Sistem manajemen properti dapat berisi informasi pelanggan, reservasi, aktivitas keuangan, kontrak, catatan operasional, akun pengguna, dan data lain yang seharusnya tidak dapat diakses secara setara oleh setiap orang atau proses.
Siapa yang bertanggung jawab atas keamanan dalam PMS berbasis Salesforce?
Keamanan cloud adalah tanggung jawab bersama.
Salesforce menyediakan dan mengoperasikan platform cloud yang mendasari dan arsitektur keamanan dasarnya. Organisasi yang menggunakan platform tersebut tetap menentukan bagaimana pengguna, izin, data, integrasi, perangkat, alur kerja, dan konfigurasi harus dikelola.
| Area | Kontribusi platform | Tanggung jawab operator |
|---|---|---|
| Infrastruktur platform | Salesforce mengoperasikan dan mengamankan platform cloud yang mendasari. | Evaluasi apakah platform dan model layanan memenuhi persyaratan organisasi. |
| Akses pengguna | Identitas, otentikasi, peran, izin, dan kemampuan kontrol akses terkait. | Tentukan siapa yang seharusnya memiliki akses dan konfigurasikan izin dengan tepat. |
| Data | Kontrol platform untuk menyimpan, mengakses, dan melindungi informasi. | Tentukan data apa yang dikumpulkan, disimpan, dibagikan, dan diekspos kepada setiap pengguna atau integrasi. |
| Aplikasi dan alur kerja | Alat untuk izin, otomatisasi, konfigurasi, dan tata kelola. | Rancang dan uji alur kerja sehingga tindakan sensitif ditangani sesuai dengan kebijakan organisasi. |
| Kepatuhan | Kemampuan keamanan, audit, konfigurasi, dan tata kelola yang dapat mendukung persyaratan kepatuhan. | Tentukan hukum, kebijakan, kontrak, kontrol, dokumentasi, dan prosedur yang berlaku. |
Apa lapisan keamanan yang penting dalam manajemen properti?
Verifikasi siapa yang mencoba mengakses lingkungan operasi.
Tentukan catatan, bidang, fungsi, dan tindakan mana yang diizinkan untuk diakses oleh pengguna tersebut.
Terapkan kontrol yang sesuai untuk data sensitif, dokumen, integrasi, dan alur kerja.
Pantau perubahan, tinjau akses, pertahankan informasi audit yang sesuai, dan kelola keamanan seiring waktu.
Bagaimana seharusnya sistem manajemen properti mengontrol akses pengguna?
Otentikasi menjawab pertanyaan pertama: siapa pengguna? Otorisasi menjawab yang kedua: apa yang seharusnya diizinkan untuk dilakukan pengguna tersebut?
Salesforce mendukung otentikasi multi-faktor dan kontrol akses yang dapat dikonfigurasi yang memungkinkan administrator untuk menyusun akses berdasarkan tanggung jawab pengguna.
Dalam operasi properti, tim yang berbeda mungkin memerlukan tingkat akses yang sangat berbeda.
- Staf meja depan dan reservasi
- Tim keuangan dan akuntansi
- Pembersihan dan operasi
- Personel pemeliharaan
- Tim penjualan atau manajemen akun
- Manajer properti dan portofolio
- Administrator sistem
- Pengguna eksternal atau sementara jika diperlukan
Model keamanan harus mengikuti prinsip memberikan akses yang diperlukan kepada pengguna untuk melakukan pekerjaan mereka tanpa mengekspos informasi yang tidak terkait hanya karena itu ada di sistem yang sama.
Apa yang terlihat seperti manajemen izin yang granular?
Keamanan menjadi lebih praktis ketika aturan akses mencerminkan model operasi daripada bergantung pada sejumlah kecil tipe pengguna yang terlalu luas.
| Contoh peran | Mungkin memerlukan akses ke | Mungkin tidak memerlukan akses ke |
|---|---|---|
| Meja depan | Reservasi, informasi kedatangan, detail tamu yang disetujui, status kamar. | Laporan keuangan penuh atau administrasi sistem. |
| Pembersihan | Kamar yang ditugaskan, status pembersihan, inspeksi, catatan operasional. | Informasi keuangan pelanggan yang tidak terkait. |
| Pemeliharaan | Pesanan kerja, aset, kamar, lokasi, detail tugas. | Catatan reservasi atau keuangan yang tidak terkait. |
| Keuangan | Faktur, pembayaran, saldo, transaksi, rekonsiliasi. | Informasi operasional yang tidak diperlukan untuk alur kerja keuangan. |
| Administrator | Konfigurasi sistem yang sesuai dengan tanggung jawab administratif. | Akses tetap harus dikelola, ditinjau, dan dibatasi di tempat yang sesuai. |
Bagaimana seharusnya data properti yang sensitif dilindungi?
