Cara Mengelola Hostel Anda dengan Benar

Pengelolaan hostel merupakan proses yang menuntut dedikasi dan kesabaran. Meskipun hostel dapat memberikan keuntungan, pengelolaannya memerlukan usaha yang signifikan.

Mengelola hostel adalah satu hal, tetapi mengelolanya dengan benar adalah hal lain. Kami akan fokus pada yang terakhir.

Hostel pada umumnya dianggap sebagai tempat menginap yang terjangkau yang menyediakan akomodasi sementara bagi para tamu. Para tamu ini beragam, mulai dari pelajar, pekerja, hingga backpacker.

Mengelola hostel dengan benar melibatkan perhatian penuh terhadap kebutuhan tamu Anda. 'Apa saja hal penting yang akan dibutuhkan tamu-tamu ini?'

Layanan seperti WiFi yang stabil, keamanan yang baik, tempat tidur yang nyaman, dan staf yang profesional, harus menjadi prioritas utama. Ini adalah beberapa layanan minimum yang akan ditawarkan, terutama pada tahun 2022.

Dalam artikel ini, kita akan melihat cara yang tepat untuk mengelola hostel Anda.

Baca selengkapnya:Cara Memulai Bisnis Hostel Anda: Panduan Lengkap

Apa itu Manajemen Hostel?

Manajemen asrama dapat dilihat sebagai pengaturan dan pengawasan terhadap kegiatan sehari-hari asrama. Mengelola asrama melibatkan banyak kegiatan yang melelahkan.

Ini mencakup tugas-tugas seperti mengelola reservasi, pencatatan laporan, pembayaran staf, penghitungan tagihan, dan masih banyak lagi. Listrik, air, dan layanan penting lainnya harus disediakan.

Dalam mengelola hostel, Anda harus mengawasi jalannya hostel setiap hari untuk memenuhi kebutuhan setiap orang. Tak perlu dikatakan lagi, ini adalah proses yang krusial.

Mengapa Manajemen Asrama Penting?

Pentingnya manajemen asrama tidak dapat diabaikan begitu saja. Mengelola asrama sangat penting bagi pertumbuhan asrama.

Dengan mengelola hostel, Anda memastikan lebih banyak pelanggan. Semua orang ingin menginap di hostel yang dapat menawarkan lebih dari sekadar layanan hostel tradisional.

Layanan pelanggan yang baik, misalnya, dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan lebih banyak tamu. Ini adalah hasil dari manajemen hostel yang baik pula.

Selain itu, secara umum, dengan menghubungi pelanggan dan mengizinkan mereka memberikan masukan, penjualan dapat meningkat. Pada dasarnya, manajemen hostel membantu mencapai tujuan utama dan sekunder hostel.

Apakah Anda Membutuhkan Alat Berbasis Perangkat Lunak untuk Manajemen Asrama?

Karena kita telah membahas apa saja yang termasuk dalam manajemen asrama, orang dapat dengan mudah menyimpulkan bahwa hal itu membuat stres.

Pertanyaan yang biasanya muncul dalam pikiran adalah, 'Apakah saya memerlukan alat berbasis perangkat lunak untuk mengelola hostel saya?' Di sinilah perangkat lunak manajemen hostel berperan.

Perangkat lunak manajemen asrama adalah alat yang membantu menjalankan operasi manajerial utama. Tugas sehari-hari dapat dilakukan berkat alat ini.

Perangkat lunak ini memastikan pengelolaan reservasi, pemrosesan pembayaran, pembaruan data, penyimpanan inventaris, dan masih banyak lagi yang tepat.

Memiliki alat ini sangat bagus untuk hostel. Ada kalanya permintaan hostel meningkat dan terjadi kekurangan staf.

Banyak bagian dari industri perjalanan bersifat musiman, dan ini terkadang berarti menangani lonjakan permintaan secara tiba-tiba, dengan staf yang terbatas . Sistem manajemen hostel dapat membuat pekerjaan di hostel menjadi lebih mudah dan efisien, sementara opsi otomatisasi yang tersedia juga dapat membantu membebaskan staf untuk fokus pada bagian lain dari pekerjaan.

Apa Fungsi Utama Sistem Manajemen Asrama?

Sistem manajemen asrama memiliki berbagai jenis. Biasanya, sistem ini memiliki kapasitas untuk menjalankan sejumlah fungsi.

Fungsi-fungsi ini meliputi:

Reservasi & Manajemen Inventaris

Mendapatkan reservasi hostel bisa jadi merepotkan. Perangkat lunak manajemen hostel membantu menyederhanakan seluruh proses.

Dengan sistem manajemen hostel, kini Anda dapat menggabungkan detail tamu, serta masa inap mereka. Cloudbeds adalah jenis sistem manajemen yang dapat mengelola reservasi, karena dikenal mampu menyinkronkan informasi.

