Trápí vaši firmu tabulky, nešikovné registrační formuláře a manuální sledování událostí? Nejste sami. Správný software pro správu událostí (EMS) může být revoluční, automatizovat únavné úkoly, zvyšovat zapojení účastníků a poskytovat cenná data.
Ale s desítkami platforem, které slibují zázraky, jak vybrat nejlepší software pro správu událostí pro vaše specifické potřeby? Toto není rozhodnutí, které byste měli brát na lehkou váhu. Špatná volba vás může stát čas, peníze a cenné vztahy se zákazníky.
Tento komplexní průvodce vás provede nezbytnými kroky a funkcemi, které je třeba zvážit, a promění srovnání EMS v jednoduchý proces rozhodování.
Krok 1: Diagnostikujte potřeby vaší firmy (než se vůbec podíváte na software)
Přeskočit rovnou na seznam funkcí je běžná chyba. Nejprve se musíte podívat dovnitř.
- Typy a rozsah událostí: Pořádáte malé webináře, velké vícedenní konference nebo opakující se workshopy? Váš software musí růst s vašimi ambicemi.
- Velikost týmu a role: Kolik lidí potřebuje přístup? Potřebujete různé úrovně oprávnění pro marketing, prodej a provoz?
- Bolestivé body: Jaké jsou vaše největší problémy? Jsou to nízké prodeje vstupenek, špatná komunikace s účastníky, neefektivní odbavení nebo nedostatek dat po události?
- Rozpočet a časový rámec: Buďte realisté ohledně toho, co můžete investovat. Nezapomeňte zohlednit čas na implementaci a náklady na školení.
Krok 2: Kontrolní seznam nezbytných funkcí pro srovnání EMS
Jakmile znáte své potřeby, vyhodnoťte platformy podle tohoto důležitého kontrolního seznamu.
1. Bezproblémová integrace CRM pro události
Toto je pravděpodobně nejdůležitější funkce pro rostoucí firmu. Váš EMS by neměl být izolovaný nástroj.
- Proč je to důležité: Platforma s robustní integrací CRM pro události zajišťuje, že každá registrace, zapojení a nákup jsou automaticky zaznamenány do profilu kontaktu. To umožňuje vašemu prodejnímu týmu okamžitě reagovat na horké leady a vašemu marketingovému týmu segmentovat publikum pro budoucí kampaně na základě skutečného chování na události.
- Na co se zaměřit: Nativní integrace s populárními CRM jako Salesforce, HubSpot nebo Zoho. Vyhněte se platformám, které spoléhají na nešikovné, chybové manuální exporty.
2. Flexibilní a výkonné možnosti prodeje vstupenek
Váš systém prodeje vstupenek je vaším hlavním zdrojem příjmů a prvním kontaktem pro vaše účastníky.
- Proč je to důležité: Omezený systém prodeje vstupenek může omezit vaše prodeje a zklamat potenciální účastníky.
- Na co se zaměřit:
- Více typů vstupenek (obecné vstupné, VIP, předprodej)
- Cenové úrovně a limity kapacity
- Správa čekací listiny
- Bezpečné platební brány (Stripe, PayPal)
- Brandované platební stránky
3. Robustní nástroje pro zapojení a komunikaci účastníků
Událost je víc než jen transakce; je to zážitek.
- Proč je to důležité: Zapojení účastníci mají větší pravděpodobnost, že se zúčastní, zapojí se a vrátí se na budoucí události.
- Na co se zaměřit: Vestavěný email marketing, mobilní aplikace pro události, nástroje pro plánování agendy, živé hlasování, Q&A sezení a funkce pro networking.
4. Analytika a reporty, které ovlivňují rozhodnutí
Data jsou k ničemu, pokud je nemůžete pochopit.
- Proč je to důležité: Sledujte ROI, pochopte chování účastníků a prokažte hodnotu svých událostí zúčastněným stranám.
- Na co se zaměřit: Snadno pochopitelné panely ukazující prodeje vstupenek, míru účasti, příjmy a metriky zapojení. Možnost vytvářet vlastní reporty je velkým plusem.