Lingkungan manajemen properti dapat berisi beberapa kategori informasi sensitif, tetapi kategori tersebut tidak seharusnya secara otomatis ditangani dengan cara yang sama persis.
- Informasi identitas pelanggan atau penghuni
- Detail kontak
- Catatan reservasi dan masa tinggal
- Informasi penagihan dan transaksi
- Kontrak dan dokumen
- Catatan operasional dan akses
- Informasi karyawan
- Data lain yang diatur atau bersifat rahasia
Perlindungan data harus mempertimbangkan sensitivitas informasi, bagaimana informasi tersebut digunakan, siapa yang memerlukan akses, di mana informasi tersebut bergerak, berapa lama informasi tersebut harus disimpan, dan kontrol keamanan mana yang sesuai.
Booking Ninjas menggunakan Salesforce sebagai platform dasarnya, memungkinkan catatan operasional menggunakan keamanan Salesforce yang lebih luas, izin, tata kelola, dan arsitektur data.
Di mana Salesforce Shield cocok?
Organisasi dengan persyaratan tambahan untuk keamanan, audit, atau perlindungan data dapat mengevaluasi kemampuan Salesforce Shield.
Shield dapat mencakup kemampuan seperti Enkripsi Platform, Pemantauan Acara, Jejak Audit Bidang, dan alat keamanan lainnya tergantung pada produk, edisi, dan lisensi Salesforce yang terlibat.
Kemampuan ini tidak boleh dijelaskan sebagai secara otomatis diaktifkan di setiap lingkungan Salesforce atau Booking Ninjas.
Booking Ninjas juga menyediakan sebuah Salesforce Shield jalur kemampuan untuk organisasi yang persyaratan keamananya memerlukan kontrol tambahan ini.
Mengapa auditabilitas dan pemantauan penting?
Mencegah akses yang tidak sah hanyalah satu bagian dari keamanan. Organisasi juga memerlukan visibilitas yang sesuai terhadap perubahan, aktivitas, izin, dan pengecualian.
Tergantung pada konfigurasi platform dan kemampuan yang dilisensikan, ini dapat mencakup informasi tentang:
- Perubahan pada catatan penting
- Aktivitas pengguna dan administrator
- Perubahan izin
- Polanya akses data
- Pengecualian kebijakan atau alur kerja
- Peristiwa yang relevan dengan keamanan
Informasi audit dapat mendukung penyelidikan, tata kelola internal, tinjauan akses, kontrol operasional, dan proses kepatuhan tertentu.
Adanya log audit tidak menggantikan kebutuhan untuk memutuskan apa yang harus dipantau, siapa yang harus meninjaunya, dan respons apa yang harus dilakukan ketika masalah teridentifikasi.
Apakah PMS berbasis Salesforce membuat organisasi patuh?
Tidak. Kepatuhan regulasi tergantung pada jauh lebih banyak daripada perangkat lunak platform.
Seorang operator properti mungkin perlu mempertimbangkan privasi, pembayaran, pekerjaan, keuangan, aksesibilitas, perumahan, perhotelan, atau persyaratan spesifik sektor tergantung pada lokasi dan model bisnisnya.
Teknologi dapat menyediakan kontrol yang mendukung persyaratan tersebut, tetapi organisasi tetap perlu menentukan kewajiban mana yang berlaku dan bagaimana kebijakan, prosedur, kontrak, pengguna, integrasi, aturan retensi, dan praktik operasionalnya harus dirancang.
| Kekhawatiran kepatuhan | Teknologi dapat mendukung | Organisasi harus menentukan |
|---|---|---|
| Privasi | Kontrol akses, manajemen catatan, alur kerja, auditabilitas, penanganan data. | Dasar hukum, pemberitahuan, persyaratan persetujuan, retensi, hak individu, dan yurisdiksi. |
| Tata kelola akses | Peran, izin, otentikasi, pemantauan, alur kerja persetujuan. | Siapa yang seharusnya memiliki akses, mengapa, selama berapa lama, dan bagaimana akses ditinjau. |
| Retensi catatan | Catatan terstruktur, riwayat, alur kerja, dan proses retensi yang dapat dikonfigurasi. | Catatan mana yang harus disimpan atau dihapus dan untuk periode berapa. |
| Pembayaran | Koneksi ke alur kerja pembayaran yang sesuai dan penyedia pembayaran. | Arsitektur pembayaran, tanggung jawab penyedia, ruang lingkup, dan persyaratan keamanan pembayaran yang berlaku. |
| Tata kelola internal | Kebijakan, persetujuan, catatan audit, dasbor, dan alur kerja terstruktur. | Kebijakan mana yang berlaku, siapa yang memilikinya, dan bagaimana pengecualian ditangani. |
Bagaimana persyaratan kepatuhan dapat menjadi alur kerja operasional?