Anda dapat dengan mudah menyimpan catatan tamu yang melakukan reservasi. Fakta bahwa proses ini sekarang melibatkan lebih sedikit dokumen membuat sistem ini lebih menarik.

Beberapa sistem manajemen hostel seperti PMS dapat menampilkan pemesanan yang akan datang. Anda juga dapat melihat data pelanggan.

Manajemen Saluran

Manajemen saluran merupakan hal yang wajib dimiliki oleh setiap bisnis hostel. Sistem ini merupakan bentuk saluran yang digunakan hostel untuk menjangkau pasar yang lebih luas. Menggunakan pengelola saluran merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk membuat calon tamu mengetahui layanan Anda.

Ini membantu mengidentifikasi layanan mana yang tersedia yang sesuai untuk saluran tertentu. Dengan begitu, Anda dapat membuat program penjualan terpisah untuk setiap saluran.

Dengan sistem ini, Anda akan dapat mengidentifikasi mitra saluran mana yang terbaik. Perangkat Lunak Manajemen Hostel yang sangat fungsional membantu Anda terhubung dengan pengelola saluran terbaik seperti Airbnb dan Expedia.

Manajemen Operasional

Manajemen operasi merupakan fungsi utama sistem manajemen asrama. Sistem ini memastikan bahwa operasi penting sehari-hari terlaksana.

Penjualan, layanan pelanggan, dan pemeliharaan umum adalah beberapa dari aktivitas harian ini. Dengan alat-alat ini, Anda dapat membuat dan menjalankan jadwal pemeliharaan.

Jadwal pemeliharaan harian akan memastikan bahwa hostel Anda selalu dalam kondisi prima. Semua staf akan bekerja sama secara sinkron untuk menciptakan lingkungan yang kondusif bagi tamu Anda.

Terkait layanan pelanggan, alat-alat ini meningkatkan komunikasi antara pemilik hostel dengan tamu dan calon tamu. Pihak manajemen akan merasa lebih mudah untuk menanggapi pertanyaan yang mungkin diajukan tamu.

Dengan mempelajari tamu Anda, Anda dapat dengan mudah menebak bahwa mereka akan menerima pengalaman yang dipersonalisasi. Aplikasi layanan mandiri adalah solusi hebat untuk mengatasi kekhawatiran tamu tentang hostel.

Sistem Pemesanan Langsung

Para tamu menginginkan kemudahan untuk memesan kamar secara online. Hal ini sangat bisa dimengerti, mengingat betapa cepatnya dunia tempat kita tinggal.

Tamu kini dapat memesan kamar hostel di halaman pemesanan yang terdapat di situs web hostel. Anda dapat meningkatkan visibilitasnya melalui posting di media sosial.

Alat manajemen hostel yang dilengkapi dengan mesin pemesanan membantu mempermudah seluruh proses bagi semua orang. Tarif dapat dengan mudah diubah agar sesuai dengan hunian saat ini.

Hebatnya, Anda dapat secara otomatis mengubah harga kamar dengan menerapkan berbagai jenis tarif. Hal ini tentu akan menjamin keuntungan.

Sistem pemesanan langsung adalah hal yang Anda butuhkan untuk memasarkan layanan hostel Anda. Sistem pemesanan dapat memberikan hostel peluang yang sangat baik untuk melakukan upsell atau cross-sell pada saat yang paling tepat, dan alat dukungan pelanggan juga dapat disediakan.

Sistem Pos

Biasanya hostel menawarkan layanan tambahan selain akomodasi dasar. Layanan seperti makanan, minuman, dan layanan serupa biasanya tersedia di hostel.

Sistem POS atau sistem Point Of Sale merupakan sistem manajemen yang tepat untuk membantu memproses pembayaran ini. Sistem ini merupakan pusat tempat transaksi dieksekusi atau diselesaikan.

Sistem manajemen ini merupakan pusat kegiatan transaksional di asrama. Sistem ini menggabungkan penjualan, pemrosesan pembayaran, dan operasi serupa lainnya.

Sistem POS memberikan banyak kemudahan. Bayangkan bisa membayar minuman, makanan, kamar, dan layanan lainnya di satu tempat!

Manajer CRM & Pemasaran

CRM, atau Customer Relationship Management Tool, adalah sistem manajemen yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik pelanggan. Melalui analisis data, sistem ini mencoba mengelola hubungan hostel dengan pelanggan dan calon pelanggannya.

Sistem ini mempelajari perilaku pelanggan untuk menentukan jenis penawaran yang akan menarik minat mereka. Sistem ini dapat melakukannya dengan melihat riwayat pelanggan dengan hostel Anda.

