Unit terkelola adalah item yang perlu dilacak dan dikelola oleh organisasi sebagai catatan tersendiri.
Ini bisa berupa ruangan, tempat tidur, meja, kantor, lapangan, apartemen, kendaraan, peralatan, atau sumber daya lainnya. Yang menjadikannya unit terkelola bukanlah namanya. Ini adalah fakta bahwa item tersebut memerlukan informasi, status, hubungan, sejarah, aturan, atau pelaporan tersendiri.
Mengapa Membuat Sesuatu Menjadi Unit Terkelola Sendiri?
Membuat item menjadi catatan tersendiri memberikan sistem tempat yang jelas untuk menyimpan informasi tentang item tersebut.
- Nama, kode, tipe, atau lokasi.
- Kapasitas atau ukuran.
- Status saat ini.
- Ketersediaan atau jam operasional.
- Pemesanan atau penugasan yang terhubung dengannya.
- Aturan harga atau penagihan jika relevan.
- Sejarah pemeliharaan, inspeksi, atau masalah.
- Laporan tentang penggunaan, okupansi, atau kinerja.
Tidak setiap unit terkelola memerlukan setiap kolom. Catatan harus menyimpan informasi yang diperlukan untuk mengelola item tersebut dengan baik.
Bagaimana Unit Terkelola Berbeda Dari Unit Dapat Dipesan?
| Istilah | Ide Utama | Contoh |
|---|---|---|
| Unit terkelola | Item yang perlu dikelola oleh organisasi sebagai catatan tersendiri. | Sebuah gedung, ruangan, kendaraan, mesin, tempat tidur, atau lapangan. |
| Unit dapat dipesan | Item terkelola yang dapat dipesan atau ditugaskan melalui proses pemesanan. | Sebuah ruang rapat yang dapat dipesan oleh pelanggan. |
Unit terkelola tidak selalu perlu dapat dipesan. Sebuah gedung dapat berisi banyak ruangan yang dapat dipesan. Aset pemeliharaan mungkin memerlukan sejarah pekerjaan meskipun tidak ada yang memesan. Lihat Unit Dapat Dipesan untuk istilah pemesanan yang lebih sempit.
Bagaimana Unit Terkelola Terhubung ke Catatan Lain?
Unit terkelola menjadi lebih berguna ketika terhubung ke catatan lain yang menjelaskan apa yang terjadi padanya.
- Sebuah ruangan dapat terhubung ke pemesanannya.
- Sebuah pemesanan dapat terhubung ke pelanggan yang menggunakan ruangan tersebut.
- Sebuah masalah pemeliharaan dapat terhubung ke ruangan yang sama.
- Sebuah perintah kerja dapat menunjukkan apa yang diperbaiki dan kapan.
- Sebuah laporan dapat menggunakan catatan tersebut untuk menunjukkan penggunaan, waktu henti, atau pendapatan.
Salesforce mendukung hubungan antara catatan sehingga data terkait dapat dilihat bersama. Itu berguna ketika unit terkelola perlu terhubung ke pemesanan, orang, tugas, atau catatan bisnis lainnya.
Bagaimana Unit Terkelola Bekerja Dengan Booking Ninjas?
Booking Ninjas dapat mengelola reservasi dan jadwal di seluruh properti, unit, layanan, fasilitas, ruangan, orang, peralatan, dan sumber daya lainnya. Ketika sebuah item memerlukan aturan pemesanan, pemesanan dapat terhubung langsung ke item tersebut dan ketersediaannya.
Lihat Manajemen Pemesanan dan Jadwal Sumber Daya.
Bisakah Unit Terkelola Memiliki Hierarki?
Ya, ketika operasi nyata memiliki tingkat. Sebuah situs dapat berisi sebuah gedung. Sebuah gedung dapat berisi lantai. Sebuah lantai dapat berisi ruangan. Sebuah ruangan dapat berisi peralatan.
Struktur yang tepat harus tetap sesederhana mungkin. Tambahkan tingkat hanya ketika membantu dengan pemesanan, akses, pemeliharaan, pelaporan, atau proses nyata lainnya.
Jangan buat catatan hanya karena Anda bisa
Unit terkelola harus memiliki tujuan yang jelas. Jika tidak ada yang membutuhkan status, sejarah, aturan, hubungan, atau pelaporan tersendiri, mungkin tidak perlu menjadi catatan terpisah.
Apa yang Dapat Dianggap Sebagai Unit Terkelola?
Untuk daftar contoh yang lebih luas di seluruh perhotelan, coworking, rekreasi, perumahan, dan peralatan, lihat Apa yang Dapat Dianggap Sebagai Unit Terkelola?.
Sumber dan Bacaan Lanjutan
- Booking Ninjas: Manajemen Pemesanan — menjelaskan pemesanan di seluruh properti, unit, layanan, fasilitas, dan sumber daya bersama.
- Booking Ninjas: Jadwal Sumber Daya — menjelaskan penjadwalan orang, ruangan, peralatan, dan aset bersama.
- Bantuan Salesforce: Ikhtisar Hubungan Objek — menjelaskan bagaimana catatan Salesforce dapat dihubungkan sehingga pengguna dapat melihat data terkait bersama.
“Unit terkelola” digunakan di sini sebagai konsep platform Booking Ninjas. Desain catatan yang tepat tergantung pada implementasi.