Programvare for administrasjon av retreat kobler sammen de mange delene av en retreat som ellers ville blitt administrert i separate regneark, e-poster, bestillingsverktøy, betalingsregistre og personalnotater.
Et retreatsenter administrerer sjelden bare en rombestilling.
Én retreat kan omfatte en arrangør, flere gjester, flere rom, måltider, kurs, møterom, depositum, timeplaner, skjemaer, spesielle forespørsler, kjøp på stedet og et sluttbeløp.
Derfor programvare for administrasjon av retreatsenter må kunne gjøre mer enn å ta imot reservasjoner.
Målet er å holde bestillingen og alt som er knyttet til den, organisert fra den første forespørselen til den endelige oppholdsregistreringen.
Hvorfor er administrasjon av retreat annerledes enn vanlig rombestilling?
En vanlig overnattingsreservasjon kan være enkel: én gjest, ett rom, noen netter og én betaling.
Retreater kan innebære langt flere sammenhenger.
En retreat kan begynne med én arrangør, men senere omfatte tjue gjester. Arrangøren kan først reservere retreaten, mens de enkelte gjestene senere oppgir sine egne opplysninger, får romtildelinger, betaler eller får tilgang til detaljene for sitt eget opphold.
Retreaten kan også omfatte programmer, kurs, måltider, møterom, aktiviteter, transport, dokumenter og ekstra kostnader.
Hvordan fungerer arbeidsflyten for administrasjon av retreat?
Fra Booking Ninjas' perspektiv bør retreaten følge én sammenhengende arbeidsflyt i stedet for å bli til flere separate oppføringer som ulike team administrerer.
Arrangøren eller gjesten starter med en forespørsel eller reservasjon av retreat.
Personalet eller bestillingsflyten sjekker rom, hytter, lokaler, datoer og kapasitet.
Datoer, overnatting, gruppedetaljer, priser, gjester og nødvendige tjenester kobles sammen.
Deltakere kan ha egne oppføringer og samtidig være en del av den større retreaten.
Gjester tildeles rom, hytter, fellesområder eller andre konfigurerte ressurser.
Retreatavgifter, overnatting, depositum, fakturaer, tillegg og saldoer holdes samlet.
Gjester mottar tillatte bestillingsdetaljer, instruksjoner, dokumenter og betalingsinformasjon.
Personalet håndterer ankomster, forespørsler, aktiviteter, kjøp, romendringer og annet daglig arbeid.
Sluttbeløp, saldoer, oppholdshistorikk, belegg og rapportering forblir samlet.
1. Det begynner med en forespørsel eller bestilling av retreat
Noen retreater begynner med en direkte nettbestilling.
Andre begynner med at en arrangør spør om datoer, antall rom, gruppestørrelse, programbehov, måltider, møterom eller en pakke.
Det viktige er at informasjonen som samles inn i begynnelsen, kan følge den samme bestillingsarbeidsflyten videre.
Med Booking Ninjas kan Bestillingsmotoren kan støtte nettbestilling, mens personalet kan håndtere reservasjoner gjennom Reservasjonsadministrasjon .
Hvis du ønsker en enklere forklaring av kundeprosessen, forklarer Kunnskapssenteret hvordan nettbestilling fungerer .
2. Systemet sjekker hva som faktisk er tilgjengelig
Før en retreat bekreftes, må systemet vite hva som faktisk kan bestilles.
Dette kan omfatte private rom, delte rom, hytter, lodger, møterom, aktivitetsområder eller andre bestillbare ressurser.
Tilgjengelighetsadministrasjon holder disse bestillbare enhetene koblet til eksisterende reservasjoner og reglene som styrer når de kan tilbys.
Retreatsentre kan også ha behov for å skille mellom om noe er tilgjengelig, og hvor mange personer det har plass til. Kunnskapssenteret forklarer hvorfor tilgjengelighet og kapasitet er to forskjellige ting .
Dette er særlig nyttig når flere retreater finner sted omtrent på samme datoer.