Membantu menjawab pertanyaan seperti, 'Layanan seperti apa yang menarik bagi pelanggan ini?' Bagaimana cara meningkatkan layanan agar sesuai dengan selera pelanggan?' 'Mengapa mereka lebih menyukai satu layanan dibanding yang lain?'

Setiap individu berbeda-beda, dan studi manual hanya dapat memberi Anda informasi terbatas tentang apa yang menarik bagi mereka. Hal yang luar biasa tentang CRM adalah CRM memungkinkan Anda untuk mengkategorikan pelanggan berdasarkan perilaku mereka secara langsung maupun daring.

Hal ini juga bertujuan untuk meningkatkan komunikasi antara pelanggan dan layanan pelanggan hostel. Interaksi seperti ini akan membantu hostel Anda menentukan perilaku pelanggan.

Manajemen Tata Graha

Sistem manajemen asrama menjadwalkan dan melacak tugas-tugas tata graha, memperbarui status kamar secara real-time (bersih, kotor, pemeliharaan), dan mengelola inventaris untuk perlengkapan tata graha.

Penagihan dan Pembayaran

Sistem manajemen hostel juga membantu membuat faktur untuk masa menginap tamu dan layanan tambahan, menangani pembayaran melalui berbagai metode (kartu kredit, tunai, daring), dan mengotomatiskan penagihan berulang untuk masa menginap jangka panjang.

Komunikasi Tamu

Sistem manajemen hostel mengirimkan konfirmasi pemesanan otomatis, petunjuk sebelum kedatangan, dan survei setelah menginap. Sistem ini memfasilitasi komunikasi langsung dengan tamu melalui email atau SMS dan mengumpulkan umpan balik tamu melalui survei dan ulasan.

Pelaporan dan Analisis

Sistem manajemen hostel menghasilkan laporan tentang tingkat hunian, pendapatan, dan demografi tamu. Mereka juga menyediakan laporan keuangan terperinci termasuk laporan laba rugi.

Mereka memiliki fitur yang menggunakan analisis data untuk mengidentifikasi tren dan membuat keputusan yang tepat.

Akses Seluler

Sistem manajemen hostel menyediakan akses ke HMS melalui aplikasi seluler untuk manajemen saat bepergian. Sistem ini memungkinkan tamu untuk check in/out dan meminta layanan melalui perangkat seluler mereka.

Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Asrama

Sekarang, Anda mungkin sudah punya gambaran tentang betapa bermanfaatnya perangkat lunak manajemen hostel. Berbagai jenis perangkat lunak manajemen hostel memungkinkan berbagai jenis kepuasan.

Proses manual manajemen hostel bisa jadi melelahkan. Dari cara tradisional mengamankan kamar hingga stres yang menyertai manajemen operasional, Anda bisa langsung tahu bahwa perangkat lunak manajemen hadir dengan banyak manfaat.

Selain itu, beban kerja yang ditimbulkan oleh proses manual dapat melelahkan bagi staf. Khususnya, selama lonjakan permintaan hostel, jumlah staf yang tersedia mungkin tidak cukup untuk memikul semua tanggung jawab yang terkait dengan pengelolaan hostel.

Mari kita lihat beberapa manfaat memiliki perangkat lunak manajemen hostel:

Hemat waktu

Tugas-tugas seperti memeriksa ketersediaan kamar, menganalisis perilaku pelanggan, dan memesan kamar kini dapat dilakukan secara singkat. Meskipun tugas-tugas ini akan menghabiskan banyak waktu, kini kami memiliki CRM dan POS untuk membuat pengalaman pelanggan tidak terlalu menyita waktu.

Sungguh menakjubkan banyaknya waktu yang dapat Anda hemat untuk kegiatan yang lebih produktif. Bagi pemilik yang menempatkan hostel mereka di lokasi yang berbeda, akan memakan waktu lama untuk terus memperbarui atau mengubah harga.

Melacak Perilaku Pelanggan

Berkat CRM, kini Anda dapat mengelompokkan pelanggan berdasarkan kebutuhan spesifik mereka. Ini sangat bermanfaat bagi penjualan hostel Anda.

Anda dapat mengidentifikasi apa yang mendorong atau memotivasi perilaku pelanggan. Kebutuhan pelanggan secara tidak sadar terinspirasi oleh berbagai hal, dan Anda harus mengetahui hal-hal tersebut.

Apa saja manfaatnya bagi penjualan hostel Anda? Pertama-tama, ini membantu Anda mengumpulkan sejumlah besar data dari pelanggan untuk membantu strategi pemasaran Anda.

Dengan melacak perilaku pelanggan, Anda dapat dengan mudah meluncurkan kampanye berdasarkan data yang sudah Anda miliki. Berkat data kualitatif dan kuantitatif yang dikumpulkan, Anda dapat berhasil meluncurkan kampanye penjualan.

