Ali vaše podjetje tone v preglednicah, okornih registracijskih obrazcih in ročnih sledenjih za vaše dogodke? Niste sami. Prava programska oprema za upravljanje dogodkov (EMS) je lahko prelomna, saj avtomatizira dolgočasne naloge, povečuje angažiranost udeležencev in zagotavlja neprecenljive podatke.
Toda s številnimi platformami, ki obljubljajo vse, kako izbrati najboljšo programsko opremo za upravljanje dogodkov za vaše specifične potrebe? To ni odločitev, ki bi jo bilo mogoče sprejeti zlahka. Napačna izbira vas lahko stane časa, denarja in dragocenih odnosov s strankami.
Ta obsežna vodnik vas bo popeljal skozi ključne korake in funkcije, ki jih je treba upoštevati, ter pretvoril zastrašujoče primerjave EMS v preprost postopek odločanja.
Korak 1: Diagnosticirajte potrebe svojega podjetja (preden sploh pogledate programsko opremo)
Neposredno skakanje v sezname funkcij je pogosta napaka. Najprej se morate osredotočiti na svoje notranje potrebe.
- Vrste in obseg dogodkov: Ali organizirate majhne webinarje, velike večdnevne konference ali ponavljajoče delavnice? Vaša programska oprema se mora prilagoditi vašim ambicijam.
- Velikost ekipe in vloge: Koliko ljudi potrebuje dostop? Ali potrebujete različne ravni dovoljenj za marketing, prodajo in operacije?
- Težave: Kateri so vaši največji problemi? So to nizke prodaje vstopnic, slaba komunikacija z udeleženci, neučinkovito prijavljanje ali pomanjkanje podatkov po dogodku?
- Proračun in časovni okvir: Bodite realni glede tega, koliko lahko investirate. Ne pozabite upoštevati časa za implementacijo in stroške usposabljanja.
Korak 2: Seznam nepogrešljivih funkcij za vašo primerjavo EMS
Ko poznate svoje potrebe, ocenite platforme glede na ta ključni seznam.
1. Brezhibna integracija CRM za dogodke
To je verjetno najpomembnejša funkcija za rastoče podjetje. Vaša EMS ne bi smela biti izolirano orodje.
- Zakaj je to pomembno: Platforma z robustno integracijo CRM za dogodke zagotavlja, da se vsaka registracija, angažma in nakup samodejno zabeleži v profilu stika. To omogoča vaši prodajni ekipi, da takoj sledi vročim potencialnim strankam, vaši ekipi za marketing pa, da segmentira občinstvo za prihodnje kampanje na podlagi dejanskega vedenja na dogodku.
- Na kaj paziti: Naravne integracije s priljubljenimi CRM-ji, kot so Salesforce, HubSpot ali Zoho. Izogibajte se platformam, ki se zanašajo na okorne, napak polne ročne izvoze.
2. Fleksibilne in močne možnosti prodaje vstopnic
Vaš sistem prodaje vstopnic je vaš glavni vir prihodka in prvi stik z vašimi udeleženci.
- Zakaj je to pomembno: Omejen sistem prodaje vstopnic lahko omeji vaše prodaje in frustrira potencialne udeležence.
- Na kaj paziti:
- Več vrst vstopnic (splošna vstopnica, VIP, zgodnja ptica)
- Tierske cene in omejitve zmogljivosti
- Upravljanje čakalnih seznamov
- Varnostna plačilna vrata (Stripe, PayPal)
- Blagovne strani za plačilo
3. Močna orodja za angažiranje in komunikacijo udeležencev
Dogodek je več kot le transakcija; je izkušnja.
- Zakaj je to pomembno: Angažirani udeleženci so bolj verjetno, da se bodo preobrnili, sodelovali in se vrnili na prihodnje dogodke.
- Na kaj paziti: Vgrajen email marketing, mobilne aplikacije za dogodke, graditelji agend, ankete v živo, Q&A seje in funkcije za mreženje.
4. Analitika in poročanje, ki usmerjata odločitve
Podatki so brez vrednosti, če jih ne razumete.
- Zakaj je to pomembno: Sledite ROI, razumite vedenje udeležencev in dokažite vrednost svojih dogodkov deležnikom.