3. En retreatgruppe kan holdes samlet uten å miste oversikten over hver gjest
Retreatgrupper er en av hovedgrunnene til at administrasjon av retreat er mer komplisert enn vanlig rombestilling.
Én arrangør kan reservere flere rom, men personalet kan fortsatt ha behov for å vite hvem som bor på hvert rom, hvilke gjester som har betalt, hvilke opplysninger som mangler, og hvilke gjester som tilhører samme retreat.
Booking Ninjas Gruppebestilling kan holde flere rom, gjester, datoer, lokaler eller relaterte reservasjoner samlet under samme gruppebehov.
Gruppen kan fortsatt vises samlet, samtidig som de enkelte gjestenes opplysninger administreres separat der det er nødvendig.
Kunnskapssenteret forklarer også hvordan gruppebestillinger fungerer .
4. Gjester tildeles de riktige rommene og lokalene
Når retreaten begynner å ta form, må gruppen fordeles på faktiske rom og lokaler.
Én deltaker kan trenge et privat rom. To gjester kan dele rom. En familie kan bo sammen. Noen kan bo et annet sted, men likevel delta på retreaten.
Disse tildelingene bør fortsatt være knyttet til reservasjonen og tilgjengelighetsregistrene.
Hvis retreaten også bruker møterom, behandlingsrom, aktivitetsområder eller andre delte ressurser, Ressursplanlegging kan inkluderes når denne arbeidsflyten er nødvendig.
5. Priser og retreatpakker holdes samlet
Priser for retreat kan utformes på mange måter.
- Overnatting per natt
- Én retreatpakke
- Ulike romtyper
- Gruppepriser
- Sesongpriser
- Programavgifter
- Måltider eller aktiviteter
- Valgfrie tillegg
Booking Ninjas Prisadministrasjon Prisadministrasjon kan støtte prisstrukturen retreat-senteret bruker, inkludert ulike overnattingstyper, datoer, pakker og konfigurerte prisregler.
Den nøyaktige prismodellen avhenger av hvordan retreat-senteret selger opphold og programmer.
6. Depositum, fakturaer og saldoer forblir knyttet til bestillingen
Fakturering blir vanskelig når bestillingen ligger ett sted, mens depositum, fakturaer og ekstrakostnader ligger et annet sted.
Med Fakturabehandling , kan faktureringsopplysninger forbli knyttet til gjesten, gruppen, reservasjonen eller tjenesten som utløste kostnaden.
Avhengig av den konfigurerte faktureringsarbeidsflyten kan dette omfatte depositum, delbetalinger, retreatavgifter, overnattingskostnader, tillegg, fakturaer og utestående saldoer.
Kunnskapssenteret gir et enkelt eksempel på hvordan bestillinger kobles til fakturaer .
Booking Ninjas trenger ikke nødvendigvis å erstatte retreat-senterets generelle regnskapssystem. Regnskapsprogramvaren kan forbli separat og kobles til via støttede integrasjoner når det er nødvendig.
7. Gjestene kan få et eget sted der de finner det de trenger
Retreat-ansatte svarer ofte på de samme spørsmålene gjentatte ganger.
- Hvilke datoer har jeg bestilt?
- Hvor mye skylder jeg fortsatt?
- Hvor finner jeg bekreftelsen min?
- Hva bør jeg ta med?
- Hvilket rom skal jeg bo på?
- Hvor finner jeg dokumentene mine?
En Gjestportal kan gi gjestene et selvbetjent sted for reservasjonsdetaljer, fakturering, dokumenter, forespørsler og annen informasjon retreat-senteret velger å vise.
Kunnskapssenteret forklarer mer generelt hva kunder kan gjøre via en portal .
Gjester trenger ikke tilgang til hele det interne systemet. Portalen er grensesnittet for gjestene, mens de ansatte fortsetter å arbeide med driftsopplysningene bak den.