Anda juga dapat melacak kampanye berdasarkan prediksi perilaku pelanggan. Tak perlu dikatakan lagi, pelacakan perilaku pelanggan yang akurat menghasilkan penjualan hostel yang besar.

Mengurangi Biaya Tenaga Kerja

Perangkat lunak manajemen hostel adalah salah satu investasi paling bijak yang dapat Anda lakukan sebagai pemilik hostel. "Mengapa demikian?" Anda mungkin bertanya.

Proses manual pengelolaan asrama membutuhkan banyak tenaga manusia. Tentu saja, gaji para pekerja manusia ini harus ditanggung pada akhirnya.

Nah, dengan diperkenalkannya perangkat manajemen ini, Anda dapat mengurangi jumlah staf yang Anda pekerjakan. Perangkat ini akan membantu Anda, dengan mengurangi keterlibatan staf.

Pengelola saluran, misalnya, membantu menghemat biaya yang biasanya terkait dengan distribusi. Meskipun Anda harus mempekerjakan tenaga kerja, solusi perangkat lunak ini akan membantu bisnis Anda.

Perangkat Lunak Manajemen Properti (PMS) juga tersedia untuk memastikan pemesanan yang efektif. Anda dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk mengirim email kepada pelanggan sebagai konfirmasi atas pemesanan yang baru saja mereka lakukan.

Lebih Sedikit Dokumen

Proses manual menggunakan dokumen untuk menyimpan catatan berbagai hal. Pembayaran, reservasi, dan data pelanggan umum biasanya ditulis dalam beberapa dokumen.

Perangkat lunak manajemen hostel telah mengurangi pekerjaan administrasi yang berlebihan. Kini Anda dapat melacak informasi penting dan menyederhanakan proses pemesanan.

Sistem ini menyediakan proses pemesanan dan pembayaran terkomputerisasi, bersama dengan operasi hostel lainnya. Sistem pemesanan langsung, misalnya, memungkinkan pelanggan memesan kamar secara online, sehingga mengurangi kebutuhan akan dokumen.

Hal ini mau tidak mau memberikan staf Anda kemampuan untuk bekerja jarak jauh dan bahkan lebih cepat.

Kemudahan Administrasi

Jika ada satu hal yang dapat dijamin oleh perangkat lunak manajemen hostel, itu adalah kemudahan administrasi. Semua kerepotan akan berkurang, setelah operasi terkomputerisasi.

Tamu Anda kini berkesempatan menikmati berbagai layanan dan membayar di satu tempat. Dengan sistem POS, kemudahan pembayaran terjamin, karena tamu bahkan dapat membayar makanan dan minuman dari kamar mereka.

Anda dapat melihat dan memperbarui data tanpa takut data tersebut hilang atau stres saat mengaksesnya. Anda juga dapat memperbarui harga kamar di situs web Anda, berdasarkan ketersediaan kamar.

Peningkatan Penjualan

Ini adalah manfaat hebat lainnya yang tidak dapat diabaikan. Semua manfaat yang telah dibahas semuanya berkontribusi untuk meningkatkan penjualan.

Beberapa alat ini dapat membantu mengubah harga dengan memanfaatkan strategi pemasaran Anda. Ini akan membantu mengurangi pendapatan hostel Anda.

Seperti yang telah dibahas, melacak perilaku pelanggan akan membantu meningkatkan penjualan. Anda akan mendapatkan gambaran tentang layanan mana yang diminati pelanggan tersebut, dan layanan mana yang memerlukan perbaikan.

Selain itu, karena perilaku pelanggan bersifat dinamis, CRM dan sistem serupa lainnya dapat terus memberi Anda informasi terkini tentang perubahan perilaku pelanggan. Ini akan membantu Anda dalam menjalankan kampanye pemasaran dan penjualan.

Bagaimana Cara Saya Mendirikan Sistem Manajemen Asrama?

Pertanyaan umum yang sering ditanyakan orang adalah, 'Bagaimana cara menyiapkan sistem manajemen hostel?'. Mari kita bahas secara singkat bagaimana cara melakukannya.

Langkah pertama untuk menyiapkan sistem manajemen hostel adalah dengan meluncurkan perangkat lunak, lalu masuk. Mari kita gunakan sistem POS sebagai contoh.

Langkah selanjutnya adalah membuat inventaris. Anda juga dapat membuat profil untuk anggota staf yang akan terlibat dalam operasi POS.

Anda juga perlu menyiapkan perangkat keras. Hal ini bergantung pada perangkat Anda, tetapi biasanya Anda harus menghubungkannya ke jaringan WiFi dan memasangkannya ke sistem POS Anda.

Setelah itu, Anda dapat mengonfigurasi perangkat lunak Anda untuk mengenali pemroses pembayaran yang telah Anda pilih.