5. Nepřekonatelná zákaznická podpora pro EMS
Když je vaše událost živá, není prostor pro prostoje.
- Proč je to důležité: Reagující a znalá zákaznická podpora pro EMS může být rozdílem mezi drobnou chybou a plnohodnotnou krizí.
- Na co se zaměřit: Více kanálů podpory (živý chat, telefon, email), prodloužené hodiny podpory a komplexní znalostní báze. Zkontrolujte online recenze, abyste viděli, co říkají stávající uživatelé o své zkušenosti s podporou.
Krok 3: Praktické tipy pro hodnocení softwaru
Nyní přichází praktická část. Vaše tipy pro hodnocení softwaru pro konečné rozhodnutí:
- Využijte bezplatné zkušební verze: Nejen se dívejte na demo; zapojte se. Většina platforem nabízí zkušební dobu 14-30 dní. Využijte ji k testování klíčových funkcí podle vašeho kontrolního seznamu.
- Vytvořte hodnotící kartu: Ohodnoťte každou platformu (např. 1-5) podle kritérií, která jsou pro vás nejdůležitější: snadnost použití, specifické funkce, ceny a kvalita podpory.
- Požádejte o demo na základě konkrétního případu: Požádejte o demo, kde prodejní tým projde vaším konkrétním scénářem události, nikoli jen obecný skript.
- Zkontrolujte reference a recenze: Podívejte se na třetí strany jako G2, Capterra a Trustpilot pro nezaujaté uživatelské recenze.
Hlavní bod: Je Booking Ninjas správnou volbou pro vaši firmu?
I když existuje mnoho skvělých platforem, Booking Ninjas vyniká pro firmy, které potřebují hluboce integrovaný systém, zejména pro ty, kteří již používají nebo plánují používat Salesforce.
Booking Ninjas je komplexní platforma pro správu nemovitostí a událostí, která je nativně postavena na platformě Salesforce. To z něj činí silného konkurenta, pokud vaše potřeby přesahují samostatné události.
Klíčové silné stránky Booking Ninjas:
- Nepřekonatelná integrace Salesforce: Jako nativní aplikace Salesforce nabízí bezproblémovou integraci CRM pro události. Všechna data o událostech – od zdroje leadu po zpětnou vazbu po události – žijí přímo ve vaší Salesforce organizaci, což poskytuje 360stupňový pohled na zákazníka.
- Komplexní sada: Jde nad rámec tradičního EMS, kombinuje správu událostí s rezervací prostor, plánováním zdrojů a správou členství. To je ideální pro hotely, coworkingové prostory a podniky s více místy.
- Síla automatizace: Využijte plnou sílu pracovních postupů a automatizace Salesforce k spouštění emailů, vytváření úkolů pro váš tým a aktualizaci skóre leadů na základě aktivit na události.
Zvažte Booking Ninjas, pokud:
- Vaše firma již běží na Salesforce.
- Spravujete fyzické prostory nebo místa vedle událostí.
- Potřebujete hluboce integrovaný systém, který sjednocuje prodej, marketing a provoz.
Závěr: Vaše cesta k úspěchu události začíná správným nástrojem
Výběr nejlepšího softwaru pro správu událostí je strategická investice. Důkladným posouzením vašich potřeb, důkladným porovnáním funkcí – zejména integrace CRM pro události a možností prodeje vstupenek – a dodržováním praktických tipů pro hodnocení softwaru můžete vybrat platformu, která nejen spravuje vaše události, ale urychluje růst vaší firmy.
Pamatujte, cílem je najít partnera, který usnadní váš život a vaše události učiní úspěšnějšími. Věnujte čas, testujte platformy a vyberte tu, která se zdá být správná pro váš tým a vaši vizi.
Jste připraveni vidět, jak plně integrovaná platforma může transformovat vaši strategii událostí? Prozkoumejte sílu Booking Ninjas a objevte řešení postavené pro růst.