- Na kaj paziti: Enostavno razumljivi nadzorni paneli, ki prikazujejo prodajo vstopnic, stopnje udeležbe, prihodke in metrike angažiranosti. Možnost ustvarjanja prilagojenih poročil je velika prednost.
5. Neprimerna podpora strankam za EMS
Ko je vaš dogodek v živo, ni prostora za izpad.
- Zakaj je to pomembno: Odzivna in strokovna podpora strankam za EMS je lahko razlika med manjšim problemom in popolno krizo.
- Na kaj paziti: Več kanalov podpore (življenjski klepet, telefon, email), podaljšani delovni čas podpore in obsežna baza znanja. Preverite spletne ocene, da vidite, kaj obstoječi uporabniki pravijo o svoji izkušnji s podporo.
Korak 3: Praktični nasveti za oceno programske opreme
Zdaj pa k praktičnemu delu. Vaši nasveti za oceno programske opreme za dokončno izbiro:
- Izkoristite brezplačne preizkuse: Ne le opazujte predstavitev; preizkusite jo. Večina platform ponuja 14-30 dnevno preizkusno obdobje. Uporabite ga za testiranje ključnih funkcij iz vašega seznama.
- Ustvarite ocenjevalno kartico: Ocenite vsako platformo (npr. 1-5) glede na kriterije, ki so vam najpomembnejši: enostavnost uporabe, specifične funkcije, cene in kakovost podpore.
- Zahtevajte predstavitev uporabe: Zahtevajte predstavitev, kjer prodajna ekipa predstavi vaš specifičen scenarij dogodka, ne le splošnega scenarija.
- Preverite reference in ocene: Oglejte si tretje strani, kot so G2, Capterra in Trustpilot, za nepristranske ocene uporabnikov.
Osvetlitev: Ali je Booking Ninjas prava izbira za vaše podjetje?
Čeprav obstaja veliko odličnih platform, se Booking Ninjas izstopa za podjetja, ki potrebujejo globoko integriran sistem, zlasti tista, ki že uporabljajo ali načrtujejo uporabo Salesforce.
Booking Ninjas je vse-v-enem platforma za upravljanje nepremičnin in dogodkov, zgrajena nativno na platformi Salesforce. To ga naredi močnega tekmeca, če vaše potrebe segajo onkraj samostojnih dogodkov.
Ključne prednosti Booking Ninjas:
- Nepremagljiva integracija Salesforce: Kot nativna aplikacija Salesforce ponuja brezhibno integracijo CRM za dogodke. Vsi podatki o dogodkih – od vira vodstva do povratnih informacij po dogodku – so neposredno v vašem Salesforce org, kar zagotavlja 360-stopinjski pogled na stranko.
- Obsežna zbirka: Presega tradicionalno EMS, saj združuje upravljanje dogodkov z rezervacijo prostorov, načrtovanjem virov in upravljanjem članstva. To je idealno za hotele, co-working prostore in podjetja z več lokacijami.
- Moč avtomatizacije: Izkoristite polno moč delovnih tokov in avtomatizacije Salesforce za sprožanje e-poštnih sporočil, ustvarjanje nalog za vašo ekipo in posodabljanje ocen vodij na podlagi aktivnosti dogodkov.
Razmislite o Booking Ninjas, če:
- Vaše podjetje že deluje na Salesforce.
- Upravljate fizične prostore ali lokacije poleg dogodkov.
- Potrebujete globoko integriran sistem, ki združuje prodajo, marketing in operacije.
Zaključek: Vaša pot do uspeha dogodkov se začne s pravim orodjem
Izbira najboljše programske opreme za upravljanje dogodkov je strateška naložba. Z tem, da temeljito ocenite svoje potrebe, strogo primerjate funkcije – zlasti integracijo CRM za dogodke in možnosti prodaje vstopnic – ter sledite praktičnim nasvetom za oceno programske opreme, lahko izberete platformo, ki ne le upravlja vaših dogodkov, ampak pospešuje rast vašega podjetja.
Ne pozabite, cilj je najti partnerja, ki vam olajša življenje in vaše dogodke naredi bolj uspešne. Vzemite si čas, preizkusite platforme in izberite tisto, ki se zdi prava za vašo ekipo in vašo vizijo.
Ste pripravljeni videti, kako lahko popolnoma integrirana platforma preoblikuje vašo strategijo dogodkov? Raziskujte moč Booking Ninjas in odkrijte rešitev, zasnovano za rast.