Berapa Biaya Sistem Manajemen Asrama?

Karena ada banyak sekali sistem manajemen hostel, harganya pun berbeda-beda. Namun, meskipun ada perbedaan harga, biasanya ada satu kesamaan; Anda dapat membayar perangkat lunak melalui biaya berlangganan bulanan atau tahunan.

Versi gratis dari perangkat lunak ini biasanya memiliki fitur yang sangat terbatas. Meskipun ini dianggap bijaksana, Anda harus membayar biaya berlangganan jika ingin mendapatkan akses tak terbatas ke fitur-fiturnya.

Perangkat lunak manajemen hostel yang paling terjangkau dapat berharga serendah $80 per bulan, tetapi jika Anda mencari solusi lengkap, harganya mungkin sedikit lebih tinggi. Strategi terbaik adalah melakukan panggilan peninjauan dan mengonfirmasi apakah tempat usaha Anda membutuhkan fitur-fitur canggih. Panggilan peninjauan/demo ini sepenuhnya gratis .

Tips Tambahan Untuk Mengelola Hostel Anda

Saat ini, Anda mungkin sudah memiliki cukup banyak pengetahuan tentang cara mengelola hostel. Namun, itu belum semuanya.

Tidak ada istilah terlalu banyak pengetahuan. Dalam pengertian yang sama, Anda tidak akan pernah tahu terlalu banyak tentang pengelolaan asrama.

Jadi, mengapa kita tidak melihat beberapa kiat tambahan untuk mengelola hostel Anda?

Meningkatkan Hubungan Pelanggan-Bisnis

Sebagai bisnis hostel, salah satu hal terbaik yang dapat dilakukan adalah membangun hubungan interaktif dengan pelanggan Anda. Dengan menciptakan platform interaktif, Anda berkesempatan untuk mengetahui masalah pelanggan.

Anda dapat melakukannya dengan mengirimkan email rutin kepada pelanggan Anda. Email tersebut dapat berisi informasi tentang layanan baru, kenaikan harga, atau promo.

Namun, sebaiknya jangan terlalu sering mengirim email, agar tidak dianggap sebagai spam. Anda dapat menggunakan ini sebagai platform untuk mendapatkan opini atau umpan balik mereka tentang perbaikan hostel secara umum.

Pelatihan Staf Berkala

Anda dapat mengadakan rapat berkala untuk mengajarkan perilaku dasar layanan pelanggan kepada staf Anda. Layanan pelanggan tidak diragukan lagi merupakan salah satu fondasi manajemen hostel.

Cara staf Anda menyapa pelanggan menunjukkan banyak hal tentang hostel Anda. Perilaku dasar seperti wajah ceria dan respons cepat terhadap pertanyaan pelanggan akan sangat membantu.

Manfaatkan Ulasan

Jadi, Anda sudah mendapat tanggapan dari pelanggan tentang layanan hostel Anda; Sekarang, bagaimana?

Memiliki ulasan adalah satu hal, melakukan sesuatu dengan ulasan tersebut adalah hal lain. Dengan membuat ulasan terlihat di situs web Anda, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan pelanggan baru.

Inilah alasannya: Mengingat betapa digitalnya dunia saat ini, siapa pun dapat mengambil perangkat mereka dan memeriksa ulasan tentang sebuah hostel. Ulasan buruk di situs web Anda akan mengurangi peluang Anda untuk mendapatkan pelanggan baru.

Hal ini membawa kita ke poin berikutnya -

Memiliki Situs Web yang Berfungsi

Situs web adalah alat yang kurang dikenal untuk mengelola bisnis Anda. Ini akan membantu meningkatkan penjualan.

Anda dapat mengunduh Google Analytics untuk membantu melacak pengunjung situs web Anda. Ini disebut Pelacakan Lalu Lintas Situs Web.

Alat ini membantu Anda mengetahui berapa banyak pengunjung yang datang ke situs Anda, dan seberapa jauh mereka mengunjungi situs Anda. Anda bahkan bisa mendapatkan wawasan tentang sumber atau platform media sosial yang digunakan pelanggan untuk menemukan situs Anda.

Terhubung dengan Influencer Pemasaran dan Media Sosial

Influencer adalah orang-orang yang memiliki banyak pengikut. Seperti namanya, mereka ahli dalam memengaruhi atau membuat orang membeli barang atau jasa tertentu.

Sebagai pebisnis hostel, Anda harus menjalin hubungan dengan para influencer ini. Membangun hubungan atau membuat kontrak dengan mereka dapat membantu meningkatkan penjualan.

Anda bisa mendapatkan para influencer ini untuk mengiklankan layanan Anda di platform mereka - blog, halaman media sosial, dan sejenisnya.

