Perangkat lunak pengelolaan retret menghubungkan berbagai bagian retret yang jika tidak, akan dikelola secara terpisah di spreadsheet, email, alat pemesanan, catatan pembayaran, dan catatan staf.
Pusat retret jarang hanya mengelola pemesanan kamar.
Satu retret dapat melibatkan penyelenggara, beberapa tamu, beberapa kamar, makanan, kelas, ruang pertemuan, uang muka, jadwal, formulir, permintaan khusus, pembelian di lokasi, dan pelunasan akhir.
Itulah sebabnya perangkat lunak pengelolaan pusat retret perlu melakukan lebih dari sekadar menerima reservasi.
Tujuannya adalah menjaga pemesanan dan segala hal yang terkait tetap tertata, mulai dari permintaan pertama hingga catatan akhir masa menginap.
Apa yang membedakan pengelolaan retret dari pemesanan kamar biasa?
Reservasi penginapan biasa bisa sederhana: satu tamu, satu kamar, beberapa malam, dan satu pembayaran.
Retret bisa jauh lebih saling terhubung.
Satu retret mungkin dimulai dengan satu penyelenggara, tetapi kemudian melibatkan dua puluh tamu. Penyelenggara mungkin lebih dulu memesan retret, sementara para tamu kemudian memberikan informasi masing-masing, menerima penempatan kamar, melakukan pembayaran, atau mengakses detail masa menginap mereka sendiri.
Retret juga dapat mencakup program, kelas, makanan, ruang pertemuan, aktivitas, transportasi, dokumen, dan biaya tambahan.
Bagaimana alur kerja pengelolaan retret berlangsung?
Dari sudut pandang Booking Ninjas, retret sebaiknya berjalan melalui satu alur kerja yang saling terhubung, bukan menjadi beberapa catatan terpisah yang dikelola oleh tim berbeda.
Penyelenggara atau tamu memulai dengan permintaan atau reservasi retret.
Staf atau alur pemesanan memeriksa kamar, kabin, ruang, tanggal, dan kapasitas.
Tanggal, penginapan, detail grup, tarif, tamu, dan layanan yang diperlukan saling terhubung.
Peserta dapat memiliki catatan masing-masing sambil tetap menjadi bagian dari retret yang lebih luas.
Tamu ditempatkan di kamar, kabin, ruang bersama, atau sumber daya lain yang telah dikonfigurasi.
Biaya retret, akomodasi, uang muka, faktur, layanan tambahan, dan saldo tetap terhubung.
Tamu menerima detail pemesanan yang diizinkan, petunjuk, dokumen, dan informasi pembayaran.
Staf mengelola kedatangan, permintaan, aktivitas, pembelian, perubahan kamar, dan pekerjaan harian lainnya.
Tagihan akhir, saldo, riwayat menginap, tingkat okupansi, dan pelaporan tetap saling terhubung.
1. Proses dimulai dengan permintaan atau pemesanan retret
Beberapa retret dimulai dengan pemesanan langsung secara online.
Lainnya dimulai dengan penyelenggara yang menanyakan tanggal, jumlah kamar, ukuran grup, kebutuhan program, makanan, ruang pertemuan, atau paket.
Yang penting, informasi yang dikumpulkan di awal dapat diteruskan ke alur kerja pemesanan yang sama di kemudian hari.
Dengan Booking Ninjas, Mesin Pemesanan melalui alur pemesanan online, sementara staf dapat mengelola reservasi melalui Manajemen Reservasi .
Jika Anda menginginkan penjelasan yang lebih sederhana tentang sisi pelanggan, Pusat Pengetahuan menjelaskan cara kerja pemesanan online .
2. Sistem memeriksa ketersediaan yang sebenarnya
Sebelum mengonfirmasi retret, sistem perlu mengetahui apa saja yang benar-benar tersedia untuk dipesan.
Ini dapat mencakup kamar pribadi, kamar bersama, kabin, pondok, ruang pertemuan, ruang aktivitas, atau sumber daya lain yang dapat dipesan.
Manajemen Ketersediaan menjaga agar item yang dapat dipesan tetap terhubung dengan reservasi yang ada dan aturan yang menentukan kapan item tersebut dapat ditawarkan.
Pusat Pengetahuan menjelaskan mengapa ketersediaan suatu fasilitas perlu dibedakan dari kapasitas orang yang dapat ditampungnya. ketersediaan dan kapasitas adalah hal yang berbeda .