8. Reservasjonen følger oppholdet helt til det er over
Bestillingen bør ikke bli ubrukelig når gjesten ankommer.
Booking Ninjas Innsjekking / utsjekking knytter ankomst og avreise til reservasjonen.
Under oppholdet kan ansatte også måtte håndtere rombytter, forespørsler, aktiviteter, måltider, kjøp og andre tjenester.
Forespørselsadministrasjon kan bidra til å knytte gjesteforespørsler eller driftsrelaterte forespørsler til personene som har ansvar for å følge dem opp.
Et retreat-senter som selger mat, drikke, varer, behandlinger eller andre produkter og tjenester på stedet, kan også legge til Salgssted .
POS er et valgfritt tillegg, ikke noe alle retreat-sentre trenger.
Det viktige er at aktiviteter på stedet ikke trenger å bli en helt separat del av driften.
Hva med kurs, aktiviteter, måltider og retreatprogrammer?
Ikke alle retreat-sentre fungerer på samme måte.
Et velvære-retreat kan tilby yogatimer og behandlinger. Et åndelig retreat kan ha gruppesamlinger og måltider. Et utdanningsretreat kan ha workshops og møterom. Et naturretreat kan kombinere hytter med guidede aktiviteter.
Disse arbeidsflytene kan legges til rundt den grunnleggende innkvarterings- og retreatløsningen når det faktisk er behov for dem.
Booking Ninjas krever ikke at alle retreat-sentre bruker alle modulene.
Løsningen fra Booking Ninjas-løsning for retreat-sentre Booking Ninjas-løsningen for retreat-sentre kan begynne med arbeidsflytene som skaper mest arbeid, og deretter utvides med portaler, POS, programmer, rapportering, integrasjoner eller andre deler når driftsmodellen krever det.
Hvilken informasjon bør være sammenkoblet?
Verdien av programvare for retreatadministrasjon ligger ikke bare i å ha flere funksjoner.
Det handler om å holde relatert informasjon sammenkoblet.
| Post | Hva det kan knyttes til |
|---|---|
| Retreat eller gruppe | Arrangør, datoer, gjester, rom, lokaler, program, fakturering, dokumenter og status |
| Gjest | Kontaktopplysninger, reservasjon, romtildeling, betalinger, portaltilgang, forespørsler og historikk over opphold |
| Reservasjon | Datoer, overnatting, tilgjengelighet, pris, gjest, kostnader, endringer og innsjekking/utsjekking |
| Rom eller ressurs | Tilgjengelighet, tildeling, kapasitet, reservasjon, status og plassering |
| Faktura | Gjest eller gruppe, reservasjon, kostnader, depositum, betalinger og saldo |
| Forespørsel eller oppgave | Gjest, retreat, reservasjon, ansvarlig medarbeider, status og operasjonell oppfølging |
Denne felles konteksten gjør det enklere for ansatte å gå fra én del av retreaten til en annen uten stadig å måtte opprette den samme informasjonen på nytt.
Hvordan bruker ulike ansatte det samme systemet?
Ulike team trenger ikke å bruke programvaren på nøyaktig samme måte.
Reservasjonsansatte kan fokusere på forespørsler, datoer, rom og gjestedetaljer.
Økonomiavdelingen kan fokusere på fakturaer, betalinger og utestående saldoer.
Programansatte kan være opptatt av deltakere, lokaler og aktiviteter.
Gjesteservice kan fokusere på ankomster, tildelinger, forespørsler og kommunikasjon.
Ledere kan ha behov for rapportering om bestillingsaktivitet, belegg, inntekter og den bredere driften.
Fordi Booking Ninjas er bygget på Salesforce, kan disse teamene arbeide med relaterte poster, samtidig som tillatelser, visninger, arbeidsflyter og rapportering konfigureres ut fra rollene deres.
Kunnskapssenteret forklarer det bredere plattformvalget i Hvorfor Booking Ninjas bruker Salesforce .
Hva kan programvare for retreatadministrasjon automatisere?