Menawarkan Pengalaman Unik

Untuk mengelola hostel Anda dengan lebih baik, Anda dapat menawarkan pengalaman unik seperti:

• Tur dan Aktivitas Lokal: Bermitralah dengan bisnis lokal untuk menawarkan tur dan aktivitas yang unik. Hal ini tidak hanya meningkatkan pengalaman tamu tetapi juga mendukung ekonomi lokal.
• Malam dan Acara Bertema: Selenggarakan malam bertema, lokakarya, atau acara budaya untuk menciptakan pengalaman berkesan bagi tamu Anda.
• Peluang Menjadi Relawan: Menyediakan opsi bagi tamu untuk terlibat dalam pekerjaan sukarela setempat, yang dapat sangat menarik bagi wisatawan yang peduli sosial.

Praktik Keberlanjutan

Menggabungkan praktik berkelanjutan seperti:

• Inisiatif Ramah Lingkungan: Terapkan praktik berkelanjutan seperti program daur ulang, pencahayaan hemat energi, dan perlengkapan hemat air.
• Produk Lokal: Gunakan dan jual produk lokal jika memungkinkan, seperti makanan lokal untuk sarapan atau suvenir buatan tangan.
• Pendidikan Keberlanjutan: Berikan edukasi kepada tamu tentang upaya keberlanjutan Anda dan dorong mereka untuk berpartisipasi.

Menyediakan Opsi Pemesanan Fleksibel

Menyediakan opsi pemesanan yang fleksibel seperti menawarkan diskon untuk menginap jangka panjang untuk menarik para nomaden digital dan wisatawan yang ingin menetap untuk sementara waktu.

Anda juga dapat memberikan penawaran pemesanan menit terakhir untuk mengisi tempat tidur kosong dan menarik wisatawan spontan.

Terakhir, sangat penting untuk melayani pemesanan grup dengan menawarkan tarif dan fasilitas khusus untuk grup besar, seperti grup wisata atau tamasya pelajar.

Kepekaan dan Inklusivitas Budaya

Pastikan staf terlatih dalam kepekaan budaya dan menyadari berbagai adat istiadat serta praktik.

Terapkan kebijakan yang menghormati dan mengakomodasi semua tamu, termasuk penyandang disabilitas, wisatawan LGBTQ+, dan mereka yang berasal dari latar belakang budaya yang beragam.

Jika memungkinkan, pekerjakan staf yang dapat berbicara banyak bahasa untuk membantu tamu internasional dengan lebih baik.

Kesalahan Umum Manajemen Asrama

Mengelola hostel bukanlah hal yang mudah. ​​Meski menguntungkan, Anda bisa saja teralihkan dan kehilangan fokus pada hal-hal yang penting.

Sebagai pemilik hostel, Anda harus bertanya pada diri sendiri, 'Bagaimana saya bisa tahu jika saya melakukan kesalahan?' Berikut ini adalah beberapa kesalahan umum yang dilakukan manajemen hostel:

Kurangnya Sistem Manajemen Asrama

Seluruh artikel ini telah menjelaskan kepada Anda tentang betapa pentingnya sistem manajemen hostel. Dengan melakukan ini, secara tidak langsung kami telah menunjukkan betapa melelahkannya proses manual tersebut.

Sekarang, bayangkan jika Anda tidak memiliki sistem manajemen ini. Beban dalam mengelola reservasi, memproses pembayaran, dan memastikan penjualan, akan membebani bisnis hostel Anda.

Waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk tugas yang lebih produktif justru akan digunakan untuk operasi yang dapat ditangani dengan mudah oleh sistem manajemen. Hal ini akan membuat Anda tertinggal dari target Anda.

Layanan yang Terlalu Mahal

Sudah menjadi rahasia umum bahwa hostel adalah tempat menginap yang terjangkau. Ini adalah salah satu alasan mengapa hostel semakin populer.

Keterjangkauan inilah yang menjadikannya tempat yang disukai wisatawan, pekerja, dan bahkan mahasiswa. Layanan tambahan seperti makanan dan minuman juga diharapkan ramah anggaran.

Banyak bisnis hostel yang tampaknya tidak memperhatikan hal ini. Jika harga satu tempat tidur adalah $30 pada hari biasa, menaikkan harganya secara spontan tanpa mempertimbangkan permintaan dan faktor lainnya, dapat menyebabkan berkurangnya jumlah pengunjung.

Dalam pengertian yang sama, tamu yang membayar $35 untuk tempat tidur kemungkinan besar tidak akan mau membayar jumlah yang sama untuk makanan. Pada dasarnya, Anda harus memastikan layanan Anda ramah anggaran, dengan mempertimbangkan target audiens.

Lingkungan yang tidak rapi

Sebagai pemilik hostel, tujuan utama Anda adalah membuat pelanggan merasa puas. Ada banyak hal yang dapat membuat tamu Anda merasa tidak puas.