Hal ini sangat berguna ketika beberapa retret berlangsung pada tanggal yang berdekatan.
3. Retret grup dapat tetap terkoordinasi tanpa mengabaikan masing-masing tamu
Retret grup adalah salah satu alasan utama pengelolaan retret lebih rumit daripada pemesanan kamar biasa.
Satu penyelenggara mungkin memesan beberapa kamar, tetapi staf tetap perlu mengetahui siapa yang menginap di setiap kamar, tamu mana yang sudah membayar, informasi apa yang masih kurang, dan tamu mana yang termasuk dalam retret yang sama.
Booking Ninjas Pemesanan Grup dapat menghubungkan beberapa kamar, tamu, tanggal, ruang, atau reservasi terkait dalam satu kebutuhan grup.
Grup tetap dapat terlihat sebagai satu kesatuan, sementara detail masing-masing tamu tetap dikelola secara terpisah jika diperlukan.
Pusat Pengetahuan juga menjelaskan cara kerja pemesanan grup .
4. Tamu ditempatkan di kamar dan ruang yang tepat
Setelah retret mulai terbentuk, grup perlu diwujudkan dalam penetapan kamar dan ruang.
Satu peserta mungkin memerlukan kamar pribadi. Dua tamu mungkin berbagi kamar. Sebuah keluarga mungkin menginap bersama. Beberapa orang mungkin menginap di luar lokasi, tetapi tetap mengikuti retret.
Penetapan tersebut harus tetap terhubung dengan catatan reservasi dan ketersediaan.
Jika retret juga menggunakan ruang pertemuan, ruang perawatan, ruang aktivitas, atau sumber daya bersama lainnya, Penjadwalan Sumber Daya dapat disertakan jika alur kerja tersebut diperlukan.
5. Tarif dan paket retret tetap terhubung
Harga retret dapat memiliki banyak bentuk.
- Penginapan per malam
- Satu paket retret
- Berbagai tipe kamar
- Harga grup
- Tarif musiman
- Biaya program
- Makanan atau aktivitas
- Add-on opsional
Booking Ninjas Manajemen Tarif dapat mendukung struktur harga yang digunakan oleh pusat retret, termasuk berbagai jenis akomodasi, tanggal, paket, dan aturan tarif yang dikonfigurasi.
Model penetapan harga yang tepat bergantung pada cara pusat retret menjual penginapan dan program.
6. Uang muka, faktur, dan saldo tetap terhubung dengan pemesanan
Penagihan menjadi sulit ketika data pemesanan tersimpan di satu tempat, sedangkan uang muka, faktur, dan biaya tambahan tersimpan di tempat lain.
Dengan Manajemen Faktur , catatan penagihan dapat tetap terhubung dengan tamu, grup, reservasi, atau layanan yang menimbulkan biaya tersebut.
Bergantung pada alur kerja penagihan yang dikonfigurasi, ini dapat mencakup uang muka, pembayaran sebagian, biaya retret, biaya akomodasi, layanan tambahan, faktur, dan sisa saldo.
Pusat Pengetahuan memberikan contoh sederhana tentang bagaimana pemesanan terhubung ke faktur .
Booking Ninjas tidak serta-merta harus menggantikan sistem akuntansi umum pusat retret. Perangkat lunak akuntansi dapat tetap terpisah dan terhubung melalui integrasi yang didukung jika diperlukan.
7. Tamu dapat memiliki tempat sendiri untuk melihat informasi yang mereka perlukan
Staf retret sering kali menjawab pertanyaan yang sama berulang kali.
- Tanggal berapa saja saya memesan?
- Berapa sisa tagihan saya?
- Di mana konfirmasi saya?
- Apa yang harus saya bawa?
- Kamar apa yang saya tempati?
- Di mana dokumen saya?
Sebuah Portal Tamu dapat menyediakan tempat layanan mandiri untuk melihat detail reservasi, penagihan, dokumen, permintaan, dan informasi lain yang dipilih pusat retret untuk ditampilkan.
Pusat Pengetahuan menjelaskan secara lebih luas hal yang dapat dilakukan pelanggan melalui portal .
Tamu tidak perlu mengakses seluruh sistem internal. Portal adalah lapisan yang ditujukan bagi tamu, sementara staf tetap bekerja dengan catatan operasional di baliknya.