Kebijakan lebih berguna ketika persyaratannya dapat tercermin dalam pekerjaan yang sebenarnya dilakukan orang.
Tergantung pada kasus penggunaan, organisasi mungkin memerlukan alur kerja untuk persetujuan, tinjauan berkala, pengakuan, eskalasi, dokumentasi, perubahan akses, atau aktivitas tata kelola lainnya.
Booking Ninjas' Manajemen Kebijakan menyediakan lingkungan asli Salesforce untuk membuat, melacak, meninjau, dan melaporkan kebijakan organisasi dan alur kerja tata kelola terkait.
Ini dapat membantu menghubungkan catatan kebijakan dengan proses operasional, tetapi organisasi tetap bertanggung jawab untuk menentukan apakah kebijakan itu sendiri memenuhi persyaratan hukum, regulasi, kontrak, atau internalnya.
Di mana pemikiran zero-trust cocok?
Model keamanan yang berguna tidak mengasumsikan bahwa seorang pengguna harus memiliki akses luas hanya karena mereka berhasil masuk ke sistem.
Identitas, peran, kondisi, izin, sensitivitas data, dan tindakan yang dicoba dapat berpengaruh saat menentukan akses.
Booking Ninjas' Keamanan Zero Trust kemampuan memperluas pendekatan tata kelola ini di sekitar identitas, akses, pemantauan, dan kebijakan keamanan.
Bagaimana integrasi mengubah batas keamanan?
Operasi properti jarang ada di dalam satu aplikasi. Organisasi dapat menghubungkan penyedia pembayaran, perangkat lunak akuntansi, sistem kontrol akses, platform distribusi, aplikasi komunikasi, sistem ERP, penyedia identitas, atau layanan lainnya.
Setiap integrasi memperkenalkan pertanyaan tentang:
- Data mana yang meninggalkan setiap sistem
- Sistem mana yang memiliki catatan yang dihasilkan
- Bagaimana otentikasi ditangani
- Izin apa yang diterima integrasi
- Bagaimana kredensial dan rahasia dikelola
- Apa yang terjadi ketika koneksi gagal
- Tindakan mana yang dapat dilakukan secara otomatis
- Aktivitas mana yang harus dicatat atau ditinjau
Booking Ninjas mendukung koneksi eksternal melalui Integrasi lapisan. Model keamanan harus mempertimbangkan baik Booking Ninjas dan aplikasi eksternal yang berpartisipasi dalam setiap aliran data.
Bagaimana keamanan harus berubah seiring pertumbuhan portofolio properti?
Pertumbuhan menambah lebih dari sekadar pengguna. Organisasi yang lebih besar dapat memperkenalkan properti tambahan, departemen, entitas hukum, administrator, integrasi, vendor, yurisdiksi data, dan kebijakan operasional.
Model keamanan oleh karena itu perlu diskalakan secara struktural.
Sebagai contoh, organisasi mungkin perlu membedakan antara akses ke:
- Satu properti dan seluruh portofolio
- Operasi lokal dan manajemen korporat
- Catatan operasional dan keuangan
- Administrasi standar dan istimewa
- Pengguna internal dan mitra eksternal
- Data regional atau unit bisnis
Arsitektur asli Salesforce menyediakan platform yang dapat dikonfigurasi untuk menyusun hubungan, izin, dan alur kerja ini. Persyaratan tambahan masih perlu dirancang dan diuji seiring dengan ekspansi organisasi.
Apa yang harus Anda evaluasi sebelum memilih PMS yang aman?
- Identifikasi informasi sensitif. Pahami data pelanggan, keuangan, operasional, karyawan, kontrak, dan data lainnya yang akan dimiliki sistem.
- Peta peran pengguna. Tentukan tim mana yang memerlukan akses ke catatan dan fungsi mana.
- Tentukan persyaratan kepatuhan Anda. Identifikasi kewajiban hukum, regulasi, kontrak, dan internal yang relevan daripada mengasumsikan perangkat lunak yang menentukan mereka.
- Tinjau model keamanan platform. Pahami otentikasi, izin, tata kelola, pemantauan, opsi enkripsi, kemampuan audit, dan kontrol administratif.
- Tinjau integrasi. Sertakan sistem eksternal dan aliran data dalam penilaian keamanan.