Lingkungan asrama yang tidak rapi adalah kesan pertama yang buruk. Ini adalah salah satu hal pertama yang akan diperhatikan tamu Anda, dan mungkin tidak akan pernah dilupakan.

Hostel yang tidak memiliki petugas kebersihan yang bekerja sepanjang waktu pasti akan mendapat keluhan. Kamar, kamar mandi, dan tempat rekreasi yang tidak bersih akan menjadi pengalaman buruk bagi tamu Anda.

Tidak Mencatat Pengeluaran Hostel

Suatu bisnis tidak dapat mengukur atau memastikan laba tanpa mengetahui pengeluarannya.

Bisnis hostel harus mencatat biaya dan pengeluaran harian. Biaya hostel tidak hanya mencakup biaya untuk mendapatkan tempat menginap. Biaya tempat tidur, seprai, sarapan, dan peralatan rekreasi harus diukur.

Jumlah uang yang dihabiskan untuk mencuci pakaian penting. 'Berapa banyak uang yang dihabiskan untuk mencuci seprai, handuk, gorden, dan lain-lain?'

Pada akhirnya, banyak bisnis hostel menyadari bahwa mereka tidak memperoleh laba sebanyak yang mereka kira. Penting untuk selalu memulai dengan biaya yang berkaitan dengan tamu .

Iklan yang tidak memadai

Anda telah membangun bisnis hostel, dan ini terasa seperti akhir perjalanan Anda. Namun, banyak bisnis hostel gagal menyadari pekerjaan dalam memasarkan bisnis mereka.

Apakah bisnis Anda telah berkembang pesat? Apakah situs web Anda dikunjungi banyak orang, tetapi tidak ada pelanggan tetap? Apakah postingan media sosial Anda dilihat banyak orang, tetapi tidak ada pelanggan tetap?

Nah, Anda mungkin telah beriklan di platform yang salah dan tidak dengan cara yang benar. Beberapa platform media sosial pasti akan menarik pelanggan yang tepat.

Postingan di Instagram tentang layanan yang ditawarkan hostel Anda mungkin lebih menarik perhatian daripada postingan di platform media sosial lainnya. Menjual bisnis Anda dengan membuat postingan yang menarik adalah sesuatu yang gagal dilakukan oleh banyak bisnis hostel.

Mengabaikan Pelatihan Staf yang Tepat

Kesalahan karena tidak memberikan pelatihan yang memadai kepada staf merupakan masalah yang sering terjadi. Staf yang tidak terlatih dapat mengalami kesulitan dalam mengerjakan tugas rutin, yang menyebabkan inefisiensi dan pengalaman buruk bagi tamu.

Solusinya adalah menginvestasikan waktu dalam program pelatihan yang komprehensif. Pastikan bahwa setiap anggota tim memahami peran mereka, standar hostel, dan pentingnya layanan pelanggan. Perbarui pelatihan secara berkala untuk mencakup sistem atau prosedur baru.

Mengabaikan Umpan Balik Tamu

Mengabaikan atau mengabaikan umpan balik dari tamu dapat menghambat kemajuan hostel. Ulasan negatif, jika tidak ditanggapi, dapat merugikan bisnis Anda.

Solusinya adalah dengan secara aktif mencari masukan melalui survei dan situs ulasan. Tanggapi semua ulasan, baik positif maupun negatif, dan gunakan masukan tersebut untuk melakukan perbaikan. Menunjukkan bahwa Anda peduli dengan pendapat tamu dapat meningkatkan reputasi Anda.

Strategi Penetapan Harga yang Tidak Fleksibel

Kesalahan: Berpegang teguh pada strategi harga yang kaku tanpa mempertimbangkan fluktuasi pasar dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan atau tingkat hunian yang rendah.

Solusi: Terapkan model penetapan harga dinamis yang disesuaikan berdasarkan permintaan, musim, dan acara lokal. Gunakan alat penetapan harga atau konsultasikan dengan pakar manajemen pendapatan untuk mengoptimalkan tarif Anda.

Tindakan Keselamatan dan Keamanan yang Tidak Memadai

Mengorbankan keselamatan dan keamanan dapat mengakibatkan pencurian, kecelakaan, dan rasa tidak nyaman secara umum di kalangan tamu.

Solusinya adalah memasang sistem keamanan yang kuat termasuk CCTV, kunci yang aman, dan brankas untuk barang berharga tamu. Lakukan latihan keselamatan secara berkala dan pastikan kepatuhan terhadap peraturan keselamatan setempat. Komunikasikan prosedur keselamatan dengan jelas kepada staf dan tamu.

Komunikasi yang buruk

Komunikasi yang tidak efektif antara staf dan tamu dapat menyebabkan kesalahpahaman dan ketidakpuasan.