8. Reservasi berlanjut selama retret berlangsung
Pemesanan seharusnya tidak menjadi tidak berguna setelah tamu tiba.
Booking Ninjas Check-In / Check-Out menghubungkan proses kedatangan dan keberangkatan dengan reservasi.
Selama masa menginap, staf mungkin juga perlu menangani perpindahan kamar, permintaan, aktivitas, makanan, pembelian, dan layanan lainnya.
Manajemen Permintaan dapat membantu menghubungkan permintaan tamu atau operasional dengan orang yang bertanggung jawab untuk menindaklanjutinya.
Pusat retret yang menjual makanan, minuman, suvenir, perawatan, atau barang lain di lokasi juga dapat menambahkan Point of Sale .
POS adalah ekstensi opsional, bukan sesuatu yang dibutuhkan setiap pusat retret.
Hal yang penting adalah aktivitas di lokasi tidak harus menjadi bagian operasi yang sepenuhnya terpisah.
Bagaimana dengan kelas, aktivitas, makanan, dan program retret?
Tidak semua pusat retret beroperasi dengan cara yang sama.
Retret kebugaran mungkin mengadakan kelas yoga dan perawatan. Retret spiritual mungkin memiliki sesi kelompok dan waktu makan. Retret pendidikan mungkin mengadakan lokakarya dan menggunakan ruang rapat. Retret alam mungkin menggabungkan kabin dengan aktivitas berpemandu.
Alur kerja tersebut dapat ditambahkan di sekitar pengaturan inti penginapan dan retret saat benar-benar dibutuhkan.
Booking Ninjas tidak mengharuskan setiap pusat retret menggunakan setiap modul.
Solusi Solusi Pusat Retret Booking Ninjas Solusi Pusat Retret Booking Ninjas dapat dimulai dengan alur kerja yang paling banyak menyita waktu, lalu menambahkan portal, POS, program, pelaporan, integrasi, atau fitur lainnya saat model operasional membutuhkannya.
Informasi apa yang sebaiknya tetap saling terhubung?
Manfaat perangkat lunak manajemen retret bukan sekadar memiliki lebih banyak fitur.
Manfaatnya berasal dari keterhubungan informasi terkait.
| Catatan | Hal yang dapat dihubungkan |
|---|---|
| Retret atau grup | Penyelenggara, tanggal, tamu, kamar, ruang, program, penagihan, dokumen, dan status |
| Tamu | Detail kontak, reservasi, penempatan kamar, pembayaran, akses portal, permintaan, dan riwayat menginap |
| Reservasi | Tanggal, akomodasi, ketersediaan, tarif, tamu, biaya, perubahan, dan check-in/check-out |
| Kamar atau sumber daya | Ketersediaan, penempatan, kapasitas, reservasi, status, dan lokasi |
| Faktur | Tamu atau grup, reservasi, biaya, uang muka, pembayaran, dan saldo |
| Permintaan atau tugas | Tamu, retret, reservasi, penanggung jawab staf, status, dan tindak lanjut operasional |
Konteks bersama ini membantu staf berpindah dari satu bagian retret ke bagian lainnya tanpa harus berulang kali menyusun ulang informasi yang sama.
Bagaimana anggota staf yang berbeda menggunakan sistem yang sama?
Tim yang berbeda tidak perlu menggunakan perangkat lunak dengan cara yang persis sama.
Staf reservasi mungkin berfokus pada pertanyaan, tanggal, kamar, dan detail tamu.
Bagian keuangan mungkin berfokus pada faktur, pembayaran, dan saldo yang belum dibayar.
Staf program mungkin memperhatikan peserta, ruang, dan aktivitas.
Layanan tamu mungkin berfokus pada kedatangan, penempatan, permintaan, dan komunikasi.
Manajer mungkin memerlukan laporan aktivitas pemesanan, okupansi, pendapatan, dan operasional yang lebih luas.
Karena Booking Ninjas merupakan platform native Salesforce, tim-tim ini dapat bekerja dengan catatan yang saling terkait, sementara izin, tampilan, alur kerja, dan pelaporan dikonfigurasi sesuai peran mereka.
Pusat Pengetahuan menjelaskan pilihan platform yang lebih luas dalam Mengapa Booking Ninjas Menggunakan Salesforce .
