Billings Hotel & Convention Center þurfti að tengja bókanir á ráðstefnuhúsnæði og samninga í skýrara ferli í stað þess að virka sem aðskildir vinnustaðir.
Billings Hotel & Convention Center í Billings, Montana sér um hótelgistingu ásamt ráðstefnu- og viðburðahúsnæði sem er byggt fyrir fundi, hópa og aðra samkomur.
Fyrir viðburðateymið var að bóka rými aðeins einn hluti af starfinu. Bókunin þurfti einnig að fara í gegnum viðburðaskilgreiningar, samninga, undirskriftir og lokaskilaboð.
Þraut: að bóka rými var aðeins byrjunin
Ráðstefnu- og ráðstefnubókanir fela í sér meira en að finna tómt rými á dagatali.
Teymið þarf einnig að skilja hvaða rými hentar viðburðinum, hvaða dagsetningar eru tiltækar, hvernig bókunin er að þróast, og hvort samningurinn hafi verið lokið.
- Ráðstefnurými
- Ólíkar uppsetningar
- Kröfur um getu
- Viðburðadagsetningar
- Bókunarskilmálar
- Bókunarstaða
- Samningar
- Rafrænar undirskriftir
Þegar þessir þættir eru meðhöndlaðir aðskilið, verður starfsfólk ábyrgðaraðili fyrir því að flytja viðburðinn frá einu kerfi eða skrefi yfir í annað.
Lausnin: leyfa viðburðinum að fara í gegnum eina tengda leið
Booking Ninjas innleiddi skipulagt ferli um ráðstefnuhúsnæðin og samningaskipulagið sem tengist þeim bókunum.
Byrjaðu á ráðstefnu- eða viðburðahúsnæði sem hentar dagsetningunum og kröfunum.
Halda rýminu, dagsetningum, viðskiptavini og upplýsingum um viðburð í kringum eina bókunarskrá.
Samningurinn eða skilmálar geta fylgt bókuninni í stað þess að verða að aðskildu ferli.
Rafrænar undirskriftir færa skjalið í gegnum samþykki án þess að krafist sé annarrar aðskildrar pappírsleiðar.
Bókunin og lokið samningur eru auðveldari að fylgja eftir þegar viðburðurinn heldur áfram.
Hvernig Billings uppsetningin passaði saman
| Þörf viðburðateymis | Uppsetning Booking Ninjas | Hvað varð auðveldara |
|---|---|---|
| Skipuleggja bókanlegt ráðstefnuhúsnæði | Stjórnun ráðstefnuhúsnæðis | Rýmin gátu verið meðhöndluð sem skipulagt bókanlegt birgðaskipulag frekar en bara nöfn á óformlegu dagatali. |
| Fylgjast með viðburðabókunum | Bókunarstjórnun | Rými, dagsetningar, bókunarupplýsingar og staða gátu haldist tengd þegar viðburðurinn þróaðist. |
| Fara frá bókun í samning | Bókunarferli | Skjalaskrefið gæti fylgt frá viðburðaskránni í stað þess að krafist sé að starfsfólk endurbyggi samhengi annars staðar. |
| Safna undirskriftum | Skjal & Rafrænar undirskriftir | Samningar gátu farið í gegnum rafrænar undirskriftir á meðan þeir héldu sér nær bókuninni og stöðunni hennar. |
| Halda ferlið sýnilegt | Tengdar Salesforce skrár | Starfsfólk gat unnið út frá skýrari skrá yfir rýmið, bókunina, samninginn og næsta skref. |
Ráðstefnuhúsnæði er einnig birgðir
Hótelherbergi er ekki það eina sem hægt er að bóka.
Ráðstefnustarfsemi gæti þurft að stjórna ballrýmum, fundarherbergjum, salum, brotthvarfssvæðum og öðrum rýmum sem geta stutt mismunandi getu og uppsetningar.
Þetta þýðir að kerfið þarf að skilja rými sem raunverulegar bókanlegar auðlindir með dagsetningum, tiltækni og bókunarstarfsemi í kringum þau.
Núverandi lausn Booking Ninjas fyrir ráðstefnuhúsnæði fylgir þessu víðara líkani með því að tengja viðburðabókanir og salabókanir við uppsetningar, samninga, reikninga, starfsfólk, aðstöðu og skýrslugerð innan Salesforce.
Fyrir Billings var staðfest verkefnissvið meira þröngt á stjórnun ráðstefnuhúsnæðis og samningaskipulaginu sem tengist þeim bókunum.
Samningurinn ætti ekki að missa tengslin við viðburðinn
Viðburður getur verið tímabundið ræddur eða bókaður áður en viðskiptasamningurinn er fullkominn.
Þetta skapar mikilvæga afhendingu milli bókunarhliðarinnar og skjalahliðarinnar.
Booking Ninjas tengdi rafræna undirskriftarmöguleika við ferlið svo samningurinn gæti haldist nær þeim viðburði sem hann tilheyrði.
