Firma może potrzebować platformy operacyjnej, gdy rezerwacja jest tylko częścią większego procesu, a pracownicy korzystają z kilku narzędzi, arkuszy kalkulacyjnych, wiadomości i ręcznych kroków, aby zakończyć pracę.
Najwyraźniejsze oznaki to powtarzające się wprowadzanie danych, złożone zatwierdzenia, kilka lokalizacji lub zasobów, połączone fakturowanie, zadania pracowników, prace związane z obiektami oraz raportowanie, które jest trudne do wygenerowania z jednego źródła. Odpowiedź nadal zależy od rzeczywistego przepływu pracy i budżetu.
Jakie są główne oznaki?
| Oznaka | Jak to wygląda | Dlaczego to ma znaczenie |
|---|---|---|
| Powtarzające się wprowadzanie danych | Pracownicy kopiują te same dane klientów lub rezerwacji do kilku systemów lub arkuszy kalkulacyjnych. | Kopie mogą stać się różne i generować dodatkową pracę. |
| Wiele przekazów | Rezerwacja musi przejść przez sprzedaż, finanse, operacje, obiekty lub zarządzanie. | E-maile i czaty mogą stać się nieoficjalnym przepływem pracy. |
| Kilka zasobów lub lokalizacji | Jedna rezerwacja może obejmować pokoje, personel, sprzęt, obiekty lub więcej niż jedną lokalizację. | Prosty kalendarz może nie pokazywać wszystkich konfliktów lub zasad. |
| Złożone fakturowanie | Zaliczki, plany płatności, członkostwa, umowy, zwroty lub połączone faktury są powszechne. | Pieniądze muszą być połączone z klientem i usługą. |
| Słabe raportowanie | Menadżerowie łączą eksporty ręcznie, aby zrozumieć aktywność. | Decyzje opierają się na wolnych lub niespójnych danych. |
Co dodaje platforma operacyjna?
Platforma operacyjna daje firmie wspólne miejsce dla rekordów i zasad, które potrzebują różne zespoły.
- Połączone rekordy klientów, rezerwacji, płatności i operacji.
- Zasady, które decydują, co się stanie dalej.
- Zatwierdzenia i kierowanie zadań.
- Dostęp oparty na rolach dla różnych zespołów.
- Pulpity nawigacyjne i raporty oparte na tej samej aktywności.
- Integracje z systemami, które powinny pozostać na miejscu.
Salesforce opisuje automatyzację procesów biznesowych jako wybór działań na podstawie rzeczywistych wymagań procesu. Booking Ninjas wykorzystuje tę podstawę Salesforce w swoich Operacjach i Automatyzacji przepływu pracy.
Jaki jest prosty przykład?
Wyobraź sobie miejsce, w którym rezerwacja wydarzenia wymaga umowy, zaliczki, ustawienia pokoju, szczegółów cateringowych, przypisania personelu, ostatecznej faktury i raportu po wydarzeniu.
Podstawowy kalendarz rezerwacji może nadal zarezerwować pokój. Ale prawdziwym problemem jest wszystko wokół rezerwacji. Platforma operacyjna może utrzymać te kroki związane z tym samym klientem, wydarzeniem i przestrzenią.
Kiedy proste narzędzie do rezerwacji jest nadal wystarczające?
Proste narzędzie może nadal być lepszym wyborem, gdy usługa jest łatwa do zaplanowania, zarządza nią jedna lub dwie osoby, istnieje niewiele zasad, płatności są proste, a po rezerwacji jest mało pracy.
Nie kupuj większej platformy tylko dlatego, że ma więcej funkcji. Zobacz Kiedy proste narzędzie do rezerwacji jest wystarczające?.
Jakie pytania należy zadać przed przejściem na wyższy poziom?
- Gdzie pracownicy wprowadzają te same informacje więcej niż raz?
- Które kroki odbywają się poza narzędziem do rezerwacji?
- Które przekazy są łatwe do przeoczenia?
- Które systemy muszą pozostać połączone?
- Jakie raporty wymagają najwięcej ręcznej pracy?
- Które problemy rzeczywiście poprawiłyby się, gdyby systemy były połączone?
Jeśli odpowiedzi wskazują na szerszy problem operacyjny, przeczytaj Czym jest platforma rezerwacji i operacji?.
Źródła i dalsza lektura
- Booking Ninjas: Operacje — opisuje połączone przepływy operacyjne, dane, automatyzację i integracje w Salesforce.
- Booking Ninjas: Zarządzanie rezerwacjami — porównuje szersze zarządzanie rezerwacjami z podstawowymi narzędziami do planowania i pokazuje potrzeby dotyczące wielu zasobów, pojemności i operacji.
- Salesforce Trailhead: Automatyzacja procesów biznesowych — wyjaśnia, jak automatyzacja powinna być wybierana w oparciu o rzeczywiste wymagania procesu biznesowego.
To są sygnały decyzyjne, a nie stała zasada. Firma powinna wybrać najprostszy system, który może niezawodnie obsługiwać jej rzeczywistą pracę.