurfti ekki að búa til aðra ósamstillta gagnagrunna fyrir íbúðastarfsemi.
Bókunin var kjarni, en aðgerðin þurfti meira í kringum hana
Wycliffe er gott dæmi um hvers vegna Booking Ninjas byrjar með bókunum og bókunum en þarf ekki að stoppa þar.
Bókunarstjórnun tók á sér kjarna dvölina. Hópbókunin stækkaði hana fyrir stærri hópa. Reikningastjórnun og skipt reikningur tóku á sér fjárhagslegu hliðina. Vinnuskipulagstjórnun tengdi dvölina við þrif. Salesforce skýrslugerð studdi aðgerðir og fjármál.
Þar passar Booking Ninjas sérstaklega vel: þegar ein bókun snertir nokkra mismunandi hluta sömu stofnunar og þessir hlutir þurfa að haldast tengdir.
Einfallt bókunartilvik getur notað færri hluti. Wycliffe þurfti meira vegna þess að vinnuflæðið þeirra var flóknara.
Lærðu meira um þetta vinnuflæði
Sjáðu hvernig einn hópur getur haldist tengdur á meðan fólk, rými, dagsetningar, og einstaklingsupplýsingar eru enn mismunandi.
Hvernig Hópbókanir Virka →Sjáðu hvernig gjöld, reikningar, greiðslur, og skráningin geta haldist tengd.
Hvernig Bókanir Tengjast Reikningum →Sjáðu hvers vegna bókanir, greiðslur, starfsfólk, aðstöðu, og skýrslugerð virka betur þegar skráningarnar geta fylgt sömu aðgerð.
Hvernig Booking Ninjas Tengir Viðskiptaaðgerðir →Ertu með meira í gangi í kringum dvöl en venjulegt bókunarkerfi getur meðhöndlað?
Sjáðu hvernig Booking Ninjas getur tengt bókanir, hópa, samþykktir, reikninga, aðgerðarvinnu, skýrslugerð, og þín núverandi Salesforce gögn í kringum hvernig stofnun þín vinnur nú þegar.
.jpeg)
.jpg)
