Rapporten zijn een belangrijk onderdeel van elke instelling, met name in de horecasector, waar veel in- en uitchecken plaatsvindt. En niet alleen dat, maar om uw klanten tevreden te stellen en hun veiligheid te garanderen, zijn rapporten nodig. Je moet weten wat ze lekker vinden en hoe ze het lekker vinden, wat ze eten en wat ze niet doen, om ze tevreden te stellen. Het is noodzakelijk om te begrijpen wie uw gasten kan bezoeken, hoe laat ze wakker worden, welke diensten ze graag op verschillende tijdstippen aangeboden krijgen, welke faciliteiten ze graag gebruiken en andere essentiële informatie om ervoor te zorgen dat u hen het beste kunt bieden.
Rapporten zijn uiteraard niet alleen nodig in het belang van de klanten; rapporten zijn ook nodig om de groei van de organisatie te monitoren. Vragen over winst, hotelbeveiliging, hotelmanagement, werknemers' welzijn en hoteladministratie kunnen allemaal worden beantwoord met adequate rapporten.
Hoewel andere gegevens mogelijk niet beschikbaar zijn bij de receptie, zijn receptierapporten van cruciaal belang en hebben ze veel te maken met de klantgegevens. en klanten' welzijn. Ze begeleiden de receptionisten bij de receptie bij het beantwoorden van vragen, ongeacht de dienst, en helpen bij een goede hoteladministratie.
Hier vindt u enkele rapporten die bij de receptie zijn gegenereerd en hoe u deze kunt ontwikkelen.
Aankomstrapport
Het aankomstrapport bevat informatie over de gasten; aankomst. Het laat precies zien wanneer gasten binnenkwamen en helpt het management vanaf dat moment bij het nemen van beslissingen of conclusies over de gast.
Het genereren van de aankomstrapporten hangt uitsluitend af van de stijl van bijhouden die door elk horecabedrijf wordt gebruikt. Een zoektocht in de tijd in een geautomatiseerd bedrijf kan opduiken met de volledige gegevens en details. Het zou een zoektocht naar de naam van de gast zijn of een zoektocht naar een entiteit op andere plaatsen.
Het aankomstrapport, indien weergegeven, bevat niet alleen de inchecktijd. Het kan soms de boekingsstatus, reserveringstijd en reserveringsnotities, huur- en vluchtinformatie van een gast weergeven, naast vele andere details.
Huishoudstatusrapport
Het Housekeeping Status Report helpt bepalen of en wanneer een gast in zijn kamer is. Op deze manier kunnen huishoudsters de gasten bezoeken. kamers voor routinematige schoonmaak. Het is gemakkelijk om doorheen te kijken en helpt bij het bepalen van de bezettingsgraad van een kamer. Hoe lang een gast weg is, kan worden gebruikt om te bepalen hoe lang hij of zij weg mag blijven op basis van gegevens of het soort beddengoed dat hij/zij graag in zijn kamer heeft.
Het genereren van het housekeeping statusrapport is ook afhankelijk van het hotelmanagementsysteem dat door het hotel wordt gebruikt. Een aanzienlijk deel van de rapportage wordt echter bepaald bij de receptie, waar de gast in- en uitcheckt.
Het is essentieel om het huishoudelijk statusrapport van tijd tot tijd bij te werken om de relevantie ervan te behouden en informatie te geven over of een kamer is schoongemaakt.
Boekingsrapport
Een ander receptierapport dat kan worden gegenereerd is het Boekingsrapport. De boekingsrapporten bevatten alle details van boekingen, inclusief tijd en betaling. Het houdt gegevens bij vanaf het moment van reserveren tot de gasten in het gebouw zijn. Het helpt hotels bij te houden hoe goed ze het doen, in welke tijd van het jaar ze de meeste boekingen hebben en hoeveel middelen ze in hun werkzaamheden steken.
De boekingssoftware bepaalt hoeveel informatie over de boeking kan worden verkregen, aangezien deze de informatie regelt die van gasten wordt verzameld. Niettemin zijn de gegevens vaak accuraat omdat ze gedetailleerde informatie verschaffen. Vaak zijn de boekingsrapporten voorzien van een label, waardoor u eenvoudig elke boeking kunt volgen of het aantal dagen dat elke gast in het hotel heeft doorgebracht.
Overnachtingsrapport
Het verblijfsrapport is een rapport waarin het verblijf van een gast wordt beschreven. Het geeft toegang tot details van het bezoek van een gast en de soorten diensten waar hij van houdt. Als een gast ooit onder een bepaalde reserveringsnaam in uw hotel heeft verbleven, kunt u er zeker van zijn dat u hem bij terugkomst altijd beter van dienst kunt zijn. Een verblijfsrapport helpt om meer te vertellen over de bezoekgewoonte van een gast, zoals de tijd van het jaar waarin zij het hotel graag bezoeken en hun activiteiten tijdens hun verblijf.
Het genereren van een verblijfsrapport kan gebaseerd zijn op het huidige verblijf van de gast en kan de volgende elementen bevatten: in afwachting van de diensten die zij zullen worden aangeboden. De systemen die in het hotel worden gebruikt, helpen ook bepalen hoe het rapport wordt gepresenteerd en welke aspecten van het areaal worden toegekend.
Vertrekrapport
Wilt u meer weten over het tijdstip waarop gasten vertrekken? Het vertrekrapport geeft u alle details. Het omvat de eenheid die de gast gebruikte, het kamernummer of de verdieping, de dag van vertrek, de naam van de reservering, het aantal doorgebrachte nachten en het exacte tijdstip waarop ze uiteindelijk uitcheckten om het hotelgebouw te verlaten.