Apa yang dapat diotomatisasi oleh perangkat lunak manajemen retret?
Perangkat lunak manajemen retret dapat mengotomatiskan langkah-langkah yang dapat diprediksi ketika aturannya jelas.
Sebagai contoh, alur kerja yang dikonfigurasi dapat membuat tugas tindak lanjut, mengirim konfirmasi standar, memperbarui status, meneruskan permintaan, atau memicu tindakan berulang lainnya saat kondisi yang diperlukan terpenuhi.
Booking Ninjas Alur Kerja & Proses dapat menghubungkan langkah-langkah berulang, penugasan, persetujuan, dan tindak lanjut ini.
Jika Anda ingin penjelasan yang lebih sederhana terlebih dahulu, lihat arti otomatisasi alur kerja di Pusat Pengetahuan.
Otomatisasi bukan berarti setiap keputusan harus diserahkan kepada sistem. Kebutuhan grup yang tidak biasa, pengecualian, perubahan harga penting, atau masalah tamu mungkin tetap perlu ditinjau oleh seseorang.
Apa yang terjadi setelah retret berakhir?
Proses checkout tidak harus menjadi akhir dari pencatatan.
Riwayat reservasi, hubungan dengan tamu, faktur, pembayaran, penggunaan kamar, detail grup, dan catatan operasional lainnya dapat tetap tersedia untuk pelaporan dan tindak lanjut di masa mendatang.
Karena catatan tersebut tetap terhubung, pusat retret dapat menggunakan Pelaporan Kinerja untuk menyusun tampilan operasional berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama pemesanan dan masa inap.
Ini dapat membantu pusat retret meninjau pertanyaan seperti:
- Retret apa saja yang akan datang?
- Berapa banyak kamar yang sudah terpesan?
- Saldo mana yang masih belum dilunasi?
- Bagaimana tingkat hunian berubah?
- Lokasi atau program mana yang paling sibuk?
- Apa yang terjadi selama masa inap grup sebelumnya?
Laporan yang tersedia bergantung pada informasi yang dikumpulkan dan kebutuhan pelaporan yang dikonfigurasi oleh pusat retret.
Apakah perangkat lunak retret harus menggantikan semua sistem lainnya?
Tidak.
Pusat retret mungkin sudah menggunakan perangkat lunak akuntansi, penyedia pembayaran, alat akses, sistem email, atau perangkat lunak khusus lainnya.
Tujuannya bukanlah secara otomatis menggantikan setiap alat.
Booking Ninjas Integrasi dapat menghubungkan sistem eksternal yang didukung jika antarmuka yang diperlukan dan cakupan proyek memungkinkan.
Dengan demikian, Booking Ninjas dapat menjadi lapisan operasional yang terhubung, sementara sistem khusus tetap menjalankan fungsi yang dirancang untuknya.
Apakah setiap pusat retret memerlukan sistem manajemen lengkap?
Tidak.
Jika pusat retret hanya memiliki beberapa kamar, harga sederhana, tanpa alur kerja grup, dan sangat sedikit pekerjaan setelah pemesanan, alat pemesanan yang lebih sederhana mungkin sudah cukup.
Sistem manajemen retret yang lebih terintegrasi mulai lebih sesuai ketika pusat perlu mengoordinasikan beberapa hal berikut sekaligus:
- Reservasi individu dan grup
- Beberapa jenis akomodasi
- Penetapan kamar
- Program atau aktivitas
- Deposit dan paket pembayaran
- Layanan mandiri tamu
- Pembelian di lokasi
- Alur kerja staf
- Beberapa lokasi
- Pelaporan yang terhubung
Itulah jenis model operasional yang Booking Ninjas untuk Pusat Retret dirancang untuk mendukungnya.
Bagaimana pendekatan Booking Ninjas terhadap manajemen retret?
Kami tidak memandang manajemen retret sebagai satu fitur raksasa.
Kami melihatnya sebagai serangkaian alur kerja yang saling terhubung.
Biasanya, titik awalnya adalah bagian yang saat ini paling banyak menyita waktu: pemesanan, retret grup, ketersediaan, penetapan kamar, penagihan, komunikasi dengan tamu, atau proses lain yang jelas.
Dari sana, sistem dapat menghubungkan lebih banyak bagian operasional retret sesuai kebutuhan.
