Una unidad gestionada es un elemento que una organización necesita rastrear y gestionar como su propio registro.
Puede ser una habitación, cama, escritorio, oficina, cancha, apartamento, vehículo, pieza de equipo u otro recurso. Lo que la convierte en una unidad gestionada no es el nombre. Es el hecho de que el elemento necesita su propia información, estado, relaciones, historia, reglas o informes.
¿Por qué hacer que algo sea su propia unidad gestionada?
Hacer que un elemento sea su propio registro le da al sistema un lugar claro para almacenar información sobre ese elemento exacto.
- Su nombre, código, tipo o ubicación.
- Su capacidad o tamaño.
- Su estado actual.
- Su disponibilidad u horarios de operación.
- Reservas o asignaciones conectadas a él.
- Reglas de precios o facturación cuando sea relevante.
- Mantenimiento, inspección o historial de problemas.
- Informes sobre uso, ocupación o rendimiento.
No todas las unidades gestionadas necesitan cada campo. El registro debe contener la información necesaria para gestionar ese elemento adecuadamente.
¿Cómo se diferencia una unidad gestionada de una unidad reservable?
| Término | Idea principal | Ejemplo |
|---|---|---|
| Unidad gestionada | Un elemento que la organización necesita gestionar como su propio registro. | Un edificio, habitación, vehículo, máquina, cama o cancha. |
| Unidad reservable | Un elemento gestionado que puede ser reservado o asignado a través de un proceso de reserva. | Una sala de reuniones que los clientes pueden reservar. |
Una unidad gestionada no siempre necesita ser reservable. Un edificio puede contener muchas habitaciones reservables. Un activo de mantenimiento puede necesitar un historial de trabajo incluso si nadie lo reserva. Vea Unidad Reservable para el término de reserva más específico.
¿Cómo se conectan las unidades gestionadas a otros registros?
Una unidad gestionada se vuelve más útil cuando está vinculada a otros registros que describen lo que le sucedió.
- Una habitación puede estar vinculada a sus reservas.
- Una reserva puede estar vinculada al cliente que usa la habitación.
- Un problema de mantenimiento puede estar vinculado a la misma habitación.
- Una orden de trabajo puede mostrar qué se reparó y cuándo.
- Un informe puede usar esos registros para mostrar uso, tiempo de inactividad o ingresos.
Salesforce admite relaciones entre registros para que los datos relacionados puedan verse juntos. Eso es útil cuando una unidad gestionada necesita conectarse a reservas, personas, tareas u otros registros comerciales.
¿Cómo funcionan las unidades gestionadas con Booking Ninjas?
Booking Ninjas puede gestionar reservas y horarios a través de propiedades, unidades, servicios, instalaciones, habitaciones, personas, equipos y otros recursos. Cuando un elemento necesita reglas de reserva, la reserva puede conectarse directamente a ese elemento y su disponibilidad.
¿Pueden las unidades gestionadas tener una jerarquía?
Sí, cuando la operación real tiene niveles. Un sitio puede contener un edificio. Un edificio puede contener pisos. Un piso puede contener habitaciones. Una habitación puede contener equipos.
La estructura exacta debe mantenerse lo más simple posible. Agregue un nivel solo cuando ayude con la reserva, el acceso, el mantenimiento, la elaboración de informes u otro proceso real.
No cree registros solo porque puede
Una unidad gestionada debe tener un propósito claro. Si nadie necesita su propio estado, historia, reglas, relaciones o informes, puede que no necesite ser un registro separado.
¿Qué puede contar como una unidad gestionada?
Para una lista más amplia de ejemplos en hospitalidad, coworking, recreación, vivienda y equipos, consulte ¿Qué puede contar como una unidad gestionada?.
Fuentes y Lectura Adicional
- Booking Ninjas: Gestión de Reservas — describe reservas a través de propiedades, unidades, servicios, instalaciones y recursos compartidos.
- Booking Ninjas: Programación de Recursos — describe la programación de personas, habitaciones, equipos y activos juntos.
- Ayuda de Salesforce: Resumen de Relaciones de Objetos — explica cómo se pueden vincular los registros de Salesforce para que los usuarios puedan ver datos relacionados juntos.
"Unidad gestionada" se utiliza aquí como un concepto de plataforma de Booking Ninjas. El diseño exacto del registro depende de la implementación.