Programvare for retreatadministrasjon kan automatisere forutsigbare trinn når reglene er tydelige.
En konfigurert arbeidsflyt kan for eksempel opprette en oppfølgingsoppgave, sende en standardbekreftelse, oppdatere en status, videresende en forespørsel eller utløse en annen repeterbar handling når den nødvendige betingelsen er oppfylt.
Booking Ninjas Arbeidsflyt & prosess kan koble sammen disse repeterbare trinnene, oppgavene, godkjenningene og oppfølgingen.
Hvis du først ønsker en enklere forklaring, kan du se hva arbeidsflytautomatisering betyr i kunnskapssenteret.
Automatisering betyr ikke at alle beslutninger bør overlates til systemet. Uvanlige behov fra grupper, unntak, viktige prisendringer eller problemer med gjester kan fortsatt kreve at en person vurderer dem.
Hva skjer etter at retreatet er over?
Utsjekking trenger ikke å være slutten på registreringen.
Bestillingshistorikk, gjesterelasjoner, fakturaer, betalinger, rombruk, gruppedetaljer og andre driftsregistreringer kan fortsatt være tilgjengelige for fremtidig rapportering og oppfølging.
Fordi disse registreringene forblir sammenkoblet, kan senteret bruke Ytelsesrapportering for å lage driftsoversikter basert på informasjonen som samles inn under bestillingen og oppholdet.
Dette kan hjelpe senteret med å undersøke spørsmål som:
- Hvilke retreats nærmer seg?
- Hvor mange rom er reservert?
- Hvilke utestående beløp gjenstår?
- Hvordan endrer belegget seg?
- Hvilke lokasjoner eller programmer er mest travle?
- Hva skjedde under et tidligere gruppeopphold?
De nøyaktige rapportene avhenger av informasjonen som samles inn, og retreatsenterets konfigurerte rapporteringsbehov.
Må retreatprogramvare erstatte alle andre systemer?
Nei.
Et retreatsenter bruker kanskje allerede regnskapsprogramvare, en betalingsleverandør, tilgangsverktøy, e-postsystemer eller annen spesialisert programvare.
Målet er ikke automatisk å erstatte alle verktøy.
Booking Ninjas Integrasjoner kan koble til støttede eksterne systemer når nødvendige grensesnitt og prosjektomfang tillater det.
Da kan Booking Ninjas bli det sammenkoblede driftslaget, mens spesialistsystemene fortsetter å utføre oppgavene de er ment for.
Trenger alle retreatsentre et komplett administrasjonssystem?
Nei.
Hvis et retreatsenter bare har noen få rom, enkel prissetting, ingen arbeidsflyt for grupper og svært lite arbeid etter bestillingen, kan et enklere bestillingsverktøy være nok.
Et mer sammenkoblet system for retreatadministrasjon gir mer mening når senteret må koordinere flere av disse samtidig:
- Individuelle bestillinger og gruppebestillinger
- Flere typer overnatting
- Romtildelinger
- Programmer eller aktiviteter
- Depositum og betalingsplaner
- Selvbetjening for gjester
- Kjøp på stedet
- Arbeidsflyter for ansatte
- Flere lokasjoner
- Sammenkoblet rapportering
Dette er typen driftsmodell Booking Ninjas for retreatsentre er utviklet for å støtte.
Hvordan tilnærmer Booking Ninjas seg retreatadministrasjon?
Vi ser ikke på retreatadministrasjon som én stor funksjon.
Vi ser det som et sett med sammenkoblede arbeidsflyter.
Utgangspunktet er vanligvis den delen som skaper mest arbeid i dag: bestillinger, gruppretreat, tilgjengelighet, romtildelinger, fakturering, gjestekommunikasjon eller en annen tydelig prosess.
Derfra kan systemet koble sammen mer av retreatdriften etter behov.