Pendekatan ini dimungkinkan karena Booking Ninjas berjalan secara native di Salesforce. Catatan pemesanan, tamu, penagihan, alur kerja, pelaporan, portal, dan integrasi dapat menggunakan fondasi platform yang sama dan lebih luas.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu perangkat lunak manajemen retret?
Perangkat lunak manajemen retret membantu pusat retret mengelola pemesanan, akomodasi, grup, tamu, ketersediaan, harga, faktur, pembayaran, program, layanan tamu, pekerjaan staf, dan pelaporan yang terkait dengan retret.
Bagaimana cara kerja perangkat lunak manajemen retret?
Perangkat lunak manajemen retret bekerja dengan menghubungkan pemesanan retret dengan akomodasi, tamu, penetapan kamar, ketersediaan, tarif, penagihan, informasi tamu, alur kerja staf, dan pelaporan, sehingga pekerjaan terkait tidak perlu dikelola di sistem yang terpisah.
Dapatkah perangkat lunak retret mengelola pemesanan grup dan individu secara bersamaan?
Ya. Booking Ninjas Group Booking dapat menghubungkan beberapa kamar, tamu, tanggal, ruang, atau reservasi terkait dalam satu retret grup, sementara detail tamu individu tetap dapat dikelola secara terpisah jika diperlukan.
Dapatkah tamu memiliki penetapan kamar masing-masing?
Ya. Detail masing-masing tamu dan penetapan kamar dapat tetap terhubung dengan pemesanan grup atau retret secara keseluruhan, sesuai konfigurasi alur kerja akomodasi dan reservasi.
Dapatkah perangkat lunak manajemen retret menangani uang muka dan faktur?
Ya. Booking Ninjas dapat menghubungkan uang muka, pembayaran sebagian, biaya retret, biaya akomodasi, faktur, tambahan, dan saldo dengan tamu, grup, atau reservasi yang sesuai, berdasarkan alur kerja penagihan yang dikonfigurasi.
Dapatkah tamu retret menggunakan portal?
Ya. Booking Ninjas Guest Portal dapat memberi tamu akses ke reservasi, penagihan, dokumen, permintaan, dan informasi lain yang dipilih oleh pusat retret untuk ditampilkan.
Dapatkah pembelian di lokasi tetap terhubung dengan masa inap tamu?
Bisa, jika POS dan alur kerja penagihan yang diperlukan telah dikonfigurasi. Booking Ninjas Point of Sale dapat ditambahkan untuk produk, layanan, makanan, aktivitas, atau penjualan lainnya di lokasi, sekaligus menjaga transaksi tetap berada dalam lingkungan operasional yang lebih luas.
Apakah perangkat lunak manajemen retret menggantikan perangkat lunak akuntansi?
Tidak selalu. Booking Ninjas dapat mengelola catatan penagihan operasional dan pembayaran, sementara akuntansi umum dapat tetap dilakukan di sistem akuntansi terpisah yang terhubung melalui integrasi yang didukung jika diperlukan.
Apakah perangkat lunak manajemen retret Booking Ninjas dibuat di atas Salesforce?
Ya. Booking Ninjas merupakan platform native Salesforce, sehingga pemesanan retret, tamu, penagihan, alur kerja, izin, pelaporan, portal, otomatisasi, dan integrasi dapat menggunakan fondasi platform Salesforce yang lebih luas.
Manajemen retret bekerja dengan menjaga semuanya tetap terhubung
Retret dimulai sebagai pemesanan, tetapi dengan cepat berkembang menjadi jauh lebih dari sekadar pemesanan.
Kamar perlu ditetapkan. Tamu perlu mendapatkan informasi. Uang muka perlu dilacak. Program perlu dijalankan. Staf perlu mengetahui perubahan yang terjadi. Biaya mungkin terus bertambah selama masa inap.
Perangkat lunak manajemen retret bekerja dengan menjaga semua bagian tersebut tetap terhubung ke retret yang sama, alih-alih membiarkan masing-masing berkembang menjadi spreadsheet, kotak masuk, atau sistem terpisah.
Booking Ninjas untuk Pusat Retret Booking Ninjas untuk Pusat Retret .
Lihat Booking Ninjas untuk pusat retret
Jelajahi bagaimana pemesanan, grup, penginapan, tamu, penagihan, aktivitas di lokasi, dan alur kerja staf dapat tetap terhubung.
.png)