Solusinya adalah menumbuhkan budaya komunikasi terbuka. Gunakan alat seperti aplikasi pesan internal untuk koordinasi staf. Pastikan semua staf terlatih dalam keterampilan komunikasi yang efektif dan mudah didekati oleh tamu.

Gagal Menciptakan Suasana Komunitas

Asrama berkembang pesat berkat suasana kekeluargaan. Gagal menciptakan suasana sosial yang ramah dapat menyebabkan lingkungan yang steril di mana tamu merasa terisolasi.

Solusinya adalah menyelenggarakan acara sosial seperti menonton film, tur, dan makan malam bersama. Ciptakan area umum yang mendorong interaksi, seperti ruang santai dan dapur bersama. Promosikan suasana yang ramah dan inklusif.

Tidak Mengikuti Tren Industri

Kesalahan: Industri hostel, seperti industri lainnya, terus berkembang. Jika tidak mengikuti tren terbaru, hostel Anda bisa ketinggalan zaman dan kurang menarik.

Solusinya adalah dengan meneliti tren industri secara berkala dan beradaptasi sesuai dengan tren tersebut. Hal ini dapat mencakup praktik berkelanjutan, integrasi teknologi, atau jenis akomodasi baru. Hadiri konferensi industri dan jalin jaringan dengan pemilik hostel lain untuk tetap mendapatkan informasi.

Masa Depan Manajemen Asrama

Masa depan pengelolaan hostel akan berubah berkat kemajuan teknologi, keberlanjutan, dan pengalaman tamu yang lebih baik. AI dan otomatisasi akan menyederhanakan operasi, menawarkan layanan yang dipersonalisasi dan analisis prediktif untuk harga dan pemasaran yang lebih baik.

IoT akan memungkinkan ruang pintar dan pemantauan pemeliharaan secara real-time. Blockchain akan meningkatkan keamanan transaksi dan memungkinkan platform pemesanan yang terdesentralisasi.

Personalisasi akan mendorong kepuasan tamu melalui pengalaman yang disesuaikan dan harga yang dinamis. Keberlanjutan akan menjadi fokus utama, dengan praktik ramah lingkungan, energi terbarukan, dan inisiatif tanpa limbah yang menarik wisatawan yang peduli lingkungan.

Inovasi kesehatan dan keselamatan, termasuk teknologi nirkontak dan protokol pembersihan tingkat lanjut, akan menjadi hal yang penting. Desain yang berfokus pada komunitas akan menawarkan ruang sosial yang fleksibel dan pengalaman budaya lokal. Pemasaran akan memanfaatkan media sosial, kolaborasi dengan influencer, dan iklan yang ditargetkan.

Menekankan kepekaan budaya dan lokalisasi akan membantu melayani tamu yang beragam. Hostel yang mengikuti tren ini akan berkembang dengan memberikan pengalaman yang dipersonalisasi, berkelanjutan, dan berbasis komunitas.

Pemikiran Akhir

Hostel merupakan tempat yang sangat populer. Dengan banyaknya pengunjung yang datang ke hostel, diharapkan banyak orang yang tertarik untuk mencoba bisnis ini. Hostel bukan hanya tentang penataannya. Mengelola hostel bukanlah pekerjaan sehari-hari, dan banyaknya dokumen yang harus dikerjakan juga tidak masuk akal.

Mencoba memberikan yang terbaik bagi tamu Anda dalam hal akomodasi, makanan, minuman, dan layanan lainnya bisa jadi merepotkan. Biaya yang dikeluarkan untuk memastikan semua ini bahkan lebih mengkhawatirkan.

Itulah sebabnya Anda memerlukan sistem manajemen hostel yang baik. Dilengkapi dengan berbagai alat untuk meningkatkan penjualan, pengalaman pelanggan, dan mengurangi biaya, sistem ini sungguh luar biasa.

Sekarang setelah Anda melihat pentingnya sistem manajemen ini, Anda mungkin tidak yakin sistem mana yang harus dibeli. Mencoba menentukan sistem manajemen hostel yang sempurna untuk bisnis Anda? Lihat Sistem Manajemen Hostel Booking Ninjas.

Referensi

1. “ https://hqbeds.com/id/4-kesalahan-manajemen-hostel-yang-paling-umum/ ”. 4 kesalahan manajemen hostel yang paling umum, 20 Februari 2019, Diakses 3 Mei 2022
2. “ https://gokitech.com/blog/hostel-management ”. Semua Alat yang Anda Butuhkan untuk Manajemen Hostel yang Sukses, 29 Januari 2021, Diakses 3 Mei 2022
3. “ https://www.revfine.com/hostel-management-systems/ ”. Sistem Manajemen Hostel: Semua yang Perlu Anda Ketahui, Diakses 3 Mei 2022