Denne tilnærmingen er mulig fordi Booking Ninjas kjører integrert på Salesforce. Bestillinger, gjester, fakturering, arbeidsflyter, rapportering, portaler og integrasjonsregistreringer kan bruke den samme bredere plattformen som grunnlag.
Ofte stilte spørsmål
Hva er programvare for retreatadministrasjon?
Programvare for retreatadministrasjon hjelper et retreatsenter med å håndtere bestillinger, overnatting, grupper, gjester, tilgjengelighet, priser, fakturaer, betalinger, programmer, gjesteservice, arbeid for ansatte og rapportering knyttet til et retreat.
Hvordan fungerer programvare for retreatadministrasjon?
Programvare for retreatadministrasjon fungerer ved å knytte retreatbestillingen sammen med overnatting, gjester, romtildelinger, tilgjengelighet, priser, fakturering, gjesteinformasjon, arbeidsflyter for ansatte og rapportering, slik at relaterte oppgaver ikke må håndteres i separate systemer.
Kan retreatprogramvare håndtere gruppebestillinger og individuelle bestillinger samtidig?
Ja. Booking Ninjas Group Booking kan holde flere rom, gjester, datoer, lokaler eller relaterte bestillinger knyttet til ett gruppretreat, samtidig som individuelle gjestedetaljer fortsatt kan håndteres separat ved behov.
Kan gjester ha egne romtildelinger?
Ja. Individuelle gjestedetaljer og romtildelinger kan forbli knyttet til den overordnede gruppe- eller retreatbestillingen, i tråd med den konfigurerte arbeidsflyten for overnatting og bestillinger.
Kan programvare for retreatadministrasjon håndtere depositum og fakturaer?
Ja. Booking Ninjas kan knytte depositum, delbetalinger, retreatavgifter, overnattingskostnader, fakturaer, tillegg og utestående beløp til riktig gjest, gruppe eller bestilling i henhold til den konfigurerte faktureringsarbeidsflyten.
Kan retreatgjester bruke en portal?
Ja. Booking Ninjas Guest Portal kan gi gjestene tilgang til bestillingen, fakturering, dokumenter, forespørsler og annen informasjon som retreatsenteret velger å gjøre tilgjengelig.
Kan kjøp på stedet fortsatt knyttes til gjesteoppholdet?
Det er mulig når de nødvendige arbeidsflytene for POS og fakturering er konfigurert. Booking Ninjas Point of Sale kan legges til for produkter, tjenester, mat, aktiviteter eller annet salg på stedet, samtidig som transaksjonen beholdes i det bredere driftsmiljøet.
Erstatter programvare for retreatadministrasjon regnskapsprogramvare?
Ikke nødvendigvis. Booking Ninjas kan håndtere operasjonell fakturering og betalingsregistreringer, mens generell regnskapsføring kan foregå i et separat regnskapssystem som kobles til via støttede integrasjoner ved behov.
Er Booking Ninjas-programvaren for retreatadministrasjon bygget på Salesforce?
Ja. Booking Ninjas er Salesforce-native, slik at retreatbestillinger, gjester, fakturering, arbeidsflyter, tillatelser, rapportering, portaler, automatisering og integrasjoner kan bruke den bredere Salesforce-plattformen som grunnlag.
Retreatadministrasjon handler om å holde retreatet sammenkoblet
Et retreat starter som en bestilling, men blir raskt mye mer enn en bestilling.
Rom må tildeles. Gjester trenger informasjon. Depositum må følges opp. Programmer må gjennomføres. Ansatte må vite hva som er endret. Kostnader kan påløpe under oppholdet.
Programvare for retreatadministrasjon fungerer ved å holde disse delene koblet til det samme retreatet, i stedet for at hver del blir enda et regneark, en innboks eller et separat system.
Booking Ninjas for Booking Ninjas for retreatsentre .
Se Booking Ninjas for retreatsentre
Utforsk hvordan bestillinger, grupper, overnatting, gjester, fakturering, aktiviteter på stedet og arbeidsflyter for ansatte kan holdes sammenkoblet.