Núverandi Skjal & Rafrænar undirskriftir getur stutt þetta sama prinsipp: samningar geta verið búnir til, sendir, undirritaðir, fylgt eftir og tengdir við viðeigandi Salesforce skrár í stað þess að verða að aðskildum skrám.
Færri afhendingar fyrir starfsfólk að halda saman
Án tengds ferlis þarf einhver að muna hvaða viðburður bíður eftir samningi, hvaða samningur hefur verið sendur, hvort hann hafi verið undirritaður, og hvaða bókun getur nú farið í staðfestingu.
Þetta verk gæti verið framkvæmanlegt þegar viðburðafjöldi er lítill.
Það verður erfiðara þegar rými, dagsetningar, uppsetningar, viðskiptavinir og samningar fjölga.
Að tengja bókunarskrána við skjalferlið gefur starfsfólki skýrari stað til að sjá hvað hefur gerst og hvað þarf enn að sinna.
Hvað tengda ferlið gerði skýrara
Við höfum ekki staðfest töluleg niðurstöður eftir að verkefnið var hafið fyrir þessa sögu, svo gildi er best sýnt í gegnum það verk sem Booking Ninjas tengdi.
Ráðstefnubirgðir gátu verið stjórnað sem hluti af bókunarferli frekar en aðeins sem einangruð dagsetning á dagatali.
Rýmið, dagsetningar, viðskiptavinur og bókunarstaða gátu haldist hluti af sama rekstrarsamhengi.
Samningaskrefið gæti orðið náttúruleg framhald af bókuninni frekar en óskyldu stjórnsýsluferli.
Rafrænar undirskriftir sköpuðu skýrari leið til að færa samninga í átt að fullnustu.
Teymið gat eytt minni tíma í að tengja handvirkt bókunarhliðina og skjalahliðina á viðburðinum.
Sama Salesforce grunnurinn getur stutt viðbótar viðburða-, reikninga-, aðstöðu-, skýrslugerðar- og rekstrarferla þegar þess er þörf.
Ráðstefnubókun situr milli viðskipta- og rekstrarstarfa
Viðburðarbókun er ekki fullkomin bara vegna þess að herbergi hefur verið haldið.
Viðskiptavinurinn gæti þurft samning. Samningurinn þarf samþykki og undirskrift. Rýmið gæti þurft sérstaka uppsetningu. Síðar getur sami viðburður snert reikninga, starfsfólk, veitingar, aðstöðu eða aðra rekstrarvinnu.
Þetta er ástæðan fyrir því að núverandi lausn Booking Ninjas fyrir ráðstefnuhúsnæði stækkaði út fyrir einfalt rými dagatal.
Billings byrjaði frá einbeittum vandamáli: stjórnun ráðstefnuhúsnæðis og rafrænar undirskriftir.
Gildið í Salesforce grunninum er að þessar fyrstu tengdu einingar þurfa ekki að verða annað einangrað kerfi ef meira af rekstrarviðburðinum þarf að tengjast síðar.
Ferlið ætti að fylgja því hvernig staðurinn selur rými
Ólíkar ráðstefnueignir hafa ólíkar rými, uppsetningar, samþykkisferli, samningskröfur, hlutverk starfsfólks og leiðir til að færa viðburð í átt að staðfestingu.
Booking Ninjas þarf ekki að hver staður fylgi einu og sama ferli.
Salesforce grunnurinn veitir skráningar og ferlisverkfæri undir. Uppsetning getur síðan mótað bókunarferlið í kringum þá stofnun sem notar það.
Þetta er sérstaklega gagnlegt þegar staður hefur vaxið úr staðlaðri dagatali en þarf ekki að hafa alla hluta stórs viðburðastjórnunarkerfis á fyrsta degi.
Lærðu meira um tengda viðburðabókun
Sjáðu hvernig Booking Ninjas stjórnar því hvort rými eða auðlind sé raunverulega hægt að bóka fyrir ákveðinn tíma.
Hvernig Tilganga Er Stjórnað →Sjáðu hvernig samningar, undirskriftir, stöðufylgni og lokin skjöl geta haldist tengd við Salesforce skrár.
Kanna Skjal & Rafrænar undirskriftir →Sjáðu hvernig rýmisbókanir geta síðar tengst uppsetningum, samningum, reikningum, starfsfólki, aðstöðu og viðburðarekstri.
Kanna Ráðstefnuhúsnæðisstjórnun →Um þessa sögu: Þessi síða endurspeglar staðfest Booking Ninjas verkefnissvið fyrir Billings Hotel & Convention Center um stjórnun ráðstefnuhúsnæðis og samþættingu rafrænna undirskrifta. Hún krefst ekki staðfestra tekjuumbóta, aukningar í bókunarfjölda eða virkni fyrir utan tiltækar verkefnasönnun.
Ertu með viðburðarrými sem þarf meira en dagatal?
Sjáðu hvernig Booking Ninjas getur tengt rými, bókanir, samninga, undirskriftir og rekstrarvinnuna sem fylgir því hvernig staðurinn þinn raunverulega fer með viðburði.
.jpeg)
.jpg)
.png)