De receptie is het laatste aanspreekpunt voordat u vertrekt en is ook de plaats waar al deze informatie eenvoudig kan worden gegenereerd via welke beheermethode dan ook die de hoteladministratie gebruikt.
Het vertrekrapport is als een logboek dat meer vertelt over elke keer dat de gast het pand verliet en de sleutels bij de receptie achterliet om naar andere zaken te gaan. Uiteraard geeft het alleen algemene toegang tot al deze informatie aan de geautoriseerde personen.
Standaardprocedure voor het genereren van routine- en noodrapporten
Met tussenpozen heeft het hotelmanagement rapporten nodig om beslissingen te nemen en plannen te maken voor de toekomst. Het management zou deze rapporten elk jaar op een bepaald tijdstip kunnen opvragen, en leidinggevende functionarissen kunnen deze in urgente situaties nodig hebben. Soms zijn rapporten alleen nodig om de huidige status van het bedrijf te vertellen en hoeveel kamers beschikbaar zijn. Ze kunnen dagelijks, wekelijks of met andere tijdsintervallen worden gegenereerd. Hieronder vindt u enkele procedures die moeten worden gevolgd bij het genereren van rapporten bij de receptie
Afdrukken
Meestal worden de rapporten met een bepaald tijdsinterval, indien nodig, afgedrukt. Het printen gebeurt voornamelijk tijdens de nachtploeg, omdat er wordt aangenomen dat de activiteiten op dit punt worden vertraagd. Het gebruik van een digitaal beheersysteem maakt het hele afdrukproces ook eenvoudiger, omdat u ze efficiënt kunt verzamelen en converteren naar een afdrukbaar formaat, zoals pdf, en ze vervolgens kunt afdrukken voor gebruik.
Aangezien er verschillende soorten rapporten zijn die kunnen worden afgedrukt, is het noodzakelijk om aan te geven welke rapporten moeten worden afgedrukt en deze daarom te verzamelen om verwarring te voorkomen. Op dit niveau worden de afdelingsrapporten afgedrukt en verwerkt elke afdeling de hunne.
Sorteren
Sorteren is het rangschikken van de rapporten, allemaal op basis van de afdelingen waar ze vandaan komen en waar ze naartoe gaan. Gaat u de huishoudelijke statusgegevens gebruiken om te vertellen hoeveel werk de huishoudelijke afdeling heeft gedaan? Zal dat u helpen bij het vaststellen van het tarief per kamer of iets anders? Sorteren klaart de lucht op en daarmee krijgt u duidelijke indicaties over de parameters voor besluitvorming.
In-house Printing
Behalve afdelingsprinten, dat kan worden vergeleken met algemeen printen, is er ook de noodzaak om specifieke rapporten intern af te drukken. Deze aanvullende rapporten zijn gebaseerd op andere noodzakelijke zaken, zoals het kamernummer, tijdstempels en andere. Als u aan het begin van het jaar een nieuwe kamer heeft toegevoegd of een nieuwe sessie in uw hotel heeft aangemaakt, kunnen speciale rapporten zoals deze u helpen te vertellen hoe goed de ruimte het heeft gedaan en hoeveel mensen er tot nu toe aan hebben uitgegeven. U krijgt zowel de feedback als de vragen te zien en kunt daarom de vraag beantwoorden of u de services wilt dupliceren en deze meer beschikbaar wilt maken of niet.
Downtimerapporten
Zijn er andere rapporten van buiten het hotel waar u toegang toe wilt hebben? Dan is deze fase het moment om voor hen te gaan. Hier komt informatie over ophaaldiensten op de luchthaven, bezorging, planning en beheer van evenementen/evenementen en reserveringen binnen. In het geval van het genereren van dagelijkse rapporten is dit het punt waarop de mensen die verantwoordelijk zijn voor dergelijke diensten op de hoogte worden gesteld om ervoor te zorgen dat deze worden uitgevoerd. U kent zowel de dagelijkse openingssaldo als de eindsaldo van het hotel. Er wordt gekeken naar de aankomstlijst en de ingediende speciale verzoeken, de vertrektijd op kamernummer, de interne gastenlijst, het tariefafwijkingsrapport, de lijst met kamers die niet in gebruik zijn, de status van de kassier en de lijsten met kamers die niet in gebruik zijn.
Archief
Het uiteindelijke middel om alle downtimerapporten te verkrijgen is om ze in de juiste afdeling te kunnen archiveren of ze te kunnen gebruiken op de manier waarop ze gebruikt moeten worden. Door te archiveren wordt het naar de juiste afdeling gestuurd, waarna de openstaande problemen worden afgehandeld. De vereiste diensten worden ook aangeboden en de besluitvorming wordt ondersteund.
Beslissingen zijn een integraal onderdeel van elke organisatie en daarom moeten de rapporten die worden gebruikt om deze te maken op adequate wijze worden verstrekt. Met gedigitaliseerde tools en systemen kunnen hotels deze rapporten snel en ongehinderd genereren.
Booking Ninjas biedt een uniek platform en sjabloon om de introductie van gasten in uw faciliteiten te automatiseren en te vereenvoudigen. We bieden onze klanten een uniek, one-stop-platform om al het vastgoedbeheer af te handelen vanuit een cloudgebaseerd, wereldwijd toegankelijk platform. Bezoek zeker onze Pilot-pagina om het Booking Ninjas-systeem met eigen ogen te zien.
Lees meer:-
_-_A_Complete_Guide.png)