- Rencanakan tata kelola yang berkelanjutan. Tentukan tinjauan akses, kepemilikan konfigurasi, prosedur insiden, tinjauan kebijakan, pelatihan staf, dan pemantauan setelah go-live.
Bagaimana Booking Ninjas menggunakan Salesforce untuk keamanan dan tata kelola?
Booking Ninjas adalah platform asli Salesforce untuk pemesanan dan operasi . Alih-alih mempertahankan operasi properti di lapisan aplikasi yang tidak terkait, Booking Ninjas menggunakan Salesforce sebagai fondasi platform yang lebih luas.
Ini memungkinkan reservasi, pelanggan, aktivitas keuangan, alur kerja, catatan operasional, pelaporan, dan proses terkonfigurasi lainnya untuk beroperasi dalam lingkungan yang sama lebih luas dengan identitas Salesforce, izin, tata kelola, otomatisasi, dan kontrol keamanan.
The fondasi Salesforce karena itu merupakan bagian dari arsitektur keamanan daripada sekadar integrasi CRM eksternal.
Hubungkan pemesanan dan operasi dengan izin Salesforce, tata kelola, otomatisasi, pelaporan, dan keamanan platform.
Jelajahi Salesforce →Tambahkan enkripsi yang berlaku, pemantauan, audit, dan kemampuan perlindungan data di mana lisensi dan konfigurasi Salesforce yang diperlukan mendukungnya.
Jelajahi Salesforce Shield →Hubungkan pembuatan kebijakan, tinjauan, pengakuan, tata kelola, dan pelaporan dengan alur kerja operasional.
Jelajahi Manajemen Kebijakan →Struktur akses dan pemantauan di sekitar identitas, izin, verifikasi, dan tata kelola.
Jelajahi Keamanan Zero Trust →Hubungkan sistem eksternal sambil mendefinisikan data, otentikasi, izin, dan alur kerja yang terlibat.
Jelajahi Integrasi →Terapkan model operasi asli Salesforce untuk reservasi, tamu, pembayaran, alur kerja properti, dan pelaporan.
Jelajahi Perhotelan →Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah PMS yang berbasis Salesforce secara otomatis aman?
Tidak ada platform yang secara otomatis membuat organisasi aman. Salesforce menyediakan fondasi keamanan cloud perusahaan dan kontrol keamanan yang dapat dikonfigurasi, sementara organisasi tetap bertanggung jawab atas area seperti pengguna, izin, data, konfigurasi, integrasi, perangkat, dan praktik keamanan operasional.
Apakah PMS yang berbasis Salesforce secara otomatis membuat bisnis mematuhi GDPR atau CCPA?
Tidak. Teknologi dapat menyediakan kontrol yang mendukung privasi dan program kepatuhan, tetapi kepatuhan tergantung pada persyaratan hukum yang berlaku, praktik data, konfigurasi, kebijakan, prosedur, kontrak, aturan retensi, perilaku pengguna, dan tata kelola yang berkelanjutan.
Apakah Salesforce mendukung otentikasi multi-faktor?
Ya. Salesforce mendukung otentikasi multi-faktor sebagai bagian dari model keamanan identitas dan aksesnya. Arsitektur dan administrasi otentikasi organisasi tetap harus dikonfigurasi sesuai dengan pengguna dan persyaratan keamanannya.
Apa itu Salesforce Shield?
Salesforce Shield adalah sekumpulan kemampuan keamanan Salesforce tambahan yang dapat mencakup Enkripsi Platform, Pemantauan Peristiwa, Jejak Audit Bidang, dan alat keamanan terkait. Ketersediaan tergantung pada produk Salesforce, edisi, lisensi, dan konfigurasi yang terlibat.
Bisakah pengguna manajemen properti yang berbeda memiliki izin yang berbeda?
Ya. Lingkungan berbasis Salesforce dapat menggunakan peran dan izin yang dapat dikonfigurasi untuk mengontrol akses sesuai dengan tanggung jawab seperti reservasi, operasi, keuangan, manajemen, atau administrasi sistem. Model izin yang tepat tergantung pada konfigurasi organisasi.
Apakah Booking Ninjas dibangun di atas Salesforce?
Ya. Booking Ninjas adalah platform berbasis Salesforce untuk pemesanan dan operasi, memungkinkan catatan operasional dan alur kerja menggunakan fondasi platform Salesforce yang lebih luas untuk identitas, izin, tata kelola, pelaporan, otomatisasi, dan keamanan.
Bangun keamanan ke dalam arsitektur operasional
Hubungkan pemesanan, data pelanggan, catatan keuangan, izin, alur kerja, integrasi, dan tata kelola dalam lingkungan operasional berbasis Salesforce.
.jpg)
.png)
